Hoe een Professional Sick Day Email (met voorbeelden) te schrijven

Je wordt wakker met een vreselijk gevoel en je beseft dat je vandaag niet kunt rapporteren aan het werk.

Je baas vertellen dat je niet naar je werk kunt komen is eng, zelfs als je kantoor een laks beleid heeft ten aanzien van afwezigheden. Je wilt niet dat je baas denkt dat je slap bent, maar je wilt ook niet zoveel informatie onthullen dat het gesprek lastig wordt.

Wanneer je niet naar je werk kunt komen, moet je een zieke dagmail schrijven. (Afbeeldingsbron)

Deze tutorial behandelt alles wat je nodig hebt om een ​​e-mail voor professionele zieke dagen te schrijven, plus eenvoudig te bewerken sjablonen. Je vindt ook tips voor het schrijven van een zieke dagmail voor terugkerende of onzichtbare ziektes.

1. Volg het bedrijfsprotocol

Volg het protocol voor afwezigheden in het handboek van uw werkgever of gebruik de communicatiemethode van uw manager. Voor sommige mensen betekent dit dat u uw manager minstens twee uur vóór uw dienst moet informeren. Sommige bedrijven kunnen van u eisen dat u zich ziek meldt in plaats van een e-mail of sms te sturen. Mogelijk moet u uw collega's en klanten ook laten weten dat u niet op kantoor bent.

Sommige werkgevers hebben een doktersbrief nodig voor bladeren die langer dan drie dagen meegaan. Maar er zijn ook strenge bedrijven waar u een doktersverklaring moet indienen, zelfs als u maar één dag afwezig bent. Vraag uw manager of controleer uw arbeidsovereenkomst als u niet zeker weet waar uw werkgever staat op doktersbriefjes.

2. Doe het vroeg

E-mail ziek of bel van tevoren, zodra u zich realiseert dat u niet kunt komen werken. Plotselinge ziektes en uitstapjes naar de eerstehulpafdeling kunnen uit je hoofd werken. Maar het is nog steeds uw verantwoordelijkheid om uw manager te bellen zodra u in staat bent. Je wilt ze niet laten weten waar je bent.

3. Wat op te nemen in uw zieke dag e-mail

Houd uw e-mail duidelijk en beknopt. Hieronder vindt u een lijst met wat u moet opnemen als u ziek belt of e-mail stuurt:

1. Reden voor uw afwezigheid. Houd dit gedeelte duidelijk zonder in te gaan op te veel details. Schrijf de specifieke ziekte en de belangrijkste symptomen op die voorkomen dat u naar kantoor komt. U hoeft niet alles op te sommen.
2. Hoelang ben je afwezig op het werk. Dit is voorspelbaar voor veel ziektes, zoals griep of verkoudheid, waarbij het ergste in één of twee dagen voorbij is. Als u niet zeker weet wanneer u terugkomt, vraag dan aan uw arts hoe lang het kan duren voordat u hersteld bent.
3. Bespreek uw beschikbaarheid om te communiceren.Breng uw baas op de hoogte of u vragen per e-mail kunt beantwoorden. U kunt ook een noodnummer opnemen voor het geval ze u moeten bereiken.Als je te ziek bent om te reageren op e-mails, wees dan eerlijk en maak duidelijk dat je tijdens je afwezigheid onbereikbaar bent.
4. Verduidelijk of je wel of niet werkt.Dit is van toepassing op medewerkers van telewerkers, externe of senioren die naar verwachting blijven werken, zelfs als ze met verlof zijn. Uw supervisor kan u toestaan ​​te telewerken als u besmettelijk bent, maar niet te ziek bent voor een volledige bedrust.
5. Doctor's note en andere documentatie. Noem een ​​doktersbriefje, recept of medisch attest dat u kunt verstrekken om een ​​back-up te maken van uw verzoek om ziekteverlof.
6. Noem je puntpersoon.Vermeld wie uw huidige projecten en vergaderingen overneemt, zodat uw manager weet wie hij moet benaderen voor vragen over uw taken. Je kunt gewoon schrijven, "Ben neemt vanmiddag mijn klantvergaderingen over en hij is ook op de hoogte van mijn projecten met Client X."
7. Professionele afsluiting. Beëindig uw zieke dag e-mail met een eenvoudige afsluiting en uw naam.

U kunt uw team ook een e-mail sturen met een verkorte versie van deze e-mail waarin geen details van uw kwaal en doktersbericht zijn opgenomen.

Sick Day Email Sample voor uw team

Hoi team,

Sorry, maar ik kan vandaag niet werken. ik heb een (griep / verkoudheid / buikpijn, etc.), dus ik ga de dag vrij nemen. Ik zal beschikbaar zijn voor (e-mails beantwoorden / op afstand werken). "

Het is ook een goed idee om een ​​e-mail voor afwezigheid in te stellen om alle anderen waarmee u werkt op de hoogte te houden.

4. Sick Leave e-mailsjablonen

Hier zijn verschillende sjablonen om u te laten zien hoe u ziek kunt e-mailen, afhankelijk van uw omstandigheden: 

1. Simple Sick Day Email Sample

Gebruik deze sjabloon wanneer je maar een dag afwezig bent. Het is kort en bevat niet veel details omdat een afwezigheid van één dag geen vijf alinea's nodig heeft om uit te leggen. 

"Hoi (Naam van de manager),

Ik stuur je een e-mail om je te laten weten dat ik vandaag niet kan werken, (Datum), zoals ik ben gekomen met een (je ziekte). Ik zal beschikbaar zijn om e-mails te beantwoorden als je dringende hulp nodig hebt, maar (Naam collega) zal vandaag mijn workload afhandelen om ervoor te zorgen dat aan alle deadlines wordt voldaan.

Dank u voor uw begrip,

(Uw naam)"

De zin "dringende hulp"Is er om te suggereren dat je de hele dag geen e-mails zult controleren en beantwoorden. Zie het als een subtiele manier om te zeggen dat je tijd nodig hebt om uit te rusten, maar je respecteert ook je verplichtingen en bent beschikbaar om in te stappen als zich een situatie voordoet die alleen jij kunt oplossen. Verwijder de zin "Dringende hulp" als je van plan bent e-mails te beantwoorden zoals je zou doen op een normale dag op kantoor.

2. Sick Day Email Sample met verzoek om betaald verlof te gebruiken

Gebruik deze sjabloon als u een doktersbriefje hebt en als u uw ziekteverlof gebruikt om de afwezigheid te dekken.

"Geachte (De naam van uw manager),

Ik kan vandaag niet melden dat ik werk omdat ik onder het weer sta en een (symptomen die je ervaart). Ik ben gisteravond naar de spoedeisende hulp geweest en de dokter heeft bevestigd dat ik heb (doktersdiagnose).

De dokter heeft voorgeschreven (X vrije dagen van het werk) zoals ik (moet rusten, ben besmettelijk), dus ik vroeg (Naam collega) om mijn ontmoeting mee te nemen (Naam van de klant) deze middag. Ze zullen ook mijn lopende taken afhandelen terwijl ik weg ben. Ik zal beschikbaar zijn via e-mail voor uw dringende behoeften.

Ik heb ook het doktersbericht bij deze e-mail gevoegd. Ik zou het op prijs stellen als u deze e-mail zou doorsturen met de bijlage bij HR zodat zij mijn ziekteverlof kunnen verwerken. Dankjewel voor je hulp.

vriendelijke groeten,

(Uw naam)”

Verwijder de zin over het naar de eerste hulp gaan als je dat niet hebt gedaan, of schakel het gewoon uit om "de dokter te bezoeken" als je naar de dokter bent gegaan na thuiskomst van je werk.

Merk op dat de Amerikaanse federale wet niet vereist dat bedrijven een betaald ziekteverlof aanbieden volgens het ministerie van arbeid. Andere landen hebben mogelijk hun eigen arbeidswetgeving met betrekking tot ziekteverlof. Controleer uw arbeidsovereenkomst voordat u deze sjabloon gebruikt.

Human Resources (HR) is niet altijd verantwoordelijk voor de goedkeuring van ziekteverlof. Soms heeft uw manager het laatste woord, dus misschien wilt u dat deel van de sjabloon aanpassen aan het beleid van uw werkgever. 

3. Out Sick Email Template for Indefinite Leave

Gebruik deze sjabloon als u niet zeker weet wanneer u weer aan het werk kunt rapporteren.

"Geachte (Naam van de manager),

Ik schrijf dit om je te laten weten dat ik vandaag niet naar kantoor kan komen. Ik heb me gevoeld (ziek, licht in het hoofd, etc.) sinds (gisteravond, gisteren, etc.), en zag gisteren alleen een dokter.

Ze hebben mij gediagnosticeerd (je ziekte) en voorgeschreven medicatie die zal duren (X dagen). Ik voel me een beetje beter nu de eerste dosis medicatie in werking is getreden, maar ik werd geadviseerd om thuis te blijven omdat het enige tijd zal duren voordat ik volledig hersteld ben.

Ik zal mijn best doen om u te informeren of ik morgen niet kan werken, zodat we wat tijdelijke regelingen kunnen treffen voor mijn werklast. In de tussentijd, (Collega's Naam) is overeengekomen om mijn taken voor vandaag te verzorgen. "

Raadpleeg de volgende zelfstudie voor meer algemene informatie over het schrijven van professionele e-mails:

5. Zorg dat iemand u bedekt

Is het u opgevallen dat alle bovenstaande e-mailvoorbeelden een overdracht van uw taken aan een vertrouwde collega omvatten? Je moet al een vooraf bepaalde afspraak met die collega hebben voordat je afwezig moet zijn, dus je kunt gewoon beroep doen op die gunst wanneer je het nodig hebt.

Het gebrek aan aandacht van uw collega is niet de enige reden voor een vooraf bepaalde afspraak. Uw collega moet weten hoe u uw werk moet doen, waar u moet zoeken naar bepaalde bestanden op uw computer en wie uw contacten zijn met klanten of leveranciers. Anders zullen ze er geen idee van hebben terwijl ze voor u invullen.

U hoeft de informatie van een schoolboek over uw werk niet voor te bereiden. Maak gewoon een paar aantekeningen over uw taken, zoals:

• rapporten die u schrijft en wanneer ze moeten worden ingeleverd, zodat uw collega ze kan doen als uw ziekteverlof samenvalt met een deadline
• contacten bij andere afdelingen en bedrijven waarmee u werkt, inclusief hun namen, e-mails en functietitels
• overzicht van lopende projecten en de mensen die bij elke project zijn betrokken
• instructies voor het omgaan met taken die alleen u kunt doen, zodat iemand anders het kan doen als u te ziek bent om thuis te werken
• relevante bronnen, zoals websites, boeken of mensen

6. Stel een afwezigheidsbericht op

Als u dit nog niet heeft gedaan, stelt u een afwezigheidsbericht in om mensen te informeren dat u niet op hun werk bent en geen e-mails kunt beantwoorden. Je hoeft dit bericht alleen te activeren als je je ziek hebt gemeld en je baas ook hebt laten weten dat je thuis geen e-mails kunt beantwoorden.

Dit is niet hetzelfde als de zieke dagmail die je hebt geschreven voor je baas en zijn collega's. U bent niet verplicht om mensen buiten uw team over uw ziekte te informeren, laat staan ​​uw symptomen. Ze willen waarschijnlijk ook de details niet horen.

Hieronder staat een eenvoudig afwezigheidsbericht dat u kunt instellen op uw Gmail-, Outlook- of andere e-mailprovider.

“(Groet),

Ik ben niet op kantoor (begin datum) tot (einddatum).

Neem contact op (Naam) op (e-mailadres) of (telefoonnummer) voor uw dringende zorgen. Anders zal ik bij mijn terugkeer uw e-mails bijwonen. Dank je."

7. Speciale gevallen: Ziektedagmails voor terugkerende en onzichtbare ziektes

Een paar jaar geleden belde ik de meldlijn om zich ziek te melden, destijds een standaardprocedure voor mijn werk. Nadat ik had uitgelegd waarom ik niet kon werken, hekelde de persoon aan de andere kant me omdat dit de derde keer in zes maanden was dat ik om dezelfde reden ziek werd. Mijn reden was een onzichtbare ziekte - een van de vele kwalen waarbij de persoon goed lijkt tenzij je alle voorgeschreven medicijnen ziet die ze nemen.

Er zijn veel onzichtbare en terugkerende ziekten, waarvan sommige beheersbaar genoeg zijn om werk te hebben. Op basis van mijn onderzoek lijkt het erop dat ik niet de enige ben die zich schuldig voelt en bang voor ongemakkelijke gesprekken wanneer hij zich ziek meldt. Dit gedeelte is bedoeld voor mensen die advies willen over hoe om te gaan met deze situatie op het werk. 

Julia Esteve Boyd, een Etiquette-consultant met een internationale achtergrond in bedrijfsetiquette, zegt, 

“Terugkerende ziekten zijn problematisch, maar de meeste werkgevers begrijpen wanneer ze alle belangrijke feiten kennen. '

Het bekendmaken van uw terugkerende of onzichtbare ziekte op het werk kan leiden tot nader onderzoek door uw baas of HR. Daarom is het in uw beste belang om het beleid van uw werkgever met betrekking tot afwezigheid te onderzoeken voordat u dit onderwerp aansnijdt. Als er niets in uw contract of werknemershandleiding staat over terugkerende afwezigheden, vraag uw collega's of zij iemand kennen met een vergelijkbare situatie binnen het bedrijf. Praat vervolgens met die persoon om te zien hoe zij vorige verzuimverzoeken hebben afgehandeld en hoe hun baas en HR het hebben behandeld. Hun ervaring zal u een idee geven van wat u kunt verwachten.

Eva Doyle, een manager met meer dan 20 jaar ervaring, adviseert werknemers met terugkerende ziekten om met hun manager te praten over hun toestand voordat ze een ziektedag moeten nemen. Ze gaat verder,

"Bereid je voor om je plan te bespreken om je toestand te beheersen en het effect ervan op je werk." 

Als u dit doet, kunt u samenwerken met uw baas bij het maken van een noodplan voor uw taken, terwijl u voor onaangename verrassingen zorgt, bijvoorbeeld als u meerdere keren per dag ziek e-mailt binnen één maand.

Wat mogelijke ongemakkelijke gesprekken over uw ziekte en symptomen betreft, zijn Boyd en Doyle het erover eens dat u alleen de belangrijke details van uw aandoening bekendmaakt. U kunt onthullen wat uw ziekte is en een algemene uitleg over hoe het u belemmert om te werken, zoals migraine, pijn of koorts. Laat de fijnere details weg van wat je doormaakt. Je baas zal gelukkiger zijn, niet wetende over hen.

De Family and Medical Leave Act (FMLA) biedt werknemers van de in de VS gevestigde werkgevers tot 12 weken onbetaald ziekteverlof voor specifieke medische aandoeningen, die ze voor zichzelf of een familielid kunnen gebruiken. Controleer of je werkgever onder de FMLA-wet valt, dus je kunt dit voordeel gebruiken als je een ziekteverlof nodig hebt, zelfs als je baas je niet graag wil geven.

Inpakken: e-mail op de juiste manier ziek

Jullie herinneren je niet alles in deze tutorial wanneer het moment daar is dat je ziek moet e-mailen. Dat is goed. Als je denkt dat je deze informatie misschien nodig hebt, voeg dan een bladwijzer toe voor dit artikel, zodat je het later kunt raadplegen.

Een ding dat u echter nog moet onthouden, is het ziektebeleid van uw bedrijf volgen. Volgende instructies zorgen ervoor dat je ziektedag je de volgende dag dat je aan het werk rapporteert, geen scolding oplevert.