Share
Of je nu freelance bent of in een bureau werkt, als je een creatieve professional bent, heb je met scope Creep te maken gehad. Het leren voorkomen en beheren van scopekrap is een essentiële vaardigheid voor een succesvolle creatieve professional, omdat het verwoesten van dat bereik naar behoefte kan verwoesten.
Writer and Game Designer Sande Chen legt uit:
Omdat sommige projecten een vertakkend verhaal hebben, betekent dit dat als een deel uit het spel wordt gesneden vanwege productiekosten, dit de hele vertakkingsstructuur zal beïnvloeden en ik zal het verhaal opnieuw moeten herschrijven.
Dit type afhankelijkheid komt veel voor bij allerlei soorten creatief werk; de klant kan vragen wat lijkt op een simpele verandering, toevoeging of verwijdering, maar de creatieve professional moet veel werk verzetten om dit te bereiken zonder de structuur van het project te slopen. Uiteindelijk moest Chen één 'episch verhaal met veel takken' in totaal drie keer herschrijven vanwege dit soort verzoeken. De meeste freelancers kunnen het zich niet veroorloven om het aantal uren weg te geven dat betrokken is bij dat soort huisvestingswerk; en van geen enkele creatieve professional mag worden verwacht dat hij zoveel werk gratis doet.
(Chen is trouwens nu voorzichtig met het opnemen van herschrijvingen in elk contract, maar om het toegestane aantal te beperken.)
Creatieve professionals stellen hun tarieven op twee primaire manieren in: per uur of per project.
Op het eerste gezicht lijkt het gebruik van uurtarieven het gemakkelijk om om te gaan met scopes. Als een klant meer werk vraagt, hoeft u alleen maar uw uren bij te houden en in rekening te brengen. Projecttarieven bieden daarentegen een bepaald project (of deel van een project) dat voor een bepaald bedrag is voltooid. Wanneer extra verzoeken van klanten of wijzigingen binnenkomen, gaat het vaak ervan uit dat ze in die vermelde schatting passen. Dat betekent natuurlijk dat u nu extra werk doet zonder extra geld.
Er zijn twee problemen met het gebruik van een uurtarief om problemen met scopekwesties te voorkomen. De eerste is dat veel klanten de voorkeur geven aan een projectschatting; ze willen het totale budget voor het project kennen. Het tweede probleem is dat timemanagement net zo belangrijk is als financieel management. Als u toestaat dat een project onbeperkt uitbreidt, zelfs als u er extra uren voor in rekening brengt, heeft u weinig tijd over voor andere projecten, nieuwe klanten en interessante kansen. In wezen word je een tijdsslaaf voor het ene sluipende project, en als het eindelijk eindigt, heb je weinig of geen ander werk aan de gang.
De oplossing is om een combinatie van project- en uurtarief te gebruiken. Maak uw projectschatting zoals gebruikelijk en wanneer uw klant wijzigingen of toevoegingen wenst die geen deel uitmaakten van de oorspronkelijke schatting, biedt u aan het werk tegen uw standaard uurtarief te doen. Laat uw klant weten dat u een bepaald aantal beschikbare uren heeft dat u aan het project kunt besteden voor die extra verzoeken.
Er zijn verschillende belangrijke preventietechnieken, die al diepgaand zijn onderzocht, om u te helpen bij het stoppen van de bereikbaarheid voordat deze start.
Een eenvoudige manier om scope creep te beheren, is door een deel ervan te plannen. Het komt vaak voor dat elke creatieveling er op een bepaald moment mee te maken krijgt. Andres Max, UX-consultant en oprichter van Ideaware, merkt op:
In mijn ervaring is scope Creep een deel van meer dan 80% van de projecten waarmee ik heb gewerkt. Het is een van de grootste vijanden van het houden van een project op tijd en binnen het budget.
Rosie Brown, voormalig freelance fotograaf en huidige creatieve projectmanager bij Sterling Communications, beveelt deze methode aan:
We nemen mentaal altijd een extra ontwerpstap mee. Een klant heeft misschien een klein budget en denkt dat hij of zij niets hoeft te veranderen - 'Ik vertrouw op je ontwerpen', zegt hij. Maar iedereen heeft een visie en twee centen, dus reken er gewoon over in uw prijzen en in uw planning en sta voor feedback. Het beste scenario is dat de klant echt blij zal zijn met uw eerste (of scoped) ontwerp en geen bewerkingen heeft en u kunt hem aangenaam verrassen met een lagere factuur.
Door een extra stap in het project toe te voegen, misschien als herzieningen of aanpassingen, kunt u reageren op sommige van die onvermijdelijke klantverzoeken of het project aanpassen aan feedback zonder meer uren aan te rekenen. Als de uren niet nodig zijn, mag je het project inleveren voor een lagere dan kostprijs. Zorg er wel voor dat u de tijd bijhoudt die in die extra stap wordt gestopt, en vertel uw klant wanneer deze is opgebruikt dat er om het uur extra herzieningen of verzoeken in rekening worden gebracht.
Dus je hebt zoveel mogelijk met preventie gedaan, inclusief een extra stap in je schatting, en nu ben je ruim op het project. Uw klant e-mails met een ander verzoek, maar deze keer weet u dat het werk gaat toevoegen dat verder gaat dan uw geschatte vergoeding. Tijd voor wat clientcommunicatie op pro-niveau met behulp van scripts, vragen en opties.
Een script betekent in dit geval een reeks vooraf bepaalde regels die u gebruikt bij het reageren op clientaanvragen, in plaats van een reeks computeropdrachten. Als u de neiging hebt om zenuwachtig te worden wanneer u onderhandelt met klanten of als u te maken hebt met een bijzonder opdringerige client, kunnen scripts u helpen uw kalmte en uw inkomen te behouden.
Kent u het verhaal van Bartleby the Scrivener? "Ik zou liever niet" is misschien wel het meest krachtige script dat er is. U kunt iets meer toevoegen aan uw scripts. Hier zijn een paar voorbeelden:
Gebruik deze of schrijf je eigen. Onthoud ze en bewaar ze op uw computer en gebruik ze waar nodig in persoonlijke gesprekken, telefonisch of via e-mail. De kracht van het script zit in de herhaling. Als je hetzelfde script gebruikt, of een kleine variatie, elke keer dat het gesprek "een klein verzoek" plaatsvindt, zal je cliënt (uiteindelijk) leren dat je reactie niet zal veranderen. Door vast te houden aan dezelfde bewoordingen en een consistente boodschap, kunt u voorkomen dat u "ja" zegt onder druk of angst, en het helpt uw cliënt om te begrijpen dat u echt meent wat u zegt. Herhaling werkt.
Vragen zijn uw volgende communicatiemiddel. Het gebruik van vele, vele specifieke vragen, vanaf het allereerste begin van de klantrelatie, helpt u de behoeften en prioriteiten van klanten te definiëren, zodat u weet wat zij verwachten. De eenvoudigste manier om een cliënt te frustreren en jezelf pijn te doen, is ervan uitgaan dat je elkaar begrijpt.
Rob Waite, mede-oprichter van Hostpipe, beveelt een diepe duik aan het begin van de klantrelatie of project:
Ik leid een detectiesessie met elke potentiële nieuwe klant om te achterhalen wat de algemene doelstellingen zijn voor het bedrijf en werk met hen samen om strategieën te ontwikkelen voor de korte, middellange en lange termijn. Dit bouwt tijd en vertrouwen op bij onze klanten, en de diepe duik betekent dat ik ook potentiële problemen kan doorgronden die we tegenkomen bij het samenwerken. Het is een betaalde sessie, gevolgd door een uitgebreid rapport en een actieplan voor de korte, middellange en lange termijn.
Door een eerste vraag-en-antwoordsessie een deel van uw werkstroom te maken, kunt u de miscommunicatie en onduidelijke verwachtingen voorkomen die er vaak voor zorgen dat een project verstrikt raakt in extra verzoeken en lopende wijzigingen.
Er is niets mis met simpelweg een stevig "nee" uithalen en het liefdevol aan uw klant overhandigen. Maar misschien wilt u niet per se het gewenste werk weigeren; je moet gewoon ervoor zorgen dat je ervoor wordt gecompenseerd. Met opties kunt u uw cliënt de keuzevrijheid geven en tegelijkertijd uw tijd en inkomsten beschermen. Wanneer een verzoek binnenkomt, maakt u een of / of optie en deelt u deze met uw klant.
Hier zijn een paar voorbeelden:
Wanneer het verzoek binnenkomt, is het jouw taak om:
Je staat open voor aanvullende verzoeken en ideeën zonder jezelf te onderwerpen aan tijd- en geldbeperkingen buiten de oorspronkelijke overeenkomst. Uw cliënt behoudt het gevoel van controle over het project, terwijl u de autonomie behoudt die u nodig hebt voor uw werk.
Hoe groter en complexer een project is, des te waarschijnlijker zal de scope niet alleen maar kruipen, maar sprinten naar eerder onbekende grenzen. Gebruik fases, prioriteiten en eindpunten om uw project onder controle te houden.
Mijn algemene vuistregel is dat elk project dat vijf uur of langer duurt, wordt opgesplitst in fasen. Deze fasen zijn misschien alleen bekend voor mij (afhankelijk van hoe gemakkelijk ik ze kan communiceren met mijn klant). De meeste klanten lijken echter meer op hun gemak als ze meer weten: wat te verwachten, wanneer te verwachten en wat daarna te verwachten.
Het hebben van fasen biedt u een eenvoudige manier om uitgebreid extra werk op te nemen, voor extra kosten. Wanneer een nieuw idee of verzoek binnenkomt, reageer dan door:
Brown deelt hoe haar bedrijf fasen gebruikt:
We omarmen altijd hun feedback, maar we volgen op met vragen wat er nodig is voor deze fase. Veel klanten bedenken enkele geweldige ideeën waarvan we de creatieven wilden dat ze hadden bedacht toen we de scope aan het uitbouwen waren. Dat betekent niet dat die ideeën moeten worden neergeschoten. In plaats daarvan schrijven we alles op en vragen we wat er nodig is om dit project af te maken en wat kan wachten tot een later stadium.
Je kunt ook per fase vragen om betalingen, zodat je nooit een groot deel van het project onbetaald krijgt nadat je er uren aan hebt geïnvesteerd. Dankzij fases kunnen uw klanten eenvoudig begrijpen waar u aan werkt nu en wanneer je aan de volgende fase werkt.
Wanneer u een verzoek ontvangt dat het budget aanzienlijk zou wijzigen of de deadline zou verleggen zoals eerder overeengekomen, is het tijd om uw klant te vragen een keuze voor u te maken.
Klanten realiseren zich vaak niet wat een enkele verandering zal beïnvloeden in termen van het algehele ontwerp, de benodigde resources, de benodigde tijd en het benodigde budget en de afhankelijkheden. Wanneer u hen helpt de gevolgen van een verandering in termen van hun prioriteiten te zien, zijn ze uitgerust om slimmere keuzes te maken.
Eindpunten zijn zo belangrijk in creatief werk, omdat, zoals wij allemaal creatieve pro's weten, het nooit echt is gedaan. Er is altijd ruimte voor verbetering. Er wachten echter nog andere projecten. Een manier hebben om projecten of fasen af te ronden, het een dag te noemen en door te gaan naar het volgende ding is belangrijk voor rente en inkomen.
Zorg ervoor dat elke fase van een project een duidelijk gedefinieerd eindpunt bevat dat wordt geaccepteerd door zowel u als uw klant. U kunt ook een eindpunt instellen als een limiet, of een vooraf bepaald aantal uren dat u bereid bent in een bepaald project of een bepaalde fase te plaatsen. Zo voorkom je dat je hele bedrijf wordt verbruikt door één project of klant, met het risico andere kansen te missen.
Scope creep is niet iets om te negeren.
Creatief werk is van nature subjectief en moeilijk te definiëren. Daarom is het zo belangrijk dat wij, als creatieve professionals, leren hoe we onszelf, ons werk, onze creatieve energie en onze klanten kunnen beschermen tegen de langzame marteling van steeds uitdijende projecten.
Als u uw werk doet op het gebied van preventie en een aantal van deze scope-creep-managementtechnieken klaarlegt, kunt u fantastisch werk doen, uw klanten tevreden houden en uw projecten op schema houden.
Graphic Credit: Over Time icon ontworpen door iconsmind.com, GB van het Noun Project.
Accentsconagua