Share
Stel het je voor. Uw klant plaatst een online bestelling. U stuurt een kwitantie naar hen. Zelfs als de bon de creditcardgegevens van uw klant niet bevat, bevat deze waarschijnlijk nog steeds veel persoonlijk identificeerbare informatie (PIN), zoals de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van uw klant. Als uw e-mail werd gehackt, zou alle informatie worden gelekt.
Het lijkt bijna elke dag dat een nieuwe datalek het nieuws maakt. We lezen voortdurend over hoe miljoenen van ons onze gegevens hebben aangetast. Een onderzoek van het Identity Theft Resource Center laat zien dat er alleen al in 2018 309 bedrijfsgerelateerde gegevensinbreuken zijn geweest die meer dan 15 miljoen mensen treffen.
Het is geen wonder dat mensen op zoek zijn naar manieren om hun uitgaande e-mail te beveiligen, inclusief e-mail van Microsoft-e-mailaccounts. E-mailencryptie is slechts één manier om uw Outlook-beveiliging te verbeteren. In dit artikel zullen we verkennen hoe e-mail in Outlook versleuteld kan worden.
Voordat je dieper ingaat op het leren gebruiken van codering met je Microsoft e-mailaccount, moet je ons gratis e-boek lezen: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.
Codering is om verschillende redenen belangrijk. Ten eerste wordt veel potentieel gevoelige informatie gedeeld via e-mail. Als een e-mail wordt gehackt tijdens het verzendproces of zelfs terwijl het in een e-mailarchief zit, zou de hacker mogelijk genoeg leren om accountinformatie te stelen. In het ergste geval zou een hacker ook het wachtwoord van uw e-mailaccount ontdekken, wat betekent dat ze niet alleen op elk moment toegang hebben tot uw berichten, maar ook (mogelijk kwaadaardige) berichten kunnen verzenden met uw e-mailaccount. Uw contactpersonen realiseren zich mogelijk niet dat de berichten niet van u afkomstig zijn.
Versleuteling is een methode om informatie te versleutelen zodat deze niet toegankelijk is voor onbekende derden. Als een bericht is gecodeerd, kan alleen de beoogde lezer die een sleutel heeft om de codering te ontgrendelen de inhoud ervan bekijken.
Bekijk onze series over e-mailversleuteling voor meer informatie over e-mailversleuteling.
MS Outlook biedt u enkele coderingsopties voor individuele berichten. Voor deze opties gebruikt Outlook digitale ID's (ook bekend als digitale certificaten) als een vereiste voor een extra laag e-mailversleuteling. U hebt een digitaal certificaat nodig om een gecodeerd bericht te verzenden. Uw ontvanger heeft er ook een nodig om uw gecodeerde bericht te ontvangen. Het doel van een digitaal certificaat is om te bewijzen dat je bent wie je zegt dat je bent.
Steeds vaker overwegen veel bedrijven het gebruik van gecodeerde e-mail om met hun klanten te communiceren. Dit geldt met name voor bedrijven in de gezondheidszorg of op juridisch gebied, waar de kans groot is dat gevoelige gegevens worden verzonden.
Hoewel e-mailencryptie een relatief nieuw gebied is, zijn er al verschillende wetten die van invloed kunnen zijn op het gebruik ervan. Over het algemeen werden wetten zoals die van de algemene gegevensbeschermingsverordening van de EU (GDPR), de Britse Data Protection Act (DPA) en soortgelijke wetten aangenomen met het oog op de bescherming van consumentengegevens. In sommige gevallen kan e-mailencryptie een manier zijn om die bescherming te bieden. Houd er echter rekening mee dat sommige typen codering op enkele plaatsen illegaal zijn.
Het veilig houden van uw klantgegevens is een goede zakelijke praktijk. E-mailencryptie kan slechts een onderdeel zijn van het beschermen van de informatie van uw klant als dit wordt gedaan in overeenstemming met wettelijke vereisten.
Notitie: Ik ben geen advocaat of juridisch specialist en dit artikel is geen juridisch advies. Bovendien veranderen de wetten met betrekking tot de privacy van gegevens voortdurend. Als u juridische vragen hebt over het gebruik van codering voor uw bedrijf of over andere privacykwesties, raadpleegt u een advocaat die gespecialiseerd is in problemen met gegevensprivacy.
In MS Outlook is enige informatiebeveiliging ingebouwd. In deze tutorial gaan we echter specifiek in op hoe u een gecodeerde e-mail kunt verzenden via Outlook.
Outlook-e-mail ondersteunt e-mailencryptie voor uitgaande en ontvangen berichten. Om e-mail in MS Outlook te versleutelen, moet u drie basisstappen volgen:
Laten we elk deel van het proces van naderbij bekijken.
De eerste stap bij het gebruik van MS Outlook voor e-mailversleuteling is om een digitale ID te krijgen, ook wel een digitaal certificaat genoemd. De veiligste manier om dit te doen is via een onafhankelijke certificeringsinstantie (CA). Enkele certificaatautoriteiten die met Outlook werken, zijn:
Extra certificaatautoriteiten zijn beschikbaar. Zorg ervoor dat u de reputatie van een certificeringsinstantie zorgvuldig controleert voordat u een digitaal certificaat aanschaft. De kosten voor het verkrijgen van een digitaal certificaat variëren, afhankelijk van het bureau van afgifte.
Zodra u een digitaal certificaat hebt verkregen, moet u het installeren. Volg de instructies van uw certificeringsinstantie.
Notitie: De onderstaande stappen kunnen verschillen als u een coderingsinvoegtoepassing voor Outlook gebruikt.
Voordat u een gecodeerd bericht naar een ontvanger kunt verzenden, moeten u en de ontvanger digitaal ondertekende berichten uitwisselen. In tegenstelling tot een gewone e-mailhandtekening, is een digitale handtekening verbonden met uw digitale id en wordt gecontroleerd of u het bericht echt verzendt.
1. Maak eerst een nieuw bericht in Outlook om een digitaal ondertekend bericht te verzenden. Raadpleeg deze zelfstudie voor informatie over het opstellen van een bericht in Outlook:
2. Klik vanuit het bericht op de opties tab:
Begin met een open e-mailbericht.2. Klik op de Meer opties pictogram op het lint. De eigenschappen doos displays:
Klik Veiligheidsinstellingen om toegang te krijgen tot het dialoogvenster om een digitaal ondertekend bericht te verzenden.3. Klik op de Veiligheidsinstellingen knop op de Eigendom dialoog venster. De Beveiligingseigenschappen vak verschijnt:
Vink het selectievakje naast aan Voeg digitale handtekening toe aan dit bericht.4. Controleer de Voeg digitale handtekening toe aan dit bericht checkbox.
5. Breng eventuele andere wijzigingen aan op de Effecten box, indien nodig.
6. Klik op als u klaar bent OK. Dan klikken Dichtbij op de eigenschappen dialoog venster.
7. Stuur uw bericht met de digitale handtekening naar de ontvanger en vraag hem of haar een bericht met een digitale handtekening terug te sturen.
Zodra u en uw ontvanger digitale handtekeningen hebben uitgewisseld, kunt u gecodeerde berichten naar die ontvanger verzenden. Hier is hoe het te doen:
1. Begin met het maken van het bericht dat u wilt coderen in Outlook. Klik vanuit het bericht op de het dossier tab. Het volgende scherm verschijnt:
Kiezen opties om toegang te krijgen tot de eigenschappen dialoog venster.2. Klik op de eigenschappen icoon. De eigenschappen dialoogvenster verschijnt over uw bericht:
Klik op de Veiligheidsinstellingen knop.3. Klik op de Veiligheidsinstellingen knop. In de Beveiligingseigenschappen vink het selectievakje naast aan Versleutel berichtinhoud en bijlagen.
Klik op het selectievakje om e-mailencryptie voor het huidige bericht te activeren.4. Breng eventuele andere wijzigingen aan in de Beveiligingseigenschappen box, indien nodig.
5. Klik op OK, dan klikken Dichtbij op de eigenschappen dialoog venster.
6. Verzend uw gecodeerde bericht.
U kunt ook uw Microsoft-e-mailaccount instellen om alle uitgaande Outlook-e-mailberichten te versleutelen. Houd er echter rekening mee dat ontvangers een sleutel nodig hebben om een gecodeerd bericht van u te openen.
Als uw berichten echter altijd gevoelige informatie bevatten en u ze doorgaans naar dezelfde groepen mensen verzendt (zoals uw collega's), kunt u overwegen deze instelling te gebruiken om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk een niet-gecodeerde e-mail verzendt met gevoelige inhoud. gegevens.
U kunt als volgt instellen dat Outlook alle uitgaande berichten automatisch codeert:
1. Klik in uw open inbox op het dossier tab. De Account Informatie schermweergaven:
kiezen opties om de te openen opties dialoog venster.2. Op de Account Informatie scherm, selecteer opties. De vooruitzichten opties dialoogvenster verschijnt:
kiezen Vertrouwenscentrum om toegang te krijgen tot de Vertrouwenscentrum dialoog venster.3. Selecteer in het paneel aan de linkerkant Vertrouwenscentrum en selecteer vervolgens Vertrouwenscentrum-instellingen. De Vertrouwenscentrum dialoogvenster verschijnt:
Gebruik het selectievakje om alle uitgaande berichten te coderen.4. Klik op E-mailbeveiliging. Schakel vervolgens het selectievakje naast in Versleutel inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten.
5. Klik op OK en dan OK nog een keer.
Standaard worden verzonden berichten nu gecodeerd.
Wat als u een gecodeerd bericht van een afzender ontvangt en u geen sleutel hebt? U kunt het bericht pas openen nadat u uw identiteit heeft geverifieerd.
Het uiterlijk van uw gecodeerde bericht kan verschillen afhankelijk van welk hulpprogramma werd gebruikt om het te coderen. Hier is een voorbeeld:
Berichten die zijn gecodeerd met Outlook.com hebben een Lees het bericht knop onderaan. Dit is hoe een gecodeerd e-mailbericht eruit kan zien als je het ontvangt:
Notitie: Outlook.com-codering is een premiumfunctie die beschikbaar is voor Microsoft Office 365-gebruikers.
U kunt de inhoud van een gecodeerd bericht niet zien zonder uw identiteit te verifiëren.Wanneer u op klikt Lees het bericht knop, krijgt u een scherm met de keuze om uw identiteit te verifiëren via Google of met een eenmalige toegangscode:
Kies hoe u uw identiteit wilt verifiëren.Do een van de volgende:
1. Verifieer uw identiteit met Google
1. Klik op de knop om uw identiteit te verifiëren met Google Google knop.
2. Meld u bij de prompt aan bij uw Google-account.
3. Volg de instructies op het scherm.
2. Verifieer uw identiteit met een wachtwoord
1. Klik op de knop om uw identiteit te verifiëren met een eenmalige toegangscode Ontvang een wachtwoordknop. Belangrijk: Sluit het venster niet met de toegangscode.
2. U ontvangt een eenmalig wachtwoord per e-mail. (Pas op, het wachtwoord is slechts 15 minuten geldig.) Voer de toegangscode in zodra u hierom wordt gevraagd.
3. Volg de instructies op het scherm.
U hebt net geleerd hoe u een beveiligde e-mail in Outlook kunt verzenden met behulp van e-mailencryptie. E-mailencryptie is slechts één aspect van Outlook-beveiliging. Het kan echter een rol spelen bij het veiliger houden van de gegevens van uw klant, wat een belangrijk onderdeel is van het zakendoen in de wereld van vandaag.
Als u nog niet hebt nagedacht over manieren om de gegevens van uw klant te beveiligen en uw Outlook-beveiliging te verbeteren, is het misschien tijd om erover na te denken. Begin met het gebruik van de bovenstaande technieken om berichten die worden verzonden vanaf uw Microsoft-e-mailaccount veiliger te maken.
Accentsconagua