Hoe u uw verwijderde of gearchiveerde MS Outlook-e-mails kunt ophalen

Het komt vaak voor dat e-mailgebruikers per ongeluk hun e-mailberichten verwijderen, en Microsoft Outlook is niet anders. Als u per ongeluk een e-mailbericht uit Outlook hebt verwijderd, raak dan niet in paniek. In veel gevallen kunt u de verwijderde e-mail terug krijgen.

Een ander veel voorkomend probleem dat e-mailgebruikers hebben, is de automatische archiveringsfunctie van hun e-mail niet overdenken. De AutoArchivering functie in Outlook verzendt automatisch oude berichten naar de map Archief, waardoor het lijkt alsof die berichten zijn verdwenen voor de nietsvermoedende gebruiker. Gelukkig is het niet moeilijk om gearchiveerde e-mails terug te halen in Outlook.

In deze zelfstudie zullen we beide problemen nader bekijken. Eerst zullen we bekijken hoe verloren e-mails in Outlook kunnen worden gevonden. Vervolgens bespreken we hoe verwijderde e-mails van Outlook kunnen worden hersteld (inclusief een bespreking van de Herstel verwijderde items tool). Vervolgens verkennen we Outlook's Auto archief optie zodat u kunt definiëren Archief instellingen die geschikt voor u zijn. Hierdoor wordt voorkomen dat uw e-mails onverwachts of te vaak worden gearchiveerd. Ten slotte zullen we bekijken hoe u gearchiveerde e-mails kunt ophalen in Outlook.

Voordat we aan de slag gaan, pak ons ​​gratis e-boek: de ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met killer-strategieën voor e-mailinboxen - om u te helpen uw inbox snel onder controle te krijgen en uw e-mail efficiënter te beheren.

1. Hoe verloren e-mails in MS Outlook te vinden

Als een van uw e-mails ontbreekt, kunt u het volgende eerst controleren:

• Archiefmap
• Map Verwijderde items
• Map Ongewenste e-mail (of spam)

Je kunt deze mappen vinden in de Navigatie paneel aan de linkerkant van uw MS Outlook-inbox:

U kunt vaak ontbrekende e-mails vinden in de mappen die hier worden weergegeven.

Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over elk van deze mappen en andere procedures voor het ophalen van verloren berichten:

De zelfstudie bevat ook informatie over het gebruik van de MS Outlook-zoekfunctie om verloren e-mails in Outlook te vinden.

2. Hoe verwijderde e-mails terug te halen uit Outlook

Als u de verloren e-mails in een van de bovenstaande mappen vindt, wilt u ze misschien ophalen. Er zijn in principe twee manieren om e-mail op te halen uit de Verwijderde items of Ongewenste e-mail map:

1. Versleep berichten en zet ze neer

U kunt slepen-en-neerzetten gebruiken om verwijderde e-mails uit Outlook op te halen. Beide Verwijderde items map en de Ongewenste e-mail map kunt u berichten tussen mappen slepen en neerzetten. Als u een bericht uit een van die mappen wilt verplaatsen, gebruikt u de volgende drie stappen:

1. Open de map met het bericht.
2. Selecteer het bericht dat u wilt verplaatsen (aan de rechterkant).
3. Sleep het geselecteerde bericht naar de map (in de Navigatie paneel) waar je het wilt neerzetten.

In de onderstaande afbeelding verplaats ik het bericht 'Foto's voor regionaal ontwerp' van de Verwijderde items map naar de Van mijn nieuwe baas map.

Gebruik slepen-en-neerzetten om verloren e-mailberichten terug te vinden in de juiste mappen.

2. Gebruik het verplaatsgereedschap

Outlook heeft ook een verhuizing hulpmiddel dat u kunt gebruiken om berichten tussen mappen te verplaatsen. Je kunt het lint vinden op de Huis tab, zoals in de illustratie hieronder:

Gebruik de verhuizing hulpmiddel om berichten naar hun juiste mappen te herstellen.

U hebt ook toegang tot de verhuizing hulpmiddel door het bericht te selecteren dat u wilt verplaatsen en er met de rechtermuisknop op te klikken. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu met de verhuizing optie erop:

Dit is een andere manier om e-mailberichten te verplaatsen.

Om de geselecteerde e-mail naar de juiste map te verplaatsen, kiest u de map uit de beschikbare mappen in het vervolgkeuzemenu.

3. Wat is de Recover Deleted Items van Server Tool & Wanneer kunt u het gebruiken??

Een e-mailbericht wordt beschouwd als "permanent" verwijderd als u het verwijdert uit de Verwijderde items map. In sommige gevallen kunt u echter die "permanent" verwijderde berichten ophalen.

Als u een MS Outlook-e-mailadres voor werk of school gebruikt (of een andere grote organisatie), wordt er mogelijk een back-up van uw e-mail opgeslagen op een e-mailserver van Microsoft Exchange. Afhankelijk van hoe uw beheerder uw systeem heeft ingesteld, worden uw "permanent" verwijderde items gedurende een bepaalde periode op de e-mailserver opgeslagen. Dit betekent dat je misschien de Herstel verwijderde items van server hulpmiddel om e-mail Outlook-berichten op te halen, zelfs nadat ze "permanent" zijn verwijderd.

Om de te gebruiken Herstel verwijderde items van server tool, klik op het pictogram in de Lint (het lijkt op een prullenbak). De Herstel verwijderde items pop-updisplays met alle verwijderde berichten die op de server zijn opgeslagen. Klik op de berichten die u wilt herstellen. Klik op de Herstel geselecteerde items schakelen en klik op de OK knop. De berichten worden hersteld naar de map waarvan ze zijn verwijderd.

Zoals ik hierboven al zei, is deze optie alleen beschikbaar voor gebruikers van wie een e-mail waarvan een back-up op een server is gemaakt. Een zeer vergelijkbare functie is echter beschikbaar op Microsoft Outlook.com, de webgebaseerde versie van Outlook van Microsoft. Ga als volgt te werk om permanent verwijderde e-mail te herstellen in Outlook.com:

In de onderstaande illustratie van Outlook.com kunt u zien dat de Verwijderde items map is leeg:

Dit voorbeeld is gebaseerd op Outlook.com-functionaliteit.

Let op de grijze balk onder de naam van de map met het label Herstel verwijderde items. Om "permanent" verwijderde items te herstellen, klikt u op de grijze balk. Er verschijnt een pop-upvenster met verwijderde berichten:

Hier leest u hoe u permanent verwijderde e-mails kunt herstellen in Outlook.com

Als u een permanent verwijderd bericht van Outlook.com wilt herstellen, klikt u links van het bericht dat u wilt herstellen. Een selectievakje wordt weergegeven (controleer of het is aangevinkt). Klik op de Herstellen optie linksboven in het pop-upvenster. Bevestig dat u het bericht wilt herstellen. Het bericht is hersteld.

Notitie: Deze functie wordt niet weerspiegeld op de desktopversie van MS Outlook voor thuisgebruikers.

4. Waarom e-mail wordt gearchiveerd (& Hoe het te achterhalen)

Als uw ontbrekende e-mail de Archief map kunt u het vanaf daar slepen en neerzetten naar de map waar u het wilt hebben. Gebruik dezelfde slepen-en-neerzetten-techniek die ik hierboven heb beschreven voor de Verwijderde items map.

U kunt ook een gearchiveerd bericht ophalen met behulp van de verhuizing hulpmiddel om een ​​gearchiveerd bericht naar een andere map te verplaatsen.

Ten slotte kunt u Outlook-e-mailberichten die op uw computer zijn opgeslagen mogelijk in PST-indeling ophalen.

U kunt voorkomen dat u voortdurend e-mails moet ophalen die per ongeluk zijn gearchiveerd door de Outlook te begrijpen en aan te passen AutoArchivering optie, dus ik ga nu de instellingen bespreken.

1. Toegang tot AutoArchive-instellingen van Outlook

De MS Outlook AutoArchivering optie bepaalt hoe vaak e-mail automatisch wordt verplaatst naar uw archieflocatie en ook welke e-mailitems worden verplaatst. Als u zich niet bewust bent van deze functie of niet zeker weet wat de instellingen zijn, kan het lijken alsof er berichten willekeurig uit uw e-mailinbox en -mappen verdwijnen.

Gelukkig hebt u toegang tot Outlook AutoArchivering tool en verander de instellingen. Hier is wat te doen:

Begin met Outlook open.

Klik vanuit uw open e-mailinbox op het dossier tab. De Account Informatie schermweergaven:

Kiezen opties van de Account Informatie scherm.

Klik in het menu aan de linkerkant opties. De Outlook-opties scherm verschijnt:

Selecteer de gevorderd optie van de Outlook-opties scherm.

Selecteer de van de keuzes aan de linkerkant gevorderd optie om het te zien gevorderd opties:

Gebruik de AutoArchivering dialoogvenster om uw archiefinstellingen te wijzigen.

U kunt dit dialoogvenster gebruiken om uw te wijzigen AutoArchivering instellingen. U kunt ook de AutoArchivering functie uit in dit dialoogvenster.

2. Hoe Outlook AutoArchive-instellingen te wijzigen

Begrijpen hoe u uw kunt besturen AutoArchivering instellingen is de sleutel tot het begrijpen hoe het AutoArchivering functie werkt in Outlook. Als je weet hoe het AutoArchivering tool is ingesteld en hoe vaak het wordt uitgevoerd, u bent minder snel verrast wanneer berichten automatisch worden gearchiveerd. Gearchiveerde berichten worden opgeslagen als PST-bestanden op uw computer of uw mailserver.

Om een AutoArchivering instelling aan, vink het vakje links ervan aan. Als u de instelling wilt uitschakelen, zorgt u ervoor dat het vakje niet is aangevinkt.

Zoals u kunt zien, de AutoArchivering dialoogvenster geeft u veel verschillende keuzes. Laten we eens nader bekijken hoe enkele van de belangrijkste instellingen kunnen worden gewijzigd:

• Stel de frequentie in van hoe vaak AutoArchiveren wordt uitgevoerd.De Voer AutoArchive elke x dagen uit optie verschijnt bovenaan het dialoogvenster. Zorg ervoor dat de optie is geselecteerd (aangevinkt). Gebruik vervolgens de pijlen omhoog en omlaag aan de rechterkant om te wijzigen hoe vaak uw e-mailberichten automatisch door uw systeem worden gearchiveerd. Kies uit eenmaal per 60 dagen archiveren per dag om te archiveren. Over het algemeen geldt dat hoe meer berichten u ontvangt hoe vaker u ze moet archiveren.
• Automatisch verlopen berichten archiveren of verwijderen. De Verlopen items verwijderen (alleen e-mailmappen) optie archiveert of verwijdert oudere berichten. Standaard beschouwt Outlook berichten die zich in uw e-mailsoftware bevinden langer dan een bepaalde periode. Inbox-berichten en concepten worden bijvoorbeeld na zes maanden vervallen geacht. Verzonden en verwijderde items worden geacht na slechts twee maanden te zijn verlopen. Als deze optie is ingeschakeld, worden die oudere berichten automatisch gearchiveerd als onderdeel van de AutoArchivering werkwijze.
• Kies een map waarin gearchiveerde items worden opgeslagen. De Verplaats oude items naar optie laat je de map kiezen waar de archieftool je gearchiveerde items plaatst. Dit is vooral belangrijk om te weten of u ooit een gearchiveerd bericht moet openen of herstellen.
• In plaats van oude items te archiveren, verwijder ze dan.U kunt ervoor kiezen om de AutoArchivering tool verwijdert automatisch oudere berichten in plaats van ze op te slaan met behulp van de Oude items permanent verwijderen keuze. Als u deze keuze maakt, kunt u de bestanden niet meer herstellen nadat het archiefproces is voltooid, omdat er geen back-upkopieën zullen worden hersteld.

Nadat u uw selecties hebt gemaakt, klikt u op de OK knop in het dialoogvenster om uw wijzigingen op te slaan. Klik vervolgens op de OK knop op de Outlook-opties scherm. Je hebt net je veranderd AutoArchivering instellingen!

Meer nuttige e-mailtips en -strategieën

Vergeet niet om meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en pak ons ​​gratis eBook: de ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.

Conclusie

U hebt net geleerd hoe u gearchiveerde e-mails kunt ophalen in Outlook en hoe u verwijderde e-mails kunt herstellen. Je hebt ook geleerd hoe je de Herstel verwijderde items gereedschap en het instellen van de Auto archief functie in Outlook. Als u meer weet over hoe uw Outlook-e-mailsystemen werken, kunt u bepalen welke e-mailberichten worden gearchiveerd (of verwijderd) en wanneer ze worden verwijderd.