Share
In elk bedrijf, klein of groot, is duidelijke communicatie tussen werknemers van cruciaal belang. Iedereen werkt aan verschillende dingen, en het is van vitaal belang dat je elkaar kunt updaten over de status van je projecten.
Projectbeheerapplicaties zoals Trello en Basecamp maken het eenvoudiger, maar soms moet je nog steeds een eenvoudig statusrapport schrijven. Misschien heeft je baas je daar om gevraagd, misschien probeer je ondersteuning of financiering voor je project te krijgen, of wil je gewoon een collega op de hoogte houden.
In deze zelfstudie leert u hoe u een effectief statusrapport schrijft. Ze kunnen natuurlijk vele vormen aannemen, van een snelle, informele e-mailupdate tot een formeel rapport volgens een voorgeschreven sjabloon. Dus wat u in deze zelfstudie leert, is van toepassing op veel verschillende soorten rapporten.
U zult ontdekken wat u moet doen om uw belangrijkste ideeën te ordenen en duidelijk te communiceren, en meer te weten te komen over veelvoorkomende fouten. Ik zal u ook een voorbeeldrapport geven dat u kunt bekijken of downloaden, zodat u het als een sjabloon voor uw eigen rapporten kunt gebruiken.
Tegen het einde kunt u een duidelijk, overtuigend statusrapport schrijven dat uw baas of iemand anders helpt te begrijpen waar u precies in uw project bent.
Het lijkt misschien raar om te beginnen met het stellen van vragen - het is immers de taak van een statusrapport voorzien informatie, niet vragen. Maar het is een cruciale eerste stap.
Als u wilt dat uw rapport maximale impact heeft, moet u uw doelgroep begrijpen en wat hun prioriteiten zijn. Dit kan u helpen de gebruikelijke fout in de "waslijst" te vermijden, die we in de volgende sectie zullen behandelen, en u in plaats daarvan concentreren op de dingen die interessant en relevant zijn voor uw beoogde lezer.
Stel dat u aan uw manager rapporteert over de status van een nieuwe functie die u toevoegt aan de bedrijfswebsite. Voordat u begint met een lijst met alle dingen die u hebt bereikt, moet u beginnen met het begrijpen van de verwachtingen van uw manager.
Waarom is de nieuwe functie belangrijk? Welke resultaten verwacht u te laten zien? Hoeveel details moet je baas echt ontvangen? Zijn er bepaalde aspecten van het project die belangrijk voor haar zijn, en anderen waar ze niet zoveel om geeft?
Ze is misschien geïnteresseerd in hoe deze nieuwe functie de verkoop kan verbeteren, bijvoorbeeld, maar geeft niet te veel om de technologie erachter. Ze ziet dit misschien als de eerste fase in een veel groter project, of als onderdeel van een afzonderlijk initiatief waarbij andere delen van het bedrijf betrokken zijn. Het is belangrijk om alle achtergronden te begrijpen.
Je kent waarschijnlijk al een aantal van deze details, maar als dat niet het geval is, vraag het dan direct. Hoe meer duidelijkheid u aan het begin kunt krijgen, hoe soepeler het proces zal zijn.
Het is ook de moeite waard om enige aanwijzingen te vragen over de soort lengte of gedetailleerdheid die ze verwacht, en of er een bepaald formaat is dat u zou moeten gebruiken. Sommige bedrijven hebben standaardsjablonen of maken gebruik van speciale rapportagesoftware zoals StatusPath of Reportify. Als dat niet het geval is, krijgt u tenminste een globaal beeld van de vraag of u een paar opsommingstekens of een rapport van tien pagina's moet maken.
Als je klaar bent met het verzamelen van informatie, is het tijd om verder te gaan en te beginnen met schrijven. We beginnen met enkele algemene punten en gaan vervolgens in op enkele details over het samenvoegen van alles.
Wanneer je een statusrapport schrijft, is het vanzelfsprekend om terug te denken over wat je hebt gedaan en alles op te schrijven. Helaas is dat het laatste wat u zou moeten doen.
Die aanpak leidt tot een saaie "waslijst" met activiteiten, waarvan vele niet relevant zijn voor uw lezer. Ze lijken misschien belangrijk voor u, omdat u zoveel tijd aan hen besteedde, maar uw lezer hoeft niet elke stap die u deed te weten.
Als u bijvoorbeeld een nieuwe functie op de bedrijfswebsite hebt gelanceerd, komt u misschien in de verleiding om alles op te nemen dat daaraan voorafging, al het harde werk en vergaderingen en onderhandelingen, de technische uitdagingen die u hebt overwonnen en de wettelijke goedkeuringen die u hebt verkregen..
Al deze dingen waren belangrijke stappen bij het voltooien van het project, maar je baas hoeft er geen details over te weten, en sommige zijn zelfs helemaal niet de moeite waard om te vermelden.
Dus in plaats van een lijst met voltooide taken, focus je op het tonen van de resultaten. Dat vereist mogelijk een dieper nadenken. De resultaten zijn immers meer dan alleen "het lanceren van de nieuwe websitefunctie". Wat zijn de bredere resultaten daarvan? Welke impact heeft uw project??
Misschien wilt u statistieken opnemen over bijvoorbeeld hoeveel klanten de nieuwe functie hebben gebruikt en waarvoor ze deze hebben gebruikt. Als dit leidt tot hogere verkopen, of tot lagere kosten, of als het problemen voor klanten oplost, noem dan zeker al die positieve resultaten.
Hoewel bedrijven mogelijk hun eigen indelingen voor statusrapporten hebben, zijn er enkele belangrijke elementen die u in een effectief rapport moet opnemen. Hier is een checklist voor jou:
U hoeft het geen samenvatting te noemen, maar u moet zeker een snel gedeelte bovenaan hebben, niet meer dan twee of drie zinnen of opsommingstekens, samengevat de algemene status van uw project.
Waar ben je, wat is het volgende, ben je op schema en heb je te maken met grote problemen? Stel je voor dat je baas niet voorbij dit gedeelte leest (dat kan in feite het geval zijn), en zorg ervoor dat ze alle essentiële informatie hier krijgt.
Als je het project in het begin zorgvuldig hebt gepland, heb je het waarschijnlijk afgebroken tot een reeks afzonderlijke taken en doelstellingen, met respectieve datums voor elk van de taken. Uw statusrapport moet updates bevatten over uw voortgang bij het voldoen aan die vervaldatums. In het geval van gedeeltelijk voltooide taken, kunt u een percentage toewijzen om te laten zien hoe dicht u bij voltooiing bent.
Afhankelijk van het detailniveau dat je in het projectplan hebt gebruikt, is het misschien niet de moeite waard om hier elke afzonderlijke taak te vermelden. Houd er rekening mee dat u een rapport ontwerpt op basis van wat uw lezer wil weten, niet op basis van een opsomming van alles wat u heeft gedaan. Kies daarom misschien enkele belangrijke mijlpalen in het project en rapporteer uw voortgang bij het behalen ervan.
Zelfs met een zorgvuldige planning kwamen de meeste projecten onderweg tot obstakels. U kunt in de verleiding komen om ze te minimaliseren, vooral als u rapporteert aan iemand die een sterke interesse heeft in het succes van het project. Maar het is van vitaal belang dat u ze zo snel mogelijk vrijgeeft om twee redenen:
Niemand houdt ervan om over problemen te worden verteld zonder een oplossing te krijgen. Voor elk probleem dat u hebt geïdentificeerd, moet u aangeven welke stappen u van plan bent te ondernemen. Als je meer hulp nodig hebt, vraag er dan om, maar je moet op zijn minst een eigen plan hebben.
Beschrijf ook de volgende stappen voor het project in het algemeen. Wat zijn de belangrijkste dingen waar u aan werkt tussen nu en de volgende statusupdate? Wat zijn de volgende belangrijke mijlpalen, wanneer verwacht u ze te raken en wie is verantwoordelijk voor hen? Geef uw lezer een idee van wat er aan de hand is, zodat ze een duidelijk idee hebben van de richting waarin het project zich begeeft.
Een eenvoudige grafiek kan de status van een project veel effectiever weergeven dan pagina's met tekst. Overweeg enkele van de volgende opties:
Hier is een voorbeeld van hoe de percentagetabel eruit zou kunnen zien:
Als je is verteld om een bepaalde sjabloon te volgen of een bepaalde lengte te schrijven, doe dat dan natuurlijk. Anders is de regel om het zo kort mogelijk te houden.
Zet jezelf in de schoenen van je lezer. Als u een statusrapport leest, wilt u zo snel en gemakkelijk mogelijk weten wat er met het project gebeurt. Je leest liever een overtuigende samenvatting van één pagina dan een gedetailleerd boekje dat je meer vertelt dan je echt moet weten. Dus als dat is wat u zou willen lezen, dan is dat wat u zou moeten produceren.
In zo'n kort rapport kun je natuurlijk niet alles opnemen. Dat is geen probleem. Als je manager extra informatie wil, zal ze erom vragen. Het is veel beter voor haar om de algehele status van het project duidelijk te begrijpen dan dat ze de essentiële informatie niet kon vinden te midden van een groot detail.
Als er vragen rijzen, moet je natuurlijk klaar zijn om ze meteen te beantwoorden. Dus samen met uw samenvattingsverslag van één pagina moet u extra materiaal voorbereiden om alle vragen te beantwoorden die u verwacht.
Vaak gaan statusrapporten vergezeld van een bespreking om het project te bespreken. Als dat het geval is, biedt het een natuurlijk forum voor het beantwoorden van aanvullende vragen. Om ervoor te zorgen dat u er klaar voor bent, neemt u alle informatie die niet bij het rapport paste, en assembleert u deze in een goed georganiseerde map, zodat u deze gemakkelijk kunt openen wanneer dat nodig is.
Toen ik in corporate banking werkte, noemde ik dit 'dingen in mijn achterzak'. Ik zou proberen te anticiperen op elke vraag die mijn manager zou kunnen stellen, en een grafiek of gegevenspunt hebben dat ik uit mijn metaforische achterzak zou kunnen halen om het te beantwoorden. Toen de vragen werden gesteld, zag ik er goed voorbereid uit. Zelfs als ze dat niet waren, heeft het mij gemaakt voelen goed voorbereid.
Als u uw rapport per e-mail verzendt, kunt u uw 'achterzak'-informatie als een extra bestand bijvoegen, waardoor het duidelijk wordt dat het slechts optioneel is en dat de essentiële informatie in het rapport is opgenomen. Of u kunt eenvoudigweg zeggen dat u meer details hebt die u desgewenst kunt opgeven.
Dus nu is het tijd om al die elementen samen te voegen in een eenvoudig, duidelijk rapport. Hier is hoe het eruit zou kunnen zien:
Ik heb het Microsoft Word-document bijgevoegd bij deze zelfstudie (klik gewoon in de zijbalk om het te downloaden). Voel je vrij om het als een sjabloon te gebruiken en pas het zo nodig aan je behoeften aan.
U weet nu hoe u een effectief statusrapport schrijft. U kunt aan de slag gaan, door mijn sjabloon als uitgangspunt te gebruiken, of door uw eigen sjabloon samen te stellen in een formaat dat u verkiest. Onthoud alleen de belangrijkste punten:
Grafisch krediet: rapportpictogram ontworpen door Icon Jungle van het Noun-project.
Accentsconagua