Share
Heb je een donzige verzameling van "dingen om te doen" in je gedachten die je afleiden van het werk dat je zou moeten doen? Vergeet u ooit om belangrijke taken uit te voeren? Of heb je het gevoel dat je in verantwoordelijkheden verdrinkt? Als dat zo is, ben je niet de enige. Overweldigen is zo'n algemeen verschijnsel in de wereld van vandaag dat productiviteitsexperts systemen hebben ontwikkeld om ermee om te gaan. Een van de meest populaire is Getting Things Done (GTD). Laten we eens kijken hoe het werkt-en hoe je het in je eigen leven kunt implementeren.
In de jaren twintig zat de in Lituaniaans geboren afgestudeerde student Bluma Zeigarnik in een restaurant-zoveel mogelijk afgestudeerde studenten doen-nadenken over wat je moet schrijven in haar proefschrift. Ze merkte dat de obers een talent hadden om complexe bestellingen te onthouden. Hierdoor konden ze het juiste voedsel aan de juiste tafels leveren en cheques indienen nadat de klanten hun maaltijden hadden voltooid.
Zeigarnik merkte ook op dat zodra een bestelling was voltooid en betaald, het uit de geest van de ober leek te vallen. Als een klant terugkwam met een vraag over een maaltijd die ze in het restaurant hadden gehad, worstelden de obers om het te herinneren.
Van het observeren hiervan ontwikkelde Zeigarnik een theorie: onze mentale energie wordt aangetrokken door onvolledige taken. Als een taak eenmaal is afgehandeld, laten we deze voor wat het is. Laboratoriumstudies bevestigden de these van Zeigarnik. Het idee dat onze aandacht wordt afgeleid door onvolledige taken werd bekend als het Zeigarnik-effect.
David Allen, de maker van het GTD-systeem, noemt deze taken die ons 'open lussen' afleiden. Allen definieert open lussen als:
alles dat onder onze aandacht trekt dat niet hoort waar het is, zoals het is.
Open lussen, zegt Allen, kunnen to-do lijstitems zijn zo groot als "honger in de einden van de wereld" of zo klein als "elektrische puntenslijper vervangen". Het punt is dit:
Zelfs [mensen] die niet bewust 'gestrest' zijn, zullen onveranderlijk meer ontspannen, beter gefocust en meer productieve energie ervaren als ze effectiever leren om de 'open loops' van hun leven te beheersen.
In essentie is GTD een systeem voor het regelen van open lussen, zodat u zich beter kunt concentreren op de taak die voor u ligt. Het is duidelijk dat je niet in staat bent om alle open lussen in je leven te voltooien-per slot van rekening heeft nog niemand een bruikbare oplossing voor de honger in de wereld gevonden. Maar het geeft je gemoedsrust dat je op de een of andere manier te maken hebt met alle open lussen. En omdat u hierdoor productiever wordt, zult u er uiteindelijk meer van sluiten.
Als je GTD gebruikt, zal elke open lus in je leven een plaats hebben. In feite is het een archiefkast voor al je open lussen. Sommige van uw bestanden-of open lussen-zal worden opgeborgen zodat u later op een geschikt moment terug kunt keren. Anderen worden in de bovenste la geplaatst, zodat u ze zo snel mogelijk kunt openen en aanpakken.
Bovendien biedt GTD ook een systeem om te beslissen wat je vervolgens moet doen. Dus in plaats van te worden afgeleid door de gedachte: "Wat moet ik nu doen?", Weet u altijd de volgende actie die moet worden ondernomen.
Het volledige GTD-systeem wordt verkend in het boek van David Allen Dingen gedaan krijgen. Een artikel als dit kan de basisstructuur ervan beschrijven, maar dat is meer dan voldoende om u op weg te helpen.
Klaar om de basis te leren? Laten we dan ingaan.
De eerste fase van het GTD-systeem is om uw open lussen te verzamelen. U kunt dit doen met een reeks hulpprogramma's, ook wel verzamelbakken genoemd. Uw verzameling emmers kunnen zijn:
Veel open lussen die je verzamelt, komen uit je eigen gedachten. Andere zullen extern zijn, zoals een e-mail of telefoontje van een klant.
De verzamelfase werkt volgens drie basisprincipes:
- Elke open lus moet in je verzamelsysteem zitten en uit je hoofd.
- Je moet zo weinig verzamelbakken hebben als je kunt krijgen.
- Je moet ze regelmatig legen.
Elke open lus in uw verzamelsysteem houden is van vitaal belang. Het maakt niet uit hoe triviaal of overweldigend een taak lijkt, schrijf het op als het je bezig houdt. Anders leidt het je af. Allen schrijft:
Wanneer weet je hoeveel je nog in je hoofd hebt om te verzamelen? Alleen als er niets meer over is. Als een deel van je zelfs maar vaag weet dat je het niet allemaal hebt, kun je niet echt weten welk percentage je hebt verzameld.
De verzamelbakken die u kiest, zijn aan u en op basis van uw persoonlijke omstandigheden. Het is echter de moeite waard om in gedachten te houden dat e-mail in het bijzonder multifunctioneel is. Er is niets dat u stopt met het verzenden van e-mails met taken die moeten worden voltooid in plaats van een afzonderlijke app om ze op te schrijven.
Laten we nu kijken naar hoe u uw verzameling emmers kunt legen als u ze eenmaal hebt ingevuld.
Zoals we in de inleiding opmerkten, is het onmogelijk om al je open loops te voltooien. Dus als je dat niet kunt do alle taken die u hebt genoteerd, hoe kunt u uw verzamelbakken leeg houden? Volgens Allen is dit deel van het GTD-proces 'misschien wel de meest kritische verbetering die ik heb gemaakt voor vrijwel alle mensen met wie ik heb gewerkt'. Er zijn verschillende substappen voor dit proces.
Wanneer u een item uit een van uw verzameling emmers haalt om het te verwerken, vraagt u eerst: 'Wat is het?'
Dit is vooral handig voor items die afkomstig zijn van andere mensen-zoals e-mails en brieven. Alleen door uit te zoeken wat ze zijn, kun je beslissen welke taken je moet doen om de open lus te sluiten of dat je er überhaupt iets aan moet doen..
Als u deze vraag "nee" beantwoordt, kunt u een van de drie dingen doen om het artikel te verwerken:
Als het antwoord 'ja, in de toekomst' is, moet u het item verwerken als u een automatische herinnering wilt instellen, zoals een waarschuwing in uw agenda, voor wanneer er actie moet worden ondernomen.
Voor elk van de bovenstaande uitkomsten hebt u het item behandeld en het kan uit uw verzamelsysteem worden verwijderd.,
Opmerking: de kans bestaat dat de meeste items in uw verzameling emmers niet verder komen dan deze stap. Het is de belangrijkste stap van het GTD-proces, omdat je hierdoor open lussen kunt "parkeren" in plaats van ze je aandacht te laten blokkeren.
Als het antwoord "ja, zo snel mogelijk" is, dan kunt u doorgaan naar stap 2c.
U hebt besloten dat u actie moet ondernemen. Nu moet je beslissen wat die actie zal zijn.
De actie moet de volgende logische actie om de open lus te sluiten. Als er maar één actie nodig is, gaat u verder met stap 2d.
Als het sluiten van de lus meer dan één taak vereist, hebt u twee dingen nodig:
Opmerking: een projectenlijst is een lijst met open loops waarvoor meer dan één taak moet worden voltooid. Allen beveelt aan om een projectenlijst bij te houden als een manier om de open lussen waar je nog aan werkt te volgen. Nadat alle subtaken van een project zijn voltooid, kan deze uit de projectlijst worden verwijderd.
Deze fase is om jezelf af te vragen: "Kan ik deze taak voltooien in één actie die minder dan twee minuten duurt?"
Kleine taken als deze zouden kunnen zijn:
Als het antwoord op deze vraag "ja" is, ga je gang en voltooi je de actie. Als dat niet het geval is, gaat u verder met de volgende stap.
Vraag je nu af: "Moet ik dit doen, of kan ik het aan iemand anders delegeren?"
Als u de taak kunt delegeren, doet u dat. Als het iets is dat u zelf moet doen, gaat u verder met de volgende stap.
Uw taak wordt nu toegevoegd aan een van de volgende twee plaatsen:
Tot dusver in deze zelfstudie bent u een volgende actieslijst en een projectenlijst tegengekomen. Wat zijn deze lijsten, in praktische termen? Volgens Allen zijn lijsten:
een soort van hernieuwbare reeks herinneringen, die lijsten kunnen zijn op notebookpapier of in een computerprogramma of zelfs bestandsmappen die afzonderlijke stukjes papier bevatten voor elk item.
Als je minder dan 30 items op je volgende actieslijst hebt staan, kun je meteen doorgaan naar stap 4.
Als u (net als de meeste mensen) echter aanzienlijk meer dan 30 items op uw volgende actieslijst hebt staan, is het een goed idee om uw lijst te organiseren.
U kunt uw lijst op twee manieren ordenen: op basis van context en op prioriteit. Het is een goed idee om uw lijst eerst op basis van de context te ordenen en vervolgens elke contextsublijst die u met prioriteit maakt, te ordenen.
Als u uw lijst per context wilt ordenen, vraagt u zich af: "Waar moet ik zijn om deze taak uit te voeren?" Contexten kunnen fysieke locaties zijn, zoals op uw kantoor, thuis of in de supermarkt. Ze kunnen ook specifieke situaties bevatten, zoals 'e-mails verwerken', 'bellen' of 'tijdens de wekelijkse teamvergadering'.
Voor elke potentiële context maakt u een sublijst met de volgende acties.
Organiseren door context betekent dat wat je ook doet, je naar je volgende actieslijst kunt kijken en zien wat je moet doen.
Allen biedt beperkte richtlijnen voor het prioriteren van taken. Hij beveelt aan de vraag te stellen:
Gezien [mijn] context, tijd en energie beschikbaar, wat [mij] de hoogste uitbetaling zal geven?
Zijn andere advies is om de taken die je doet te beschouwen in termen van je levensdoelen op de lange termijn in plaats van constant op zoek te gaan naar vuren die je kunt blussen. Dit is vergelijkbaar met de aanpak van de Eisenhower-matrix, waarmee u prioriteiten kunt stellen voor taken op basis van hun urgentie en belangrijkheid.
U kunt ook uw takenlijst een prioriteit geven met behulp van de Eet die kikker methode, die pleit voor het doen van de taak die u minst wil eerst doen. Het idee is dat het krijgen van de ergste taken uit de weg zorgt voor een uitbarsting van productieve energie.
Of je kunt Mark Forster's proberen Uiteindelijke versie, waar je taken prioriteert op wat je het meest als een lijst ziet doen, en dus waar je de meeste energie voor hebt.
U kunt meer informatie vinden over Eet die kikker en Uiteindelijke versie in stap 3 van deze zelfstudie Business Tuts.
Nu u uw volgende lijst met acties hebt gemaakt en u de lijst hebt georganiseerd op basis van context en prioriteit, bent u klaar om aan het werk te gaan.
Vergeet niet dat je ook taken hebt die in je agenda worden weergegeven, dus wacht hier ook op.
Als iets je afleidt of je focus verstoort, noteer het dan en voeg het toe aan je verzameling emmers. Op die manier kunt u het later verwerken.
De laatste fase van GTD is herzien jouw lijsten. Drie soorten beoordelingen zijn de sleutelwoorden:
Tijdens uw wekelijkse beoordeling moet u het volgende doen:
Dat is het GTD-systeem in een notendop. Probeer het eens en kijk of het parkeren en het sluiten van je open lussen je focus verbetert?
Graphic Credit: Loop ontworpen door P.J. Onori van het Noun Project.
Accentsconagua