Share
Excel is geweldig, maar als je probeert om erachter te komen hoe je Excel alleen kunt gebruiken, kun je alleen zover komen omdat het niet intuïtief is. Maar als u de technieken en tips in deze zelfstudie gebruikt, kunt u uw werk sneller en zonder veel stress doen.
Leer hoe u Excel-formules, berekeningen, filtering, gegevensmanipulatie, werkstroomefficiëntie en meer kunt toepassen. Hier zijn een dozijn Excel-technieken en functies die u moet kennen.
Voordat je begint, ga je gang en download je het gratis Excel-bestand-werkblad. Er zijn meerdere bladen opgenomen in het bestand, een voor het oefenen van elk van de twaalf Excel-technieken. Bekijk de volledige handleiding van de screencast hierboven of doorloop de stapsgewijze geschreven versie hieronder.
Elke formule moet begin met een gelijkteken. Als u geen gelijkteken hebt, zal Excel de berekening niet uitvoeren; het zal alleen weergeven wat je hebt getypt. Het is Excel's manier om te zeggen: "Hé, bereken dit." Denk aan het resultaat van uw formule als wat er aan de linkerkant van het gelijkteken moet staan als u potlood en papier gebruikt.
En waar schrijf je een formule? Schrijf het in de cel waar je het antwoord wilt laten verschijnen. Raadpleeg het 'eenvoudige' blad in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Voorbeeld: voeg de waarden toe van B2, B3 en B4 en zet het totaal erin B6
In B6, voer deze formule in:
= B2 + B3 + B4
Eenvoudige formuleDruk vervolgens op invoeren om het resultaat te krijgen. Als u niet op drukt invoeren (of klik op de kleine vinkje net er boven kolom A), er zal niks gebeuren.
Simpele formule ingevoerdAftrekken, vermenigvuldigen, delen en exponenten werken op dezelfde manier. Gebruik voor het grootste gedeelte de symbolen die u normaal gebruikt of verwijs naar deze grafiek:
| Operatie | Symbool |
|---|---|
| toevoeging | + |
| aftrekking | - |
| Vermenigvuldiging | * |
| Divisie | / |
| Exponent | ^ (voorbeeld: B5 ^ 2 is de waarde van B5 in het kwadraat) |
| Groter dan | > |
| Minder dan | < |
| Groter dan of gelijk aan | > = |
| Minder dan of gelijk aan | <= |
| toetreden | & |
Als u een berekening wilt uitvoeren die iets meer is betrokken dan een eenvoudige formule, voegt u een functie in uw formule in. Excel heeft er ongeveer 400, dus je zult waarschijnlijk een aantal vinden dat je nodig hebt. Er zijn functies voor bedrijven, statistieken, financiën, datum en tijd, tekst, documentinformatie en meer.
De syntaxis van alle functies is:
= NAAM FUNCTIE (...)
U begint altijd met een gelijkteken als de functie aan het begin van een formule staat, vervolgens de naam van de functie en vervolgens een reeks haakjes. Er staat meestal iets tussen de haakjes, maar niet altijd.
Voorbeeld: zoek het totaal en het gemiddelde van een kolom met getallen. Raadpleeg het blad 'Functies' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Voer in B10 de functie in:
= SOM (B2: B8)
Voer in B11 de functie in:
= GEMIDDELDE (B2: B8)
Som en gemiddelddruk op invoeren om de resultaten te krijgen.
Som en gemiddeld resultaatStel dat u een formule boven aan een kolom schrijft en de formule in de kolom opnieuw wilt gebruiken (of u heeft een formule aan het begin van een rij en wilt de formule opnieuw gebruiken in de rij). In plaats van handmatig kopiëren en plakken, gebruikt u de Automatisch aanvullen functie om er snel van te kunnen werken en de formule automatisch aan te passen. Je kan ook gebruiken Automatisch aanvullen om automatisch maanden of dagen van de week in te voeren.
Gebruiken Automatisch aanvullen, zoek naar de kleine stip in de rechterbenedenhoek van de huidige cel. (Als u meerdere cellen hebt geselecteerd, delen deze een gemeenschappelijke punt.) Wanneer u de muisaanwijzer op de punt plaatst, verandert de aanwijzer in een dradenkruis. Sleep vervolgens de draadkruis langs de kolom of over de rij.
Voorbeeld: doe eenvoudige vermenigvuldiging in D2, dan Automatisch aanvullen naar beneden D8. Raadpleeg het blad 'Automatisch aanvullen' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Schrijf de eerste formule zoals u normaal zou doen.
Formule automatisch aanvullenVoer de formule in. Klik indien nodig opnieuw op D2. Rol de muisaanwijzer over de zware stip in de rechterbenedenhoek van de cel en de muisaanwijzer wordt een vizier.
Muis wordt een draadkruisSleep het dradenkruis naar beneden kolom D, of gewoon Dubbelklik. De kolom heeft de juiste formules en de juiste resultaten in de kolom.
Dubbelklik om de kolom te selecterenU kunt Excel als een kleine database gebruiken, rijen met gegevens alfabetisch of numeriek sorteren en alleen de gewenste gegevens filteren. Het werkt het beste wanneer kolommen kopteksten hebben, zoals Voornaam, Achternaam enzovoort.
Het belangrijkste om te onthouden is niet doen selecteer een kolom vóór het sorteren. Dat zal de kolom onafhankelijk van de rest van de gegevens sorteren, en dat is waarschijnlijk niet wat u wilt. Wanneer u in een kolom klikt, is Excel slim genoeg om te weten wat u doet.
Als het op filteren aankomt, heeft Excel geweldige automatische hulpmiddelen.
Voorbeeld: Sorteer een lijst op achternaam, stad of andere kolom, in oplopende of aflopende volgorde. Raadpleeg het blad 'filter en sorteer' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Eenvoudig sorteren in ExcelKlik op een cel in de Achternaam kolom. Op de Huis tabblad van de Lint, Klik Sorteren en filteren, kies dan A tot Z of Z tot A. Probeer dit met een van de andere kolommen.
Je hebt misschien gemerkt dat je kunt filteren vanuit hetzelfde drop-down menu.
Voorbeeld: filter nu de lijst om alleen adressen te tonen Alaska en Californië.
Klik ergens binnen het gegevensgebied en vanuit de Sorteren en filteren menu, kies Filter.
Eenvoudig filterZodra u dat doet, merkt u dat de kolomkoppen drop-down pijlen krijgen. Nu:
FilterboxDe lijst toont nu alleen de rijen voor die twee toestanden. Als u wilt, sorteert u de statussen A tot Z. Hiermee worden alle Alaska-rijen boven de rijen in Californië gegroepeerd (gemarkeerd in de screenshot hieronder).
Als u het filter wilt wissen, klik op de vervolgkeuzepijl op de Staat kolom opnieuw en kies Filter wissen.
Filter wissenU kunt de vervolgkeuzepijlen op dezelfde manier verwijderen als op de pijlen: klik op de Sorteren en filteren menu en kies Filter, nog een keer.
Als u veel gegevens hebt, vooral als deze van ergens zijn geïmporteerd, zoals een webformulier, heeft u mogelijk dubbele rijen. Excel kan de duplicaten verwijderen en stelt u in staat te bepalen hoe soortgelijke rijen moeten zijn om als duplicaten te worden beschouwd.
Voorbeeld: gebruik adresinformatie om te bepalen welke rijen duplicaten zijn. Raadpleeg het blad 'verwijder duplicaten' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Wanneer we dit voorbeeldbestand doorbladeren, zien we dat er drie identieke rijen zijn waar de naam Samantha Carter is: de gegevens in alle kolommen zijn identiek, dus we weten dat het dezelfde persoon is die drie keer wordt vermeld. Er zijn ook twee rijen waar de naam Sharon Valeri is, maar alle andere informatie is anders, dus we weten dat dit twee mensen zijn met dezelfde naam.
Selecteer zowel Sam als Sharon Zorg ervoor dat u ergens in het gegevensgebied klikt. Dan in de Gegevens tabblad van de lint, Klik Verwijder duplicaten.
Dialoogvenster Duplicaten verwijderenLaat alle selectievakjes geselecteerd. Op deze manier beschouwt Excel rijen alleen als duplicaten als alle kolommen identiek zijn.
Klik OK. Het vertelt ons dat twee duplicaten zijn verwijderd, en dat is wat we verwachtten. Als we naar beneden scrollen, zien we dat twee van de drie Samantha Carter-records zijn verwijderd en dat beide Sharon Valeri-records blijven.
Duplicaten verwijderdAls u een kolom met gegevens hebt die u in meerdere kolommen moet splitsen, gebruikt u de Tekst naar kolommen commando. Houd er rekening mee dat het niet perfect is omdat het je geest niet kan lezen, dus je moet misschien wat handmatige opruimactie uitvoeren.
Voorbeeld: een kolom met volledige namen splitsen in afzonderlijke kolommen voor voor- en achternaam. Raadpleeg het blad 'splitsen' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Hier hebben we vergelijkbare gegevens als in voorgaande voorbeelden. Merk op dat drie mensen in de lijst drie namen hebben, dus zullen we twee lege kolommen nodig hebben.
Voeg eerst twee lege kolommen rechts van in kolom A:
Plaats de muis aanwijzer op de kop van kolom B, dus het wordt een naar beneden wijzende pijl. Sleep naar rechts, dus kolommen B en C zijn gekozen.
Excel-kolommen selecterenKlik met de rechtermuisknop en selecteer invoegen vanuit het pop-upmenu. Omdat je twee kolommen had geselecteerd, heb je nu twee lege kolommen.
kiezen alle namen in kolom A. (Snelle manier: klik de eerste erin A3, druk vervolgens op Ctrl + Shift + Pijl-omlaag. Dan scroll terug naar de top.)
Op de Gegevens tab, selecteer Tekst naar kolommen. Kiezen afgebakend, dan klikken volgende.
Tekst naar tabs kolommenKiezen Ruimte als het enige scheidingsteken. Het behandelen van opeenvolgende scheidingstekens als één wordt standaard geselecteerd, dus laat dat. Blader door de lijst om de namen te zien die zich in drie kolommen zullen uitstrekken.
Tekst-naar-tabs-kolommenbereikKlik volgende, dan klikken Af hebben. Kolom A zullen nu alleen voornamen hebben, kolom B zal voornamen hebben, en kolom C zal drie namen hebben die overlopen zijn.
Splits namenU kunt deze drie namen handmatig bewerken verwijder kolom C, welke leeg zou moeten zijn.
Excel doet het goed om ook de andere kant op te gaan: als u meerdere kolommen heeft en er een wilt bijvoegen. Er zijn een aantal manieren om dit te doen, maar ik zal je de eenvoudigste laten zien, namelijk het gebruik van een formule. Raadpleeg het blad 'Lid worden' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Zoals je hierboven hebt gedaan, voeg je daarna een nieuwe kolom in kolom B. Plaats de muis aanwijzer op de hoofd van kolom C dus de muisaanwijzer wordt een naar beneden wijzende pijl...
Voeg een nieuwe kolom in... selecteer vervolgens invoegen vanuit het pop-upmenu. Geef de nieuwe kolom een titel van Voor-en achternaam.
Klik in cel C3 bovenaan de nieuwe kolom om de eerste formule te doen. Om het begrijpelijker te maken, doen we het met een kleine fout en herstellen we het.
Aangezien we celinhoud willen toevoegen, geen getallen toevoegen, is de operator die moet worden gebruikt een ampersand. Dus maak de formule:
= A3 en B3
Formule verbindenMaar wanneer u het invoert, worden de voor- en achternaam samen gepropt, zonder een spatie ertussen. Dus verwijder het. Herschrijf de formule opnieuw, maar met een ander item inbegrepen:
= A3 & "" & B3
Door een spatie in de dubbele aanhalingstekens te plaatsen, moet de formule letterlijk een spatie bevatten.
Formule verbinden met ruimteinvoeren het en Automatisch aanvullen naar de bodem.
Automatisch aanvullenHier zijn enkele snelle manieren om getallen op te maken (dollars, procent, etc.) en werkbladen (kleuren, lettertypen).
Raadpleeg het blad 'Formatteren' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
De getallen in dit werkblad moeten komma's bevatten om duizenden te scheiden, maar hebben geen decimalen nodig. Misschien wilt u dollartekens toepassen op de eerste rij, de Totale rij en de Totaal kolom. De laatste kolom is ook opgemaakt als decimalen, maar moet eruit zien als percentages.
Selecteer de bovenste rij met nummers via de Totaal kolom.
Houd de toets ingedrukt Ctrl-toets en selecteer over de Totaal rij onderaan (de bovenste en onderste rijen moeten nu beide worden geselecteerd).
Selectie opmakenKlik op het lint op de Dollarteken knop of druk op Ctrl + Shift + $. Dat geldt voor dollartekens, komma's en decimalen. (We verwijderen de decimalen in een minuut.)
Selecteer nu alle getallen ertussen en klik op de Komma stijl knop of druk op Ctrl + Shift + !. Dat geldt voor komma's en decimalen.
Als u alle decimalen wilt verwijderen, selecteert u alle cijfers in het blad behalve de Percentage kolom aan het eind en klik op de Decimaal verlagen knop twee keer.
Excel-opmaak - decimalen verkleinenLaten we nu percentages toepassen.
Selecteer alle nummers onderaan de % van totaal kolom en klik vervolgens op de % teken of druk op Ctrl + Shift +%.
Als u wilt, klikt u op de Verhoog decimaal knop één of twee keer indrukken.
Percentages toepassenOm het blad te formatteren, zijn er drie manieren om dit te doen:
Voor snelheid zijn hier de tweede en derde methode.
Selecteer alle kolomkoppen en klik op het lint op Celstijlen. Kies er een.
Excel-celopmaak van celstijlenDoe hetzelfde voor de rijkoppen.
Excel-header opmaak van celstijlenMaak een paar keer ongedaan.
Klik nu Formaat als tabel en kies een ontwerp.
Klik OK in het dialoogvenster dat verschijnt. Merk op dat de kolommen uitklappijlen hebben, zodat je ze kunt filteren.
Als een kolom te smal is, hebt u mogelijk tekst die is afgekapt of getallen die worden weergegeven als hekjes. Als een regel te kort is, kunt u deze mogelijk niet lezen. Raadpleeg het blad 'rijen en kolommen' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Het aanpassen van de kolombreedte en rijhoogte werkt in principe op dezelfde manier: plaats de muisaanwijzer rechts of onder aan de rij of kolom zodat de muisaanwijzer een tweekoppige pijl wordt en sleep tot de rij of kolom de gewenste grootte heeft . Of je kan Dubbelklik om de rij- of kolomgrootte automatisch te bepalen. (Dit werkt op dezelfde manier in Windows File Explorer in detailweergave.)
Windows Verkenner kolom breedte rij hoogteEr zijn twee manieren om pagina-einden te maken:
Als u handmatig een pagina-einde wilt invoegen, selecteert u de rij- of kolomkop waar u de pagina wilt laten breken en vervolgens vanuit de Tabblad Pagina-indeling van het lint, klik op de Onderbreekt de selectie en selecteer Pagina-einde invoegen.
Pagina-einde invoegenGebruik de knop om pagina-einden aan te passen Pagina-einde voorbeeld.
Klik op de Pagina-einde voorbeeld pictogram in de rechterbenedenhoek en sleep de lijnen. Gestippelde lijnen zijn automatische pagina-einden, en als u pagina-einden invoegt, zullen die lijnen degelijk zijn.
Pas pagina-einden aanAls u werkbladen wilt invoegen, verwijderen, verplaatsen of hernoemen, gebruikt u de tabbladen in de linkerbenedenhoek van het scherm.
Deze werkmap heeft slechts één blad, genaamd Sheet1. Om het te hernoemen:
Werken met vellenOm een nieuw, leeg vel in te voegen, Klik de Ronde Plusteken naast het tabblad.
Om het blad te dupliceren:
Klik op de driehoekLaat de muis eerst los. Je ziet een nieuw blad met dezelfde naam en een "(2)"Erna.
Je nieuwe blad is gemaaktU kunt de vellen naar elke gewenste positie slepen. Vellen worden verwijderd waar je de naar beneden wijzende driehoek ziet.
Als je een lang blad hebt, is het gemakkelijk voor een kolomkop om uit beeld te scrollen, maar er is een functie om dat te voorkomen. Wanneer u een lang blad afdrukt, moet u ervoor zorgen dat de kolomkoppen boven aan elke pagina worden weergegeven. Doe dit niet door te kopiëren en te plakken. Dat wordt een nachtmerrie.
Raadpleeg het blad 'headers' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Klik in dit blad op cel A3, die net onder de rij kolomkoppen staat. Dan in de Uitzicht tab van het lint, klik Panelen bevriezen. En selecteer Panelen bevriezen uit de vervolgkeuzelijst.
Selecteer Zet Panes vastNu kun je op en neer scrollen over het vel en nog steeds de kopteksten zien.
U kunt de panelen op dezelfde manier ontdooien: klik Panelen bevriezen, selecteer vervolgens Panelen ontvriezen uit de vervolgkeuzelijst.
Dit heeft echter geen effect op het afdrukken. Om kolomkoppen op elke pagina af te drukken:
Selecteer de headersOm te zien dat het werkt, gaat u naar Afdrukvoorbeeld: Bestand> Afdrukken of druk op Ctrl + P.
Klik op de paginatabbladen onderaan om door de pagina's te bladeren en de kopteksten te zien.
Blader door de koppenExcel heeft verschillende functies die beslissingen kunnen nemen over welke waarde moet worden weergegeven. Deze zijn allemaal gebaseerd op de ALS-functie. Als u er eenmaal bekend mee bent, zal het gemakkelijker voor u zijn om de complexere te gebruiken.
De IF-functie heeft drie argumenten:
Wanneer een functie meerdere argumenten heeft, scheidt u deze met komma's. Dit is dus de syntaxis:
= IF (voorwaarde om te testen, wat te retourneren indien waar, wat moet worden geretourneerd als false)
Raadpleeg het blad 'Functies' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Voorbeeld: we hebben een lijst met bestellingen geplaatst door mensen in verschillende staten. Als een bestelling afkomstig is uit New Jersey, moet u een omzetbelasting van 7% toepassen. Als een bestelling ergens anders vandaan komt, moet u geen belasting betalen.
Aan de top van de Belastingkolom (H3), voer deze formule in:
= IF (C3 = "nj", G3 * .07, "")
Dit betekent:
ALS Function-resultatenAutomatisch aanvullen naar de bodem. De meeste cellen in de kolom Belasting zijn leeg en advertenties die geen omzetbelasting hebben, omdat die rij wordt weergegeven NJ in de Staat kolom, zoals hieronder getoond.
Vergelijkbaar met de ALS-functie, vinden de SOMMEN en GEMIDDELDEIF-functies de som en het gemiddelde van een bereik van cellen waar een bepaalde waarde of voorwaarde bestaat.
De functies krijgen drie argumenten:
De syntaxis van de twee functies zijn dezelfde, verschillende namen, maar dezelfde argumenten:
= SOMM (bereik om in te kijken, waarde om te kiezen, bereik om toe te voegen)
= AVERAGEIF(bereik om in te kijken, waarde om te kiezen, bereik om toe te voegen)
Raadpleeg het blad 'SUMIF' in het gratis Excel-bestand voor deze oefening.
Voorbeeld: zoek het totaal van alle bestellingen naar Californië en de gemiddelde volgorde van Kona.
Aan de onderkant van de Verkoop kolom, in G203, voer deze formule in om het totaal van bestellingen naar Californië te vinden:
= SOM.ALS (C3: C201, "ca", G3: G201)
Dit betekent:
Voeg de waarde van de kolom toeGebruik nu dezelfde techniek om het gemiddelde van alle verkopen van Kona te vinden.
Ga in G204 en voer deze formule in:
= GEMIDDELDE.ALS (D3: D201, "kona", G3: G201)
Dit betekent:
Gemiddeld de kolomDit zou het resultaat moeten zijn:
EindresultaatLeren hoe Excel te gebruiken is de moeite waard. Met deze technieken en tips kunt u meer van de krachtige, tijdbesparende functies van Excel in uw eigen spreadsheets gebruiken. Oefen de lessen hierboven en werk vervolgens aan het opnemen van deze technieken in uw workflow.
Accentsconagua