Share
E-mail is voor de meesten van ons het meest gebruikte communicatiemiddel. E-mail is geweldig omdat u niet tegelijkertijd met uw gesprekspartner beschikbaar hoeft te zijn om te communiceren. Hiermee kunnen we projecten in beweging houden wanneer onze collega's niet beschikbaar zijn of aan de andere kant van de wereld.
Er is één probleem: de meesten van ons verdrinken in e-mails. De gemiddelde persoon die e-mail voor bedrijven gebruikt, ontvangt en verzendt meer dan 100 e-mails per dag, volgens een rapport dat is gepubliceerd door de Radicati Group.
Bovendien worden e-mails maar al te gemakkelijk verkeerd begrepen. Uit een recente studie van Sendmail bleek dat 64% van de mensen een e-mail heeft verzonden of ontvangen die onbedoelde woede of verwarring heeft veroorzaakt.
Vanwege het grote aantal e-mails dat we verzenden en ontvangen en omdat e-mails vaak verkeerd worden geïnterpreteerd, is het belangrijk om e-mails duidelijk en bondig te schrijven.
Het schrijven van korte en to-the-point e-mails zal de tijd die u aan e-mail besteedt verminderen en u productiever maken. Door uw e-mails kort te houden, zult u waarschijnlijk minder tijd besteden aan e-mail en meer tijd aan ander werk besteden. Dat gezegd hebbende, schrijven is duidelijk een vaardigheid. Zoals alle vaardigheden, zul je eraan moeten werken.
Om te beginnen kan het net zo lang duren om korte e-mails te schrijven als het u kostte om lange e-mails te schrijven. Maar zelfs als dit het geval is, helpt u uw collega's, klanten of werknemers productiever te werken, omdat u minder rommel aan hun postvakken toevoegt, waardoor ze gemakkelijker op u kunnen reageren.
Door helder te schrijven, word je bekend als iemand die weet wat hij of zij wil en die dingen voor elkaar krijgt. Beide zijn goed voor je carrièreperspectieven.
Dus wat is er nodig om duidelijke, beknopte en professionele e-mails te schrijven??
Maak voordat u antwoordt een abonnement op de Tuts + Business-nieuwsbrief en pak nu het gratis Inbox Zero ebook. Het zit vol met professionele strategieën voor e-mailbeheer.
Laten we nu ingaan op de details van het schrijven van een professionele e-mail, waarmee u zakelijke e-mails met doel, duidelijkheid en impact kunt schrijven.
Duidelijke e-mails hebben altijd een duidelijk doel.
Wanneer u een e-mail gaat schrijven, neemt u een paar seconden de tijd om uzelf af te vragen: "Waarom verzend ik dit? Wat heb ik nodig van de ontvanger?"
Als u deze vragen niet kunt beantwoorden, zou u geen e-mail moeten verzenden. E-mails schrijven zonder te weten wat u nodig heeft verspilt uw tijd en de tijd van de ontvanger en betekent dat u moeite zult hebben om uzelf duidelijk en beknopt uit te drukken.
Dit is ook een goed moment om je af te vragen: "Is deze e-mail echt nodig?" Nogmaals, alleen het verzenden van e-mails die absoluut noodzakelijk zijn, toont respect voor de persoon die je e-mailt.
E-mails zijn niet hetzelfde als zakelijke vergaderingen. Met zakelijke vergaderingen, hoe meer agenda-items u doorwerkt, des te productiever de vergadering.
Bij e-mails is het tegenovergestelde waar. De minder u neemt in uw e-mails op, hoe beter.
Daarom is het een goed idee om de regel "één ding" te oefenen. Maak elke e-mail die u verzendt slechts één ding. Als u moet communiceren over een ander project, schrijft u nog een e-mail.
Empathie is het vermogen om de wereld door de ogen van andere mensen te zien. Wanneer je dit doet, begrijp je hun gedachten en gevoelens.
Wanneer u e-mails schrijft, denk dan aan uw woorden vanuit het oogpunt van de lezer. Bij alles wat je schrijft, vraag je jezelf af:
Dit is een simpele aanpassing aan de manier waarop je schrijft. Maar het denken aan andere mensen zal de manier waarop ze op jou reageren veranderen.
Hier is een empathische manier om naar de wereld te kijken om u te helpen aan de slag te gaan. De meeste mensen:
In een ogenblik zullen we bekijken hoe u complimenten en een bedankje kunt inbouwen in de structuur van elke e-mail die u verzendt.
Wanneer u iemand voor de eerste keer e-mailt, moet u de ontvanger laten weten wie u bent. Je kunt dit meestal in één zin doen. Bijvoorbeeld: "Het was geweldig om je te ontmoeten op [X-evenement]."
Een manier om introducties kort te houden, is door ze te schrijven alsof u elkaar persoonlijk ontmoet. Je zou niet naar een monoloog van vijf minuten gaan om iemand persoonlijk te ontmoeten. Dus doe het niet in e-mail.
Weet je niet zeker of een inleiding nodig is? Misschien heb je eerder contact opgenomen met de ontvanger, maar je weet niet zeker of ze je zal herinneren. U kunt uw inloggegevens achterlaten in uw e-mailhandtekening. Dit is ideaal omdat:
Over handtekeningen gesproken, zorg dat je er een hebt ingesteld. Het is een afkorting voor het delen van informatie die u in elke e-mail moet opnemen. Maar als u deze informatie in uw handtekening plaatst, houdt u de kern van uw e-mails kort.
Uw handtekening moet het volgende bevatten:
Optioneel kunt u koppelingen naar uw sociale media-accounts en een elevator pitch van één zin opnemen over hoe u mensen helpt.
In elke e-mail die u schrijft, moet u voldoende zinnen gebruiken om te zeggen wat u nodig hebt en niet meer. Een nuttige oefening hier is jezelf beperken tot vijf zinnen.
Ondernemer Guy Kawasaki legt uit:
Minder dan vijf zinnen zijn vaak bruusk en onbeschoft, meer dan vijf zinnen verspillen tijd.
Er zullen momenten zijn waarop het onmogelijk is om een e-mail aan vijf zinnen te houden. Maar in de meeste gevallen zijn vijf zinnen voldoende.
Omarm de discipline van vijf zinnen en je zult merken dat je sneller e-mails schrijft. Je krijgt ook meer antwoorden.
Weet je niet zeker of het schrijven van een e-mail in vijf zinnen mogelijk is? Lees dan verder ...
Wat is de sleutel om uw e-mails kort te houden? Een standaardstructuur gebruiken. Dit is een sjabloon die u volgt voor elke e-mail die u schrijft.
Naast het kort houden van uw e-mails, helpt het volgen van een standaardstructuur u ook om snel te schrijven.
Na verloop van tijd zul je een structuur ontwikkelen die voor jou werkt. Hier is een eenvoudige structuur om aan de slag te gaan:
Laten we elk van deze grondig bekijken.
Groet. Dit is de eerste regel van de e-mail. "Hallo, [Voornaam]" is een typische begroeting.
Compliment of Pleasantry. Wanneer je iemand voor de eerste keer e-mailt, is een compliment een uitstekende opener. Een goed geschreven compliment kan ook als introductie dienen. Bijvoorbeeld:
Als je naar iemand schrijft die je kent, gebruik dan in plaats daarvan een grapje. Een aardigheid is meestal een variatie op 'Ik hoop dat het goed met je gaat'. Je kunt ook bedanken voor iets waarmee ze je hebben geholpen of voor informatie die ze in een vorige e-mail hebben verzonden.
Als Vinay Patankar van de Abstract Wonen blog legt uit:
Je moet ALTIJD volgen met een grapje na je begroeting. EVERYTIME zonder mislukken. Ingrain dit in je vingers, zodat je het vanzelf uitspuugt bij elke e-mail die je schrijft. Er is geen enkele reden waarom uw e-mail geen aardigheid zou moeten hebben ... U zult nooit iets te verliezen hebben door toevoeging van een plezierigheid, u zult mensen meer geneigd maken om de rest van uw e-mail te lezen, u zult kritiek verzachten en zult slaan de positieve emoties van enkelen. De meesten zullen het gewoon negeren, maar voor twee seconden van je tijd is het zeker de moeite waard.
De reden voor uw e-mail. In dit gedeelte zegt u: "Ik e-mail om te vragen over ..." of "Ik vroeg me af of u zou kunnen helpen met ..." U hebt soms twee zinnen nodig om uw redenen voor schrijven te verklaren.
Een oproep tot actie. Nadat u uw reden voor e-mailen hebt uitgelegd, moet u niet aannemen dat de ontvanger weet wat hij moet doen. Geef specifieke instructies. Bijvoorbeeld:
Het structureren van uw verzoek als een vraag moedigt de ontvanger aan om te antwoorden. Je kunt ook de regel "Laat het me weten wanneer je dat hebt gedaan" of "Laat het me weten als dat goed is voor jou" gebruiken.
Sluitend. Voordat u uw e-mail afmeldt, moet u een sluitingsregel toevoegen. Dit heeft het tweeledige doel om uw oproep tot actie te herhalen en om de ontvanger een goed gevoel te geven.
Voorbeelden van goede slotregels zijn:
Afmelden. Dit kunnen 'Beste wensen', 'Vriendelijke groeten', 'Het allerbeste' of 'Bedankt' zijn. Je moet altijd je sign-off volgen met je naam.
In 1946 adviseerde George Orwell schrijvers om:
Gebruik nooit een lang woord waar een kort woord zal doen.
Dit advies is vandaag nog relevanter, vooral bij het schrijven van e-mails.
Korte woorden tonen respect voor uw lezer. Door korte woorden te gebruiken, hebt u het harde werk gedaan om uw bericht gemakkelijk te begrijpen.
Hetzelfde geldt voor korte zinnen en paragrafen. Vermijd het schrijven van grote blokken tekst als u wilt dat uw e-mail duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Dit leidt tot een andere schrijfwijze van George Orwell, die je kan helpen om je zinnen zo kort mogelijk te houden:
Als het mogelijk is een woord uit te knippen, knip het dan altijd uit.
Zodra je je standaard e-mailstructuur hebt gevolgd, trim je elke zin zo kort mogelijk in.
George Orwell opnieuw:
Gebruik nooit het passief waar u het actieve kunt gebruiken.
Er zijn schriftelijk twee soorten stemmen, actief en passief.
Hier is een zin in de actieve stem:
Ik gooi de bal.
En hier is dezelfde zin in de passieve stem:
De bal wordt gegooid [door mij].
De actieve stem is gemakkelijker te lezen. Het moedigt ook aan actie en verantwoordelijkheid. Dat komt omdat in de actieve stem zinnen gericht zijn op de persoon die actie onderneemt. In de passieve stem concentreren zinnen zich op het object waarop gehandeld wordt. In de passieve stem kan het lijken alsof dingen vanzelf gebeuren. In de actieve stem gebeuren dingen alleen wanneer mensen actie ondernemen.
De Franse filosoof Blaise Pascal zei ooit:
Als ik meer tijd had, zou ik je een kortere brief hebben geschreven.
Met andere woorden, het schrijven van korte e-mails kan moeilijker zijn dan het schrijven van lange e-mails.
Een deel van het harde werk van het schrijven van korte e-mails is zorgvuldig proeflezen. Lees uw e-mail hardop voor uzelf en controleer op spelfouten en grammaticale fouten. Vraag jezelf:
Verwijder onnodige woorden, zinnen en alinea's terwijl u de proef leest.
Als je je persoonlijkheid in je e-mail wilt laten zien, laat dit dan subtiel schijnen in je schrijfstijl. Gebruik geen emoticons, chat-afkortingen (zoals LOL) of kleurrijke lettertypen en achtergronden. Hoewel deze tijdens je tienerjaren een integraal onderdeel van je e-mails kunnen zijn, zijn ze zelden geschikt in een professionele context.
De enige keer dat het passend is om emoticons of chatafkortingen te gebruiken, is wanneer u de e-mailtaal afspiegelt van de persoon naar wie u schrijft.
E-mail is een minder formele manier van communiceren dan een brief schrijven of zelfs een telefoongesprek voeren. Schrijven terwijl je spreekt, komt je persoonlijk en vriendelijk tegen. Het helpt je ook om je e-mails kort te houden. Tenslotte spreken weinigen onder ons in uitgebreide paragrafen.
Zorg er daarnaast voor dat uw e-mails laten zien wie u bent in de echte wereld. Als je iets niet tegen iemands gezicht zou zeggen, zeg het dan niet in een e-mail. En denk eraan om je manieren te letten. "Please" en "Thank you" gaan een lange weg.
Houd er rekening mee dat het leren van professionele e-mails belangrijk is, maar het organiseren van je e-mailinbox is zo. Laat je inbox niet ongeorganiseerd worden.
Leer hoe u uw e-mails goed kunt beheren. Besteed minder tijd aan uw inbox, terwijl u uw berichten professioneler behandelt.
We hebben een speciale aanbieding voor u. Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ontvang GRATIS het eBook van Inbox Zero Mastery. Ontdek nu hoe u de beste technieken voor e-mailbeheer kunt toepassen.
Wat zijn uw beste tips voor het schrijven van duidelijke en professionele e-mails? Laat het ons weten in de comments hieronder.
En als u werkt aan e-mailmarketingcampagnes, bekijk dan onze hoogwaardige e-mailnieuwsbriefsjablonen, die u kunt vinden op onze ThemeForest-marktplaats. Een van deze professionele sjablonen is misschien precies wat uw volgende project nodig heeft.
Grafisch krediet: Oog ontworpen door Sergi Delgado van de Eigen Project.
Accentsconagua