Share
Nadat de Amerikaanse industrieel Charles M. Schwab begin twintigste eeuw zijn fortuin verdiende in de staalindustrie, investeerde hij zijn vermogen in wat werd beschouwd als het meest ambitieuze privé-huis in New York City. Het kostte $ 7 miljoen, en met 75 kamers werd Riverside gebouwd over een volledig stratenblok aan de Upper West Side van Central Park. Nadat Schwab stierf, kreeg de burgemeester van New York, Fiorello La Guardia, de gelegenheid om Riverside permanent te vestigen. Hij weigerde, vond het huis te groot voor een openbaar ambtenaar.
Hoe werd Schwab zo'n rijke man, levend in het meest benijdenswaardige herenhuis van New York? Twee redenen. Ten eerste wist hij een goed idee toen hij er een zag. Ten tweede, dankzij zijn vermogen om een goed idee te herkennen, gebruikte hij een eenvoudig maar effectief systeem om bij te houden wat hij elke dag moest doen..
Aan het begin van de twintigste eeuw werd Schwab benaderd door efficiëntie-expert Ivy Lee. Lee beloofde dat hij de efficiëntie van Schwab drastisch kon verbeteren. Als Lee's systeem werkte, moest Schwab betalen wat hij dacht dat het systeem waard was.
Schwab was het daarmee eens. Hij ontmoette Lee voor een paar minuten, waarin Lee hem een eenvoudige techniek leerde. Het had drie componenten:
Volgens zakelijke kennis was Schwab zo opgetogen over de resultaten van deze techniek dat hij Lee een cheque van $ 25.000 stuurde.
Sommige mensen kondigen dit aan als de geboorte van de takenlijst. De waarheid is dat lijsten al lang onderdeel zijn geweest van de menselijke cultuur. In de oudheid was de wereld georganiseerd rond religieuze overtuigingen en praktijken, en lijsten liggen in het hart van vele grote religies. Denk aan de Torah's Tien Geboden of Boeddha's Vier nobele waarheden. Zoals de Italiaanse romanschrijfster Umberto Eco opmerkte tijdens een interview met de Duitse krant Spiegel:
De lijst is de oorsprong van cultuur. Het maakt deel uit van de geschiedenis van kunst en literatuur ... Waar je ook kijkt in de cultuurgeschiedenis, je zult lijsten vinden. In feite is er een duizelingwekkende reeks: lijsten van heiligen, legers en medicinale planten, of van schatten en boektitels.
Lijsten zijn essentieel voor de menselijke cultuur omdat ze ons helpen de wereld te begrijpen. Lijsten stellen ons in staat om de wereld om ons heen te organiseren, en-belangrijker-onze eigen levens.
Voer de takenlijst in. In de basis is een takenlijst een lijst met taken die u vandaag wilt voltooien.
Het bijhouden van een takenlijst heeft meerdere voordelen. Een takenlijst helpt u om:
Laten we een aantal van deze voordelen eens nader bekijken.
Een takenlijst helpt je op twee manieren gefocust te blijven. Ten eerste, wanneer u een taak hebt voltooid, kunt u zich naar uw actielijst wenden om te zien wat u vervolgens moet doen. Dit voorkomt dat je tijd en mentale energie verspilt door terug te roepen wat er moet gebeuren. U hebt al de beslissing genomen over wat u vervolgens gaat doen. Zoals productiviteitsexpert Brian Tracy ooit zei:
Elke minuut die u in de planning spendeert, bespaart 10 minuten in uitvoering.
Ten tweede, als je weet dat je een takenlijst hebt, kun je je concentreren op de taak die voor je ligt. Je geest dwaalt minder omdat het weet dat alles waar het op moet letten in je to-do lijstje geregeld is. Dit is bewezen door psychologische experimenten.
In hun boek Willpower: herontdekt de grootste menselijke kracht, Roy Baumeister en John Tierney vatten een onderzoek samen waarin deelnemers werden gevraagd om tien pagina's van een roman te lezen.
Sommigen van de groep werden, voordat ze gingen zitten om de roman te lezen, gevraagd belangrijke niet-voltooide projecten in hun leven op te schrijven en een plan te maken voor hoe ze die projecten zouden voltooien. De deelnemers die hiertoe werden gevraagd, concentreerden zich beter op de tekst, ontdekten dat hun gedachten minder dwaalden en gaven een beter begrip van de tekst die ze hadden gelezen.
Baumeister en Tierney concluderen:
Het aanhouden van afleidende gedachten is geen aanwijzing dat het onbewuste bezig is om de taak te voltooien. Het is ook niet het onbewuste dat de bewuste geest knaagt om de taak meteen af te maken. In plaats daarvan vraagt het onbewuste de bewuste geest om een plan maken. De onderbewuste geest kan dit blijkbaar niet alleen doen, maar het knaagt aan de bewuste geest om een plan te maken met details zoals tijd, plaats en gelegenheid. Als het plan eenmaal is gevormd, kan het onbewuste stoppen met het zeuren van de bewuste geest met herinneringen.
Met andere woorden, uw takenlijst fungeert als een geheugenbank. Met een takenlijst kun je alles loslaten wat in de toekomst moet gebeuren, omdat er voor wordt gezorgd. Dan kun je 100% van je aandacht geven aan waar je nu aan werkt.
Hoewel takenlijsten helpen bij productiviteit, zijn ze geen wondermiddel. Onderzoekers bij de productiviteitsapp iDonethis onderzocht de actielijsten van de gebruikers van de app. Ze ontdekten dat 41% van de items op takenlijsten nooit worden voltooid. Om takenlijsten voor u te laten werken, moet u weten hoe u ze op de juiste manier kunt maken en gebruiken.
Nu weet u wat een takenlijst voor u kan doen, laten we eens kijken hoe u ze kunt gaan gebruiken-de goede weg. Volg gewoon deze vijf stappen:
Voordat u een takenlijst kunt schrijven, hebt u taken nodig om deze te vullen.
Je zou, net als Charles Schwab, aan het einde van elke dag achter je bureau kunnen gaan zitten en denken "wat moet ik morgen doen?" Het hebben van deze ruimte om te reflecteren kan nuttig zijn. Maar het probleem is dat je je vaak herinnert wat er moet gebeuren op ongemakkelijke tijden. Misschien herinner je je taken wanneer je midden in de nacht wakker wordt, of wanneer je diep betrokken bent bij een volledig niet-gerelateerd project.
Vanwege de willekeurige manier waarop we onthouden wat we moeten doen, is het een goed idee om een systeem te hebben voor het vastleggen van elke taak waarvan u denkt dat deze moet worden toegevoegd aan uw takenlijst. Dit kan inhouden dat je een kladblok bij je draagt, een notitie-app op je telefoon installeert, of jezelf een e-mail stuurt telkens wanneer je je een taak herinnert. Het belangrijkste is dat uw capture-systeem voor u en uw levensstijl werkt.
Leo Babauta van Zenhabits legt zijn voorkeursmethode uit:
Draag een kleine notebook (of wat voor capture-tool dan ook voor jou) en noteer alle taken, ideeën, projecten of andere informatie die in je opduikt. Haal het uit je hoofd en op papier, zodat je het niet vergeet.
Naast het helpen herinneren van taken, stopt het schrijven van taken hen te zeuren in je achterhoofd. Zoals we van Baumeister en Tierney weten, bevrijdt dit je mentale energie zodat je je beter kunt concentreren op de taak die voorhanden is.
Merk op dat u in dit stadium niet beslist of u de taak wel of niet zult doorlopen. Het is het beste om alle ideeën die je hebt op te schrijven, zelfs voor taken of projecten waarvan je zeker weet dat je er geen tijd voor hebt. Op die manier houd je je geest vrij van mentale rommel, en je zult nooit de spijt krijgen van het denken "wat was dat geweldige project dat ik eerder had bedacht? Ik wou dat ik het opschreef".
Zodra je een vastlegsysteem hebt geïnstalleerd, moet je de taken filteren die je hebt genoteerd. Dat betekent dat u beslist welke taken u eigenlijk moet doen (of wilt doen), en dat zijn gekke ideeën waar u nooit aan toe bent en die projecten voor de toekomst zijn.
Leg elke dag een tijdstip vrij waarop u taken uit uw opnamesysteem overneemt en deze de komende 24 uur in een takenlijst plaatst.
Zorg ervoor dat elke taak specifiek en actiegericht is. Als u niet kunt zien wanneer een taak telt als voltooid, mag deze niet op uw takenlijst staan. Onderzoek toont aan dat het plaatsen van vage taken op uw takenlijst u meer geneigd zal maken om uitstel te geven.
Je moet in staat zijn om door je takenlijst te kijken en te zeggen "ja, dat is gedaan". Hulp nodig bij het instellen van taken die geschikt zijn? Bekijk onze tutorial over SMART-doelen. Taken op je takenlijst zijn tenslotte maar kleine doelen.
U kunt uw eigen systeem ontwikkelen om te beslissen wat u op uw lijst moet houden en wat u moet weggooien. Als alternatief is de Eisenhower Matrix ideaal voor het stellen van prioriteiten. Over prioriteiten praten ...
Je hebt een lijst met items die je wilt voltooien voor de komende dag. Maar wat zou u eerst moeten doen?
Uw takenlijst is pas klaar als u prioriteit geeft aan de taken in de lijst. U kunt dit doen met:
U kunt meer informatie vinden over hoe u dit kunt doen Eet die kikker of gebruik de Uiteindelijke versie aanpak in onze tutorial over het starten met een productieve mindset.
Onderzoek toont aan dat als we ons een onbeperkte tijd gunnen om een taak te voltooien, we er langer over doen om het te doen, en we zullen een slechter werk doen. Zonder deadlines geven mensen toe aan de verleiding om uit te stellen.
Een studie van Dan Ariely en Klaus Wertenbroch ontdekte bijvoorbeeld dat studenten die aan zelfopgelegde deadlines werkten, beter presteerden op papier dan degenen die zichzelf "zolang het nodig was" gaven om de papers te voltooien.
Wanneer u een tijdslimiet instelt, kan het helpen om de Pomodoro-techniek te gebruiken. Deze techniek verdeelt uw werktijd in brokken van 25 minuten. Hoe meer u de techniek gebruikt, hoe beter u kunt inschatten hoe lang een taak moet duren.
Als een taak langer duurt dan twee uur, moet u deze opsplitsen in kleinere taken. Op die manier kunt u beter inschatten hoelang elke taak zal duren en de juiste deadlines instellen.
Nu is uw lijst gereed, u kunt aan de taken werken! Begin met de taak bovenaan je lijst en werk je naar beneden. Als je een taak hebt voltooid, kruist u deze en gaat u verder met de volgende taak.
Houd rekening met het volgende wanneer u uw lijst voltooit:
Gebruik je een takenlijst om productief te blijven? Zo ja, wat doet u om uw lijst zo effectief mogelijk te maken? Welke strategieën heb je in deze tutorial geleerd die je van plan bent te implementeren? We horen graag van u, dus laat het ons weten in de reacties hieronder.
Grafisch krediet: selectievakje ontworpen door Simon Henrotte van het Noun-project.
Accentsconagua