Share
Wanneer u een nieuwe werknemer toevoegt aan uw bedrijf of een nieuw lid van uw team, kunt u niet verwachten dat ze alles vanaf de eerste dag weten. En hoewel je zeker de tijd moet nemen om ze te trainen, is er altijd een tekort aan tijd voor training.
Dat is de reden waarom bedrijven van alle groottes zich ontwikkelen standaard operatieprocedures, of SOP. Deze cruciale procesdocumenten bevatten noodzakelijke instructies voor het voltooien van kritieke processen in een bedrijf. Het schrijven van standaardwerkprocedures zorgt ervoor dat een bedrijf soepel kan blijven werken als werknemers komen en gaan.
Standaard operationele procedures zorgen voor continuïteit in het bedrijfsleven. Medewerkers, klanten en de werkplek zullen veranderen. SOP's zullen ervoor zorgen dat een standaardreeks taken kan worden voltooid terwijl deze allemaal verschuiven.
In dit artikel gaan we het hebben over het belang van standaard operationele procedures en hoe deze kunnen worden ontwikkeld. Laten we erin duiken.
Dus, wat is een SOP? En waarom zou u SOP's in uw bedrijf implementeren??
Een SOP, of Standard Operating Procedure, is slechts een documentatie van hoe een proces werkt. SOP's werken het beste als een stapsgewijze lijst met procedures die iedereen kan volgen met een beetje training.
Bedrijven ontwikkelen SOP's om verschillende redenen. Een van deze redenen is dat SOP's de trainingstijd voor nieuwe teamleden helpen verminderen. Geef ze een goedgebouwde SOP en ze zullen een flinke voorsprong hebben bij het voltooien van de taak.
Zodra alle HR-trainingen en onboarding zijn voltooid, kan een goed geschreven SOP dienen als eerste introductiepunt voor nieuwe teamleden.
Een van de belangrijkste redenen om standaardwerkprocedures te schrijven, is het waarborgen van de continuïteit. Heb je ooit gewerkt met iemand die cruciaal was voor het succes van het team vanwege hun kennis en ervaring? Ik heb dit soort personen vele keren verlaten en het proces is mislukt en kan niet worden voltooid.
Er is geen gemakkelijk vervangend toptalent, zeker. Maar SOP's zijn een goede afdekking die ervoor zorgt dat cruciale taken nog steeds worden voltooid, zelfs als belangrijke leden van rol veranderen of naar nieuwe kansen vertrekken. Zelfs als teamleden veranderen, zorgt een goed gemaakte SOP ervoor dat andere werknemers de taak kunnen voltooien.
SOP's fungeren ook als belangrijke wettelijke bescherming voor een bedrijf. Het feit is dat we opereren in een controversiële omgeving die vol zit met rechtszaken. Zorgen dat kritieke processen worden gedocumenteerd en beoordeeld door werknemers kunnen een laag van bescherming bieden voor een bedrijf.
SOP's zorgen ervoor dat een bedrijf soepel kan blijven draaien. (Afbeeldingsbron: Envato Elements)Maar standaardprocedures zijn niet alleen voor grote Fortune 500-bedrijven. In mijn freelance praktijk heb ik SOP's ontwikkeld die me hebben geholpen om bepaalde delen van mijn bedrijf uit te besteden. Dat omvat taken die ik liever niet doe, zoals het verzenden van facturen van mijn klanten of zelfs het bewerken van een document voor publicatie.
Laten we eerlijk zijn: als je geen proces gedocumenteerd hebt, heb je geen proces. Je hebt enkele stappen die je soms lukraak uitvoert. Standaard bedieningsprocedures zijn precies dat - gestandaardiseerd. Ze kunnen aan anderen worden overgedragen zonder dat het proces wordt afgebroken.
Bovendien moeten freelancers en eigenaren van kleine bedrijven overwegen SOP's te maken zodat hun praktijk kan groeien.
Het is waarschijnlijk dat u uw kleine bedrijf niet heeft gestart met als enig doel facturen te maken. Je ging weg en begon je diensten aan te bieden vanwege de passie die je hebt voor je werk, niet alle administratieve dingen die ermee gepaard gaan.
Maar u weet ook dat u deze bedrijfsprocessen niet alleen kunt verwaarlozen. Facturering is bijvoorbeeld cruciaal om uw bedrijf te onderhouden en uw creatieve werk voort te zetten. Dit is de ideale taak waarvoor een SOP moet zijn ontwikkeld, zodat deze mogelijk door anderen kan worden uitbesteed of afgehandeld.
Van een eenmans creatieve praktijk naar een groeiende, bloeiende onderneming gaan, vereist de implementatie van deze schaalbare processen die u kunt uitbesteden of aan andere teamleden kunt doorgeven.
Ik weet zeker dat niemand enthousiast wordt door de gedachte om SOP's te schrijven. Maar door je praktijk te laten groeien, moet je schaalbare systemen installeren die kunnen meegroeien met je werklast. Een onderdeel daarvan is het ontwikkelen van SOP's voor deze bedrijfskritieke processen. Laten we praten over hoe ze te bouwen.
Het schrijven van standaardprocedures is niet alleen voor grote bedrijven. Bedrijven die hun huidige niveau willen uitbreiden, moeten SOP's opschalen.
Laten we het voorbeeld gebruiken dat ik eerder noemde, hoe ik voor mijn bedrijf factureer, als een voorbeeld van hoe een SOP te schrijven.
Standaard bedieningsprocedures kunnen enkele vormen aannemen, maar misschien is de meest populaire indeling een tekstdocument met een stapsgewijze lijst die moet worden gevolgd. Laten we een voorbeeld van een SOP (standaardwerkwijze) bouwen voor het uitgeven van facturen aan klanten aan het einde van de maand.
Het is moeilijk om buy-in te krijgen bij het maken van SOP's als de lezer of de bereider niet begrijpt waarom het werk ertoe doet. Dat is waarom ik altijd begin met waarom.
Voor mijn standaard voorbeeld van een bedieningsprocedure, zal ik het simpel houden. Het doel van het maken van facturen is simpel: om betaald te krijgen! Door dat op te nemen, weet iedereen dat dit proces ertoe doet en dat het van vitaal belang is om elke maand te draaien.
Een eenvoudig tekstdocument zoals dit zou zich moeten openen met een korte beschrijving van het proces en waarom het van belang is voor het bedrijf.Zorg er ook voor dat u enkele administratieve details opneemt over wie de SOP moet onderhouden. Dat identificeert wie eraan werkt.
Waar past het gedocumenteerde proces in het algemene bedrijfsbeeld? Wanneer moet het worden uitgevoerd en welke andere stappen zijn vereist voordat het kan worden voltooid? Veel processen zijn afhankelijk van andere stappen, dus zorg ervoor dat dit wordt vastgelegd.
Zorg ervoor dat het deel 'Wanneer te voltooien' van het proces wordt gedocumenteerd zodat iedereen begrijpt wanneer de SOP in beweging moet worden gezet. Wanneer wordt de taak uitgevoerd en hoe vaak wordt deze uitgevoerd? Dit zijn allemaal details die in een SOP moeten worden vastgelegd, zodat iedereen door anderen kan worden gevolgd.
Nu zijn we aangekomen bij het belangrijkste deel van het SOP-bouwproces: eenvoudige stappen die iedereen kan volgen.
Documenteer de stappen die met het proces zijn gemoeid. Maak ze zo eenvoudig mogelijk. Voor mij vind ik het het gemakkelijkst om een SOP-stappijst te schrijven terwijl ik de taak voor mezelf uitvoer, zodat er niets wordt vergeten.
Maak eenvoudige stappen die iedereen kan volgen, zodat de standaard bedieningsprocedure herhaalbaar is.Het is mogelijk dat u voorwaardelijke termen in uw lijst moet opnemen. Het is prima om te beginnen met een stap met "als ...", zolang u het scenario aanpakt.
Veel SOP's zullen profiteren van schermafbeeldingen die de afzonderlijke stappen van een proces illustreren. Vooral als u de gebruiker vraagt om een specifiek app- of projectbeheersysteem te gebruiken, helpt dit
Voor mij gebruik ik Trello meestal voor mijn freelancenpraktijk. Schermafbeeldingen die ik een SOP zou bevatten, zijn bijvoorbeeld walkthroughs voor het uitvoeren van een taak in Trello. Houd er rekening mee dat de gebruiker het systeem mogelijk nooit heeft gebruikt, dus meer details zijn altijd nuttig.
Dit is de beste manier om de levensvatbaarheid van uw standaardwerkprocedures te testen: probeer ze uit te delen en kijk of ze kapot gaan.
Ik weet dat wanneer ik standaardbedieningsprocedures schrijf, ik schuldig ben aan het vergeten van het perspectief van de beginner. Ik heb de taak waarschijnlijk zo lang volgehouden dat ik ben vergeten hoe het is om zonder kennis van het proces te beginnen.
Daarom is testen zo belangrijk. Je moet de SOP's in actie brengen om te zien of anderen ze begrijpen. Overhandig het aan een freelancer of een ander teamlid om te zien of het zinvol is voor iemand die nieuw is.
Nadat u de SOP's hebt ontwikkeld, komt u bij het belangrijkste onderdeel van het proces: ze verdelen en bruikbaar maken. Te veel teams zien het maken van SOP's als een eenmalig proces dat geen regelmatig onderhoud nodig heeft. Goed gecreëerde documentatie is alleen nuttig als deze wordt gedistribueerd en gebruikt.
Ten eerste is het van cruciaal belang dat u een plaats heeft waar u SOP's kunt opslaan, zodat iedereen die hiervan de gevolgen ondervindt, toegang heeft. Dit kan een Dropbox-share, een gedeelde netwerkdrive of zelfs een intranetpagina zijn.
Bovenal moeten de standaardprocedures voor toegang toegankelijk en op slechts één plaats worden opgeslagen. Ik heb ze nutteloos zien worden omdat iedereen afzonderlijke exemplaren van het bestand begint te bewaren en ze al snel uit de pas lopen. Zorg ervoor dat iedereen vanuit dezelfde originele kopie werkt, zodat SOP's het nut behouden waarvoor ze waren bedoeld.
Ik heb in veel situaties gewerkt waarbij het schrijven van documentatie en SOP's een eenmalig proces is. Er is een grote push van het hogere management om actieve processen te documenteren en het team besteedt vele uren aan het documenteren van standaard bedieningsprocedures.
Zes maanden later evolueren processen en veranderen ze. En de SOP's blijven achter, niet bijgewerkt om overeen te komen met de realiteit van het nieuwe proces. Al vrij snel gebruikt niemand de SOP's omdat ze niet representatief zijn voor hoe het proces werkt.
Om dit te bestrijden, moet u de SOP's regelmatig bijwerken, zodat ze niet te ver uit de synchronisatie raken. Het is van cruciaal belang dat standaard bedieningsprocedures regelmatig door de beheerder worden beoordeeld.
Elke SOP moet een proceseigenaar hebben die verantwoordelijk is voor het periodiek bijwerken en bewerken om ervoor te zorgen dat deze overeenkomt met het huidige proces. Dit is de enige manier waarop SOP's hun nut behouden en door uw team worden gebruikt.
Screencasts zijn een van mijn favoriete formats voor lesgeven en ze werken ook uitstekend voor het documenteren van processen.
Je hebt misschien nog nooit gehoord van screencasts, maar ik weet zeker dat je ze in actie hebt gezien. Een screencast is slechts een opname van een digitaal scherm, meestal met annotaties en voice-over om extra details toe te voegen.
Een screencast is de perfecte manier om een concept te illustreren door te kijken hoe een expert een taak uitvoert.Probeer een zeefplatform zoals Screenflow of Camtasia uit om een proces op te nemen. Zelfs als het gewoon een geschreven SOP aanvult, kan het een andere hoek toevoegen die meer illustratief is dan alleen schriftelijke instructies.
Bijschriften kunnen bijvoorbeeld specifieke elementen in de video illustreren en markeren. Bekijk de tutorial hieronder voor een voorbeeld van hoe je een annotatie in Screenflow kunt gebruiken om zeer specifieke callouts te maken voor details.
Een van de andere redenen waarom screencasts goed werken, is dat je extra details kunt toevoegen die niet in een geschreven formaat passen. Ik maak graag "voorwaardelijke" instructies in screencasts. U kunt bijvoorbeeld opties illustreren zoals "als de situatie A is, klikt u op deze optie; als de situatie B is, klikt u in plaats daarvan op deze optie."
Screencasts kunnen als SOP's van hunzelf dienen. Ik heb ontdekt dat dit een van de meest effectieve manieren is om anderen te onderwijzen. Dat maakt ze ideaal voor het maken van standaard bedieningsprocedures, omdat ze direct begrip creëren voor de revisor.
Als u groeiambities hebt voor uw kleine bedrijf of voor freelancewerken, hebt u systemen en stappen nodig die u helpen schaalvoordelen op te nemen. We hebben zojuist de vraag onderzocht wat een SOP is. U hebt ook de SOP-definitie geleerd. Bovendien hebt u geleerd hoe u een SOP schrijft.
Door efficiënte systemen in te voeren, zorgt u ervoor dat u extra werknemers aan uw team kunt toevoegen of meer werk kunt aannemen terwijl u uitbesteedt. Bekijk deze drie uitstekende handleidingen voor bedrijfsprocessen voor meer informatie:
Welke systemen heb je in de plaats voor het documenteren en groeien van uw bedrijf? Laat het me weten met een opmerking over deze tutorial.
Accentsconagua