Share
"Het enige dat hetzelfde blijft, is verandering," is een mooie beschrijving van het leven, en het kan volledig ontmoedigend zijn om te proberen de verandering te doorlopen terwijl je productief blijft.
Kleine en grote veranderingen, nieuwe kansen, keuzes in het leven en omstandigheden buiten je controle stapelen zich op om een steeds veranderend landschap te creëren. Het is op dit verschuivende terrein dat je probeert een productief, gefocust leven op te bouwen.
Gelukkig kun je leren om de stabiliteit te behouden, zelfs in het midden van de voortdurende verandering. Het is niet altijd gemakkelijk, maar met een paar belangrijke strategieën is het goed te doen. En hoe meer je het doet, hoe makkelijker het wordt.
Mensen hebben de neiging om veiligheid gelijk te stellen aan voorspelbaarheid. We voelen ons veiliger als we weten wat er gaat gebeuren, zelfs als wat we nauwkeurig kunnen voorspellen niet zo prettig, waardevol of goed is.
Foto van werk in uitvoering van Envato Unstock.Deze rare kleine tweak van de menselijke psychologie is wat mensen drijft om te blijven in demoraliserende, doodlopende situaties in plaats van op zoek te gaan naar verandering en een betere, nieuwe situatie. De veiligheid die je voelt als je kunt anticiperen, voorspellen en zelfs hetzelfde kunt ervaren (zelfs als het vreselijk is) weegt vaak zwaarder dan de angst die je voelt als je geen idee hebt wat er zou kunnen gebeuren..
Het is echter een mythe dat voorspelbaarheid gelijk is aan veiligheid. Hier is een eenvoudig voorbeeld: 77% van de auto-ongevallen vindt plaats binnen een straal van 15 mijl van het huis van de bestuurder. Meer dan de helft gebeurt binnen 5 mijl van het huis van de bestuurder. Een derde gebeurt binnen een kilometer van huis. Onderzoek toont aan dat, omdat automobilisten meer vertrouwd zijn met hun route, ze minder oplettend en minder oplettend worden. Met andere woorden, wanneer u bekende, bekende, voorspelbare "veilige" routes rijdt, wordt u lui.
Je stopt met opletten.
En je crasht.
Het effect van voorspelbaarheid kan in elk deel van het leven hetzelfde zijn. Omdat je je veilig voelt, ontspan je. Je bent gestopt met zo hard te proberen. Je hebt de neiging om uit te monden en een middelmatige, lethargische taak te vervullen in wat je ook aan het doen bent. Omdat de situatie zo bekend, zo voorspelbaar is, voelt u zich veilig en comfortabel; je merkt je eigen luiheid en gebrek aan zorgzaamheid niet.
Gebrek aan verandering leidt tot apathie. Verandering is niet alleen belangrijk omdat het een belangrijk ingrediënt is van groei; verandering is belangrijk omdat het je wakker en levend houdt.
Als je verandering kunt zien als een positieve ervaring, niet als een negatieve, kun je er anders op reageren en de stress die het veroorzaakt verminderen. Het verminderen van je stress helpt je om betere beslissingen te nemen. Als je reageert op verandering met paniek en stress, zul je een negatieve ervaring en negatieve gevolgen van verandering ondervinden. Maar door kalm te zijn, zul je betere beslissingen nemen temidden van verandering, inzicht verkrijgen in plaats van verdedigingen op te zetten. Wanneer je verandering als een bedreiging ziet, wordt het beangstigend. Maar als je verandering ziet als een kans om te leren en te groeien, dan is het dat.
Routines voor boekendes zijn krachtig omdat ze je aan het begin en het einde van je dag normaliteit of voorspelbaarheid en dat gevoel van veiligheid geven. Ongeacht welke vreemdheid u tegenkomt of obstakels waarmee u op uw werkdag geconfronteerd wordt, u hebt iets comfortabels om aan beide kanten op te rekenen. U kunt uw dag beginnen met een zelfvertrouwen en controle, en het gevoel van rust en kalmte beëindigen.
Om routines te gebruiken wanneer u op hobbels onderweg bent, is er één belangrijk punt: houd uw routines eenvoudig genoeg om aan veranderende omstandigheden aan te passen. Bouw uw bookendroutines op acties die u bestuurt, in plaats van op een locatie, tool of resource die u niet beheert. Bijvoorbeeld, in plaats van 'naar de sportschool gaan' een belangrijke stap in je ochtendroutine te maken, verander je het in 'minstens 30 minuten oefenen'. Op die manier kun je je oefening aanpassen aan elke omgeving: naar de sportschool gaan, als dat mogelijk is, of yoga doen of een wandeling maken. Je kunt lezen over de ochtend- en avondroutines en over hoe je routines vaststelt, in deze tutorial:
Door elke stap te herformuleren als een algemene actie in plaats van een specifiek gebruik van een resource of omgeving, verwijdert u afhankelijkheden en kunt u uw bookendroutine behouden, zelfs wanneer u midden in verandering bent: reizen, bewegen of iets anders.
Hoe u omgaat met informatie, uitdagingen, projecten en werk is net zo belangrijk voor uw productiviteit (misschien nog meer) dan de specifieke projecten op uw bord. Door uw aanpak te standaardiseren voor werkcreërende methoden die u kunt gebruiken om elk type probleem op te lossen - kunt u al uw taken met vertrouwen en met een zekere expertise benaderen.
Onthoud de verleiding om uw werkmethodes superspecifiek te maken. Net als bij bookend routines, profiteert u van het generaliseren van uw aanpak. Vaak kunt u uw methoden standaardiseren door ze gewoon opnieuw in te delen.
Bedenk hoe u een nieuw project of een nieuwe taak doorgaans benadert. Maak je aantekeningen? Onderzoek? Ideeën schetsen? Brainstormen met collega's? Neem deel aan vergaderingen? Mindmap-oplossingen en details? Plan je taken of benader ze op prioriteit of urgentie? Neem een lineaire benadering? Of duik in de details?
Begin nu de patronen van hoe je werkt op te merken en trek dan terug om de grotere, overkoepelende foto te zien. Als u bijvoorbeeld aan een ontwerpproject werkt, kunt u tijd besteden aan het leren van alles wat u kunt over uw klant, zijn branche, concurrenten, doelen, enzovoort. Dan zou je kunnen beginnen met het bedenken van grote, brede concepten, en dan die brede ideeën terugbrengen tot een paar die echt lijken te werken. De volgende stap is om de concepten en details te verfijnen in een specifieke ontwerpoplossing.
Wanneer u een stap terugzet, kunt u uw werkaanpak identificeren als een groot patroon dat in vrijwel elk project kan worden herhaald:
Als je de grote patronen in je aanpak ziet, heb je een werkmethodologie voor bijna alles. Een bekend patroon biedt u gereedschappen en een routine waarop u kunt vertrouwen, zelfs bij het omgaan met een nieuwe klant, een nieuw soort werk, meer werk dan normaal, een nieuwe baan, een moeilijke persoonlijke omstandigheid of een ander aantal factoren. U kunt uw typische aanpak gebruiken om elk nieuw obstakel aan te pakken.
Vertrouwdheid helpt ons om ons comfortabeler en veiliger te voelen, waardoor we meer ontspannen zijn en de stress en impact van het omgaan met nieuwe of veranderende omstandigheden kunnen verminderen. Hoe meer je een vertrouwde aanpak, vertrouwde tools en bekende methoden kunt gebruiken om nieuwe obstakels te overwinnen of nieuwe problemen op te lossen, hoe efficiënter en creatiever je zult werken.
Het is verleidelijk om, wanneer je leven of werk in beroering is, te beslissen om je geen moment zorgen te maken over de productiviteit. Het probleem met dit totale productiviteitsverlies is echter dat het echt moeilijk is om opnieuw te beginnen. De productiviteitspatronen die je zo nauwgezet hebt gebouwd, zullen desintegreren als je geen enkele voorwaartse beweging vasthoudt, en dan moet je helemaal opnieuw beginnen.
Het is niet nodig om jezelf harder te duwen dan je zou moeten doen als je te maken hebt met moeilijke situaties of veranderingen. Stel een minimum in. U kunt uw minimale uitvoer instellen met een uitvoerquotum of met een tijdvereiste. Een kunstenaar kan bijvoorbeeld besluiten elke dag een schets of concepttekening te maken. Of een ontwerper kan een tijdsvereiste instellen (misschien een uur of twee per dag) om aan nieuw ontwerpwerk te besteden.
Er zijn twee manieren waarop een minimale uitvoervereiste u te midden van wijzigingen helpt. Ten eerste zorgt het instellen van een minimumoutput ervoor dat uw vaardigheden en productiegewoonten niet degenereren. Je hebt misschien het gevoel dat je werk in deze tijd niet erg creatief of van hoog kaliber is, maar je bent nog steeds je vaardigheden aan het stollen en je vaartuig onder de knie. Ten tweede, het instellen van een minimale outputvereiste geeft je een anker, een ritueel van normaliteit dat je kan helpen geconcentreerd te blijven en vooruitgang te boeken, zelfs als je te maken hebt met een vertragingstijd of een aantal fundamentele zaken verandert.
Er zijn twee werkroutines die u helpen de productiviteit te handhaven, ongeacht wat er nog meer aan de hand is. De eerste is een dagelijkse wrap-up routine. Dit is een reeks taken, communicatie, vastleggen van informatie en pauzeren van projecten die u aan het einde van elke werkdag uitvoert. Misschien heb je een iets langere versie die je voor het weekend doet.
Hier is bijvoorbeeld een routine voor het einde van de dag die ik volg:
Je dagelijkse wrap-uproutine moet misschien compleet anders zijn. Welke taken moet u doen om relevante informatie te delen, eventuele open communicatielussen te sluiten, uw planning bij te werken, losse informatie vast te leggen en het gemakkelijk te maken om uw werk de volgende dag te hervatten? Denk er eens over na, zet die taken in een logische volgorde en maak ze tot uw dagelijkse dagelijkse werkroutine. Dagelijkse wraps helpen u gemakkelijk aan de slag te gaan en voorkomen dat u van de ene dag op de andere in de war raakt.
U kunt ook profiteren van een sluitingsroutine voor afgewerkte projecten. Het maakt niet uit of een project eindigt omdat u het werk hebt voltooid of het project is geannuleerd; een afsluitingsroutine helpt u bij het opruimen en afsluiten van alle informatie en bronnen die bij het project zijn betrokken.
Een sluitingsroutine kan het volgende inhouden:
Sluitingsroutines helpen je om het aantal open lussen in je leven te beperken. Ze helpen u ook om ervoor te zorgen dat u het laatste, benodigde werk aan een project hebt gedaan (u kunt hiervoor indien nodig gespecialiseerde checklists maken) en leren van elke projectervaring en elke klant.
Wanneer u een standaard sluitingsroutine volgt, bouwt u ook langzaam een catalogus met bestanden en een rijke portfolio; je zult in staat zijn om op deze informatie terug te vallen als dat nodig is zonder door een achterstand van niet-gedigitaliseerde documenten en wanordelijke, verouderde projectmaterialen te tasten.
Een solide dagelijks ritme komt van het combineren van de belangrijkste elementen van uw dag op een manier waarop u kunt vertrouwen om een routine te creëren die u kan helpen, zelfs in veranderende omstandigheden en workloads.
Eenvoud is de sleutel tot een goed dagelijks ritme. Er zijn eigenlijk maar twee essentiële elementen: tijdblokken en overgangen.
Tijdblokken vormen de kern van je dag; ze bestaan uit uw standaardroutines, zoals routines voor boekhoudingen, uw primaire werktaken en de gespecialiseerde of geplande items in uw dag, zoals vergaderingen en afspraken.
Uw tijdsblokken kunnen van dag tot dag verschillen, maar als u zich aan een ritme houdt van het verplaatsen van het tijdsblok naar de overgang naar het tijdblok voor de overgang, heeft u een stabiel patroon dat u kunt volgen, zelfs als de ene dag dramatisch verschilt van de volgende dag..
Je overgangen zijn de stukjes van je dag die je van het ene blok naar het andere leiden. Vlotte overgangen leiden tot productieve tijdsblokken. Rommelige, frustrerende overgangen leiden tot stress en maken het moeilijk om je te settelen in je volgende blok.
Goede overgangen zijn opgebouwd uit voldoende tijd, fysieke beweging, mentale rust, voorbereiding en consistentie.
Als vuistregel geef jezelf een minimum van tien minuten tussen de tijdsblokken in. Voeg echter meer tijd toe als je moet reizen of je moet voorbereiden (douchen en kleden, papieren afdrukken, stoppen, etc.) of als het blok dat je beëindigt mentaal belastend is.
Als je hebt zitten, opstaan, rekken of een korte wandeling maken. Doe wat yoga. Doe iets om je spieren in beweging te krijgen en je bloed te laten stromen en dat zuurstof je longen opvult. Regelmatige fysieke beweging zal je helpen beter te werken.
Overgangstijd is wanneer je loslaat wat je net hebt gedaan en jezelf mentaal opruimt om aandacht te schenken aan wat er hierna gaat gebeuren. Lichamelijke beweging helpt je je op je lichaam te concentreren en die mentale afleidingen los te laten. Je kunt ook mediteren, zingen, een klusje doen, een gesprek hebben of iets anders doen dat geestelijk ontspannend en afleidend is om jezelf te helpen je brein te zuiveren.
Organisatie in uw overgangen verwijdert zoveel stress. Wees georganiseerd in wat je doet met al het spul dat bij je eindtijdblok hoort: stop je spullen in je sporttas, of dep je papieren in of maak aantekeningen bij de telefoontjes. Zet de elementen van het blok voor de laatste keer veilig weg, zodat je weet dat je ze de volgende keer snel en eenvoudig kunt krijgen. Besteed een paar minuten aan het 'sluiten' van elk blok, je zult merken dat een geordende set benodigdheden of elementen de volgende keer op je wacht.
Wees consistent met je overgangen, volgens hetzelfde patroon van het sluiten van het laatste tijdblok, voldoende tijd nemen om over te stappen, fysiek te bewegen, jezelf mentaal te laten rusten en de organisatie te onderhouden. Consistentie maakt van uw overgangstijd een ritueel dat uw dag grondt. Je zult beter nadenken en beter werken als je je overgangen waardeert. In plaats van te haasten en te benadrukken, zul je rustig van de ene activiteit of taak naar de andere gaan.
Om het dagelijkse ritme te volgen, gaat u heen en weer tussen een specifiek tijdsblok en een overgangstijd. Dit is een eenvoudige, gefundeerde benadering, maar het zal niet natuurlijk gebeuren; afleidingen zijn er veel. Degenen in je eigen hoofd zullen het hardst schreeuwen. Je gaat aan een taak werken, een andere beslissing nemen, wafel heen en weer en gefrustreerd raken. Klinkt bekend? Ik heb dit zo vaak gedaan. Maar mijn dagen zijn logisch en vallen in een natuurlijke eb en vloed, wanneer ik mijn ritme van tijdblokken en overgangen volg.
De ene dag kan er compleet anders uitzien dan de volgende, voor zover de inhoud van je tijd blokkeert. Maar het ritme van je dag zal hetzelfde blijven, wat betekent dat je continuïteit en controle hebt.
Soms zie je dat je geliefde workflow je tekort schiet of dat je routine uit elkaar valt. Of misschien zijn de tools waar u van afhankelijk bent niet beschikbaar of niet meer toereikend. Crisis komt niet altijd door de deur; soms kruipt het binnen en ontmantelt waar je afhankelijk van bent, en het duurt een tijdje om op te merken dat er iets heel mis is.
De eerste stap vooruit is om de kern van het probleem te identificeren. Is het bijvoorbeeld jouw hele workflow of een bepaald punt dat je pijn doet? Is het je hele routine, of een stap of bron die gewoon niet meer voor jou werkt?
Probeer vervolgens het punt, de stap, het gereedschap of de factor volledig te verwijderen. Als je dat niet in de praktijk kunt doen, doe het dan theoretisch. Stel je voor hoe je workflow, je routine of dit gebied eruit zou zien zonder dit specifieke, lastige element erin. Wat zou niet gedaan worden? Wat zijn de afhankelijkheden? Wat zou er gebeuren in de rest van de workflow of routine?
Nu is het tijd om wat ideeën op te doen. Wat zou u kunnen doen om afhankelijkheden te verwijderen of te verminderen? Wat voor substituut zou je kunnen maken? Welke veranderingen of welke nieuwe tool zou de problemen oplossen die u tegenkomt? Geef een overzicht van de functies, de doelen, het verlanglijstje voor een ideale oplossing. Houd er rekening mee dat het soms de beste oplossing is om de stap of het hulpprogramma te verwijderen door afhankelijkheden opnieuw toe te wijzen, zodat er geen negatieve gevolgen zijn.
Zodra u een duidelijk idee van uw ideale oplossing of vervanging hebt geconstrueerd, bekijkt u de opties. Onderzoek hoe anderen dit probleem hebben opgelost. Bekijk de beschikbare hulpmiddelen. Overweeg suggesties en vergelijkbare oplossingen of vervangingen.
U kunt ook onderzoeken hoe u de storing of zwakte in uw huidige probleempunt kunt aanpassen of omzeilen. Soms is vervanging niet de beste optie; soms is een verandering in volgorde of belang meer geschikt, of in hoe u een tool gebruikt, kunt u de problemen verwijderen en de functionaliteit herstellen.
Als u enkele oplossingen vindt die aan uw behoeften voldoen, probeer ze dan een voor een uit. Stel een tijdslimiet in voor testen. Gebruik uw geconstrueerde functiewensenlijst als een standaard voor acceptatie; bestel functies en behoeften per prioriteit, omdat je misschien niet iets vindt dat aan elke wens voldoet. Weet wat je bereid bent op te geven.
Test gedurende een bepaalde periode; Zodra de tijd om is, kiest u de best passende oplossing, plaatst u deze op zijn plaats en gaat u weer verder. Als wat u hebt gevonden niet ideaal is (het is bijna nooit zo), kunt u nieuwe oplossingen blijven zoeken. Maar houd uw routine of workflow niet op om dit te doen. Gebruik de best passende oplossing die u hebt gevonden en blijf hier een tijdje mee, zodat u vooruit kunt blijven gaan en de productiviteit kunt behouden. Wanneer u een nieuwe lijst met opties heeft onderzocht en samengesteld, kunt u een andere testtijd instellen en uw nieuwe opties uitproberen.
De veranderingen en obstakels van het leven kunnen je vertragen, maar ze zullen je niet laten ontsporen. Gebruik de systemen die je hebt gebouwd. Hang van je routines af. En gebruik strategieën zoals minimale outputs en gestandaardiseerde werkbenaderingen om op-taak te blijven terwijl u omgaat met wat u tegenkomt.
Kalenderpictogram ontworpen door Kokopako van het Noun-project.
Accentsconagua