Hoe e-mails te schrijven die mensen lezen en actie ondernemen

Je gebruikt e-mail voor werk, toch? Dan is de kans groot dat u meer dan 100 e-mails per dag ontvangt en / of verstuurt. Dat is het gemiddelde voor mensen die e-mail op het werk gebruiken. Je besteedt waarschijnlijk ook een kwart van je beroepsleven - twee uur per dag - lezen en schrijven van e-mails.

Met andere woorden, de meesten van ons verdrinken in e-mail, maar we hebben niet echt de tijd om ermee om te gaan. De hierboven vermelde e-mailstatistieken van de medewerker betekenen dat elke e-mail die we ontvangen, gemiddeld iets meer dan een minuut aandacht krijgt.

Denk aan de e-mails die u verstuurt. Heb je ooit gedacht: "Dit zal waarschijnlijk maar een minuut aandacht krijgen"? Het is een ontnuchterende gedachte. Maar als u weet dat dit het geval is, wordt u een betere e-mailschrijver.

We hebben onze e-mails nodig om opgemerkt te worden

Email is hoe we aan het werk komen. Als onze klanten, collega's of leidinggevenden onze e-mails negeren en er geen actie tegen ondernemen, blijft het werk tot stilstand.

Voor degenen onder ons die e-mail gebruiken om dingen voor elkaar te krijgen, is de conclusie duidelijk: wanneer u e-mails schrijft, moet u extra hard werken om ze op te laten vallen. We moeten allemaal e-mails schrijven die worden geopend, gelezen en waarop wordt gehandeld.

Gelukkig is dit gemakkelijker dan je zou denken. Het enige dat nodig is, zijn een paar eenvoudige strategieën die iedereen kan aannemen en de bereidheid om deze strategieën toe te passen. Als u deze strategieën niet al gebruikt, zult u versteld staan ​​van het verschil dat ze maken in uw beroepsleven.

We moeten allemaal weten hoe e-mails te schrijven die dingen laten gebeuren. Laten we dus kijken hoe we dat kunnen doen. Maar eerst…

Grijp het gratis e-mailoverzicht voor e-mailinboxbeheer

Als u veel e-mails verzendt en ontvangt, bespaart u veel tijd door te leren hoe u uw e-mail professioneler kunt beheren. 

Download ons nieuwe eBook-strategieën voor e-mailstrategieën: De ultieme gids voor inbox zero master. (Het is beschikbaar voor GRATIS met de Tuts + Zakelijk nieuwsbrief.) 

Laten we nu eens in de stappen van deze zelfstudie stappen om te leren hoe u e-mails schrijft die ontvangers dwingen te reageren - en actie onderneemt.

Stap 1: Denk na over de ontvanger

Tegenwoordig werken velen van ons internationaal met mensen die we nog nooit persoonlijk hebben ontmoet. Deze internationale aanpak brengt veel voordelen met zich mee. Maar omdat we de mensen waarmee we werken niet ontmoeten, kunnen we vergeten dat onze collega's echte mensen zijn, net als wij. Ze hebben hoop, dromen en strijd, net als iedereen.

Houd in gedachten dat er een is persoon aan het andere einde van elke e-mail die u verzendt, kunt u betere e-mails schrijven. Dit geldt vooral als je kunt leren de wereld te zien vanuit het oogpunt van de ontvanger.

Elke persoon is anders, dus het zien van de wereld vanuit het oogpunt van de ontvanger verandert met elke e-mail die je schrijft. Dat gezegd hebbende, bepaalde dingen zijn waar voor de meeste mensen:

• Ze hebben het druk en krijgen veel e-mail (ongeveer 100 e-mails per dag, meer als ze in een positie van autoriteit zijn).
• Ze willen geliefd en gewaardeerd worden.
• Ze hebben preoccupaties en dingen die voor hen van belang zijn.

Houd hier rekening mee bij het doorlopen van de volgende stappen, aangezien we ze allemaal zullen behandelen.

Stap 2: zorg dat uw e-mails worden geopend

Voordat iemand actie kan ondernemen op uw e-mail, moet hij uw e-mail openen. Wat is hier de sleutel??

Wanneer uw e-mail in de inbox van iemand wordt weergegeven, ontvangen deze slechts twee gegevens: uw naam en de onderwerpregel.

Als je in een positie van autoriteit of respect bent, en de persoon die je e-mailt naar je opkijkt (of door een keuze of omdat dat is waarvoor ze betaald worden), dan zal alleen je naam de e-mail geopend krijgen. Desondanks is vertrouwen op uw autoriteit om e-mails te openen een slechte langetermijnstrategie. In een genetwerkte samenleving is autoritarisme een verouderde manier om naar de wereld te kijken.

U kunt niet op uw naam rekenen om uw e-mails te openen. Dat laat de onderwerpregel. Voor de meesten van ons is dit de enige kans die we hebben om aandacht te vragen en voldoende interesse te wekken voor de ontvanger om de e-mail te openen.

Onderwerpregels zijn een groot voordeel voor e-mailmarketeers. Wanneer hun e-mails worden geopend, verdienen ze geld. Dus wijden ze hun leven aan het bestuderen van wat wel en niet werkt in onderwerpregels. Er zijn hele boeken over het onderwerp geschreven.

Dus wat is de nummer één tip van e-mailmarketeers als het gaat om het schrijven van onderwerpregels? Wees relevant.

Zoals Oli Gardner van Unbounce schrijft Hoe de perfecte e-mailonderwerpregel te schrijven, wanneer je een onderwerpsregel schrijft, moet je "ultra specifiek" zijn en "zorg ervoor dat het relevant is".

Als uw e-mailonderwerp relevant is voor uw ontvanger, wordt de e-mail geopend. Anders gezegd: een relevante onderwerpregel sluit aan bij de preberoepen van de ontvanger en de dingen die voor hen van belang zijn. Dus ze willen meer weten.

Voor e-mailmarketeers is het schrijven van een relevante en ultraspecifieke onderwerpregel een moeilijke vraag omdat hun e-mails worden verzonden naar tienduizenden abonnees.

Voor u is het eenvoudig om uw onderwerpregel relevant te houden, omdat u één persoon e-mailt. Uw onderwerpregel kan bijvoorbeeld gaan over:

• Een project (of subsectie van een project) waaraan u samenwerkt.
• Een wederzijdse kennismaking.
• Een werkplaatssysteem.

Naast het relevant maken van je onderwerpregels, is het de moeite waard om in gedachten te houden dat de ontvangers van je e-mails druk zijn en dat ze graag gewaardeerd worden.

Dus als je e-mail een korte vraag is (en zo mogelijk zou dit moeten zijn - daar komen we zo meteen bij), zeg dat dan in je onderwerpregel. Bijvoorbeeld:

• "Snelle vraag over [project]"
• "Ja / nee antwoord nodig op [project]"
• "[Project]: één zinantwoord nodig"

Dit geeft de ontvanger aan dat hij uw e-mail binnen een paar seconden kan verwerken. Het is dus waarschijnlijk een van de eerste e-mails die hij opent en beantwoordt deze.

Eindelijk, als de persoon die je e-mailt je heeft geholpen, laat haar dan een briefje van waardering achter. In de juiste omstandigheden is 'Bedankt' een uitstekende onderwerpregel.

Je zou alleen maar bedankt moeten zeggen als je het echt meent. En er is niets om u te stoppen een klein verzoek te doen naast uw bedankbriefje.

Stap 3: Injecteer uw e-mails met goede gevoelens

Als je e-mails zorgen dat mensen zich goed voelen, heb je een grotere kans op een positieve en actieve reactie.

Wat kunt u doen om goede gevoelens in uw e-mails te injecteren??

• Openen met de naam van de ontvanger. Dit is vooral belangrijk als je iemand voor de eerste keer e-mailt. Als je een snel e-mailgesprek met een collega voert, is dit niet nodig (je e-mails worden sowieso geopend en beantwoord), maar het is een goed idee om ze op naam elders in de e-mail te behandelen. Als Dale Carnegie, auteur van Hoe vrienden te maken en mensen te beinvloeden, schrijft: "De naam van een persoon is voor die persoon het zoetste en belangrijkste geluid in welke taal dan ook."
• Let op je Ps en Q's. Bij etiquette gaat het erom dat u ervoor zorgt dat de persoon met wie u communiceert, zich goed voelt. Zorg er dus voor dat je de basis netiquette volgt terwijl je schrijft. Het volgen van een standaard e-mailsjabloon, zoals de sjabloon die we in dit artikel geven, kan u helpen op de goede weg te blijven met uw e-mailmanieren.
• Zeg bedankt wanneer dank verschuldigd is. Ik weet dat ik dit al heb genoemd in stap 2, maar ik kan het niet genoeg benadrukken. Als iemand je heeft geholpen, geef hem of haar dan een briefje om bedankt te zeggen. Zelfs als het zijn of haar taak was om je te helpen, is dank zeggen het juiste om te doen. Herinneren om dank u te zeggen is een investering op lange termijn. Hoe meer je mensen bedankt voor hun hulp, hoe meer ze bereid zijn te helpen in de toekomst. Of zoals Dale Carnegie het zegt: "Als je honing wilt verzamelen, schop dan niet over de bijenkorf."
• Wees niet verlegen om complimenten te geven. Het is een eenvoudige strategie om e-mails te schrijven die mensen willen openen omdat ze je werk van anderen waarderen.

Stap 4: houd uw e-mails kort

Door een goede onderwerpregel te schrijven, wordt uw e-mail geopend. Maar hoe kunt u ervoor zorgen dat het snel wordt gelezen en beantwoord??

Dit is het antwoord met vier woorden: houd je e-mails kort.

Korte e-mails zijn niet alleen sneller te lezen. Dat is een voor de hand liggend punt. Korte e-mails worden waarschijnlijk meteen gelezen. Zoals Tina Su van Denk nu eenvoudig legt uit:

Wanneer we een e-mail openen die erg lang is, is onze buikreactie om de e-mail te sluiten of er later op terug te komen wanneer we mogelijk meer tijd hebben.

Met andere woorden, het openen van een lange e-mail stuurt een onmiddellijk signaal naar de hersenen van de ontvanger: kom hier later op terug. Korte e-mails sturen het tegenovergestelde signaal. Tina Su opnieuw:

We hebben de neiging om te antwoorden of te worden aangetrokken door e-mail die het snelst is om te beantwoorden of te verwerken. Dat betekent e-mail die heel weinig werk of dacht vereist.

Dat gezegd hebbende, kort is niet alles. Uw doel is om het de ontvanger zo gemakkelijk mogelijk te maken om te antwoorden. Dat kan soms betekenen dat u diepgaande achtergrondinformatie verstrekt of een reeks mogelijke opties beschrijft, zodat de ontvanger onmiddellijk een beslissing kan nemen. Wanneer je om deze reden een lange e-mail schrijft, maak dan wat je hebt gedaan duidelijk in je openingsparagraaf. Zeg iets in de trant van:

• "Ik heb alles uitgelegd wat je moet weten, dus alles wat je moet geven is een ja / nee antwoord."

Onze e-mailsjabloon kan u helpen uw e-mails zo kort mogelijk te houden.

Stel jezelf ook de volgende vraag:

Stap 5: Wat is het doel van deze e-mail??

Voordat u een enkel woord van uw e-mail schrijft, moet u zich bewust zijn van het resultaat dat u van de ontvanger verwacht. Als je weet wat je wilt via je e-mail, zul je het veel gemakkelijker vinden om te schrijven.

Worstelend met het schrijven van een e-mail of het schrijven van een kruipend e-mailbericht is meestal een teken dat je niet echt weet wat je wilt van de ontvanger. Dus wees duidelijk wat je wilt voordat je begint met schrijven.

Elke e-mail die u schrijft, moet één doel hebben. Dat wil zeggen, het zou slechts één actie vereisen van de persoon die het ontvangt. Als voor een e-mail meer dan één actie vereist is, moet u deze opsplitsen in afzonderlijke e-mails.

Waarom doe je het zo? Omdat als u om meerdere acties in een e-mail vraagt ​​en een van die acties wordt vertraagd, het antwoord wordt geblokkeerd. Het vermindert ook de verantwoordingsplicht. Aan de andere kant, vraagt ​​het vragen om één actie per e-mail om de acties die kunnen worden ondernomen.

Leo Babauta zegt het zo:

Er zijn talloze keren geweest dat ik een e-mail las, de benodigde actie zag, en ging en deed het ... alleen om erachter te komen dat drie andere dingen ook nodig waren om op de e-mail te reageren. Ik heb ook gereageerd op het eerste deel van een e-mail en niet op anderen, alleen omdat ik niet genoeg tijd had.

Als u over meerdere dingen schrijft, met meerdere verzoeken, doet u twee dingen: 1) maak het waarschijnlijk dat uw e-mail feitelijk niet zal worden gelezen of behandeld; en 2) maken het waarschijnlijk dat zelfs als er op wordt gereageerd of erop wordt gereageerd, de ontvanger slechts een van die dingen doet.

Blijf in plaats daarvan bij één onderwerp, met één verzoek. Zodra dat is gebeurd, kun je een tweede verzenden, maar overweldig de ontvanger niet als het enigszins mogelijk is.

Stap 6: een oproep tot actie opnemen

Je e-mailt iemand omdat je ze nodig hebt om een ​​specifieke actie te ondernemen. Schroom niet om het verzoek te doen en ga er niet vanuit dat ze automatisch begrijpen wat u nodig heeft en wanneer u het nodig hebt.

Als u wilt dat de ontvanger iets doet, wees dan duidelijk wat u nodig hebt.

Een effectieve call-to-action bestaat uit vijf componenten:

• De actie. Wat moet je doen??
• Een acteur. Van wie verwacht u de actie te voltooien? Als je wilt dat de ontvanger het doet, maak dat dan duidelijk.
• Verantwoording. Wat moeten ze doen als ze de actie hebben voltooid? Wie moeten ze laten weten dat het klaar is??
• Een deadline. Wanneer moet de actie worden voltooid?
• Een zoetstof. Wat zit erin voor de ontvanger? Zelfs als het gewoon uw dankbaarheid is, laat hen weten dat u dankbaar zult zijn.

Grijp het gratis e-mailoverzicht voor e-mailinboxbeheer

Het schrijven van effectieve, bruikbare e-mails is slechts één hulpmiddel in uw arsenaal voor e-mailbeheersing. Het beheren van reacties terwijl u bovenaan uw e-mailinbox blijft, is net zo belangrijk.

Leer hoe u uw inbox goed kunt organiseren en uw e-mails snel kunt beheren. Op die manier bent u effectiever met e-mail, terwijl u minder tijd in uw inbox doorbrengt.

Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ontvang het GRATIS Inbox Zero eBook. Leer nu hoe u de beste technieken voor het beheer van e-mailinboxen kunt toepassen.

Hoe zorg je ervoor dat je commando-actie voor e-mails goed verloopt?

Welke strategieën gebruikt u om uw e-mails geopend en behandeld te krijgen? Zijn er die je hebt gevonden bijzonder effectief? Laat het ons weten in de comments hieronder.

Grafisch krediet: E-mail ontworpen door Simple Icons from the Noun Project.