Share
Een van de krachtigste aspecten van Google Documenten is de mogelijkheid om documenten, spreadsheets en presentaties met anderen te delen, zodat u deze documenten samen in realtime kunt bewerken, waar ook ter wereld.
Bijdragers aan een document kunnen het document bekijken, hierop reageren of zelfs wijzigingen aanbrengen, afhankelijk van de machtigingen die u hen geeft. Er is nooit een reden om e-mailbijlagen te e-mailen of bewerkingen van meerdere kopieën van een document opnieuw samen te voegen.
In deze zelfstudie laat ik zien hoe u de deelopties van Google Documenten kunt gebruiken om uw documenten, spreadsheets en presentaties met anderen te delen, zodat ze deze kunnen bekijken of bewerken. Het is eenvoudig genoeg om een document te delen, maar deze zelfstudie laat u zien hoe u alle opties in Google Documenten gebruikt om documenten te delen op de manier die u wilt.
Bekijk deze zelfstudies om nog meer te leren over Google-documenten:
Laten we nu eens kijken hoe u uw documenten in Google Documenten kunt delen, medewerkers kunt uitnodigen, documentrechten kunt beheren, uw documenten kunt bespreken via gedeelde opmerkingen, meldingen goed kunt verwerken en meer. Ontdek wat er gebeurt wanneer u een Google-document deelt, hoe het werkt en hoe u een aantal handige opties beheert.
Het eerste dat u moet weten over delen in Google Documenten is Zichtbaarheid Opties, die bepalen wie documenten kan bekijken. Uw nieuwe documenten, spreadsheets en presentaties in Google Drive zijn standaard privé, maar van de Delen knop, kunt u ervoor kiezen om uw documenten zichtbaar te maken voor bepaalde personen, iedereen met een link naar het document of openbaar op internet.
Als u uw huidige instellingen voor delen wilt bekijken wanneer u een document opent in Google Documenten, beweegt u de muisaanwijzer over de Delen knop in de rechterbovenhoek van uw document. Daar ziet u een popover die de huidige privacy van het document weergeeft, die standaard altijd privé is.
Plaats de muisaanwijzer op de Delen om uw huidige instelling te bekijken.Om de instelling te wijzigen, klikt u op de Delen knop. De Deel met anderen scherm verschijnt.
Van de Deel met anderen scherm kunt u de namen of e-mailadressen invoeren van degenen waarmee u het document wilt delen in Google Documenten.Typ de namen van mensen uit uw contactenlijst of de e-mailadressen van mensen met wie u het document wilt delen.
Klik op de Sturen knop nadat u de namen of e-mailadressen hebt ingevoerd.Ga door met het toevoegen van de namen en e-mailadressen van iedereen met wie u het document wilt delen. U kunt ook een notitie toevoegen aan uw bijdragers in de Voeg een notitie toe veld-.
Klik op de Sturen knop in de linkerbenedenhoek van het scherm wanneer u klaar bent met het toevoegen van bijdragers.
U kunt ook Google Docs gebruiken Deel met anderen scherm om de zichtbaarheidsopties van de link in te schakelen. Als de zichtbaarheidsoptie voor links is ingeschakeld, heeft iedereen die een link naar uw document heeft, hier toegang toe.
Klik op de link in de rechterbovenhoek om een deelbare link te krijgen.Om de Link delen optie, klik op het koppelingspictogram in de rechterbovenhoek van het scherm. Er verschijnt een scherm met een koppeling.
Deel de link om het document te delen.Het systeem biedt u een koppeling die u met anderen kunt delen.
Notitie: Het is belangrijk om te onthouden dat het activeren van de linkshare-optie de hoeveelheid controle vermindert die je hebt over wie het document kan zien. Een van uw revisoren kan de link delen met anderen en die anderen kunnen toegang krijgen tot het document.
U kunt verder definiëren wie uw document kan zien. Start vanaf de Deel met anderen scherm.
Klik op de gevorderd link om het te openen Instellingen delen menu.Selecteer vervolgens gevorderd.In de Instellingen delen menu, kunt u wijzigen wie het document kan bekijken.
Lijst met mensen die toegang hebben tot het document.Let op de Eigenaar instellingen onderaan de pagina. Deze instellingen zijn alleen beschikbaar voor de eigenaar van het document. Hiermee kunt u beperken wat bijdragers kunnen doen met het document.
Van de Het delen van instellingen menu, selecteer Verandering om opties voor het delen van links te bekijken.
Van de Instellingen delen menu, selecteer Wijzigen om andere opties weer te geven.Hier is een beschrijving van elk van de opties:
Selecteer als u specifieke mensen wilt toestaan het document te bekijken Opslaan, wat je terug zal brengen naar de Instellingen delen menu. Typ de e-mailadressen van de personen die toegang hebben tot het document onderaan het menu, onder Mensen uitnodigen.
Van de Instellingen delen menu in Google Documenten, voer eenvoudig de e-mailadressen in van de mensen die toegang tot uw document nodig hebben.Als u toegang wilt geven aan een grote groep specifieke mensen, kiest u Iedereen met de link van de Zichtbaarheidsopties. kiezen Opslaan terugkeren naar de Instellingen delen menu. Van de Instellingen delen menu, kunt u de koppeling naar het document markeren en delen via e-mail, sociale media of een sms-bericht.
Van de Instellingen delen menu, markeer de link om te delen. Kopieer en plak de link om te verspreiden naar iedereen die toegang tot het document nodig heeft.Wilt u weten hoe u een Google-document openbaar kunt delen op internet? Het is gemakkelijk in Google Documenten. Als u toegang wilt geven aan iedereen of een Google-document wilt insluiten op een webpagina, kiest u Openbaar op internet van de Zichtbaarheidsopties. kiezen Opslaan om terug te keren naar het menu Instellingen delen. In het menu Instellingen voor delen kunt u de koppeling naar het document markeren en delen via sociale media om iedereen toegang te geven tot uw document.
In dit gedeelte leert u hoe u Google Documenten kunt delen met meer controle door bijdragers in te stellen. Er zijn er vier Medewerkeropties die de specifieke mensen die u deelt een Google-document geeft met verschillende niveaus van toegang tot het document. De eigenaar van het document kan andere personen machtigen om de eigenaar van het document te bekijken, erop te reageren, het te bewerken of de eigenaar van het document te worden.
Om de te bekijken Medewerker opties, selecteer de Delen knop in de rechterbovenhoek van uw document. Klik gevorderd. In de Deel instellingen menu, specifieke personen of groepen uitnodigen via e-mailadressen of e-mailcontactgroepen.
Bij het invoeren van deze adressen, de Medewerker opties worden zichtbaar. Als u op de pijl-omlaag naast het potloodpictogram bij elke naam klikt. Hier kunt u kiezen uit de volgende opties: Kan bewerken, kan reageren, of kan zien.
Zodra u op de pijl naast de potloodoptie klikt, kunt u de Collaborator-opties wijzigen in het vervolgkeuzemenu.Hier is een beschrijving van elke optie:
Met deze Collaborator-optie kunnen andere personen het document bewerken. Bijdragers kunnen tegelijkertijd in een document in realtime werken, dus het is niet nodig om e-mails heen en weer te e-mailen.
Elke editor die in het document werkt, wordt zichtbaar als pictogrammen in de rechterbovenhoek van het scherm, naast de Comments knop. Elke bijdrager heeft een andere kleur rond zijn pictogram en het gedeelte van het document dat ze momenteel bewerken, heeft ook een cursor met dezelfde kleur als het pictogram.
Met deze Collaborator-optie kan een persoon met wie het document wordt gedeeld in Google Documenten, het document bekijken en opmerkingen maken, maar het document op geen enkele manier wijzigen. Deze optie is handig wanneer u feedback op een project zoekt, maar u wilt niet dat informatie zonder uw medeweten wordt gewijzigd.
Als u een opmerking wilt plaatsen bij een document, markeert u de specifieke tekst waarop u opmerkingen wilt plaatsen en klikt u met de rechtermuisknop om te selecteren Commentaar. U kunt ook de sneltoets gebruiken Ctrl-Alt-M, of de Comments knop in de rechterbovenhoek van het scherm naast Delen. De eigenaar van het document ziet de gemarkeerde secties en de opmerkingen aan de rechterkant van hun scherm.
Als u anderen alleen een document wilt laten zien, selecteert u de Kan zien keuze. Deze optie is vooral handig om een sjabloon te distribueren die door anderen moet worden gebruikt. Door de Collaborator-optie in te stellen op Kan zien, medewerkers worden gedwongen om Een kopie maken van het document om wijzigingen aan te brengen, waardoor wordt gewaarborgd dat niemand de sjabloon rechtstreeks kan wijzigen.
Een vierde Collaborator-optie, Eigenaar, is alleen beschikbaar als u al een document in Google Documenten met iemand anders hebt gedeeld. Nadat het document is gedeeld, wordt de naam van de eigenaar weergegeven in de Wie heeft toegang lijst op de Instellingen delen menu.
U kunt de Is-eigenaar-aanduiding overbrengen naar een andere bijdrager in Google Documenten.Met deze optie voor laatste eigenaar kunt u het eigendom van het document overdragen aan iemand anders. Het wordt weergegeven in het vervolgkeuzemenu naast de namen van medewerkers als u eigenaar bent van het document.
Selecteer de Is eigenaar optie om het eigendom van het document te wijzigen in Google Documenten.De maker van het document is standaard de eigenaar. Als het eigendom van het document wordt overgedragen aan iemand anders, zijn er enkele dingen die de maker van het document niet meer kan doen, zoals:
Medewerkers met de Kan reageren of Kan bewerken mogelijkheid om opmerkingen over een gedeeld document achter te laten in Google Docs. Een opmerking kan de eigenaar van het document de opdracht geven om een eenvoudige spelfout op te lossen, of kan een dialoog openen over een bepaald gedeelte van het document.
Als u een opmerking aan een gedeeld Google-document wilt toevoegen, markeert u het gedeelte van het document waarop u een opmerking wilt plaatsen. Het kan een bepaald woord, een specifieke zin of een hele alinea zijn. Nadat u het gedeelte hebt gemarkeerd, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Commentaar.
Wanneer u de tekst markeert waarop u een opmerking wilt plaatsen, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Commentaar.Rechts van het scherm verschijnt een tekstvak met uw naam om uw opmerking in te voeren.
Boven aan het document verschijnt een tekstvak zoals hierboven. Typ in dit vak en klik Commentaar.Als iemand een opmerking over uw document schrijft, kunt u een dialoog beginnen door op hun opmerking te reageren. Onder de opmerking verschijnt een tekstvak met de tekst Antwoord. Hier kunt u uw reactie typen.
Om een reactie te beantwoorden, klikt u in het opmerkingenvak en het type in het tekstvak onderaan.Als de opmerking een eenvoudige oplossing is waarvoor geen reactie vereist is, kunt u de vereiste aanpassingen in het document aanbrengen en de opmerking markeren als opgelost door op de knop te klikken. oplossen knop naast de opmerking. Door een opmerking op te lossen, is de opmerking verborgen. Als u de opmerking opnieuw wilt openen, klikt u op Commentaar knop in de rechterbovenhoek van het document.
Zelfs nadat een opmerking is opgelost, kunt u deze opnieuw bekijken. Klik op de Comments knop in de rechterbovenhoek van uw document.
Gebruik de Re-geopend link om opgeloste opmerkingen opnieuw te openen in gedeelde Google-documenten.Als u opgeloste opmerkingen opnieuw wilt openen, klikt u op de blauwe heropeningskoppeling naast het document. De opmerkingen worden terug in het document toegevoegd.
We bespreken hoe u een Google-document deelt met de juiste meldingen in dit gedeelte. U kunt bijdragers automatisch op de hoogte stellen via e-mail wanneer een wijziging wordt aangebracht in een gedeeld document. Deze functie is handig als u aan een document werkt en uw bijdragers moet informeren over uw bewerkingen.
Open uw document. Zorg ervoor dat uw document wordt gedeeld met ten minste één andere persoon.
Klik op de Comments knop in de rechterbovenhoek van het document. Klik op de meldingen knop eronder.
Klik op de meldingen om een notificatie-vervolgkeuzemenu te zien.Nadat u op de knop hebt geklikt meldingen knop, een vervolgkeuzemenu wordt weergegeven met uw meldingsopties.
Selecteer uw meldingenopties in het vervolgkeuzemenu.U kunt de meldingsopties wijzigen in het vervolgkeuzemenu in uw gedeelde Google-document met deze instellingen:
Als u e-mailmeldingen naar iedereen wilt verzenden met wie het document wordt gedeeld, selecteert u de Allemaal keuze. Dit is een goede keuze wanneer een document door een team wordt geschreven.
Als u alleen een e-mailmelding naar uzelf wilt verzenden wanneer een opmerking is gemaakt of het document is gewijzigd, selecteert u de Alleen van jou keuze. Dit is een goede keuze als u de hoofdauteur bent en feedback moet beoordelen, maar de reviewers hoeven elkaars opmerkingen niet te zien.
Als u e-mailmeldingen wilt uitschakelen, selecteert u de Geen keuze. Dit is een goede keuze als het niet belangrijk is dat u snel opmerkingen en bewerkingen ziet.
Als u e-mailmeldingen inschakelt, ontvangt u een e-mail met een samenvatting van meldingen wanneer deze worden gemaakt. Ga naar je inbox om de melding te bekijken. Zie het onderstaande voorbeeldbericht:
Ga naar je e-mailinbox om je e-mailmeldingen van je gedeelde Google-document te bekijken.Soms moet u een bijdrager uit een document verwijderen. Dit kan gebeuren wanneer een teamlid het team verlaat en geen toegang meer heeft tot het document. Ga als volgt te werk om een bijdrager uit een gedeeld document te verwijderen in Google Documenten.
Notitie: Alleen de eigenaar van een document kan bijdragers aan een document toevoegen of verwijderen.
Zorg er eerst voor dat u in een document werkt dat bijdragers heeft.
Begin bij de Instellingen delen menu vanuit uw document. Je ziet een X naast elke naam in de Wie heeft toegang lijst.
Klik op de X om een bijdrager van uw gedeelde document te verwijderen.Als u een bijdrager uit uw gedeelde document wilt verwijderen, klikt u op X vervolgens de naam van de persoon. De naam van de persoon verdwijnt uit de lijst.
Door het in realtime te bewerken in Google Documenten, kunt u met iedereen samenwerken, overal, zonder verwarring of gedoe. Neem dit voorbeeld van een school. Ze gebruiken Google Documenten als hun ochtendaankondigingen.
Leraren kunnen aankondigingen toevoegen aan de pagina voor specifieke evenementen en alle docenten kunnen hun projectors gebruiken om de aankondigingen tegelijkertijd in de homeroom weer te geven. Dit bespaart tijd en ergernis. Boven aan de pagina kunt u de andere docenten zien die momenteel de aankondigingen bewerken of bekijken en zelfs zien welk deel van het document ze live bewerken..
De ochtendaankondigingen zien er ongeveer zo uit wanneer ze eraan werken.
Hier kunt u zien hoe het eruitziet wanneer meerdere personen tegelijkertijd samenwerken aan hetzelfde document in Google Documenten.Er verschijnt een pictogram bovenaan het document voor elke persoon die eraan werkt. De cursors in het document komen overeen met de kleur van de persoon die het document bewerkt.
Met Google Documenten is het eenvoudig om documenten, spreadsheets en presentaties te delen en eraan samen te werken en er zijn een aantal manieren waarop u het kunt gebruiken. Nu u weet hoe u documenten in Google Documenten moet delen en een aantal nuttige instellingen kunt beheren, is het tijd om het te gebruiken.
Hoewel u geen andere nodig hebt om u te helpen bij het bewerken van elk document dat u maakt, kan het delen van documenten in Google Documenten erg handig zijn. Hier zijn enkele voorbeelden van wanneer u zou proberen samen te werken en het delen van documenten in Google Documenten goed te gebruiken:
Als u vragen heeft of een voorbeeld wilt delen van hoe u Google Documenten gebruikt om te delen en samen te werken, laat dan hieronder een reactie achter.
En als u het naar een hoger niveau wilt tillen en uw Google Documenten rechtstreeks in WordPress wilt importeren als berichten of pagina's, neemt u de plug-in WordPress Google Documenten mee voor een ritje!
Noot redactie: dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in 2014. Het is uitgebreid herzien om actueel, nauwkeurig en actueel te zijn door onze medewerkers - met speciale assistentie van Laura Spencer.
Accentsconagua