Gegevens sorteren in Excel-spreadsheets (de juiste manier)

U krijgt dus een Excel-spreadsheet met duizenden rijen binnen, en u realiseert zich dat de gegevens allemaal niet in de juiste volgorde werken. Mogelijk moet u deze sorteren op basis van de namen in een kolom of door gegevens van groot naar klein te sorteren.

Op het eerste gezicht is het sorteren van gegevens een eenvoudige taak in Excel, en de app maakt het eenvoudig sorteren eenvoudig. Er zit echter veel meer kracht in hoe u de gegevens in uw werkbladen kunt sorteren en opnieuw rangschikken. Hier zijn drie Excel-technieken voor het sorteren van gegevens die u in deze zelfstudie zult leren:

1. Sorteer gegevens eenvoudig met slechts een paar klikken.
2. Stel meerdere, trapsgewijze sorteerregels in, zoals alfabetisch sorteren op staat en vervolgens op provincie.
3. Maak volledig aangepaste sorteringen om uw gegevens te bestellen volgens elke regel die u instelt.

Het sorteren van gegevens kan soms ook een beetje gevaarlijk zijn; wat als u alleen een enkele kolom sorteert en de gegevens niet goed worden uitgelijnd? Ik zal je laten zien hoe je dat kunt vermijden. Laten we beginnen.

Gegevens sorteren in uw Excel-spreadsheet (snelle video)

Deze screencast behandelt verschillende technieken voor het sorteren van uw gegevens. Bekijk deze video van drie minuten om deze professionele Excel-workflows snel te leren. We beginnen met een eenvoudige sortering en gaan verder met meer geavanceerde technieken om ervoor te zorgen dat u altijd gegevens kunt sorteren zoals u dat wilt.

 

Lees verder voor een stapsgewijze handleiding over het sorteren van gegevens in Excel-spreadsheets, met behulp van eenvoudige tot geavanceerde technieken.

Voorbeeldgegevens (gratis Excel-werkmap downloaden)

Als onderdeel van deze zelfstudie heb ik een werkmap gemaakt waarmee u kunt werken terwijl u gegevens sorteert. Download de werkmap gratis, en gebruik het tijdens het leren sorteren in Excel. 

1. Een eenvoudige sortering in Excel

Sorteren kan een heel eenvoudig proces met twee klikken zijn om de gegevens in uw spreadsheet te reorganiseren. Laten we leren hoe.

Begin in een Excel-werkmap door in een cel van de kolom te klikken die u wilt sorteren. Zorg er nu voor dat u aan bent de Huis tab van het Excel-lint en zoek de Sorteren en filteren knop helemaal rechts.

De Sorteren & filteren knop leeft aan de rechterkant van het tabblad Home op het lint.

Merk op dat u in de sorteeropties tekst "A tot Z" of "Z tot A" kunt sorteren. Met deze eenvoudige opties worden de Excel-gegevens alfabetisch gesorteerd in beide richtingen, afhankelijk van de optie die u kiest.

Wanneer u gegevens in Excel sorteert, wordt de hele rij gesorteerd. In wezen is de kolom die u selecteert de "sleutel" die Excel gebruikt om te beslissen hoe de gegevens moeten worden gesorteerd, maar elke rij is een record dat bij elkaar moet blijven.

Afhankelijk van de gegevens die u hebt geselecteerd, kunt u alfabetisch of numeriek sorteren. Als uw kolom numerieke waarden heeft, kunt u sorteren van kleinste naar grootste bedragen, terwijl tekstgegevens sorteren op alfabetische volgorde.

In het bovenstaande voorbeeld zijn de sorteeropties gewijzigd omdat ik een kolom met getallen heb geselecteerd.

Het is echt zo eenvoudig om een ​​standaardsoort uit te voeren. Klik eenvoudig binnen een kolom met gegevens, kies een sorteeroptie en Excel herordent de gegevens in een spreadsheet.

Ik heb de gegevens in deze spreadsheet op basis van de client gesorteerd met slechts twee klikken.

Snelle tip: Probeer ook het sorteren door rechts te klikken in een kolom en te kiezen Soort en selecteren hoe u de originele gegevens wilt sorteren.

2. Hoe Niet om uw Excel-gegevens te sorteren

Het is ook belangrijk om te leren over een van de gevaarlijkste manieren om gegevens in Excel te sorteren, een methode die je originele gegevens kan verpesten.

Het probleem doet zich voor als u een grote spreadsheet met gegevens heeft, maar per ongeluk slechts één kolom met gegevens sorteert. Elke rij met gegevens in Microsoft Excel is echt als een record dat hetzelfde moet blijven, in de rij. 

In de onderstaande schermafbeelding heb ik de rijen in kleur gecodeerd, zodat u het gevaar kunt zien van het markeren en sorteren van alleen de gegevens in één kolom.

Ik heb de kleuren in dit voorbeeld met een kleur gecodeerd, zodat we kunnen controleren of onze gegevens correct zijn gesorteerd. De kleuren moeten helemaal over elke rij lopen zonder onderbrekingen als de gegevens correct zijn gesorteerd.

De grote fout die Excel-gebruikers maken, is het selecteren van slechts één kolom bij het sorteren en het kiezen van de onjuiste optie in het volgende venster.

Excel probeert ons zelfs te waarschuwen, met een venster met het label Sorteer waarschuwing. Het pop-upvenster heeft keuzes voor Breid de selectie uit (kies deze!) of Ga verder met de huidige selectie.

Ik heb altijd gedacht dat de keuzes die dit venster u geeft niet helemaal duidelijk zijn. Weet gewoon dat je wilt gebruiken Breid de selectie uit om ervoor te zorgen dat Excel alle kolommen bevat bij het sorteren van de gegevens.

Laten we voor het testen eens kijken wat er gebeurt als we een enkele kolom hebben geselecteerd en de. Hebben gekozen Ga verder met de huidige selectie sorteertype.

Als u de optie Doorgaan met de huidige selectie gebruikt, wordt alleen een enkele gegevenskolom gesorteerd, waardoor uw originele spreadsheet zeker wordt vernietigd.

In de onderstaande schermafbeelding kunt u zien hoe problematisch dit soort type is. Hoewel de Bedrag gefactureerd kolom werd het kleinste tot het grootste gesorteerd, alle andere kolommen bleven op hun plaats. Dit betekent dat onze gegevens niet langer correct zijn.

Zoals u kunt zien in de conflicterende kleuren, zijn alleen de gegevens in de Bedrag gefactureerd kolom is gesorteerd, dus de spreadsheet is nu onjuist.

Samenvattend zijn er twee belangrijke "niet's" als het gaat om het sorteren van gegevens:

1. Begin niet door een enkele kolom in uw spreadsheet te markeren.
2. Gebruik de Ga verder met de huidige selectie optie als u met een enkele kolom werkt, zorg ervoor dat u uw gegevensselectie uitbreidt.

3. Geavanceerde Excel-gegevenssortering

Tot dusverre heeft een eenvoudige sortering ons in staat gesteld om voor één type gegevens te sorteren. Wat als we twee soorten gegevens willen beschouwen in onze sortering?

Wat als we wilden ...

• Sorteer alfabetisch op staat en vervolgens op provincie in een spreadsheet.
• Sorteer alfabetisch op de naam van een klant en vervolgens op elk type project dat we voor hen hebben gedaan.
• Sorteer onze klanten alfabetisch in een lijst en vervolgens per bedrag voor elk afzonderlijk project, van grootste tot kleinste.

Het antwoord op al deze vragen is een geavanceerde sortering, waarmee u meerdere niveaus van sorteergegevens kunt instellen. Laten we door dat laatste voorbeeld lopen met behulp van de voorbeeldgegevens.

Als u aan de slag wilt gaan, klikt u ergens binnen in uw gegevens en zoekt u het Sorteren & filteren optie en kies vervolgens Aangepaste sortering.

Toegang tot geavanceerde sorteeropties door te kiezen Sorteren & filteren> Aangepast sorteren.

In dit venster kunnen we meerdere sorteerniveaus toevoegen. Begin door op de vervolgkeuzelijst naast te klikken Sorteer op en kies een kolom waarop u wilt sorteren.

In mijn geval zal ik kiezen Cliënt uit het vervolgkeuzemenu en verlaat de Sorteer op ingesteld op Waarden, en Bestellen ingesteld op A tot Z. In gewoon Engels, zal dit het Excel-werkblad sorteren op alfabetische volgorde.

Laten we nu klikken Voeg niveau toe. Hiermee wordt een nieuwe rij in de sorteeropties gemaakt en kunnen we een tweede organisatieniveau toevoegen.

Ik kan nu kiezen Bedrag gefactureerd vanuit de tweede vervolgkeuzelijst. De combinatie van deze twee regels begint met sorteren op basis van de naam van de klant en vervolgens met het factuurbedrag voor elk project.

U kunt doorgaan met het toevoegen van zoveel niveaus als u wilt aan dit geavanceerde sorteervenster. De volgorde van de rijen is van belang; u kunt een rij omhoog verplaatsen om eerst te sorteren op het gefactureerde bedrag, bijvoorbeeld, en vervolgens op klant.

Zodra we op drukken OK, Excel zal de spreadsheet sorteren op basis van de regels die we in dit venster hebben gebouwd.

Tip: Voor nog geavanceerdere sortering, probeer het wijzigen van de Sorteer op vervolgkeuzemenu om uw sorteerfunctie te wijzigen in geavanceerde functies, zoals sorteren op basis van de kleur van de cel.

Met geavanceerd sorteren kunt u twee niveaus van gegevensorganisatie in uw spreadsheet bouwen. Als sorteren op één factor niet genoeg is, gebruikt u een geavanceerd sorteerbewerking om meer vermogen toe te voegen.

Samenvatten en blijven leren

Sorteren is nog een andere vaardigheid die spreadsheet-wranglers gereed houden in hun Excel-werkboek. Wanneer u de gegevens in een spreadsheet opnieuw moet weergeven, is het te tijdrovend om regels in een specifieke volgorde te knippen en te plakken, dus sorteren is een must.

Zoals altijd kun je verder bouwen op de vaardigheden die je vandaag hebt geleerd door in meer geweldige Excel-zelfstudies te duiken. Bekijk de onderstaande links:

• Het sorteren van gegevens is een krachtige vaardigheid, maar soms wilt u in plaats daarvan datasets samenvatten en begrijpen met behulp van draaitabellen.
• Hier is een verzameling meeromvattende handleidingen voor het geval u deze vaardigheid van een andere bron wilt leren.
• Leer hoe u met Excel-formules kunt werken in Hoe u uw Excel-formules beheert.

Hoe sorteer je je gegevens? Gebruik je eenvoudige methoden of de geavanceerde sorteertool om elke keer weer een perfecte sortering te maken?