Share
Als er iets is waar ik slecht in ben, is het boekhouden. Ik bedoel, ik ben een schrijver - en eerlijk gezegd, een van de dingen die mij tot schrijven brengt, is dat het dat is niet boekhouding. Als je een schrijver, een ontwerper of zelfs een codeur bent, is de kans groot dat je wordt aangetrokken door de mogelijkheid om woorden, afbeeldingen en code op een creatieve manier samen te voegen, niet door het vooruitzicht van het zorgvuldig opnemen van financiële transacties.
De boekhouding en boekhouding van een freelancer heeft te maken met drie dingen:
In de afgelopen anderhalf jaar heb ik LessAccounting gebruikt om de eerste twee te behandelen, en een soort van "winging it" om de derde te verwerken. Ik hou van LessAccounting, en met een beetje creatieve gegevensinvoer (bijvoorbeeld afzien van het invoeren van betalingen in maanden wanneer ik verschillende betalingen ontvang en deze in te voeren tijdens langzamere maanden; de gratis account beperkt het aantal betalingen dat u in een bepaalde maand kunt invoeren) I ' Ik heb het voor mezelf vrij goed gedaan met een gratis account. Maar dat is aan het veranderen - ik ben bezig met het ontwikkelen van meer klanten en meer vaste facturen en betalingen om te registreren, en tegelijkertijd groeit mijn inkomen tot het punt dat belastingen een nachtmerrie worden.
Toen ik onlangs Outright ontdekte, kwam er een heel nieuw systeem bij elkaar. In plaats van mijn boekhouding apart van mijn belastingadministratie af te handelen, fungeert Outright als een hub voor een geïntegreerd boekhoudsysteem, met:
Dit is hoe het werkt:
Freshbooks is een online systeem dat is uitgegroeid tot een de facto standaard voor freelance boekhouding. Het gratis account biedt zowat alle functies van het betaalde account, maar is beperkt tot slechts 3 clients en plaatst Freshbooks-branding op uw e-mails met facturen. $ 14 per maand verwijdert de branding en stelt u in staat om 25 klanten bij te houden, met duurdere abonnementen voor meer klanten.
Freshbooks-facturen zijn niet zo aanpasbaar als de sjablonen van sommige andere factureringsservices (ik denk hierbij aan BlinkSale), maar ze zijn aantrekkelijk en functioneel en bieden voldoende branding om duidelijk herkenbaar te zijn als de uwe. Als u de neiging heeft om te werken door een hele baan voor een vast tarief te schatten, kunt u eenvoudig schattingen genereren; als je per uur werkt, biedt Freshbooks ook een behoorlijk goed tijdvolgsysteem. Een leuke bijkomstigheid is de facturering aan hun "snail mail", waarmee u afgedrukte facturen met betalingsstubs kunt verzenden en enveloppen kunt retourneren voor $ 1,79 of minder (afhankelijk van de hoeveelheid).
Freshbooks zorgt ook voor kosten, maar daar heb ik een betere oplossing voor:
Shoeboxed helpt bij het minimaliseren van het werk dat gemoeid is met het bijhouden van uitgaven door het scannen, sorteren, categoriseren, optellen en opslaan van kopieën van al uw bonnen. Het gratis account vereist dat je je kwitanties zelf scant; betaalde accounts ($ 9,95 US / maand en hoger) stellen u in staat om een envelop vol met bonnetjes in te mailen om deze te laten scannen, OCR'en en automatisch te categoriseren volgens de regels die u instelt (vrij gemakkelijk, ook).
Het mooie van Shoeboxed is dat je je pas zorgen hoeft te maken over het bijhouden van je bonnetjes tot het einde van de maand; breng dan een uur of twee scans door of, beter nog, vul een envelop in en stuur het in de e-mail, en je bent bijna klaar. U kunt naar de site gaan en notities toevoegen of kwitanties sorteren van plaatsen waar u voor het eerst aankopen hebt gedaan, maar het zware werk dat u kunt overlaten aan Shoeboxed.
Dus, hoe krijg je je onkostengegevens en je inkomensgegevens om samen te spelen? Dit is het anker:
De focus van Outright is om freelancers te helpen bij het maken van hun geschatte driemaandelijkse belastingbetalingen. Wat geweldig is, is dat het gegevens uit zowel Freshbooks als Shoeboxed op een nachtelijke basis importeert. Wat betekent dat het een overzicht houdt van je financiën terwijl geld in en uit stroomt.
Tegen het einde van elk fiscaal kwartaal stuurt Outright u een herinnering dat het tijd is om uw geschatte belastingbetaling voor het volgende kwartaal te verrichten. Op basis van uw inkomenstrends in het laatste kwartaal, bepaalt Outright wat uw geschatte inkomen zou moeten zijn voor het volgende kwartaal en hoeveel uw belastingen zouden moeten zijn. Momenteel is het alleen in de VS (sorry, iedereen in de wereld) maar ze zeggen dat ze bezig zijn met het toevoegen van ondersteuning voor andere landen - iedereen die weet hoe ingewikkelde belastingcodes zelfs van jaar tot jaar in hetzelfde land kunnen zijn kan raden wat voor soort onderneming wereldwijde ondersteuning moet zijn!
Maar zelfs als u niet wilt dat Outright uw belastingen voor u betaalt - zij zeggen zelf dat ze een conservatief algoritme gebruiken dat kan resulteren in te veel betaalde bedragen, aangezien onderbetalingen boetes en zelfs juridische stappen kunnen veroorzaken - is Outright nog steeds nuttig voor het brengen van uw financiële problemen data samen op één plek. Met een paar klikken kunt u een e-mailuitnodiging genereren die u naar uw boekhouder of accountant kunt sturen zodat ze toegang hebben, waardoor het eenvoudig is om uw belasting over te dragen aan een derde partij.
Natuurlijk kunt u Outright direct gebruiken, door handmatig inkomsten en uitgaven in te voeren, maar Freshbooks en Shoeboxed bieden zoveel functies dat het nauwelijks zinvol is ze niet te gebruiken (zoals facturering). Outright is ook gratis, dus er is geen extra kosten verbonden aan het vereenvoudigen van zo'n groot karwei als het betalen van belastingen.
Samen zullen deze drie diensten u maar zo kort uitvoeren niets per maand (voor degenen die net zijn begonnen en met minimale klanten en uitgaven). Voor beter gevestigde freelancers met een mooie klantenkring en een behoorlijk bedrag aan uitgaven per maand, zullen de betaalde accounts op zowel Freshbooks als Shoeboxed een zeer redelijke $ 25 US per maand kosten - niet te armoedig. Beide diensten zullen naar boven opschalen naarmate uw bedrijf groeit, met redelijk goede tarieven.
Het belangrijkste is dat u, met zoveel gedoe uit de boekhouding, een briesje moet doen om met uw financiën om te gaan. Ik weet dat ik een aanzienlijk deel van de kosten heb verloren die aftrekbaar hadden moeten zijn, maar de bonnetjes waren verloren, slecht genoteerd of gewoon te veel werk voor de paar dollar aan belastingen die ze me zouden besparen. Dat soort dingen klopt echter - en met de economie zoals het is, is het opgeven van een paar dollar hier en een paar dollar gewoon niet houdbaar..
Accentsconagua