Share
Follow-up e-mail kan een van de meest uitdagende e-mails zijn om te schrijven. Dit is dubbel waar als u een follow-up e-mail moet sturen na geen reactie.
Als je aarzelt om een e-mail follow-up te sturen, ben je niet de enige. Veel mensen aarzelen om follow-up e-mails te sturen omdat ze zich zorgen maken over het afluisteren van de ontvanger. Toch kan een goede follow-up e-mail het verschil betekenen tussen zakendoen met een klant en geen zaken doen.
In deze zelfstudie leert u hoe u een vervolgmail schrijft. We zullen ook enkele veelgestelde vragen beantwoorden die mensen hebben, bijvoorbeeld wanneer een vervolgmail moet worden verzonden en hoe lang u moet wachten voordat u deze verzendt. We bieden ook een voorbeeld van een vervolgmail.
Geen antwoord gekregen? Ben je bereid om een vervolgmail te schrijven? (grafische bron) Sommige berichten zijn zo belangrijk dat u ervoor moet zorgen dat ze niet worden gemist. Voor die berichten is het een goed idee om een vervolgbericht te sturen.
Hier zijn enkele situaties waarin u mogelijk een e-mail moet volgen:
Ik weet zeker dat je veel andere situaties kunt bedenken waar je na het verzenden van een bericht op moet letten.
Als je twijfelt om een onbeantwoorde e-mail op te volgen omdat je je zorgen maakt over het pesten van de ontvanger, ben je niet de enige. Diezelfde angst weerhoudt veel mensen van het opvolgen van hun onbeantwoorde berichten.
Als de oorspronkelijke e-mail belangrijk was, is het waarschijnlijk nog steeds belangrijk. Je moet je belangrijke e-mails opvolgen zonder reacties.
Notitie: Als u een echte noodsituatie heeft die onmiddellijk moet worden aangepakt, is e-mail meestal niet de beste manier om contact met iemand op te nemen. U kunt veel meer succes hebben door een telefoontje te plegen of ze persoonlijk te bekijken (als ze zich in de buurt bevinden).
Het is niet ongebruikelijk om een reactie op een e-mail te missen als uw inbox vol berichten staat. Zorg ervoor dat dit niet gebeurt door je inbox overzichtelijk te houden.
Om te leren hoe u een overzichtelijke e-mailinbox kunt krijgen en deze kunt bewaren, download een kopie van ons gratis eBook: De ultieme gids voor inbox zero master. Je leert hoe je e-mail "ruis" uit je inbox kunt houden, zodat je die belangrijke berichten niet mist.
Vergeet ook niet uw Spam- en Prullenbakmappen te controleren. Soms komen belangrijke e-mails per ongeluk op een van deze twee plaatsen terecht.
Als u met veel contacten te maken hebt, biedt deze zelfstudie manieren om te achterhalen of een e-mail is gelezen:
Hoe lang moet je wachten op antwoord op een e-mail voordat je een vervolgmail stuurt? Zelfs experts zijn het niet altijd eens over de exacte tijdspanne. Bovendien kan het tijdskader variëren afhankelijk van de situatie, het bedrijf, de branche en talloze andere factoren.
Hier volgen echter enkele algemene richtlijnen voor veelvoorkomende soorten e-mails:
Zoals ik eerder al zei, dit zijn algemene richtlijnen. Uw specifieke omstandigheden kunnen verschillen. Let natuurlijk op en volg specifieke instructies die u krijgt.
Als u bijvoorbeeld wordt geïnterviewd en de recruiter zegt: "Ik zou morgen iets moeten weten, bel me." Dan is dat wat je doet. Je kunt meestal ook een bedankmail sturen.
In sommige gevallen, zoals wanneer u een cv of een sollicitatie opneemt, zijn de meeste HR-professionals het erover eens: meestal is één vervolgmail voldoende. Als je daarna niets meer van het bedrijf hoort, zijn ze waarschijnlijk niet geïnteresseerd. Veel HR-professionals worden overspoeld met sollicitaties en ze zijn misschien geïrriteerd als je ze week na week over hetzelfde werk contact opneemt.
Als je veel mensen gaat volgen, bewaar dan de gegevens. Dit is van vitaal belang voor verkopers, maar kan ook belangrijk zijn voor anderen. Als u bijvoorbeeld veel cv verzendt, kunt u gemakkelijk vergeten of u een bedrijf hebt opgevolgd.
Als u slechts een paar vervolg-e-mails heeft om bij te houden, is een spreadsheet misschien genoeg. Maak een kolom voor elk van de volgende:
Als u een zeer grote lijst met contacten heeft, bijvoorbeeld als u in de verkoop bent, heeft u mogelijk een krachtigere tool nodig. Overweeg om Customer Relationship Management (CRM) -software te krijgen. Een goede CRM-tool houdt niet alleen uw contactgegevens beveiligd, het zal u zelfs vragen om regelmatig uw leads op te volgen.
Belangrijk: Als iemand vraagt om te worden verwijderd uit uw lijst met contactpersonen, respecteer dan hun wensen. Volg ze niet opnieuw op.
Als uw follow-upactiviteiten mislukken, onthoud dan dat e-mail niet de enige manier is om contact met mensen op te nemen. Sommige mensen zijn zo druk dat ze hun e-mail niet vaak controleren. Of ze kunnen een assistent hun berichten laten beoordelen.
Als uw bericht belangrijk is, wees dan niet bang om telefonisch op te volgen. Het wordt ook steeds gebruikelijker om sms-berichten te gebruiken voor zakelijke communicatie.
U hebt vastgesteld dat u echt een vervolgmailing moet schrijven. Maar zorg ervoor dat het effectief is om effectief te zijn. Een goede professionele e-mail moet zijn:
Zorg er ook voor dat u alle elementen van een goede zakelijke e-mail opneemt. In deze zelfstudie wordt het juiste zakelijke e-mailformaat uitgelegd:
Vergeet niet dat je onderwerpregel ook belangrijk is. Vermijd vage onderwerpregels zoals:
Belangrijke boodschap
Of
Gewoon volgen
Een betere onderwerpregel bevat meer details:
Web Design Group Meeting, 22 februari, We hebben uw RSVP nodig
Of
Ga je naar de Februari Web Group Meeting?
De e-mail die bij deze onderwerpregel hoort, is verzonden naar groepsleden die niet hebben gereageerd op een eerdere e-mail waarin de vergadering van de Web Design Group werd aangekondigd. Het bericht herinnert de lezer aan de originele vergadering en vraagt om hun RSVP.
Belangrijk: Stuur de herinneringsmail niet naar die groepsleden die wel op de kennisgeving van de vergadering hebben gereageerd.
Vergeet niet dat het openen en sluiten van uw e-mail ook belangrijk is. Hier is een tutorial die gedetailleerd kijkt naar e-mailopeningen en -sluitingen:
Het is mogelijk dat er niet op uw e-mail is gereageerd omdat deze niet belangrijk is bevonden. Lees deze tutorial om te leren hoe u uw lezers kunt laten reageren:
Als je een e-mail voor bedankt wilt schrijven na een interview, volgen hier meer informatie en een voorbeeld-e-mail om te volgen:
Laten we vervolgens een voorbeeld van een follow-up e-mail bekijken.
Dit voorbeeld van een follow-up e-mail is verzonden om de leden van een ontwerpgroep te herinneren aan RSVP voor de volgende groepsbijeenkomst.
De e-mail ziet er zo uit:
Onderwerpen: Ga je naar de februari Web Design Group Meeting?
Geacht lid,
We hebben uw RSVP nog niet ontvangen voor onze volgende dinervergadering met Web Design Group en de deadline nadert. Als u komt, stuurt u uw maaltijdvoorkeur naar: [email protected]. We moeten weten voor 15 februari as.
Als u onze laatste e-mail hebt gemist, vindt de vergadering van deze maand plaats op 22 februari van 6:30 tot 9:30 uur. bij het Stadsauditorium, 9876 Any Road, AnyTown.
Ons onderwerp deze maand is The Future of Web Design. Onze spreker is Jane Jones, CEO van Anytown Consulting.
ik hoop dat ik je daar zie.
oprecht,
Ashton Chang
President
Web Design Group
Let op de follow-up e-mail is gericht aan "Beste lid." Hoewel het meestal effectiever is om een e-mail naar een persoon te sturen, is dit een vervolg op een bericht over een groepsbijeenkomst per e-mail. Dus de uitdrukking "Beste lid" kan in dit geval worden gebruikt.
Merk ook op dat de vervolgmail direct is. Het komt meteen ter zake en bespreekt vervolgens de eerdere e-mail voor het geval de ontvanger die e-mail niet heeft ontvangen. Het belangrijkste is dat het de lezer een deadline geeft om te reageren.
Ten slotte wordt het afgesloten met een professionele handtekening. Zie deze tutorial voor nog meer tips voor het schrijven van effectieve e-mails:
Als u nuttige e-mailstrategieën nodig heeft om snel aan het werk te gaan, hebben we een speciale aanbieding voor u. Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ontvang GRATIS het eBook van Inbox Zero Mastery. Ontdek nu hoe u de beste technieken voor e-mailbeheer kunt toepassen.
U hebt zojuist geleerd hoe u een onbeantwoorde e-mail kunt opvolgen. Je hebt ook enkele handige e-mail follow-upprincipes geleerd. We hebben zelfs een voorbeeld van e-mail ter controle van de follow-up gegeven om u te helpen bij het schrijven van uw eigen vervolgmail.
Je zou nu klaar moeten zijn om je eigen vervolgmails te sturen. Succes!
Accentsconagua