Share
Moet u weten hoe u een formele e-mail schrijft? Als je gewend bent om informele e-mails te schrijven naar vrienden en familie, weet je misschien niet hoe je een formele e-mail correct kunt schrijven.
Maak je geen zorgen. Je bent niet alleen. Veel mensen worstelen met het schrijven van een formele e-mail. Dit artikel zal helpen.
Formele e-mails zijn vaak nodig wanneer u een e-mail stuurt naar iemand die u niet goed kent. Een formele e-mail is ook de juiste keuze voor sommige zakelijke situaties. Als u niet zeker weet of u een formele of informele e-mail wilt verzenden, is het meestal beter om een formeel bericht te sturen.
Ben je klaar om te leren hoe je een formele e-mail schrijft? (grafische bron) In dit artikel leert u hoe een formele e-mail verschilt van een informele e-mail. We geven voorbeelden van de verschillende delen van een e-mail, zodat u het verschil kunt zien tussen informele en formele e-mailberichten. We laten u ook zien hoe u een formele e-mail correct kunt schrijven, een formele e-mail kunt formuleren en een formele e-mail kunt verzenden. Bovendien leert u hoe templates voor e-mailhandtekeningen uw formele e-mail meer impact kunnen geven.
Ontvang meer handige e-mailtips en professionele strategieën in ons gratis e-boek, De ultieme gids voor inbox zero master.
Laten we nu beginnen met alles te leren over het schrijven van formele e-mails:
Een formele e-mail wordt meestal verzonden naar iemand die u niet goed kent, of naar iemand die de macht heeft. Voorbeelden van iemand die u een formele e-mail kunt sturen om uw hoogleraar, een openbare ambtenaar of zelfs een bedrijf waarmee u zaken doet in te schrijven.
Als uw werkplek een formele omgeving heeft, gebruikt u formele e-mails met uw baas en collega's, tenzij u wordt gevraagd om iets anders te doen. Veel werkplekken evolueren naar een meer informele omgeving en dit gaat vaak over op e-mailcommunicatie. Als u niet zeker weet wat geschikt is voor uw werkplek, vraag het dan.
Een formele e-mail verschilt van een gewone e-mail. Een informele e-mail gaat meestal naar een persoon die je goed kent, vaak is het iemand met wie je op goede voet bent, zoals een vriend of familielid. Wanneer u een informele e-mail verzendt, hoeft u zich minder zorgen te maken over structuur en toon.
Een deel van wat een formele e-mail anders maakt dan een gewone e-mail, is de structuur. Een formele e-mail heeft een zeer duidelijke structuur, met een duidelijke aanhef (het openingsgedeelte van de e-mail), handtekeninggedeelte, openingszin en lichaam.
Je gebruikt de taal ook anders in een formele e-mail dan in een informele e-mail. Vermijd het gebruik van afkortingen, samentrekkingen, jargon, emoticons en andere informele terminologie. De toon van een formele e-mail is ook anders. Een informele e-mail gebruikt misschien niet eens volledige zinnen of de juiste grammatica, maar een formele e-mail doet dat altijd.
Hier is een voorbeeld van formele e-mailtaal:
De vergadering is gepland op 5 december om 9.30 uur. Alle studenten moeten aanwezig zijn. Je projectupdates zijn nodig.
Vergelijk de formele taal met de informele e-mailtaal in deze e-mail:
Vereiste vergadering-5 december, 9:30 uur. Updates nodig. Zie je daar. :)
Beide instructies delen dezelfde informatie. Maar de toon van de eerste is veel formeler. Let op de onvolledige zin, jargon en emoticon in het informele voorbeeld.
Hoewel een informele e-mail vaak snel kan worden verzonden, kost het schrijven van een formele e-mail meestal wat meer aandacht en een beetje meer tijd. Aan elk e-mailelement moet zorgvuldig worden nagedacht.
Met dat in gedachten, laten we een paar gemeenschappelijke elementen van een formele e-mail nader bekijken:
De onderwerpregel is wat de lezer in zijn inbox ziet. Als de onderwerpregel misleidend is of informatie mist, wordt uw e-mail mogelijk niet gelezen. Het bericht kan zelfs worden verzonden naar spam. Hoe formeler uw e-mail is, hoe gedetailleerder uw onderwerpregel moet zijn. Maar pas op dat u uw onderwerp te lang maakt.
Hier is een voorbeeld van een formele onderwerpregel per e-mail:
Vereiste studentenbijeenkomst: 5 december, 9:30 uur.
Vergelijk die onderwerpregel met deze informele onderwerpregel van e-mail:
Aankomende vergadering
Merk op dat de eerste onderwerpregel informatiever en completer is. De informele onderwerpregel, gestuurd naar iemand die je goed kent, raakt amper aan op het onderwerp.
De aanhef richt zich rechtstreeks tot de persoon aan wie u de e-mail stuurt. Het wordt altijd gebruikt in formele e-mailberichten, maar soms overgeslagen in informele berichten. Hier zijn enkele voorbeelden van formele en informele aanhalingen:
Als u de e-mail naar een groep verzendt, moet u de hele groep aanspreken. Hier is een voorbeeld:
Beste studenten,
Als je de naam van de persoon hebt die je ook de e-mail wilt sturen, is het gepast om hun naam te gebruiken in combinatie met de titel van de persoon. Hier is een voorbeeld van een formele aanhef voor een persoon:
Beste professor Smith,
Als u de naam niet weet van de persoon die u probeert te bereiken, moet u al het mogelijke doen om die informatie te achterhalen. Als een laatste redmiddel is het goed (maar minder effectief) om de e-mail toe te spitsen op de titel van de persoon die u hoopt te bereiken. Hier is een voorbeeld van een formele aanhef zonder naam:
Geachte medewerker Human Resources,
In zeldzame gevallen waarin u de naam of titel van een persoon niet weet, is het goed om deze aanhef te gebruiken:
Voor wie het aangaat,
Vergelijk de formele aanhef voorbeelden met de volgende informele aanhef:
Hey Class!
Hallo Taylor,
Zoals u kunt zien, zijn de formele en informele begroetingen heel verschillend.
Het openen van een formele e-mail vereist vaak dat de afzender zichzelf voorstelt. In tegenstelling, informele e-mails worden verzonden naar iemand die je kent en de introductie is niet nodig.
Hier is een voorbeeld van een opening in een formele e-mail:
Mijn naam is Jordan Smith. Ik ben de professor in de statistiek voor de XYZ-universiteit. Dit bericht is voor alle huidige studenten.
In dit artikel vindt u nog meer voorbeelden van e-mailopeningen:
De inhoud van een formele e-mail gaat meestal nader in op het doel van de e-mail. Uitwerking is misschien niet nodig in een informele e-mail. Hoewel het lichaam gedetailleerde informatie bevat, is het belangrijk om duidelijk en beknopt te schrijven in een formele e-mail. Vergeet niet dat uw lezer niet bekend is met u en mogelijk niet bekend is met uw onderwerp. U wilt niet dat uw e-mailontvanger een belangrijk punt verkeerd begrijpt.
Hoe u een formele e-mail beëindigt, is even belangrijk. Omdat de e-mailafsluiting het laatste is waar uw ontvanger naar kijkt, kan uw e-mailafsluiting een blijvende indruk achterlaten.
Een goede formele afsluiting van e-mails herinnert de lezer ook aan wie u bent, aangezien uw volledige naam, contactgegevens en titel (indien van toepassing) moeten worden vermeld. Gebruik zo mogelijk een professionele handtekeningsjabloon voor extra impact. (Meer informatie over handtekeningsjablonen in het volgende gedeelte.)
Een e-mailafsluiting daarentegen kan heel informeel zijn voor een informele e-mail. In sommige gevallen waarin de ontvanger bekend bij u is, kunt u zelfs het sluiten van de e-mail achterwege laten.
De meest gebruikelijke manier om een formele e-mailafsluiting te starten, is met het woord "Met vriendelijke groet". Het kan een veel voorkomende afsluiting zijn, maar het is ook een veilige afsluiting.
Hier is een voorbeeld van een formele e-mailafsluiting:
oprecht,
Jordan Smith
Hoogleraar Statistiek, XYZ College
[E-mailadres komt hier]
[Telefoonnummer komt hier]
In deze artikelen geven we nog meer voorbeelden van formele (en informele) e-mailafsluitingen:
U hebt nu de informatie die u nodig hebt om elk gedeelte van een formele e-mail te schrijven. Formele e-mails lijken veel op professionele e-mails, omdat professionele e-mails vaak in een formele stijl worden geschreven. De principes die van toepassing zijn op professionele e-mails zijn ook handig voor formele e-mails. Leer hoe u een effectieve professionele e-mail schrijft in deze zelfstudie:
Hoewel veel informele e-mails ongestructureerd zijn, is de manier waarop u uw formele e-mail opmaakt en structureert belangrijk. Een formele e-mail moet minimaal alle volgende elementen bevatten:
Zoals we eerder vermeldden, zijn er veel overeenkomsten tussen een zakelijke e-mail en een professionele e-mail. Deze tutorial legt de juiste manier uit om een zakelijke e-mail te structureren:
De keuze van uw e-maillettertype is ook belangrijk wanneer u een formele e-mail formatteert. Hoewel u op veel moderne e-mailplatforms veel verschillende lettertypen kunt gebruiken, kunt u het beste bij een gewoon, leesbaar lettertype als Verdana, Calibri, Times New Roman of Georgia blijven. Helvetica en Arial zijn gewone schreefloze lettertypen die je ook zou kunnen gebruiken.
Vermijd nieuwe lettertypen zoals Comic Sans, handschriftlettertypen zoals Bradley Hand en scriptlettertypen zoals Brush Script. Houd er rekening mee dat als u een ongebruikelijk lettertype kiest voor uw formele e-mail, dat lettertype mogelijk niet wordt ondersteund door sommige e-mailplatforms.
Houd ook een of twee lettertypen bij in uw formele e-mail. Als u te veel verschillende lettertypen gebruikt, kan uw e-mail er te casual uitzien. Te veel lettertypen kunnen uw formele e-mail zelfs minder leesbaar maken.
Nadat u uw formele e-mail hebt geschreven en geformatteerd, bent u bijna klaar om uw bericht te verzenden. Maar voordat je erop drukt Sturen knop, bekijk je e-mail zorgvuldig. Zoeken:
Vergeet niet dat een slordige e-mail vol fouten een slechte indruk maakt.
Let ook op het e-mailadres dat u gebruikt om de e-mail te verzenden als u serieus genomen wilt worden. Velen van ons hebben op jongere leeftijd e-mailadressen gemaakt die niet geschikt zijn voor formele e-mails. Als u het kunt krijgen, moet uw e-mailadres voor formele e-mails een variatie op uw naam zijn zonder extra tekens.
Hier zijn enkele voorbeelden van geschikte en ongepaste e-mailadressen:
KittenL0ver73%@example.com
Bewaar dit type e-mailadres voor gewone e-mails aan uw familie en vrienden.
[email protected]
Dit e-mailadres kan worden gebruikt voor formele en professionele e-mails.
Notitie: Deze e-mailadressen die hier en in dit artikel worden gebruikt, zijn bijvoorbeeld slechts bedoeld. Ze zijn niet bedoeld als weergave van echte e-mailadressen.
Als u een student bent of namens een organisatie schrijft, is het een goed idee om de e-mail te gebruiken die wordt verstrekt door uw onderwijsinstelling of de organisatie die u vertegenwoordigt. De meeste hogescholen verstrekken hun studenten bijvoorbeeld e-mailadressen in de volgende indeling:
[email protected]
Een manier om extra impact aan uw formele e-mail toe te voegen, is het gebruik van een professioneel ontworpen handtekeningensjabloon. Een handtekeningensjabloon voegt grafisch interesse toe aan uw e-mail. Een handtekeningsjabloon bevat ook uw volledige contactgegevens.
Hier is een voorbeeld van een e-mailafsluiting met een professioneel ontworpen handtekeningensjabloon:
Hier is een voorbeeld van een formele e-mailafsluiting met een handtekeningsjabloon.Notitie: Het vorige voorbeeld gebruikt de 1127 E-mail handtekening sjabloon van Envato's GraphicRiver, welke is een goede bron voor professionele e-mailsjablonen zoals die in het bovenstaande voorbeeld.
Let op het verschil dat een kwaliteitssjabloon maakt. Bekijk het artikel voor meer geweldige voorbeelden van sjablonen voor e-mailhandtekeningen:
Je hebt misschien niet veel ervaring met het schrijven van formele e-mails, maar als je er een moet schrijven, is het belangrijk om het goed te doen. Het schrijven van een formele e-mail is niet moeilijk als je weet wat je moet doen.
Een formele e-mail is heel anders dan een informele e-mail. Er is een goede structuur, opmaak en toon die je zou moeten gebruiken voor een formele e-mail.
Nu we hebben uitgelegd wat u moet weten over formele e-mails, bent u klaar om uw eigen formele e-mail te schrijven, te formatteren en te verzenden. Succes!
Naast het schrijven van goede e-mails, is het ook belangrijk om je e-mailinbox bovenaan te houden.
Kom alles te weten over professionele e-mailbeheerstrategieën in ons gratis eBook, The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.
We laten u zien hoe u aan de slag kunt gaan met Inbox Zero, hoe u het kunt implementeren en hoe u gezonde e-mailgewoonten kunt toepassen. Grijp hem GRATIS met uw abonnement op de Tuts + Business-nieuwsbrief.
Accentsconagua