Share
Vergaderingen, opdrachten en andere items die van invloed zijn op ons schema - ze hebben allemaal één ding gemeen. We worden vaak per e-mail op de hoogte gesteld.
Het kan onhandig zijn om uw e-mail van Microsoft Outlook te sluiten en een andere app te openen om uw afspraken en werk te vinden. En open vervolgens Outlook opnieuw als u eenmaal de planningsinfo hebt die u nodig hebt. Het is ongemakkelijk, en het is ook niet nodig.
Veel mensen realiseren zich niet dat de MS Outlook een kalender heeft ingebouwd. Als u weet wat u moet doen, kunt u gemakkelijk schakelen tussen uw e-mailinbox en uw Microsoft Outlook-agenda.
In deze zelfstudie leert u hoe u de Outlook-agenda gebruikt. Ik zal uitleggen hoe je taken en afspraken aan je agenda kunt toevoegen. We zullen ook onderzoeken hoe een Outlook-agenda kan worden gedeeld.
Outlook heeft de perfecte tool om u te helpen bij het maken en onderhouden van uw planning, de Microsoft Outlook-kalender.
Als u Outlook wilt gebruiken om uw afspraken en vergaderingen bij te houden, evenals uw taken, kan de Outlook-agenda hierbij helpen. Hier is een korte videogids over het gebruik van de MS Outlook-agenda:
Leer nog meer over de Microsoft Outlook-agenda door de stapsgewijze instructies hieronder te volgen.
Voordat u leert werken met de Outlook-agenda, bekijkt u deze geweldige bron. Download ons nieuwe eBook-strategieën voor e-mailstrategieën: De ultieme gids voor inbox zero master. (Het is beschikbaar voor GRATIS downloaden wanneer u zich aanmeldt voor de Tuts + Business-nieuwsbrief.)
Uw Outlook-agenda is een handig hulpmiddel dat u snel en gemakkelijk kunt bereiken met uw e-mail door op een enkel pictogram te klikken als u weet hoe.
Begin met uw Outlook-inbox open:
Toegang tot uw MS Outlook-agenda via de Kalender pictogram in uw inbox.Vind de Kalender pictogram in de linkerbenedenhoek van uw e-mailinterface (onder de Navigatie ruit). Als u met de muis over het pictogram beweegt, ziet u een miniatuur van uw agenda met uw aankomende afspraken.
Om uw kalender te openen, klikt u op de Kalender icoon. Uw Microsoft Outlook-agenda wordt weergegeven:
Een blik op de Microsoft Outlook-agenda.U ziet dat de standaardweergave ongeveer een maand is. Dit wordt het Maand uitzicht. De huidige datum is gemarkeerd, hoewel u verschillende kalenderdagen kunt selecteren om mee te werken.
De Outlook-agenda bevat ook enkele handige functies:
Nu we de maandweergave hebben bekeken, kunnen we enkele van de beschikbare weergaven bekijken.
U kunt uw veranderen Kalenderweergave. Klik bovenaan de Outlook-kalender Uitzicht uit het menu:
U kunt de Outlook-kalenderweergave wijzigen in de Uitzicht tab.Op de Uitzicht Op het tabblad ziet u verschillende instellingen waarmee u de weergave van uw agenda kunt aanpassen. De vijf waarop we ons willen concentreren voor deze tutorial zijn:
Om een weergave te openen, klikt u op het pictogram voor de kalenderweergave die u wilt openen. Laten we voor dit voorbeeld klikken op de Schedule View icoon. De Schedule View displays:
De Outlook-agendaschema-weergave toont waar uw vergaderingen elkaar overlappen.Merk op dat dit voorbeeld Schedule View heeft al twee sets overlappende afspraken. Als u op de hoogte bent van het planningsconflict, kunt u uw tijd efficiënt beheren. U kunt van plan zijn om slechts één van de vergaderingen bij te wonen en de andere opnieuw in te plannen. Of u kunt een deel van elke vergadering bijwonen.
Dit ook Schedule View illustreert dat er een ontbijtvergadering is die begint om 07:00 uur - vóór het begin van de werkdag.
Notitie: Deverschillende weergaven verschijnen ook op de Huis tab van uw Outlook-agenda, en u kunt ze ook vanaf daar openen.
U kunt verschillende soorten items aan uw Microsoft Outlook-agenda toevoegen, waaronder:
U kunt ook elk item instellen als een doorlopend artikel of een meerdaags item.
Begin vanuit elke kalenderweergave, maar zorg ervoor dat je op de Huis tab. Voor dit voorbeeld beginnen we met de Maand bekijk open:
Klik op de Nieuwe afspraak pictogram om een afspraak in te stellen.Klik op de Nieuwe afspraak icoon. Een blanco Afspraak schermweergaven:
Gebruik de Nieuwe afspraak scherm om de details van uw afspraak in te voeren.Typ uw afspraakinformatie in de daarvoor bestemde velden. Hier volgt een korte beschrijving van elk veld en hoe u elk veld vult:
Om een afspraak langer dan één dag te laten duren, selecteert u een datum voor de Eindtijd dat is na de Starttijd datum.
Voorzichtigheid: Als uw geselecteerde datums en tijden overlappen met een andere afspraak of vergadering, ziet u mogelijk een waarschuwing in de linkerbovenhoek van de Afspraak scherm. Outlook staat u echter nog steeds toe om de conflicterende afspraak toe te voegen.
Typ alle opmerkingen die je over de afspraak hebt in het grote vierkant onder de afspraakinformatie. In het onderstaande voorbeeld heb ik de Afspraak uitloggen met informatie over een ouder / leerkrachtconferentie:
Een afspraak die een ouder / leerkrachtconferentie toont.Als u een terugkerende afspraak wilt plannen, klikt u op Herhaling pictogram in de Lint (het lijkt op een cirkel). De Afspraakherkomst dialoogvenster verschijnt:
U kunt uw afspraak opnieuw instellen met behulp van de Herhaling icoon.Selecteer een Terugkeerpatroon voor de afspraak. U kunt ook definiëren hoe lang de afspraak zal blijven terugkeren. In het bovenstaande voorbeeld heb ik een maandelijkse bovenliggende / leerconferentie ingesteld. Als u klaar bent, klikt u op OK terugkeren naar de Afspraak scherm.
Wanneer u klaar bent met het invoeren van afspraakinformatie, klikt u op Opslaan en sluiten pictogram in de linkerbovenhoek van uw Afspraak scherm. De afspraak is toegevoegd aan je agenda.
Of je nu een groep moet verzamelen voor een zakelijk project of een sociale bijeenkomst, je zult de Nieuwe ontmoeting hulpmiddel nuttig. Begin met de Outlook-agenda geopend:
Gebruik de Nieuwe ontmoeting pictogram om een nieuwe vergadering te maken.Klik Home> Nieuwe ontmoeting. EEN Nieuwe uitnodiging voor vergadering scherm opent:
Gebruik dit scherm om een vergadering te plannen en deelnemers aan vergaderingen te uitnodigen. Hier volgt een kort overzicht van hoe u de uitnodiging voor de vergadering kunt invullen:
Nadat u de vergaderingsinformatie hebt ingevuld, gebruikt u het vak onder de berichtkop om een korte notitie te schrijven aan de deelnemers aan het bericht. Hier is een voorbeeld van hoe een voltooide vergaderingsuitnodiging er kan uitzien:
Hier is een voorbeeld van een e-mail met een uitnodiging voor een vergadering.Als dit een terugkerende vergadering moet zijn, gebruikt u de Herhaling pictogram in de Lint om te definiëren hoe vaak de vergadering zal plaatsvinden.
Wanneer uw uitnodiging gereed is om te verzenden, klikt u op Sturen knop linksboven in het venster. Uw vergadering is toegevoegd aan de kalender. Alle ontvangers die u hebt opgenomen in de Naar veld ontvangt een bijlage voor de vergaderinguitnodiging voor de vergadering.
Lees meer over het verzenden van berichten in MS Outlook in deze zelfstudie:
Dit artikel kan u helpen een effectieve e-mail te schrijven om te verzenden met uw vergaderingsuitnodiging:
Taken verschillen van afspraken en vergaderingen in die zin dat ze meestal alleen u betrekken. U kunt taken in uw agenda instellen om te fungeren als een soort online-doellijst. U kunt de taakfunctie in de Outlook-agenda ook gebruiken om een taak aan een andere persoon toe te wijzen of om statusrapporten te verzenden.
Om een nieuwe taak in te stellen, begint u opnieuw met een open kalender. Klik Home> Nieuwe items. Een pop-upmenu toont:
U kunt ook taken aan uw Outlook-agenda toevoegen.Selecteer de Taak keuze. De Nieuwe taak venster verschijnt:
Gebruik de Nieuwe taak venster om een nieuwe taak te maken.Typ de taaknaam in de Onderwerpen lijn. Kies een Begin datum en een Opleveringsdatum voor de taak. Als u wilt, kunt u ook waarden aan de volgende velden toewijzen door op de pijl-omlaag naast elk veld te klikken en een selectie te maken:
Als u wilt dat het systeem u een herinnering stuurt, vinkt u het selectievakje aan Herinnering checkbox. U kunt ook de Herhaling pictogram in de Lint om de taak een terugkerende taak te maken. Of definieer de taak als langer dan één dag duren door een andere start- en einddatum te kiezen.
Typ meer informatie of instructies over de taak in het vak onder de koptekstinformatie.
Wanneer u klaar bent met het invullen van de Nieuwe taak venster, klik Taak> Opslaan en sluiten. Uw taak is toegevoegd aan de takenlijst van uw agenda, maar deze wordt niet in uw agenda weergegeven tenzij u de Taak uitzicht.
Om de takenlijst van uw agenda te bekijken, gaat u naar Uitzicht > To-Do Bar. Er verschijnt een pop-upmenu:
Schakel de To-Do Bar weergave om uw takenlijst te bekijken.Klik op de Hulpmiddelen keuze. Er verschijnt een venster aan de rechterkant van je agenda. Uw takenlijst verschijnt rechtsonder in uw Microsoft Outlook-agenda onder de miniatuur van de kalender van de maand:
Wanneer de To-Do Bar weergave is ingeschakeld, kunt u uw takenlijst zien (of Takenlijst).Om een taak te openen en meer details te bekijken of bij te werken, dubbelklikt u op de taak. U kunt een taak ook als urgent markeren door op het selectievakje rechts ervan te klikken. De taak Takenbar weergave blijft open totdat u het sluit. Als u teruggaat naar uw e-mailinbox, blijft de takenlijst zichtbaar in de rechterbenedenhoek van uw MS Outlook-venster:
Als het To-Do Bar weergave is ingeschakeld, wordt de takenlijst zichtbaar in uw Postvak IN van Outlook.Als u de takenlijst wilt sluiten, klikt u op de X in de rechterbovenhoek.
Verwijder snel een afspraak of vergadering uit uw Microsoft Outlook-agenda. Ga naar de kalenderweergave met het agenda-item dat u wilt verwijderen. Klik op het kalenderitem om het te selecteren (in dit geval een afspraak) en klik vervolgens met de rechtermuisknop. Er verschijnt een pop-upmenu:
Klik met de rechtermuisknop op een kalenderitem om het pop-upmenu te bekijken. Notitie: In de bovenstaande illustratie heb ik een afspraak met slechts één andere deelnemer geselecteerd. Als ik een vergadering met meer dan één deelnemer had geselecteerd, zou de optie voor het pop-upmenu Vergadering annuleren zijn. Na het selecteren van de Vergadering annuleren optie, zou ik de mogelijkheid krijgen om een annuleringsbericht te sturen naar alle deelnemers aan de vergadering.
Selecteer de Verwijder optie uit het pop-upmenu. Als het item een terugkerend item is, krijgt u de mogelijkheid om te kiezen of u alle exemplaren van het kalenderitem wilt verwijderen (Serie verwijderen) of alleen het enkele voorval (Voorval verwijderen) die je hebt geselecteerd. Het kalenderitem wordt verwijderd uit de kalender. De Voorval verwijderen optie is geweldig om te gebruiken als je een reguliere afspraak hebt, maar je moet een exemplaar ervan annuleren vanwege een vakantie of ander schema-conflict.
Het proces om een taak uit uw takenlijst te verwijderen is nog eenvoudiger. Klik eenvoudig op de taak in uw Te doen lijst, klik er vervolgens met de rechtermuisknop op. Selecteer de Verwijder optie uit het pop-upmenu.
Een van de handige dingen in de MS Outlook-agenda is dat uw agenda niet open hoeft te zijn voor u om een kalenderitem toe te voegen. Voeg een kalenderitem rechtstreeks uit een e-mailbericht toe. Hier is wat te doen:
Begin met uw e-mailinbox open. Klik op een bericht om het te selecteren. Dubbelklik vervolgens op het bericht om het te openen:
Selecteer een MS Outlook-bericht.In het bovenstaande voorbeeld heb ik een e-mailuitnodiging voor een vergadering ontvangen. De e-mail is niet als een agenda-uitnodiging verzonden, maar ik wil de gebeurtenis toevoegen aan mijn Outlook-agenda. Een manier om dat te doen is het gebruik van de Reageer met vergadering pictogram op de Lint. (Het lijkt op een kalender met een pijl.)
Wanneer u op klikt Reageer met vergadering pictogram wordt een antwoord geopend, maar het belangrijkste is dat het in de vorm van een vergadering is:
Het systeem maakt een vergaderformulier vanuit uw geselecteerde e-mailbericht.Merk op dat de locatie-informatie leeg is en dat de datum en tijd standaard zijn op de huidige datum en tijd. U moet deze informatie corrigeren met behulp van de gegevens in de oorspronkelijke e-mail. Typ vervolgens uw e-mailantwoord in op de oorspronkelijke afzender. Als u klaar bent, klikt u op de Sturen knop aan de linkerkant.
U hebt zojuist een reactie per e-mail verzonden naar de persoon die u de melding over de vergadering per e-mail heeft gestuurd en de vergadering in één stap aan uw agenda heeft toegevoegd!
Het is ook eenvoudig om een taak toe te voegen aan uw MS Outlook takenlijst als u de To-Do Bar bekijk open. Begin met uw e-mailinbox open. Klik op een bericht om het te selecteren en sleep het geselecteerde bericht naar de takenlijst in de To-Do Bar aan de rechterkant van uw inbox:
Als u een nieuwe taak wilt maken vanuit een e-mailbericht, selecteert u deze en sleept u deze naar uw takenlijst.U ziet een rode lijn in de takenlijst waar de nieuwe taak wordt ingevoegd. Zodra de e-mail in uw takenlijst is geplaatst, dubbelklikt u erop om de berichtdetails te bekijken.
Notitie: Hoewel Outlook de e-mail in uw takenlijst zal invoegen, blijft het bericht ook in uw postvak IN van uw e-mail staan.
Een andere handige Outlook-functie is de mogelijkheid om het systeem u vóór een afspraak of vergadering te laten herinneren. Als u de herinneringsfunctie wilt activeren tijdens het instellen van een nieuwe vergadering of afspraak, klikt u op de pijl-omlaag op de Herinnering pictogram in de Lint (het lijkt op een bel):
Hier is de Herinnering pop-upmenu op een afspraak.Selecteer hoelang van tevoren de vergadering of afspraak waarvan u de herinnering wilt laten verschijnen in de pop-up. Klik vervolgens op de Geluid pictogram onder in de pop-up om een herinneringsgeluid te selecteren.
Zodra uw herinnering is ingesteld, verschijnt er telkens wanneer u uw e-mail of agenda opent een herinneringspop-up:
Op het ingestelde tijdstip ziet u een herinneringspop-up wanneer u uw MS Outlook-e-mail of -kalender opent.Klik op de knop om een herinnering te krijgen om te stoppen met verschijnen ontslaan knop. Als het venster u herinnert aan meerdere agenda-items, klikt u op de Alles afkeuren knop.
Deel uw agenda via e-mail of door anderen toegang te geven. Dit kan handig zijn als u delen van uw agenda wilt delen met een teamlid of als u een tijd probeert in te plannen om met iemand samen te zijn. Er zijn drie manieren om een kalender te delen:
Aangezien mijn Outlook-installatie niet werkt op een Microsoft Exchange Server, concentreren we ons op de eerste en derde methode om uw Microsoft-agenda te delen in deze zelfstudie.
Ga met uw agenda open naar de Huis > E-mail agenda. Er verschijnt een blanco e-mailbericht met de Stuur een agenda via e-mail dialoogvenster bovenaan:
Gebruik de Stuur een agenda via e-mail dialoogvenster om een bericht met uw Outlook-agendagegevens te verzenden.Als u meer dan één agenda hebt ingesteld, klikt u op de pijl-omlaag in de Kalender veld om te selecteren welke agenda u wilt delen. Klik vervolgens op de pijl-omlaag naast de Datumbereik veld om te specificeren welke kalenderdata moeten worden gedeeld. Klik vervolgens op de pijl-omlaag in de Detail om een detailniveau te kiezen om te delen - kies uit de volgende detailniveaus:
Schakel het selectievakje in als u alleen wilt dat de gedeelde agenda werkuren weergeeft. Als uw werktijden niet zijn gedefinieerd, klikt u op Stel werkuren in hyperlink om ze in te stellen. Als u klaar bent, klikt u op de OK knop in de Stuur een agenda via e-mail dialoog venster. Klik vervolgens op de Sturen om de e-mail te verzenden.
De e-mailontvanger ontvangt en e-mailt met uw planning in de tekst van de e-mail en een kalenderbijlage met uw planning.
U kunt uw agenda ook online publiceren op een gedeelde server. Ga met uw agenda open naar de Home> Publiceer online icoon. De Kalender publiceren naar aangepaste server dialoogvenster verschijnt:
Als u toegang hebt tot een aangepaste server, kunt u uw agenda online publiceren.Begin met een lijst met de URL voor de server waarop u uw agenda publiceert. Definieer vervolgens het datumbereik dat u wilt delen. Voor de Detail optie kiezen tussen: Alleen beschikbaar, Beperkte details, en Alle details. Als u alleen uw kalender wilt publiceren tussen werkuren, klikt u op het selectievakje.
Als u klaar bent, klikt u op de OK knop. Volg alle aanwijzingen die verschijnen.
U hebt net geleerd hoe u uw Microsoft Outlook-agenda kunt gebruiken. Het correct instellen van uw Outlook-agenda kan u tijd besparen en u helpen productiever te werken.
Nu u uw agenda op orde hebt met behulp van de Outlook-agenda, wilt u misschien uw e-mailinbox aanraken. Voor een gratis handleiding voor het beheren van een rommelige inbox, pakt u een exemplaar van ons GRATIS eBook: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met geavanceerde e-mail inbox managementtechnieken.
Waarom begin je vandaag niet met het opschonen van je e-mailinbox??
Accentsconagua