Share
Het schrijven van effectieve e-mails kan een uitdaging zijn. Je hebt een belangrijke boodschap geschreven waarvan je weet dat je publiek deze kan gebruiken. Maar ze lijken uw e-mails te negeren. Het is misschien tijd om je spel op te voeren.
In deze zelfstudie nemen we van begin tot eind het professionele proces voor het schrijven van e-mail door. We hebben meer dan 15 handige e-mail schrijftips voor het schrijven van een effectieve e-mail.
U begint met het leren identificeren van het doel voor uw effectieve e-mail. U eindigt met het leren van de juiste afsluiting en het belang van een sjabloon voor e-mailhandtekeningen. We bespreken ook het gebruik van afbeeldingen en animaties in e-mail, evenals het juiste moment om een zakelijke e-mail te verzenden.
Ben je klaar om te leren hoe je effectievere e-mails kunt schrijven? (grafische bron)Spring nu in deze moordende tips voor het schrijven van een effectieve e-mail:
Begin met te beslissen welke resultaten u uit uw e-mail wilt halen. Schrijf vervolgens uw e-mail met dat doel in gedachten. Uw e-mail kan zijn doel niet bereiken als u niet weet waarom u het schrijft.
Wanneer u een doel voor uw e-mail kiest, is het het beste om het doel eenvoudig te houden. Het zal minder verwarrend zijn voor het publiek.
Welke e-mail zou bijvoorbeeld eerder aan zijn doel beantwoorden??
De eerste e-mail is waarschijnlijk eerder succesvol omdat er maar één eenvoudig doel is. Hoewel de tweede e-mail erin kan slagen een lezer een van de gewenste acties te laten uitvoeren, is het onwaarschijnlijk dat ze alle drie doen.
De onderwerpregel is het eerste wat uw lezer ziet. Een slechte onderwerpregel kan ertoe leiden dat uw e-mail wordt verwijderd of, nog erger, direct naar de map Spam wordt verzonden.
Houd uw e-mailonderwerp beknopt, maar wees specifiek. Laat uw lezer ook niet misleiden of u zult een slechte indruk nalaten.
Uw onderwerpregel moet ook relevant zijn voor uw ontvanger. Iedereen heeft een hekel aan het krijgen van een generieke e-mail die niets met hen te maken heeft. Als je kunt, doe je nog een stap verder en personaliseer je de onderwerpregel.
Hier is een voorbeeld van een slechte onderwerpregel voor e-mail:
Belangrijke e-mail. Ontvang $ 100!!!
Dit is een slechte onderwerpregel. Het is vaag. De woorden "belangrijke e-mail"vertel de lezer niets over de e-mail, het is misleidend.Als de lezer de e-mail opent, zien ze dat ze geen $ 100 krijgen tenzij ze een wedstrijd winnen. van de onderwerpregel zorgt ervoor dat deze onderwerpregel er als spam uitziet.
Hier is een betere onderwerpregel per e-mail voor dezelfde e-mail:
Ontdek uw nieuwe XYZ-functies (registreer om een prijs van $ 100 te winnen)
In plaats van de vage uitdrukking, "belangrijke e-mail,"de tweede onderwerpregel vertelt de lezer dat deze e-mail nieuwe functies opslaat voor XYZ - een product dat zij bezitten. En de zin tussen haakjes maakt duidelijk dat de $ 100 een prijs is.
Notitie: De XYZ-software-app die in deze e-mails wordt beschreven, is fictief. Het wordt alleen gebruikt om deze voorbeelden te illustreren en is niet gebaseerd op een echte softwaretool.
Raadpleeg voor meer informatie over het maken van krachtige onderwerpregels:
Zelfs als je lezer je e-mail opent, kunnen de eerste paar regels zo'n uitschakeling zijn dat ze daar niet meer lezen. Besteed extra aandacht aan de aanhef (e-mail begroeting) en de openingszin om er zeker van te zijn dat uw e-mail effectief is.
Als het gaat om e-mailgroeten, gebruik dan de juiste mate van formaliteit. Om te weten hoe formeel je moet zijn, moet je je publiek kennen. Zal uw publiek worden beledigd door een informele groet, of zal het informeel zijn om uw bedrijf toegankelijker te maken? Je kunt het antwoord niet weten, tenzij je je huiswerk hebt gedaan over je lezers.
Ongeacht of uw e-mail een formele of informele toon aanneemt, sommige openingen zijn gewoon te onprofessioneel voor een zakelijke e-mail. Kijk naar deze e-mail opening:
Yo XYZ Gebruiker!
Uw XYZ-software is geüpgraded.
Zelfs als uw e-mail op een ongedwongen toon is geschreven, "yo"is bijna nooit een goede e-mail aanhef Contrast de opening hierboven met de volgende, effectievere (en professionele) e-mail opening:
Hallo Laura,
We zijn blij dat je XYZ-software hebt gekozen. Zoals vermeld in uw onderhoudsovereenkomst, is XYZ automatisch geüpgraded naar versie 4.2.
De e-mailtoon is nog steeds casual ("Hallo"), maar let op de personalisatie van het toevoegen van mijn naam. Raadpleeg de volgende zelfstudie voor meer informatie over het maken van een opening voor een effectieve e-mail:
Zodra je een sterke onderwerpregel hebt gemaakt en een goede e-mailaanhef en openingszin hebt gekozen, ga je snel naar het hoofdpunt van je e-mailbericht. Blijf beknopt. Als je meer dan één punt hebt, gebruik dan een lijst zodat je lezer het gemakkelijk kan scannen.
Doorgaan met het vorige voorbeeld, in plaats van alle nieuwe softwarefuncties in een lange alinea te plaatsen, gebruik een lijst om ze gemakkelijk scanbaar te maken. Zoals dit:
1. Integreert met smartphone of tablet
2. Verhoogde cloudgebaseerde opslag
3. Automatisch aanvullen voor veel voorkomende zinnen
4. Spellingcontrole in de software bevat nu buitenlandse zinsdelen
Uw lezer kan de functies in één oogopslag zien. Maar het vermelden van functies is niet voldoende. Leg uit waarom deze functies belangrijk zijn voor uw e-mailontvanger.
Veel zakelijke professionals begrijpen het verschil tussen functies en voordelen niet. Functies beschrijven wat uw product doet. Een voordeel legt uit hoe een functie uw lezer helpt.
Ga er niet vanuit dat uw e-maillezer al weet waarom iets belangrijk voor hen is. Zorg ervoor dat uw e-mail uitlegt hoe uw lezer hiervan profiteert.
Laten we de lijst met softwarefuncties die we eerder hebben gemaakt, upgraden en de voordelen van elke klant omvatten. De lijst ziet er nu als volgt uit:
1. Gebruik de software overal. Integreert met een smartphone of tablet.
2. Veel ruimte om alles wat je nodig hebt te redden. Verhoogde cloudgebaseerde opslag.
3. Formulieren snel invullen. Automatisch aanvullen voor veel voorkomende zinnen.
4. Verklein fouten in vreemde woorden. Spellingcontrole in de software bevat nu veelvoorkomende vreemde zinsdelen.
De lijst laat nu zien hoe elke functie-upgrade uw lezer helpt. Ze zijn veel meer geïnteresseerd in een e-mail waarin de voordelen duidelijk worden uitgelegd.
We hebben dit eerder besproken, maar passen uw e-mail aan op wat u weet over uw lezer. Gebruik de toon en termen waar ze betrekking op zullen hebben.
Te vaak zetten zakenmensen zoveel technische termen in hun e-mail als ze kunnen passen - waarbij ze ten onrechte denken dat het gebruik van veel vakjargon de lezer zal imponeren. Eigenlijk zullen onbekende termen je lezer eerder irriteren en vervreemden dan dat ze indruk op ze maken. Vermijd ook het gebruik van ongebruikelijke afkortingen.
Schrijf uw e-mail op een leesniveau dat uw lezers kunnen begrijpen. Verschillende onderzoeken tonen aan dat de meeste volwassenen in de VS vertrouwd zijn met materiaal dat is geschreven op een leesniveau van de zevende tot en met de negende graad. Dus, als dit het publiek is dat u probeert te bereiken, stem uw schrijven dan af op dat niveau.
Gebruik een leesbaarheidscontrole om te achterhalen op welk niveau uw e-mail is geschreven. Sommige ontwerpgereedschappen hebben een leesbaarheidschecker ingebouwd, of vinden een online leesbaarheidscontrole zoals de Hemingway-app.
Subkoppen en andere opmaak maken een e-mail beter leesbaar en helpen uw lezer uw boodschap te absorberen. Vergeet niet dat uw lezer waarschijnlijk haast heeft. Met een subhead kunnen ze je hoofdpunten zonder al te veel moeite begrijpen.
Laten we een subkop toevoegen aan het e-mailvoorbeeld waaraan we hebben gewerkt. Laten we deze keer eens kijken naar de hele e-mail die we tot nu toe hebben geschreven. Hier is het:
Onderwerp: Ontdek uw nieuwe XYZ-functies (registreer om een prijs van $ 100 te winnen)
Hallo Laura,
We zijn blij dat je XYZ-software hebt gekozen. Zoals vermeld in uw onderhoudsovereenkomst, is XYZ automatisch geüpgraded naar versie 4.2.
XYZ Software 4.2 Upgrades
1. Gebruik XYZ overal. Integreert met een smartphone of tablet.
2. Bewaar alles wat je nodig hebt. Verhoogde cloudgebaseerde opslag.
3. Formulieren snel invullen. Automatisch aanvullen voor veel voorkomende zinnen.
4. Verklein fouten in vreemde woorden. Spellingcontrole in de software bevat nu veelvoorkomende vreemde zinsdelen.
Let op hoe de subkop naar de lijst leidt, XYZ Software 4.2 Upgrades, is een van de eerste dingen die de aandacht van de lezer trekt.
Zoals met elk type inhoud, tekenen afbeeldingen in een e-mail een lezer en vangen ze hun aandacht op. Overdrijf geen afbeeldingen in uw professionele e-mail. Een grote of twee kleine afbeeldingen volstaan voor de meeste zakelijke e-mails.
Enkele nadelen van het gebruik van afbeeldingen zijn:
Zorg ervoor dat alle afbeeldingen die u gebruikt professioneel zijn. En je hebt natuurlijk de intellectuele rechten nodig om welk beeld dan ook te gebruiken.
Waar vind je effectieve afbeeldingen om toe te voegen aan je e-mails? Eenmaal de kwaliteitsbron van royalty-vrije professionele afbeeldingen is Envato Elements. Kies voor een kleine maandelijkse vergoeding tussen meer dan 200.000 professioneel samengestelde foto's. En je hebt ook toegang tot tal van andere professionele grafische items.
Als je de aandacht van een lezer echt wilt vastleggen, overweeg dan om een geanimeerde GIF te gebruiken. Geanimeerde GIF's voegen beweging toe aan uw bericht, wat de aandacht van de lezer trekt.
Wees voorzichtig als je echter GIF's aan je e-mails toevoegt. Een eenvoudige animatie werkt beter dan een gecompliceerde. En e-mails met geanimeerde GIF-bestanden ondervinden wel enkele problemen, waaronder:
Ga voor meer informatie over het gebruik van geanimeerde GIF's in e-mail naar:
Je lezer zal niet weten wat hij moet doen, tenzij je het hem vertelt. Voeg een duidelijke call-to-action toe om de gewenste resultaten te krijgen.
In de e-mail die we voor deze zelfstudie hebben gemaakt, willen we graag dat de lezer zich abonneert op onze nieuwsbrief. Door zich aan te melden voor de nieuwsbrief, registreren ze zich ook om de prijs van $ 100 te winnen. Dit is hoe onze call-to-action eruitziet voor onze voorbeeld-e-mail:
Ontdek meer over het gebruik van XYZ-software (en registreer om $ 100 te winnen) door abonneren op de XYZ wekelijkse nieuwsbrief(link).
Let op hoe de call-to-action een onderstreepte link bevat. In een live e-mail zou dat een klikbare link zijn waar de lezer meteen op zou kunnen klikken.
Als uw lezer uw e-mail helemaal heeft gelezen, is het belangrijk dat u ze met een goede indruk achterlaat. Het toevoegen van een effectieve afsluiting van uw e-mail is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw lezer vertrekt met een goed gevoel over uw bedrijf.
Maak uw e-mail oprecht en passend. Net zoals je je publiek in aanmerking hebt genomen toen je de rest van de e-mail schreef, denk je na over je publiek wanneer je je e-mail afsluit.
Een effectieve e-mailafsluiting bevat een afsluitingszin en identificeert de afzender. Net zoals er formele en informele e-mailbegroetingen zijn, zijn er ook formele en informele e-mailafsluitingen. Het type sluiting dat u kiest, is afhankelijk van de doelgroep voor uw e-mail.
Om de voorbeeld-e-mail te sluiten waaraan we hebben gewerkt, gebruiken we deze eenvoudige e-mailafsluiting:
Nogmaals bedankt voor het kiezen van XYZ-software om aan uw softwarebehoeften te voldoen.
Beste wensen,
Jane Jones
CEO en oprichter, AnyTown Consulting
555-555-9090
Jane @ AnyTown Consulting
Notitie: In dit voorbeeld is AnyTown Consulting het bedrijf dat de fictieve XYZ-app heeft ontwikkeld in de voorbeeld-e-mail. AnyTown Consulting is een fictief bedrijf dat ter illustratie wordt gebruikt. Het is niet bedoeld om een echt bedrijf of organisatie te vertegenwoordigen.
Raadpleeg voor meer informatie over het sluiten van uw effectieve e-mail:
Voeg voor een extra mate van professionaliteit een handtekeningsjabloon toe aan uw e-mail. Een professionele handtekeningensjabloon bevat uw merk en uw contactgegevens. Dit ontwerpelement zorgt ervoor dat uw e-mail opvalt, waardoor uw e-mail effectiever wordt.
Dit is de e-mail waaraan we hebben gewerkt met een professionele sjabloon:
Maak uw e-mail effectiever door een handtekeningsjabloon toe te voegen.Notitie: De professionele sjabloon hierboven geïllustreerd gebruikt de 1127 E-mail handtekening sjabloon van Envato's GraphicRiver, welke is een geweldige bron voor professionele e-mailsjablonen zoals die in het bovenstaande voorbeeld.
Zoek naar meer voorbeelden van professionele handtekeningensjablonen in dit artikel:
Een weinig bekend feit is dat de P.S. (Postscript) is een van de meest gelezen delen van een e-mail. Als u niet bekend bent met de term, P.S. verwijst naar een zin, zin of korte alinea toegevoegd na het handtekeningblok. Het idee is dat het naschrift een last-minute toevoeging is aan de e-mail.
In e-mails, de P.S. kan een extra oproep tot actie bevatten, of zelfs een speciale aanbieding. Het toevoegen van een postscript aan uw e-mail kan het effectiever maken.
Hier is een voorbeeld van een Postscript voor het e-mailvoorbeeld waaraan we hebben gewerkt:
Postscriptum Ik was het bijna vergeten het je te vertellen. als jij inschrijven(link) voor onze nieuwsbrief tegen het einde van deze maand, dat is 30 november, we voegen een gratis maand toe aan uw ondersteuningsplan.
Als uw lezer over het aanmelden voor de nieuwsbrief debatteerde, de toegevoegde aansporing in P.S. kan genoeg zijn om een beslissing te nemen.
Fouten en fouten verminderen de effectiviteit van uw e-mail. Ze geven de lezer ook een slechte indruk van uw bedrijf. Het is aan u om ervoor te zorgen dat uw professionele e-mail zo schoon mogelijk is voordat u deze verzendt.
Controleer uw e-mail zorgvuldig. Controleren op:
Als u kunt, laat iemand anders uw e-mail opnieuw lezen. Zodra je zeker weet dat je e-mail geen fouten bevat, ben je klaar om het te verzenden.
Wanneer u uw e-mail verzendt is belangrijk. De beste tijd om een e-mail te verzenden, varieert, afhankelijk van uw doelgroep voor de e-mail.
U wilt bijvoorbeeld een zakelijke persoon om 17.00 uur geen e-mail sturen. Vrijdagmiddag. Ze zijn mogelijk het kantoor verlaten en tegen de tijd dat ze maandagochtend binnenkomen, is uw e-mail slechts een van de vele berichten die het afgelopen weekend zijn binnengekomen - waardoor uw ontvanger minder snel kan lezen.
De meeste studies zijn het erover eens dat dinsdag de beste dag van de week is om een e-mail te sturen naar een bedrijfspersoon. Natuurlijk kan de beste dag om uw doelgroep te bereiken anders zijn. Dus, leer alles wat je kunt over je e-mailontvangers.
Om uw e-mail effectief te laten zijn, is het belangrijk om deze op te volgen. Uw follow-up kan twee vormen aannemen:
Follow-up kan vaak het verschil zijn tussen een verkoop krijgen en geen verkoop krijgen.
Om antwoorden die u ontvangt te beantwoorden, moet uw eigen e-mailinbox geordend en overzichtelijk zijn of mag u het antwoord over het hoofd zien. In het voorbeeld dat we hebben gebruikt, stel je voor dat een e-mailontvanger antwoordt met de vraag of het XYZ-nieuwsbriefabonnement geld kost. Maar u ziet hun antwoord niet als gevolg van rommel in uw e-mailinbox. Er is een kans verloren.
Lees ons GRATIS eBook over het beheer van e-mailinbox voor meer informatie over hoe u uw e-mailinbox kunt beheren en het overzichtelijk kunt houden: De ultieme gids voor inbox zero master.
Effectief e-mailschrijven is niet moeilijk als je weet hoe je je publiek kunt bereiken. Gebruik de professionele tips voor e-mailcommunicatie in deze zelfstudie om effectievere e-mails te schrijven.
Lees voor meer informatie over het schrijven van een overtuigende e-mail:
Voor informatie over het indelen van een e-mail en zakelijke schrijftips voor e-mails raadpleegt u:
Welke tips voor het schrijven van e-mail heb je voor het schrijven van effectieve e-mails die in contact staan met ontvangers? Laat ons je beste tips weten in de comments.
Accentsconagua