Share
Als u een eigen online bedrijf heeft, is er geen dag dat u zegt: "Ik heb het vandaag niet zo druk."
wij zijn altijd druk!
Er is nooit een tekort aan dingen om te doen. Voor elke taak die we afleggen van onze checklist, zijn er nog vier extra die op ons bord kunnen worden toegevoegd. We werken lange uren, vaak dingen opofferende als een "ontspannend weekend" (wat is dat?) En een happy hour aan de bar met vrienden.
Maar wanneer u een stap terug doet en uw bedrijf beoordeelt - het grote geheel - wat ziet u dan??
Groeit uw bedrijf? Wordt het efficiënter? Is uw winstmarge toeneemt van maand tot maand of blijft het plat?
Voor veel online bedrijfseigenaren, met name freelancers, kan het lijken alsof je op hun plek loopt. Je houdt je operatie drijvend, maar je mist de tijd en energie om je te concentreren op het naar een hoger niveau tillen.
Je hebt je baan verlaten om je eigen bedrijf te starten, maar je beseft dat alles wat je hebt gecreëerd een nieuwe baan voor jezelf is zonder de vrijheid die je aanvankelijk had willen verkrijgen.
Klinkt bekend? Het was zeker het geval voor mij. Daarom ben ik begonnen met het bouwen van systemen in mijn bedrijf, waardoor ik me kan concentreren op het grotere geheel: schalen, groeien en dingen naar een hoger niveau tillen.
Dit artikel zal u helpen aan de slag te gaan met het systematiseren van uw bedrijf en deze te bouwen in een machine die zichzelf kan uitvoeren, terwijl u het schip leidt.
Nu dat je denkt aan het lange spel, neem je even de tijd om te visualiseren waar je je bedrijf ziet in de komende zes maanden, het jaar, drie jaar ...
Dankzij systematisering kon ik de overstap maken van werk van klanten naar bouwproducten.
Als u een consultancybedrijf heeft, kan uw visie zaken omvatten als het aantrekken van meer klanten of het aantrekken van grotere klanten met projecten met een hoger budget. Dat kan ertoe leiden dat u uw personeel verder ontwikkelt dan alleen uzelf, en dat u overstapt van een zelfstandige freelancer naar een klein bureau.
Of als u net als ik bent, denkt u misschien aan de overgang van advieswerk om meer te focussen op het verkopen van producten. Dankzij systematisering kon ik de overstap maken van werk van klanten naar bouwproducten. Een van die producten, SweetProcess, is ontstaan uit de behoefte om systematisch te worden. Daarover later meer ...
De bottom line is dit: u kunt niet beginnen met het verplaatsen van uw bedrijf totdat u vaststelt welke richting u op gaat. Neem wat tijd - ja, plan het in je agenda - om serieus na te denken over waar je nu bent en waar je volgend jaar wilt zijn.
Klaar om het proces van systematisering van uw bedrijf te beginnen? Begin met het identificeren van het laaghangende fruit, of de taken die steeds weer opduiken, kostbare tijd opslokken in uw dagelijkse of wekelijkse routine. Dit zijn hoofddoelen voor systematisering.
Het kan verleidelijk zijn om te denken dat elke dag anders is, elk project is anders, elke klant is anders. Je zou kunnen denken dat er niets is dat kan worden "gestandaardiseerd" in uw bedrijf. Alles wat je doet is uniek.
Maar als je er echt over nadenkt, zou je verbaasd zijn hoeveel repetitieve taken naar de oppervlakte komen. Neem een stap terug en bekijk waar je vandaag aan hebt gewerkt. Kijk naar wat je gisteren hebt gedaan. Kijk naar de lijst met dingen waaraan je vorige week hebt gewerkt. Er zijn waarschijnlijk veel taken die kunnen worden omgezet in systemen.
Hier zijn een paar voorbeelden die van toepassing zijn op vrijwel elk bedrijf:
Hier zijn een paar die van toepassing kunnen zijn als u een webontwikkelaar bent:
Hier zijn enkele ideeën voor ontwerpers, illustratoren of fotografen:
En sommige ideeën als je een schrijver of blogger bent:
De lijst gaat door voor uw specifieke bedrijf en de manier waarop u dingen doet. Het idee is om te beginnen met het identificeren van de taken die kunnen worden gesystematiseerd - en uiteindelijk worden gedelegeerd - aan iemand anders om aan te pakken terwijl u zich concentreert op belangrijker dingen.
Nu u een aantal taken hebt geïdentificeerd die kunnen worden gesystematiseerd, is het tijd om ze te gaan documenteren in stapsgewijze procedures.
Deze procedures worden de ruggengraat van uw bedrijf; ze dienen als bedieningshandleiding om uw bedrijf te laten draaien. Uw procedures worden een belangrijke troef voor uw bedrijf, omdat toekomstige werknemers erop zullen vertrouwen om hun taken uit te voeren. Het maakt ook het proces van het inhuren en trainen van nieuwe medewerkers volledig naadloos, waarbij de gebruikelijke tegenvallers die gepaard gaan met personeelsverloop worden voorkomen.
Bij het documenteren van procedures moet de sleutel zo gedetailleerd mogelijk zijn. Geen enkel detail is te voor de hand liggend of spreekt voor zich.
Zelfs als u nog steeds een persoon bent, is het belangrijk om uw procedures eerder dan later te documenteren. Dit zal u helpen om de basis te leggen terwijl u zich voorbereidt om uw eerste werknemer in dienst te nemen. Toen ik helemaal alleen werkte, merkte ik dat deze oefening van het documenteren van mijn procedures me deed beseffen hoeveel van mijn werk kan en moet worden uitbesteed. Het deed me veel sneller opschieten naar dat volgende stadium dan ik had verwacht.
Bij het documenteren van procedures moet de sleutel zo gedetailleerd mogelijk zijn. Geen enkel detail is te voor de hand liggend of spreekt voor zich. Voeg elke stap, substap en uitleg toe terwijl u uw procedure documenteert.
Ik wil graag beginnen met een "overzicht" van de procedure te geven, om de persoon een context te geven waarom deze procedure belangrijk is en wat de gewenste uitkomst is. Dan begin ik vanaf het begin en neem ik elke stap om daar te komen.
Als voorbeeld van het type detail dat ik gebruik, is hier een openbare procedure die ik een paar weken geleden heb voorbereid over het instellen en starten van een nieuwe podcast.
Het is ongelooflijk belangrijk dat uw procedures niet zomaar een lang tekstdocument zijn zonder visuele hulpmiddelen. Lange blokken tekst zijn ongelooflijk moeilijk te volgen en maken het te gemakkelijk voor de persoon om per abuis een belangrijk detail over te slaan.
Daarom raad ik altijd aan om afbeeldingen (schermafbeeldingen) en / of video's op te nemen om duidelijkheid aan elke stap toe te voegen. Als uw team op afstand werkt, en de meeste online bedrijven deze dagen, dan weet u hoe belangrijk het is om uw punt visueel over te brengen, aangezien u niet de luxe hebt om naast de persoon te zitten en aan te tonen hoe het gedaan is.
Ik probeer bij elke stap ten minste één screenshot op te nemen. Op de Mac maak ik een snel scherm en sleep ik ze naar SweetProcess, mijn tool voor het maken van procedures. Ik wil ook graag notaties toevoegen aan de afbeeldingen, zoals vakken en pijlen. Hiervoor gebruik ik de ingebouwde notatiehulpmiddelen in SweetProcess of gebruik soms externe hulpmiddelen zoals Clarify.
Als ik echt mijn punt duidelijk moet maken, neem ik een screencastvideo op en neem ik die video op in een bepaalde stap in de procedure. Er zijn verschillende tools waarmee u eenvoudig screencast-video's kunt opnemen. Voor korte opnames (minder dan 5 minuten), hou ik van Screenr omdat het browsergebaseerd is en gemakkelijk snel kan worden geactiveerd. Voor langere opnames gebruik ik ScreenFlow op de Mac. Camtasia is een goed alternatief voor mensen onder Windows.
In het begin is het altijd een goed idee om de procedures zelf uit te voeren, net zoals u deed. Maak nu een moment om samen met de procedures die u hebt gemaakt te volgen om te bevestigen dat u geen details hebt overgeslagen. Telkens als ik dit doe, vind ik minstens één ding dat ik ben vergeten op te nemen.
Heb je je eerste werknemer of een virtuele assistent gehuurd? In een aannemer gebracht? Nu is het tijd om ze iets te doen te geven!
Het is maar goed dat je een paar procedures hebt gedocumenteerd. Stuur ze een procedure en zeg dat ze het moeten volgen elke keer dat ze deze taak uitvoeren.
Nu u begonnen bent met het delegeren van die procedures, zou u een gevoel van opluchting moeten krijgen. Dingen worden gedaan, maar nemen minder tijd in beslag, waardoor u zich kunt concentreren op belangrijkere activiteiten.
Maar je werk is verre van compleet! Je moet continu je systemen en processen bewaken, tweaken en verbeteren om ze efficiënter te maken.
Er zijn verschillende manieren om dit te doen:
Zijn er stappen die je team overhalen? Waren bepaalde aspecten niet juist uitgevoerd? Deze onthullen directe gebieden waar u problemen met uw procedures kunt oplossen. Zoek naar manieren om meer duidelijkheid toe te voegen of om algemene misverstanden aan te pakken.
Je moet continu je systemen en processen bewaken, tweaken en verbeteren om ze efficiënter te maken.
Naarmate de tijd vordert, word je losgemaakt van de nuances van hoe de dingen "op de grond" werken. Dat is goed. Het betekent dat je je richt op dingen met een groot beeld, en dat is wat je zou moeten doen.
Gelukkig heb je iemand die een grondige kennis heeft van de nuances van je procedures: jouw medewerkers die ze uitvoeren! Geef hen de mogelijkheid om hun suggesties te geven over manieren om de procedures te verbeteren wanneer ze een betere manier tegenkomen om het te doen. Vraag hen om opmerkingen over de procedure zelf achter te laten, of stuur eenvoudig hun suggesties rechtstreeks naar u.
In de online wereld gaat het snel. Er zijn voortdurend nieuwe tools beschikbaar die ons werk oneindig veel gemakkelijker maken dan ze ooit waren. Uw procedures kunnen profiteren van nieuwe tools zodra ze op de markt komen.
Wees altijd op zoek naar deze en vraag uw werknemers om ook hierop te letten. In de loop van een jaar vindt u mogelijk een nieuwe tool of een nieuwe techniek waarmee u meerdere stappen van uw procedures kunt scheren, waardoor uw hele bedrijf efficiënter wordt.
Met een bibliotheek met standaardprocedures voor uw bedrijf, heeft u een machine gebouwd die zichzelf beheert! U hebt de weg geëffend voor een opwindende fase van schaalbaarheid en groei.
Dus waar ga je heen vanaf hier?
U als eigenaar van het bedrijf kunt stoppen met werken in uw bedrijf. Nu kunt u aan uw bedrijf beginnen werken.
Met je nieuw gevonden vrijheid kun je meer tijd besteden aan dingen als:
Heeft u vragen of suggesties over hoe wij onze online bedrijven kunnen systematiseren? Laten we erover praten in de comments!
Accentsconagua