Een afwezigheidsbericht instellen in Outlook (automatisch afwezig)

Zodra u een concept van uw bericht hebt voltooid, moet u het opslaan als sjabloon. kiezen Bestand> Opslaan als. EEN Windows Explorer prompt verschijnt, zodat u uw bericht opslaat en opslaat.

Kies een bestandslocatie op uw computer om het bericht op te slaan, typ de bestandsnaam in en sla het bestand op in Outlook-sjabloonindeling:

2. Maak de regel en schakel deze in

De volgende stap bij het maken van een automatisch afwezigheidsbericht is om een ​​regel te maken voor het verzenden van het bericht. Klik het dossier in uw Outlook-inbox om naar de Account Informatie scherm:

Klik Regels en waarschuwingen beheren. Zorg ervoor dat de Email regels tabblad is geselecteerd. De Regels en waarschuwingen venster verschijnt. Je ziet een lijst met je huidige e-mailregels: 

Klik op de Nieuwe regel pictogram boven de lijst met regels om de Regels Wizard:

Onder de Begin met een lege regel categorie selecteer de Regel toepassen op berichten die ik ontvang keuze. Klik op de volgende knop. De seconde Regels Wizard schermweergaven: 

Notitie: sommige beveiligingsdeskundigen raden u nu aan om te beperken wie uw out-of-office-antwoord van Outlook ontvangt in plaats van deze naar iedereen te verzenden die u een e-mailbericht stuurt.

Om te bepalen wie de afwezigheidsreactie krijgt, vinkt u het vakje hieronder aan van mensen of openbare groep onder Stap 1. Klik op de link hieronder Stap 2 om uw adresboek te openen en kies wie uw autoreply-bericht zal ontvangen en klik vervolgens op Van knop. Hoogstwaarschijnlijk zult u de e-mailadressen van collega's waar u mee werkt vaak willen kiezen, evenals de e-mails van belangrijke klanten. Wanneer je hebt geselecteerd wie de autoresponder zal ontvangen, klik je op OK en klik vervolgens op volgende op de Regels Wizard.

Als u niet wilt beperken wie het antwoord van uw afwezigheid ontvangt, klikt u op volgende zonder hier selecties op te maken Regels Wizard scherm. Uw autoreply-bericht wordt verzonden naar iedereen die u een e-mailbericht stuurt.) 

Hoe dan ook, de derde Regels Wizard scherm verschijnt:

Selecteer de antwoord met behulp van een specifieke sjabloon optie onder Stap 1. Onder Stap 2 Klik op de antwoord met behulp van een specifieke sjabloon link. De Selecteer een antwoordsjabloon venster verschijnt:

Selecteer de sjabloon die u eerder hebt gemaakt en klik op Open. (Als u uw sjabloon niet op de standaardlocatie hebt opgeslagen, moet u dit wellicht doen Blader om het te vinden.)

Klik volgende om naar de volgende te gaan Regels Wizard, die vraagt ​​naar uitzonderingen. We willen geen uitzonderingen specificeren. Klik volgende en u wordt gevraagd om de regel een naam te geven: 

Typ de naam van de regel. Zorg ervoor dat de Schakel deze regel in checkbox is aangevinkt.

Klik op de Af hebben knop aan de Regels Wizard. Klik vervolgens op de Van toepassing zijn knop op de Regels en waarschuwingen venster en klik vervolgens op OK.

U hebt zojuist een Autoresponder gemaakt in MS Outlook!

3. Test het Outlook Away-bericht

Nu u uw afwezigheidsboodschap hebt gecreëerd, is het een goed idee om te kijken of het werkt voordat u uw kantoor verlaat.

U kunt het autoreply-bericht testen door een bericht te verzenden vanaf een ander e-mailadres dat u bezit, zolang u die e-mail in de regel hebt opgenomen als een e-mail die het autoreply-bericht zou moeten ontvangen. Of u kunt de hulp inroepen van een vriend wiens e-mail u hebt opgenomen als een e-mail die het afwezigheidsbericht zou moeten ontvangen.

Na een korte wachttijd (sommige e-mailsystemen halen binnenkomende berichten in batches op), controleer dan de e-mail van waaruit u het test-e-mailbericht hebt verzonden. Als u de stappen op de juiste manier hebt uitgevoerd, heeft dat e-mailadres de autorisatie voor het afwezigheidsbericht ontvangen.

4. Schakel het Outlook Away-bericht uit

Wanneer u terugkeert naar kantoor, is het tijd om het afwezigheidsbericht uit te schakelen. Selecteer vanuit uw Postvak IN het dossier om naar de Account Informatie scherm.

Klik op de Regels en waarschuwingen beheren icoon. De Regels en waarschuwingen venster verschijnt:

Verwijder het vinkje van naast Antwoord bij afwezigheid (of hoe je je regel ook hebt genoemd). Klik op de Van toepassing zijn knop en klik vervolgens op OK. Uw afwezigheidsantwoord is uitgeschakeld.

Als u het weer wilt inschakelen, gaat u terug naar de Regels en waarschuwingen venster. Vink het selectievakje naast uw regel aan en klik vervolgens op Van toepassing zijn en OK.

MS Outlook Best Best Practices voor berichten

Omdat uw Outlook-bericht zowel door uw klanten en klanten als door uw collega's wordt ontvangen, moet u ervoor zorgen dat het professioneel is. Hier volgen enkele praktische tips voor Outlook-berichten:

1. Wees voorzichtig met het gebruik van humor

Als u precies weet wie uw berichten ontvangt, begrijpt u waarschijnlijk hun gevoel voor humor. Je kunt wat smaakvolle humor invoegen in je afwezigheidsmelding, maar wees voorzichtig. Wat jij denkt dat grappig is, lijkt misschien onprofessioneel voor anderen. Als je niet weet wie je bericht ontvangt, is het waarschijnlijk een goed idee om de humor over te slaan.

CollectiveHub heeft een lijst met grappige out-of-office e-mailberichten. Ik zal je laten beslissen welke geschikt zijn.

2. Formatteer uw afwezigheidsbericht op de juiste manier

Uw afwezigheidsbericht is een professionele communicatie en u moet het als zodanig behandelen. Het kan kort zijn, maar je moet op zijn minst het volgende bevatten:

• Onderwerpregel. Dit hoeft niet gedetailleerd te zijn, maar het zou er wel moeten zijn.
• Begroeting. Hoewel u de ontvanger niet op naam kunt begroeten, kunt u een generieke begroeting opnemen zoals "Hallo."
• Invoering. Deze e-mail is waarschijnlijk kort. Hoogstwaarschijnlijk zal het een enkele paragraaf zijn. Dit is dus een geval waarin u een introductie kunt overslaan.
  
• Lichaamstaal. Houd uw taal in het algemeen professioneel. We hebben al besproken hoe je voorzichtig moet zijn met het gebruik van humor hier.
  
• Conclusie. Uw conclusie zal de ontvanger vertellen wat hij moet doen als hij meteen hulp nodig heeft.
  
• Handtekening. Professionele e-mails moeten een handtekening bevatten zodat uw ontvanger meteen kan zien wie u bent.
  
• Handtekening afbeelding (optioneel). Het opnemen van een handtekening op je professionele e-mail is optioneel, maar leuk om te hebben. U kunt er een opnemen met een handtekeningsjabloon.

Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over hoe u het juiste e-mailformaat voor bedrijven begrijpt: 

3. Voeg details toe, maar niet te veel

Traditioneel advies voor antwoorden bij afwezigheid liet de maker van het bericht weten wanneer ze zouden vertrekken en wanneer ze terugkomen. Het adviseerde de afzender vaak ook om een ​​collega te noemen die diegenen zou kunnen helpen die u e-mailen terwijl u weg bent. Sommige makers van berichten hebben zelfs details over hun vakantie opgenomen, zoals waar ze naartoe gingen.

Helaas zijn de tijden veranderd. Veel experts zijn van mening dat dergelijke gedetailleerde afwezigheidsberichten u in gevaar kunnen brengen, vooral als uw bericht wordt verzonden aan iedereen die u e-mailt, waaronder spammers en zelfs criminelen. Het is veiliger om uw bericht algemeen te houden voor afwezigheidsreacties die automatisch naar iedereen gaan die u een e-mail stuurt. Een ander alternatief is om te bepalen wie de out-of-office-reactie van Outlook ontvangt, zoals ik deed in het voorbeeld dat ik heb gemaakt.

4. Voeg een handtekening toe

Als u weet wie uw out-of-office-antwoord van Outlook ontvangt, moet u de automatische responder behandelen net als elk ander professioneel bericht dat u verzendt. Dat betekent dat u een e-mailhandtekening bij dit bericht moet voegen. (Als u niet weet wie het afwezigheidsbericht ontvangt, heeft een volledige e-mailhandtekening mogelijk te veel details.)

Als u een handtekeningsjabloon hebt ingesteld voor uw e-mails, is het gebruik hiervan een belangrijk onderdeel van uw branding. Dit geldt vooral als u een kleine ondernemer of freelancer bent.

5. Niet onnodig inchecken

Als je op vakantie gaat, kom je vaak in de verleiding om je e-mail te controleren. En onze mobiele telefoons en smartphones maken het inchecken zo gemakkelijk.

Geef niet toe aan die verleiding. Tenzij uw baan vereist dat u incheckt, laat uw pauze een echte pauze zijn. Je bent snel genoeg weer aan het werk. Geniet van je vrije tijd. Als je terug bent, voel je je veel meer uitgerust.

Meer informatie over het effectief gebruiken van Outlook E-mail

Het maken van een automatisch antwoord in Outlook is slechts een van de dingen die u met uw e-mailsysteem kunt doen. Lees deze zelfstudies voor meer informatie over het gebruik van Microsoft Outlook:

We hebben ook een geweldige bron waarmee u uw e-mailinbox kunt organiseren en controle kunt krijgen over uw e-mail. Het heet: De ultieme gids voor inbox zero master en het is gratis voor u wanneer u zich aanmeldt voor de Tuts + Business-nieuwsbrief.

Wees klaar voor vakantie. Maak vandaag nog uw Outlook Out of Office-antwoord aan!

U hebt zojuist geleerd hoe u automatisch een afwezigheidsantwoord instelt in Outlook. Waarom niet doorgaan en vandaag nog een Outlook-bericht maken? En als u nog geen handtekeningafbeelding voor uw e-mail hebt, kunt u doorgaan en een downloaden van Envato Elements of GraphicRiver.