Share
Hoeveel tijd besteedt u wekelijks aan e-mail? Als je op de meesten van ons lijkt, is het antwoord ... uur. Schattingen variëren van exact hoeveel tijd de gemiddelde werknemer uitgeeft aan e-mail, maar één ding is zeker. De tijd die aan e-mail wordt besteed, is tijd die niet aan andere taken is besteed.
In één onderzoek schatten deelnemers dat ze meer dan zes uur per dag besteedden aan persoonlijke en zakelijke e-mail. Volgens de studie, gepubliceerd door Reuters in augustus 2015 begonnen sommige deelnemers hun e-mail te checken voordat ze uit bed kwamen. Dat is veel tijd besteed aan e-mail.
Wat als u een deel van de uren die u aan e-mail besteedt kunt terugvorderen? Is er een manier om minder tijd aan e-mail te besteden?? Ja dat is er.
Een reden waarom zoveel tijd wordt besteed aan e-mail is omdat velen van ons niet leren om de tijdbesparende functies van ons e-mailsysteem te gebruiken. Gmail heeft bijvoorbeeld veel ingebouwde snelkoppelingen die het gebruik van e-mail gemakkelijker maken en u een hoop tijd besparen.
Sneltoetsen voor Gmail-toetsen besparen tijd en verbeteren uw workflow. (grafische bron) In deze zelfstudie leer je hoe je Gmail-snelkoppelingen kunt activeren en gebruiken om tijd te besparen. Ik deel ook een aantal snelkoppelingen die specifiek zijn voor uw desktopcomputer.
Je vraagt je misschien af, is het het waard? Kunnen sneltoetsen echt tijd besparen?
Als u veel tijd besteedt aan e-mail, zoals veel kleine bedrijven dat doen, kan de bespaarde tijd aanzienlijk zijn.
Volgens recente statistieken samengesteld door DMR, ontvangt de gemiddelde kantoormedewerker 121 e-mails per dag. Laten we die figuur als voorbeeld gebruiken. Als u zoveel e-mails per dag ontvangt, kan slechts één minuut besparen op het verwerken van elke e-mail twee uur bespaarde tijd per dag betekenen of twaalf uur bespaarde tijd per week. Voor een eigenaar van een klein bedrijf met veel verantwoordelijkheden kan het besparen van een paar uur per dag betekenen dat er meer tijd wordt besteed aan werk dat loont.
Stel dat u bijvoorbeeld drie processen wilt uitvoeren voor een e-mail die u heeft ontvangen:
Als u deze taken zonder snelkoppelingen hebt uitgevoerd, moet u het volgende doen:
U kunt daarentegen dezelfde taken sneller uitvoeren met behulp van de volgende sneltoetsen:
Voor sneltoetsen om echt tijd te besparen, moet je ze onthouden. Dat lijkt misschien een hele klus wanneer je je realiseert dat er letterlijk tientallen Gmail-snelkoppelingen zijn.
Geen paniek. U hoeft niet elke Gmail-snelkoppeling te kennen die er is om tijd te besparen. Richt u gewoon op het leren van de snelkoppelingen voor de bewerkingen die u het vaakst uitvoert en u zult nog steeds veel tijd besparen.
Voor minder vaak gebruikte snelkoppelingen drukt u een overzicht van de snelkoppelingen af en bewaart u deze ter naslag bij uw computer.
Laten we vervolgens eens kijken hoe u Gmail-snelkoppelingen kunt activeren.
Voordat we kijken hoe Gmail-snelkoppelingen kunnen worden geactiveerd, zijn er een paar Gmail-snelkoppelingen die altijd zijn ingeschakeld. Hier is een korte lijst met snelkoppelingen om aan de slag te gaan met:
| Wanneer je wilt… | Doe dit… |
| Verplaats achteruit en vooruit door lijsten | Gebruik de omhoog en naar beneden pijltjestoetsen |
| Selecteer informatie | Gebruik de invoeren sleutel |
| Kopieer ontvangers naar een e-mail | druk op Ctrl + Verschuiving + c van de Nieuw bericht scherm |
| Voeg blindelings geadresseerden toe aan een e-mail | druk op Ctrl + Verschuiving + b van de Nieuw bericht scherm |
| Wijzig het verzonden van adres (als u meer adressen hebt ingesteld) | druk op Ctrl + Verschuiving + f |
| Verplaatst de cursor naar het hoofdvenster | druk op Verschuiving + Esc |
De meeste andere snelkoppelingen werken niet, tenzij u ze activeert. In de onderstaande stappen leert u hoe u Gmail-snelkoppelingen kunt activeren.
Klik op de instellingen pictogram in de rechterbovenhoek van het hoofdscherm van Gmail. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
Klik op het pictogram Gmail-instellingen.Klik op de instellingen optie in het vervolgkeuzemenu om de instellingen scherm.
Open het scherm Instellingen.De Toetsenbord sneltoetsen optie is naar het midden van het scherm, dus scroll naar beneden totdat je het kunt zien. De standaardinstelling is dat de snelkoppelingen worden uitgeschakeld.
De standaardinstelling voor Gmail is Sneltoetsen voor toetsenbord uitschakelen.Selecteer de schakelknop voor de Toetsenbord snelkoppelingen aan keuze.
Schakel de sneltoetsen in voor het toetsenbord.Vergeet niet om naar beneden te scrollen instellingen scherm en klik op de Wijzigingen opslaan knop.
Wijzigingen opslaan om ze toe te passen.Je Gmail-snelkoppelingen zijn nu actief.
Als u het meeste uit uw Gmail-snelkoppelingen wilt halen, moet u weten hoe u ze kunt gebruiken. Hier zijn drie soorten snelkoppelingen die u tijd kunnen besparen:
Laten we elk type sneltoets afzonderlijk bekijken. Hieronder heb ik een aparte sneltoets tabel gemaakt voor elk type snelkoppeling.
Om een van deze tabellen te gebruiken, voert u de actie uit die wordt aangegeven in de Doe dit kolom. De Activering vereist? Kolom geeft aan dat de Toetsenbord sneltoetsen optie moet aan staan om de snelkoppeling te gebruiken.
Voor sommige sneltoetsen moet Gmail Conversation View zijn ingeschakeld voordat u de snelkoppeling kunt gebruiken. Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over het inschakelen van de gespreksweergave:
Notitie: Als u een pop-upblokkering gebruikt in uw webbrowser, schakelt u deze uit voordat u Gmail-snelkoppelingen gebruikt.
Laten we de verschillende sneltoetsen voor Gmail bekijken. Voor uw gemak heb ik elk type snelkoppeling in tabelopmaak vermeld die u kunt gebruiken als uw eigen Gmail snelkoppelingen cheatsheet.
Gebruik samenstellingssnelkoppelingen om een nieuw bericht samen te stellen of om een bestaand bericht te beantwoorden of door te sturen. De volgende tabel bevat de snelkoppelingen waarmee u tijd kunt besparen bij het opstellen van een bericht.
| Wanneer je wilt… | Doe dit… | Activering vereist? |
| Open een nieuw berichtvenster bovenaan het hoofdscherm van Gmail | Type c vanuit het hoofdscherm van Gmail | Ja |
| Open een nieuw berichtvenster | Type Verschuiving + c van het hoofdscherm van Gmail | Ja |
| Open een nieuw berichtvenster op een nieuw browsertabblad | Type d vanuit het hoofdvenster van Gmail. | Ja |
| Open een spatie om te antwoorden op het huidige bericht onder aan het bericht | Type r in de gespreksweergave | Ja |
| Open een nieuw antwoordvenster bovenop het huidige bericht | Type Verschuiving + r in de gespreksweergave | Ja |
| Open een spatie om alle ontvangers van het huidige bericht onder aan het bericht te beantwoorden | Type een in de gespreksweergave | Ja |
| Open een nieuw antwoordvenster om alle ontvangers van het huidige bericht bovenop het huidige bericht te beantwoorden | Type Verschuiving + een in de gespreksweergave | Ja |
| Stuur het huidige bericht door | Type f in de gespreksweergave | Ja |
| Stuur het huidige bericht vanuit een nieuw venster door | Type Verschuiving + f in de gespreksweergave | Ja |
| Sla het bericht dat u opstelt op als concept op uw computer | Type Ctrl + s vanuit een bericht dat je aan het componeren bent | Ja |
| Verzend het bericht dat u aan het opstellen bent | druk op tab + invoeren | Ja |
Gebruik snelkoppelingen in het snelmenu voor inbox om uw berichten te ordenen. De volgende sneltoets geeft een lijst met snelkoppelingen om u te helpen bij het indelen van uw inbox.
| Wanneer je wilt… | Doe dit… | Activering vereist |
| Archiveer het gesprek | Type e | Ja |
| Zet een ster bij het gesprek | Type s | Ja |
| Laat zien dat een gesprek in het Postvak Prioriteit belangrijk is | Type + vanuit de conversatieweergave | Ja |
| Selecteer een gesprek | Type X | Ja |
| Laat zien dat een gesprek in het Postvak Prioriteit onbelangrijk is | Type - vanuit de conversatieweergave | Ja |
| Verplaats een gesprek naar de map Prullenbak | Type # | Ja |
| Open een bericht | Type O van het hoofdscherm van Gmail met een geselecteerd bericht | Ja |
| Verzend berichten in een gesprek rechtstreeks naar de archieven, tenzij ze aan u zijn geadresseerd | Type m | Ja |
| Open de labels menu | Type l | Ja |
| Verplaats een gesprek naar een ander label of naar de prullenbak | Type v van het hoofdscherm van Gmail met een geselecteerd bericht | Ja |
| Markeer een bericht als gelezen | druk op Verschuiving + ik van het hoofdscherm van Gmail met een geselecteerd bericht | Ja |
| Markeer een bericht als ongelezen | druk op Verschuiving + u | Ja |
| Archiveer het huidige gesprek en ga naar het vorige | Type vanuit het bericht | Ja |
| Archiveer het huidige gesprek en ga naar het volgende gesprek | Type vanuit het bericht | Ja |
| Meld een spam-bericht | Type ! | Ja |
| Archiveert uw gesprek en gaat naar de volgende | Type Y + O | Ja |
| Selecteer alle e-mail in het huidige label | Type * + een vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
| Deselecteer alle e-mail | Type * + n vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
| Selecteer alle gelezen e-mail | Type * + r vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
| Selecteer alle ongelezen e-mail | Type * + u vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
| Selecteer alle berichten met ster | Type * + s vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
| Selecteer alle niet-sterrende mail | Type * + t vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
Gebruik snelkoppelingen naar sneltoetsen om snel naar verschillende delen van het Gmail-systeem te gaan. De volgende tabel bevat een overzicht van navigatiesnelkoppelingen.
| Wanneer je wilt… | Doe dit… | Activering vereist? |
| Ga naar het zoekvak | Type / | Ja |
| Ga naar de lijst met berichten | Type k | Ja |
| Ga naar het vorige gesprek | Type j | Ja |
| Ga naar het volgende postvak IN | Type ' vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
| Ga naar het vorige gedeelte van de inbox | Type ~ vanuit het hoofdvenster van Gmail | Ja |
| Keer terug naar de inbox of een lijst met gesprekken | Type u vanuit een bericht | Ja |
| Verplaats de cursor naar de Chat Zoeken doos | Type q | Ja |
| Zie de Meer acties drop-down menu | Type . | Ja |
| Ga naar het eerste pictogram op de Gmail-werkbalk | Type , | Ja |
| Ga naar de Alle mails scherm | Type g + een | Ja |
| Ga naar een lijst met alle gesprekken met ster | Type g + s | Ja |
| Ga naar je contactenlijst | Type g + c | Ja |
| Ga naar je conceptenlijst | Type g + d | Ja |
| Ga naar het zoekvak van het label | Type g + l | Ja |
| Ga naar je inbox | Type g + ik | Ja |
| Ga naar je Verzonden e-mail scherm | Type g + t | Ja |
Er zijn een paar snelkoppelingen die niet in een categorie passen. Hier is een voorbeeld: u kunt op drukken Esc om de cursor uit het huidige veld te verwijderen.
E-mail hoeft geen grote tijdverspiller te zijn voor de eigenaar van een klein bedrijf. Je kunt de hoeveelheid tijd die je aan Gmail besteedt verkorten door Gmail-toetsenbordsnelkoppelingen te leren en te begrijpen wanneer je ze moet gebruiken.
Lees deze zelfstudies voor meer informatie over het gebruik van e-mail in het algemeen en Gmail specifiek:
Veel succes met het optimaal benutten van deze Gmail-snelkoppelingen! Je kunt je eigen tips voor Gmail-tijdwinst delen in de onderstaande opmerkingen.
Accentsconagua