De kunst van e-mailschrijven en hoe het uw bedrijf kan maken of breken

E-mails zijn alomtegenwoordig. Elke dag worden er ongeveer 183 miljard e-mails verzonden, wat zich per seconde vertaalt in twee miljoen. Voor diegenen die thuis op de hoogte blijven, is dat officieel een boel lading e-mails. Of, ik durf te zeggen, een lading cruiseschepen?

Het is niet verrassend dat een groot percentage van deze e-mails bedrijfsgerelateerd is. Verzoeken, tijdbevestigingen, follow-ups, dankjewel, overspelige proposities (vaak gevolgd door juridische kennisgevingen over seksuele intimidatie), de lijst gaat ad infinitum. Echter, jarenlange ervaring als ondernemer en veeleisende e-mailafzender / -ontvanger hebben aangetoond dat de meeste e-mails, zelfs die welke zakelijk zijn, niet - ik herhaal, niet -- effectief geschreven.

De valkuilen variëren, maar de consequenties zijn altijd hetzelfde: een slecht geschreven e-mail laat een even slechte indruk achter. En als freelancer, wanneer uw inkomstenbron volledig afhankelijk is van uw relaties met klanten, vaak gebaseerd op uw e-mailcorrespondenties, kunt u het absoluut niet veroorloven om minder dan stellair te zijn.

Toegegeven, veel mensen konden geen sterke e-mail schrijven als ze er met een Mac-truck, een bulldozer en Queen Latifah bovenop werden geslagen. (Dang, dat zou pijn doen.) Maar zelfs als deze mensen het niet kunnen identificeren, zal het schrijven van sterke e-mail onvermijdelijk een positieve indruk na verloop van tijd geven en zinvolle resultaten voor uw bedrijf produceren.
De kunst van het schrijven van e-mails wordt zelden besproken, maar als je het onder de knie hebt, ben je gouden. Hieronder staan ​​een aantal tips die zullen leiden tot jouw 40-karaats goud, onderverdeeld in drie categorieën: inhoud, stijl en vorm / technieken.

Inhoud.

Maak je doel duidelijk. Het doel van uw e-mail moet gemakkelijk herkenbaar zijn. Niemand wil een labyrint doorzoeken van zinnen die indirect gerelateerd zijn en / of niet bijdragen aan een specifieke functie. Bewaar uw "inzichtelijke" introducties, achtergronden en complimenten voor uw moeder, of als uw moeder het druk heeft, misschien uw goudvis of parkiet. Dubbelzinnigheid, zoals een harige Amerikaanse man die een speedo op het strand draagt, moet onmiddellijk worden doodgeschoten.

Merk met een zinvolle onderwerpregel. Mensen beslissen of ze een e-mail willen openen, doorsturen, archiveren of verwijderen op basis van de onderwerpregel. Verspil de tijd van de lezer niet: in uw onderwerpregel moet de inhoud van de e-mail beknopt worden beschreven. Bovendien, als u enige gimmicks of onnodige slimheid in de onderwerpregel probeert, kan uw e-mail de lezer als spam treffen en in de prullenbak terechtkomen, naast die gratis iPod-aanbiedingen, juicer-weggeefacties en abonnementen op het tijdschrift "Amphibian Lover".

Voor-laden van de moeren en bouten. Ga er niet van uit dat uw lezer over de tijd of de wens beschikt om het volledige e-mailbericht te lezen. (Sorry om het slechte nieuws te breken. Je bent nog steeds een geweldig mens, oké?) De meest effectieve e-mails plaatsen prioriteitsinformatie tegen het begin, idealiter in de eerste alinea. Een snelle introductie moet direct leiden tot alles wat de lezer moet weten. Tijd is geld. En mensen houden van geld sparen.

Let op de toon. Bij het leggen van relaties met individuen via e-mail is het belangrijk om te communiceren met een compatibele toon. Sommige mensen staan ​​op formaliteit zonder franjes. Anderen geven de voorkeur aan nonchalante nonchalance. Hoe dan ook, als je met de andere persoon geen resonante schrijfstem maakt, kan je relatie ongemakkelijk voelen, wat zich vertaalt in een wankele basis voor zakelijke partnerschappen.

Stijl

Betrek mensen met je zinnen. Schrijf geen zinnen die indirect en stom zijn. Plaats sterke zelfstandige naamwoorden en werkwoorden naar voren die leiden naar een duidelijk omlijnd punt. In plaats van "het is besloten ...," denk bijvoorbeeld aan "ons bedrijf besliste ..." Het summum van flauw schrijven is de passieve tijd. Laat je zinnen knallen. En hier is nog een klus van wijsheid: stop geen zinnen met voorzetsels! In plaats van "Ik wil dat iemand enchiladas eet met", bijvoorbeeld, "Ik wil dat iemand enchiladas met mij eet."

Varieer de lengte van de zin. Houd je lezer bezig met een variëteit aan zinslengte. Korte zinnen zijn beter dan lange. Niets zal een lezer meer verwarren en irriteren dan een "run-on" die meerdere keren opnieuw moet worden gelezen om het te ontcijferen.

Wees geen pompeuze eikel. Als je denkt dat je indruk kunt maken op een lezer met een erudiete vocabulaire, raad eens. (Zie? Je was niet onder de indruk van het woord "erudiet", nu, was je dat?) Een uitgebreide woordenschat is zeker een troef, maar het kan niet compenseren voor directe, kwalitatieve inhoud. Als je het woordenboek moet pakken om de betekenis van een woord te verifiëren, is de kans groot dat, zelfs als je het woord correct gebruikt, het onnatuurlijk kan klinken.

Vorm / Technicals

Brevity Is key. Niemand houdt van lange e-mails. Als je je lezer overweldigt met een e-mail van bijbelse proporties, zijn ze gegarandeerd om het te verwijderen zonder zelfs de eerste zin te lezen. (Oké, misschien is dat overdreven, maar mensen hebben een korte aandachtsspanne en je schopt je eigen reet door er niet op te letten.) Probeer je tekst op één scherm te passen zonder scrollen. Er is immers een goede reden dat webadvertenties die zich "boven de vouw" bevinden, veel meer kosten dan de advertenties die onderaan zijn begraven: de bovenste helft van het scherm draagt ​​een veel grotere kans om te worden bekeken.

CC met mate. Kopieer alleen (cc) de partijen die direct betrokken zijn bij de inhoud van de e-mail. CC-orgieën leiden niet alleen tot files in de inbox van anderen, maar creëren een gevoel van onpersoonlijkheid tussen uzelf en de belangrijkste e-mailontvanger. Gebruik bij twijfel de magie van de blinde koolstof (bcc) om de adressen van ondergeschikte ontvangers te verbergen.

Gooi je John Hancock erop. Een handtekening aan het einde van uw e-mail, met uw contactpersoon en andere relevante informatie, biedt een grote dosis professionaliteit. Je kunt freelancen vanuit de kelder van je ouders, maar een informatieve handtekening met een aanstekelijk logo kan lezers helpen je te rangschikken in de grote competities. Het is ook een geweldige manier om de schijnwerpers te plaatsen op producten en services die u aanbiedt.

Ik weet dat ik veel informatie op jouw manier heb gegooid, maar geloof me: het is allemaal essentieel voor het beheersen van de kunst van het schrijven van e-mail. Als je een voorsprong wilt op de rest van je freelancewedstrijd, neem deze elementen dan ter harte en begin ze meteen te implementeren.

Ik kan je niet vertellen hoe vaak - inclusief iedereen van freelancers tot venture capitalists - de kwaliteit van e-mailcorrespondenties de kwaliteit van relaties heeft beïnvloed. Voor alle aanstormende freelancers of iedereen die streeft naar succes in deze elektronisch gestuurde wereld, moet het schrijven van e-mails de grootst mogelijke aandacht krijgen.

Als u vragen heeft die u persoonlijk wilt beantwoorden, kunt u me een e-mail sturen. Maar pas op: ik zal je beoordelen.