Share
Wanneer het tijd is om uw Excel-spreadsheet te verzenden, is het belangrijk om de gegevens die u deelt te beschermen. U wilt misschien uw gegevens delen, maar dat betekent niet dat het door iemand anders moet worden gewijzigd.
Spreadsheets bevatten vaak essentiële gegevens die niet door de ontvanger mogen worden aangepast of verwijderd. Gelukkig heeft Excel ingebouwde functies om je spreadsheets te beschermen.
In deze zelfstudie help ik u ervoor te zorgen dat uw Excel-werkmappen de gegevensintegriteit behouden. Hier zijn drie belangrijke technieken die je in deze tutorial zult leren:
Zelfs gebruikers met de beste bedoelingen kunnen per ongeluk een belangrijke of complexe formule breken. Het beste wat u kunt doen, is de optie verwijderen om uw spreadsheets helemaal te wijzigen.
In de onderstaande screencast zie je hoe ik in Excel verschillende belangrijke soorten beveiliging uitvoer. We beschermen een hele werkmap, één spreadsheet en meer.
Wilt u stap voor stap een walkthrough? Bekijk mijn stappen hieronder om erachter te komen hoe deze technieken te gebruiken. U leert hoe u uw werkmap kunt beschermen in Excel en individuele werkbladen en cellen kunt beschermen en hoe u met geavanceerde instellingen kunt werken.
We beginnen met bredere werkbladbeveiligingen en werken vervolgens af op smallere gerichte beveiligingen die u in Excel kunt toepassen. Laten we beginnen te leren hoe u uw spreadsheetgegevens kunt beveiligen:
Laten we beginnen met het beschermen van een volledig Excel-bestand (of een werkmap) met een wachtwoord om te voorkomen dat anderen het openen.
Dit is een koud kunstje om te doen. Tijdens het werken in Excel, navigeer naar de het dossier tab kies de info tab. Klik op de Bescherm werkboek dropdown-optie en kies Versleutel met wachtwoord.
Zoals bij elk wachtwoord, kies een sterke en veilige combinatie van letters, cijfers en tekens, rekening houdend met het feit dat wachtwoorden hoofdlettergevoelig zijn.
Blader naar het tabblad Bestand> Info en kies Werkmap beveiligen> Versleutelen met wachtwoord.Het is belangrijk op te merken dat Microsoft de ernst van hun wachtwoordbeveiliging in Excel echt heeft verhoogd. In eerdere versies waren er eenvoudige oplossingen voor het omzeilen van wachtwoordbeveiliging van Excel-werkmappen, maar niet in nieuwere versies.
Stel een ingewikkeld wachtwoord in voor de veiligheid, maar bewaar het veilig.In Excel 2013 en later zal de wachtwoordimplementatie voorkomen dat deze traditionele methoden deze omzeilen. Zorg ervoor dat u uw wachtwoorden zorgvuldig en veilig opslaat of dat u het risico loopt permanent de toegang tot uw cruciale werkmappen te verliezen.
Als u iets minder krachtig wilt zijn met uw spreadsheets, overweeg dan het gebruik van de Markeren als definitief voorzien zijn van. Wanneer u een Excel-bestand markeert als de definitieve versie, schakelt het bestand naar alleen lezen modus, en de gebruiker moet het bewerken opnieuw inschakelen.
Om een bestand in alleen-lezen-modus te veranderen, gaat u terug naar de Bestand> Info knop en klik op Bescherm werkboek nog een keer. Klik op Markeren als definitief en bevestig dat u het document als een definitieve versie wilt markeren.
Markeer een bestand als de laatste versie om een vriendelijke waarschuwing te geven aan gebruikers van dat bestand. Als u een bestand markeert als de laatste versie, wordt een zachte waarschuwing boven aan het bestand toegevoegd. Iedereen die het bestand opent nadat het is gemarkeerd als definitief, ziet een melding en waarschuwt hen dat het bestand is gefinaliseerd.
Wanneer een bestand is gemarkeerd als de definitieve versie, wordt dit in de werkmap weergegevenHet markeren van een bestand als de laatste versie is een minder formele manier om aan te geven dat een bestand niet verder moet worden gewijzigd. De ontvanger heeft nog steeds de mogelijkheid om Klik Bewerken Hoe dan ook en wijzig de spreadsheet. Het markeren van een bestand als de laatste editie lijkt meer op een suggestie, maar het is een goede manier om de andere bestandsgebruikers te vertrouwen.
Laten we vervolgens leren hoe we het kunnen beschermen structuur van een Excel-werkmap. Met deze optie zorgt u ervoor dat er geen bladen worden verwijderd, toegevoegd of opnieuw gerangschikt in de werkmap.
Als u wilt dat iedereen toegang heeft tot de werkmap, maar de wijzigingen beperkt die ze in een bestand kunnen aanbrengen, is dit een goed begin. Dit beschermt de structuur van de werkmap en beperkt de manier waarop de gebruiker de werkbladen in de werkmap kan wijzigen.
Als u deze beveiliging wilt inschakelen, gaat u naar Beoordeling klik op het Excel-lint en klik op Bescherm werkboek.
Zoek het tabblad Beoordeling en klik op Bescherm werkboek, en stel een wachtwoord in om de structuur van uw Excel-werkmap te beschermen.Zodra deze optie is ingeschakeld, wordt het volgende van kracht:
Natuurlijk kunnen vertrouwde gebruikers het wachtwoord krijgen om de werkmap onbeschermd te maken en te wijzigen. Om een werkmap te ontgrendelen, klikt u gewoon op de Bescherm werkboek opnieuw indrukken en voer het wachtwoord in om de Excel-werkmap niet te beveiligen.
Klik Bescherm werkboek een tweede keer en voer het wachtwoord in om werkboekwijzigingen opnieuw in te schakelen.Laten we nu beginnen met heel gedetailleerde methoden om een spreadsheet te beveiligen. Tot nu toe hebben we een wachtwoord voor een hele werkmap of de structuur van een Excel-bestand gebruikt. In dit gedeelte gaan we dieper in op hoe u uw cellen in Excel kunt beveiligen met specifieke instellingen die u kunt toepassen. We bespreken hoe u bepaalde soorten wijzigingen in delen van uw spreadsheet kunt toestaan of blokkeren.
Ga naar Excel's om aan de slag te gaan Beoordeling tab en klik op Bescherm het blad. In het pop-upvenster ziet u een enorme reeks opties. In dit venster kunt u instellen hoe u de cellen in uw Excel-werkblad wilt beschermen. Laten we voorlopig de standaardinstellingen behouden.
Als u een werkblad wilt beschermen, selecteert u een tabblad in uw Excel-werkmap en klikt u op de Beoordeling tab en kies de Bescherm het blad menu-optie.Deze optie zorgt voor zeer specifieke beveiligingen van uw spreadsheet. Standaard sluiten de opties de spreadsheet bijna volledig af. Laten we een wachtwoord toevoegen zodat het blad beveiligd is. Als u op drukt OK Laten we op dit punt eens kijken wat er gebeurt als je probeert een cel te veranderen.
Nadat een blad is beveiligd, krijgt een poging om een cel te wijzigen deze foutmelding. Excel gooit een fout weg dat de cel is beveiligd, en dat is precies wat we wilden.
In principe is deze optie cruciaal als u ervoor wilt zorgen dat uw spreadsheet niet wordt gewijzigd door anderen die toegang hebben tot het bestand. Het gebruik van de functie Beschermblad is een manier waarop u het werkblad selectief kunt beveiligen.
Klik op de knop om het blad onbeschermd te maken Bescherm het blad en voer het wachtwoord opnieuw in om de beschermingen die aan het blad zijn toegevoegd te verwijderen.
Laten we een tweede blik werpen op de opties die worden weergegeven wanneer u een blad begint te beschermen in Excel-werkmappen.
Wachtwoord beveilig werkbladcellen in Excel-opties.De Bescherm het blad menu kunt u de opties voor velbeveiliging verfijnen. Met elk vak in dit menu kan de gebruiker iets meer in een beschermd werkblad veranderen.
Als u een beveiliging wilt verwijderen, vinkt u het desbetreffende vakje in de lijst aan. U kunt bijvoorbeeld de spreadsheetgebruiker toestaan cellen op te maken door het bijbehorende vakje aan te vinken.
Hier zijn twee ideeën over hoe u selectief de gebruiker de spreadsheet kunt laten wijzigen:
De belangrijke doosom te vertrekken gecontroleerd is het Bescherm het werkblad en de inhoud van vergrendelde cellen doos. Dit beschermt de gegevens in cellen.
Wanneer u werkt met cruciale financiële gegevens of formules die zullen worden gebruikt bij het nemen van beslissingen, moet u de controle houden over de gegevens en ervoor zorgen dat deze niet veranderen. Het gebruik van dit soort gerichte beveiligingen is een belangrijke Excel-vaardigheid om te beheersen.
Het vergrendelen van een spreadsheet voordat je het verzendt, is van cruciaal belang om je waardevolle gegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat deze niet wordt misbruikt. De tips die ik in deze zelfstudie heb gedeeld, helpen u de controle over die gegevens te behouden, zelfs nadat uw Excel-spreadsheet is doorgestuurd en gedeeld.
Al deze tips zijn aanvullende hulpmiddelen en stappen om een geavanceerde Excel-gebruiker te worden. Het beschermen van uw werkmappen is een specifieke vaardigheid, maar er zijn veel manieren om uw prestaties te verbeteren. Zoals altijd is er ruimte om uw Excel-vaardigheden verder te ontwikkelen. Hier zijn enkele nuttige Excel-zelfstudies met belangrijke vaardigheden om de volgende te beheersen:
Hoe beschermt u uw belangrijke bedrijfsgegevens wanneer u deze deelt? Laat het me weten in het gedeelte Opmerkingen als u deze beveiligingstools gebruikt of anderen die ik misschien niet ken.
Accentsconagua