Share
Rommel veroorzaakt stress. Zoals psycholoog Sherrie Bourg Carter uitlegt: rommel:
Een in 2004 gepubliceerde studie postuleerde dat rommel een belangrijke oorzaak is van 'stress op het bureau'.
Het vonnis is duidelijk. Rommel is afleidend en overweldigend. Het is slecht voor de productiviteit en onze gezondheid. Als we een puinhoop hebben, weten we niet welke taken we eerst moeten aanpakken.
Net als bij rommelige bureaus, dus met volledige e-mailinboxen. E-mail is stressvol, vooral als het je inbox kan rommel maken. Uit een recente studie van Loughborough University bleek dat 83% van de werknemers hogere stressniveaus had dan normaal bij het controleren van e-mail. Gelukkig is in dezelfde studie ook gekeken naar mogelijke oplossingen om stress te e-mailen. In het bijzonder vonden ze dat het bijhouden van e-mails door ze in mappen te organiseren stress verminderde. De les? Een goed beheerde inbox kan uw productiviteit verbeteren en uw stressniveaus verlagen.
Een manier om op de hoogte te blijven van e-mail is door te beslissen welke e-mails u nodig hebt om actie te ondernemen en die veilig kunnen worden genegeerd.
Hoe moet je beslissen welke e-mails als eerste moeten worden beantwoord? Laten we eens kijken hoe u de juiste prioriteiten kunt instellen wanneer u uw e-mailinbox leegt.
Voordat je in deze tutorial duikt, pak onze nieuwe eBook-strategieën: De ultieme gids voor inbox zero master. (Het is beschikbaar voor GRATIS downloaden met de Tuts + Business-nieuwsbrief.) Lees meer over geweldige technieken voor e-mailproductiviteit in dit eBook.
Laten we nu eens kijken naar deze belangrijke stappen voor een betere e-mailprioriteit.
Elke e-mail in je inbox zet je aandacht onder druk, zelfs de e-mails die je aandacht niet nodig hebben. De Loughborough University-studie waarnaar hierboven wordt verwezen, vond dat irrelevante e-mails een belangrijke bron van e-mailstress waren.
We ontvangen allemaal niet-essentiële e-mails die we veilig kunnen negeren of lezen in een rustig tempo tijdens een langzame dag op kantoor. Waaronder:
Dus in plaats van deze berichten je inbox in de war te laten houden en je onnodige stress te bezorgen, waarom zou je ze dan niet elders leiden? Met Gmail, Google Apps en Microsoft Outlook kun je alles instellen filters of reglement om bepaalde berichten om te leiden van uw inbox en naar een andere e-mailmap.
Zodra je filters hebt ingesteld, komen alleen de e-mails die je moet zien in je inbox terecht. Je mentale energie en aandacht gaan naar waar het het hardst nodig is - naar de e-mails die er toe doen.
Wat als uw e-mailsoftware geen filtersysteem heeft? Stel vervolgens een ander e-mailadres in dat u gebruikt om u aan te melden voor e-mailnieuwsbrieven en sociale-mediasites.
Als je deze ene stap neemt, zul je de hoeveelheid e-mailruis in je leven enorm verminderen. Je vermindert je stressniveau en hebt meer mentale energie en helderheid om aan je werk te besteden.
Prioriteiten stellen bij e-mail gaat niet alleen over het kiezen van de e-mails die u het eerst aanpakt. Het gaat ook over de algemene prioriteit van e-mail in uw leven.
Uit onderzoek blijkt dat de meesten van ons onze e-mailboxen inleveren op het moment dat we op kantoor komen of zelfs in de vroege ochtend voordat we aan het werk gaan.
Is e-mail echt zo belangrijk??
Forbes-schrijver Anthony Wing Kosner wijst erop dat velen van ons een bijscholing nodig hebben, zodat we kunnen leren "niet te veronderstellen dat de prioriteiten van [onze inboxen] overeenkomen met [onze] persoonlijke doelen en verantwoordelijkheden."
Niet alleen controleren we onze e-mails als eerste, maar we blijven ze de hele dag controleren. Dit is niet goed voor onze stressniveaus - omdat elke nieuwe e-mail die we lezen extra stress oplevert. Wat meer is, het belemmert de productiviteit. Multi-tasking is een onproductieve benadering van het werk omdat het constante onderbrekingen betreft - een nieuwe e-mail is een dergelijke onderbreking.
Deze onderbrekingen trekken ons weg van wat we zouden moeten doen. Studies tonen aan dat het na een onderbreking 64 seconden duurt om je gedachtegang en gemiddeld 25 minuten terug te krijgen om terug te gaan naar een taak waarvoor je vóór de onderbreking was gefocust.
Nogmaals, is e-mail echt zo belangrijk dat we het zoveel verstoring laten veroorzaken? Misschien is de waarheid donkerder. Onderzoek heeft uitgewezen dat e-mail zeer verslavend is - sommigen zeggen zelfs dat het verslavend werkt als gokautomaten.
Ja, we hebben allemaal e-mail nodig om te communiceren. Maar het moet een hulpmiddel zijn waar we de controle over hebben, niet dat het de controle over ons heeft.
Email heeft ons werkende leven overgenomen. Het is tijd om terug te vechten en controle te winnen.
De oplossing is om tijd te plannen om e-mail te controleren. Voor de meeste mensen is twee keer per dag voldoende.
Zeer weinig e-mails vereisen een onmiddellijke reactie. Zodra uw collega's of klanten weten dat u slechts een of twee keer per dag e-mail controleert, gebruiken ze een ander communicatiemiddel om contact met u op te nemen in geval van nood.
Dus wanneer moet u uw e-mailcontroletijd inplannen??
Craig Jarrow van Time Management Ninja is van mening dat de ochtend de beste optie is. Hij wijst erop dat het controleren van uw eerste e-mail u een stap voor brengt op anderen in uw kantoor en u toestaat om werk eerst te delegeren. Jarrow voegt toe:
Als u uw Postvak IN vrijmaakt voordat u uw dag start, kunt u krachtiger worden. Het begint met een veer in je stap.
De mening van Jarrow is echter niet mainstream. De meeste productiviteitsexperts zijn van mening dat het controleren van uw e-mail het allerbelangrijkste is. 'Controleer' s ochtends nooit je e-mail 'is zelfs de titel van een productiviteitsboek. Anthony Wing Kosner schrijft:
[E] xperts suggereren overweldigend dat je begint met je moeilijkste werk van de dag en de afleiding van e-mails uitstelt voor later.
Op basis van deze berekening kunt u het beste uw up-to-date ochtendenergie gebruiken om belangrijk projectwerk aan te pakken. E-mail bewaren tot later houdt je vrij van afleidingen, zodat je je volledig kunt richten op het werk dat je moet doen. Als u zich 's middags trager voelt, kunt u uw e-mail bekijken.
Dus wat moet je doen? Controleer uw e-mail in de ochtend of bewaar deze tot later? Je moet doen wat voor jou en je workflow werkt. Het belangrijkste is dat je beperkt hoe vaak je je e-mail checkt en dat je je houdt aan de tijden die je hebt vastgelegd. Het zal moeilijk zijn - e-mail is zeer verslavend. Maar je kunt het doen!
Hier zijn twee tips om u te helpen beperken hoe vaak u uw e-mail controleert:
Tot nu toe heb je je e-mailinbox opgeschoond met behulp van filters, en je hebt jezelf beperkt om je tweemaal per dag aan te melden bij je e-mails.
Wat moet je doen als je in je inbox bent??
In zijn baanbrekende boek over productiviteit, Dingen gedaan krijgen, David Allen geeft een tip die relevant is voor e-mailgebruikers. Allen zegt dat wanneer een nieuwe taak op je pad komt, je jezelf moet afvragen: "Kan ik dit binnen twee minuten voltooien?" Zo ja, doe het dan meteen. Het maakt niet uit hoe belangrijk of triviaal het is, doe het gewoon voor elkaar.
Gebruik dezelfde aanpak voor uw e-mail. Als een e-mail binnen twee minuten kan worden afgehandeld, doe het dan meteen.
Dus wanneer je naar je e-mailinbox gaat:
Als je hier echt snel over wilt praten, probeer dan te spelen Het e-mailspel. Dit geeft je vijf seconden om te beslissen wat je met elke e-mail moet doen. Voor de e-mails die u wilt beantwoorden, krijgt u drie minuten om een reactie te schrijven.
Net als bij het filteren van niet-essentiële e-mail, verwijdert u met schrijfsnelheidreacties de rommel uit uw inbox, dus u blijft achter wat belangrijk is. Bovendien moedigt het mensen aan waarmee u correspondeert met het schrijven van e-mails waarop snel en gemakkelijk kan worden gereageerd.
Je hebt de e-mails waar je snel op kunt antwoorden geëlimineerd. Het enige dat overblijft zijn de e-mails die een diepgaande reactie vereisen. Met andere woorden, ze zijn een ander item op uw takenlijst. Wat moet je hiermee doen??
Verwerk deze e-mails net als elk ander taakitem. Een manier om te beslissen hoe u elke e-mail zult aanpakken, is door de Eisenhower-matrix te gebruiken. Hier is hoe je dat doet:
Beoordeel om te beginnen elke e-mail volgens urgentie en belang.
Als een e-mail urgent is, voegt u deze toe aan uw Te doen lijst voor de dag, of indien mogelijk, delegeer het naar een collega. Hoe urgenter de e-mail, hoe hoger hij moet staan op je takenlijst.
Voor belangrijke e-mails, plant u een tijd in uw agenda om ze af te handelen.
Andere manieren om e-mail te prioriteren zijn onder andere:
Raadpleeg onze artikelen over het maken van uw eigen productiviteitssysteem en het Getting Things Done-systeem voor meer informatie over prioriteiten.
Inmiddels heb je via je inbox aangestuurd. Elke e-mail wordt afgehandeld of is gepland in uw agenda om later te worden aangepakt.
Maar er zullen nog steeds e-mails achterblijven. Wat moet je doen met deze achterblijvers? De kans is groot dat ze in een van de twee categorieën vallen:
Wat moet je doen met deze e-mails? Maak een speciale map voor elk type e-mail. Heb één map gebeld Actie nodig en een andere geroepen In afwachting van een antwoord. Dien vervolgens uw e-mails dienovereenkomstig in.
U kunt van tijd tot tijd inchecken bij deze mappen, zodat u follow-ups kunt verzenden of herinneringen kunt opslaan voor taken die u moet doen.
Zodra je deze stap hebt voltooid, heb je een volledig overzichtelijke inbox. Goed gedaan!
Nu moet je ervoor zorgen dat je op de hoogte blijft van je inbox. Laat het niet opnieuw ongeorganiseerd raken of overbelast raken. Leer hoe u uw e-mails beter kunt beheren met technieken die het geleerde in deze zelfstudie verder brengen.
Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ontvang het GRATIS Inbox Zero Mastery eBook. Ontdek extra tips over hoe u minder tijd in uw postvak IN kunt besteden, terwijl u uw berichten op de lange termijn effectiever kunt verwerken.
Grafisch krediet: Lijst ontworpen door Matt Petrowsky van de Eigen Project.
Accentsconagua