Accentsconagua
Share
Een vriendelijke herinneringsmail kan een effectief hulpmiddel zijn bij het runnen van uw bedrijf. Maar de meesten van ons weten niet zeker hoe goede herinneringsmails moeten worden geschreven.
We willen niet als opdringerig of onvriendelijk overkomen, maar we willen onze boodschap op de juiste manier overbrengen. Het belangrijkste is dat we willen dat de e-mailontvanger de taak uitvoert waaraan we ze herinneren. Het vinden van de juiste balans voor uw herinneringsmail kan een strijd zijn.
Gelukkig zijn er manieren om een vriendelijke herinneringsmail te schrijven die zowel effectief als professioneel is. In deze zelfstudie leggen we uit hoe u een vriendelijke herinneringse-mail schrijft die betere resultaten oplevert. We delen ook enkele praktische tips voor e-mail en bieden een goed e-mailvoorbeeld voor herinneringen waaruit u kunt werken.
Ontvang meer effectieve e-mailtips en praktische tips in ons gratis e-boek, De ultieme gids voor Inbox Zero Mastery:
Hier zijn slechts enkele voorbeelden van situaties waarin u mogelijk een e-mailherinnering moet sturen:
De sleutel tot het schrijven van een effectieve herinneringsmail is om professioneel en vriendelijk te blijven. Dit geldt met name voor een eerste herinnering, omdat het gebrek aan actie van uw contactpersoon het gevolg kan zijn van een onoplettendheid. Je wilt je relatie met die persoon niet schaden.
Bij Envato Tuts + hebben we een aantal tutorials die best practices voor e-mail uitleggen voor het schrijven van een professionele e-mail en voorbeelden geven. Voor meer informatie, studeer:
De eerste tutorial legt duidelijk uit hoe je kunt beslissen of je een formele of informele e-mail wilt schrijven. De tweede legt uit hoe u uw e-mails duidelijk en beknopt kunt maken.
U vraagt zich misschien af hoelang te wachten voordat u een herinneringsmail verstuurt. Als je een dag, een week of langer wacht?
Het antwoord hangt deels af van uw overeenkomst met de andere partij.
Als de actie waarop je wacht op een bepaalde datum valt, stuur dan een vriendelijke herinneringsmail op de eerste dag dat de actie eigenlijk te laat is. Meestal is dit de eerste zakelijke datum nadat deze verschuldigd was. Voorbeelden zijn:
In het algemeen gesproken, als een vaste datum is afgesproken en die datum niet wordt gehaald, helpt extra wachten niet. Wachten kan zelfs uw kansen op een antwoord schaden, aangezien de details van uw overeenkomst in de loop van de tijd kunnen worden vergeten. Hoe langer je wacht, hoe minder waarschijnlijk het is dat je contact onthoudt wat ze moeten doen.
Als de actie waarop u wacht, echter geen specifieke vervaldatum heeft, kunt u uw contact een beetje extra tijd geven. Dit is met name het geval wanneer u een kennis vraagt om een gunst. U vraagt bijvoorbeeld een kennis om uw cv te bezorgen bij de HR-afdeling van uw bedrijf en u hoort ze niet meteen terug. U bent mogelijk bezorgd over een mogelijke baan en wilt contact met hen opnemen op de eerste werkdag nadat ze hebben ingestemd met hulp. Maar het is beter om een week of zo te wachten voordat je met ze terugkomt.
Een manier om ervoor te zorgen dat u herinneringen tijdig verzendt, is om de herinnering van tevoren in te plannen. Tools zoals Boomerang kunnen worden ingesteld om automatisch een follow-upbericht te verzenden als u geen antwoord per e-mail ontvangt.
Lees voor meer informatie over het gebruik van Boomerang om herinneringen te automatiseren:
Nu we enkele voorwaarden voor het schrijven van een herinneringsmail hebben besproken, is het tijd om naar een meer specifiek voorbeeld te kijken van wat u in een herinneringse-mail moet schrijven.
Voor de doeleinden van deze zelfstudie zal ik een algemeen type herinnering bekijken: een gemiste deadline.
Voordat we van start gaan, wil ik je echter een grote tijd laten besteden aan het schrijven van e-mails die je waarschijnlijk vaker dan één keer gebruikt. Door e-mailsjablonen te maken voor verschillende situaties, vermijdt u om elke keer dat u een bepaald type bericht verzendt, vers te starten. Bovendien kunnen sjablonen eenvoudig worden aangepast om specifieke details te bevatten.
Gmail heeft een functie, standaardreacties, waarmee u e-mails kunt opstellen die u opnieuw kunt gebruiken. Dit is onze zelfstudie met standaardantwoorden:
Nog een goed punt over het gebruik van een standaardantwoord is dat je minder snel emotie toevoegt aan je herinneringsmail, waardoor het vriendelijk en behulpzaam blijft.
Laten we nu beginnen met ons vriendelijke herinneringsvoorbeeld en elk onderdeel van het schrijven van een herinneringsmail analyseren.
Nadat u de geadresseerden van uw berichten hebt gekozen, is het eerste deel van uw herinneringsbericht dat wordt beschouwd de onderwerpregel. Als je in de verleiding bent om de onderwerpregel over te slaan, doe dat dan niet. E-mailberichten zonder onderwerpregel gaan vaak rechtstreeks naar Spam.
De onderwerpregel is ook belangrijk omdat dit het eerste is wat de ontvanger ziet. Als ze veel e-mails ontvangen, kan de onderwerpregel bepalen of ze het e-mailbericht dat u verzendt openen.
Om de aandacht van de ontvanger te krijgen, gebruik ik de zin "Response Required" in de onderwerpregel. Ik neem ook de projectnaam op, omdat ze mogelijk betrokken zijn bij meer dan één project.
Tot nu toe ziet onze boodschap er als volgt uit:
Zorg ervoor dat u een onderwerpregel toevoegt aan uw herinneringsmail. Nadat u een onderwerp hebt gekozen, bent u klaar om door te gaan naar de volgende stap bij het maken van uw vriendelijke herinneringsmail. Laten we eens kijken hoe we een e-mail aanhef kunnen schrijven.
Hoewel je misschien in de verleiding komt om meteen in de body van je herinneringsmail te springen en geen aanhef te gebruiken, vermijd dan de verleiding. Uw e-mail wordt veel beter ontvangen als u uw ontvanger op naam toespreekt.
In ons voorbeeld weten we dat de naam van het projectteamlid Joan Perez is, dus we zullen dit e-mailherinneringsbericht aan haar sturen. Omdat we Joan goed kennen, is het oké om te beginnen met een informele aanhef met het woord "Hallo" gevolgd door een voornaam, zoals in het onderstaande voorbeeld:
Als je de ontvanger kent, is het oké om een informele begroeting te gebruiken.Als we Joan niet goed kenden, konden we beginnen met een meer formele begroeting zoals "Beste Joan." Als we de naam van Joan niet kenden, konden we haar per positie aanspreken. Bijvoorbeeld: "Beste project ABC-teamlid."
Raadpleeg deze zelfstudie voor meer specifieke voorbeelden over het starten en beëindigen van een professionele e-mail:
Nu we een onderwerpregel en aanhef voor e-mail hebben gekozen, zijn we klaar om door te gaan naar de hoofdtekst van het e-mailherinneringsbericht en het belangrijkste gedeelte van wat u in uw herinneringse-mail schrijft te bespreken. Dit is waar je je hoofdboodschap daadwerkelijk communiceert.
U kunt de hoofdtekst van uw e-mailherinneringsbericht opdelen in verschillende delen:
In het e-mailvoorbeeld van de herinnering dat we voor project ABC aan Joan Perez schrijven, hebben we deze elementen als volgt verwerkt:
De hoofdtekst van de e-mailherinnering is de plaats waar u uw bericht communiceert.Merk op dat de hoofdtekst van het herinneringsbericht positief begint te kloppen door het eerdere werk van Joan te complimenteren. Het gaat over naar een directe alinea over de gemiste deadline.
Ten slotte wordt het bericht afgesloten met een oproep tot actie waarin Joan wordt gevraagd om een datum waarop het gemiste werk wordt ingediend. De projectmanager biedt ook aan om vragen te beantwoorden en zelfs hun telefoonnummer op te geven.
De laatste stap bij het maken van een vriendelijke e-mailherinnering is om uw bericht te sluiten. U doet dat met één laatste zin en uw e-mailhandtekening.
Je laatste zin moet de toon van de rest van je e-mail weerspiegelen. Als je in de e-mail een formele toon hebt gebruikt, moet je ook een formele notitie sluiten. Evenzo, als uw e-mail informeel is, zou uw sluiting ook informeel moeten zijn.
Laten we nader kijken naar ons voorbeeld:
Sluit uw e-mailherinnering met een slotzin en uw handtekening.Voor onze slotzin eindigen we met een positieve noot door aan te nemen dat de ontvanger actie zal ondernemen. We hebben ook de bedrijfsnaam of verdere contactgegevens niet vermeld, omdat de e-mailontvanger ons goed kent.
Voor een meer formele herinneringse-mail (zoals contact opnemen met een leverancier over een late verzending), neemt u meer informatie van de afzender op, zoals:
Misschien wilt u zelfs een e-mailhandtekening opnemen in uw herinneringsbericht. Hier is een lijst met enkele professionele e-mailsignatuursjablonen die u mogelijk in overweging wilt nemen, evenals tips over hoe u ze het beste kunt gebruiken:
Een vriendelijk e-mailbericht kan een effectieve herinnering zijn. Vaak is dat alles wat nodig is om een kwestie opgelost te krijgen. Soms is een telefoontje echter effectiever dan een e-mailherinnering. Dit is met name het geval wanneer u al een e-mail hebt verzonden en deze is genegeerd.
Als u besluit te telefoneren, volgen hier enkele korte richtlijnen om u te helpen een succesvol gesprek te voeren:
In bepaalde gevallen moet u mogelijk extreme maatregelen nemen (zoals een advocaat inhuren of de situatie naar uw manager escaleren). Maar die maatregelen zijn een laatste redmiddel. Wanneer je kunt, kun je het beste proberen de situatie op te lossen met een vriendelijke herinneringsmail of een vriendelijke oproep. Een vriendelijke benadering laat uw professionele relatie intact voor toekomstige transacties.
Ontvang meer professionele e-mailtips en regelmatige updates over onze beste nieuwe zakelijke inhoud. Grijp nu het gratis Inbox Zero eBook:
Als je je ooit hebt afgevraagd wat je in een herinneringsmail moet schrijven, heb je nu enkele richtlijnen die je kunt volgen. Vergeet niet om de best practices voor e-mail te volgen die worden beschreven in deze zelfstudie en in de bronnen die ik heb gedeeld.
Blijf boven alles vriendelijk en professioneel als u uw herinneringsmail schrijft. Het onderhouden van de relatie laat de deur open voor toekomstige transacties met uw contactpersoon.
Heb je ooit een vriendelijke herinneringsmail moeten schrijven? Hoe heb je het aangepakt? Deel uw ervaringen in de opmerkingen hieronder.
