Share
Tot nu toe hebben we in deze serie over HR voor kleine bedrijven gekeken naar belangrijke human-resourcesonderwerpen zoals werving, training en communicatie.
Maar er zijn ook enkele basisvereisten waaraan u moet voldoen als eigenaar van een klein bedrijf of HR-functionaris. Wanneer mensen voor u komen werken, is het uw verantwoordelijkheid om een veilige en gezonde werkplek te bieden, om te voldoen aan relevante arbeidswetgeving in uw land, om goede gegevens bij te houden en om salarissen en voordelen onmiddellijk en effectief te betalen.
Kent u de HR-vereisten voor kleine bedrijven om goed voor uw werknemers te zorgen? (fotobron)In deze zelfstudie bespreken we deze onderwerpen en laten we zien hoe u kunt voldoen aan deze belangrijke vereisten voor human resources in uw kleine onderneming. Het zijn misschien niet de meest opwindende dingen die u in uw kleine bedrijf zult doen, maar ze zijn van cruciaal belang als u gelukkige, productieve werknemers wilt hebben en een aantal organisatorische of juridische problemen op de weg wilt vermijden.
Notitie: Houd er bij het lezen van deze zelfstudie rekening mee dat deze is gericht op een wereldwijd publiek. Werkgelegenheidswetten en andere regels lopen sterk uiteen, afhankelijk van het land waarin je bent gevestigd - en soms zijn er lokale regels waar je rekening mee moet houden voor je stad, staat, provincie, enzovoort. Dus hoewel we hier enkele algemene voorbeelden zullen doornemen , meestal op basis van Amerikaanse regelgeving, moet u uw lokale situatie controleren en idealiter professioneel juridisch advies inwinnen om ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle relevante wetgeving in uw regio.
Als u denkt dat de regelgeving voor arbeidsveiligheid of "gezondheid en veiligheid" alleen maar vervelend is voor de administratieve rompslomp van de overheid, is hier een schokkende statistiek voor u: in 2015 alleen al in de Verenigde Staten stierven 4.836 werknemers aan verwondingen op de werkplek. (Vraagt u zich af wat het aantal niet-fatale gevallen is? Het is 2,9 miljoen.)
Laat die nummers een tijdje inzinken.
Het moet dus duidelijk zijn dat uw eerste en belangrijkste verantwoordelijkheid als eigenaar van een klein bedrijf is om uw werknemers veilig te houden. Dus in dit eerste deel zullen we enkele basisprincipes van arbeidsveiligheid bespreken.
Notitie: Ik baseer veel van deze informatie op het advies in het Amerikaanse Occupational Safety & Health Administration uitstekend Handboek voor kleine bedrijven. Het boek zelf gaat veel gedetailleerder in, en het is gratis om online te lezen of te downloaden als een PDF, dus ik zou het aanraden om ernaar te kijken.
Begin met het analyseren van uw werkplek en de processen die uw medewerkers moeten volgen. Zoek naar potentiële gevaren en maak een uitgebreide inventaris.
Sommige werkplekken zijn duidelijker gevaarlijk dan andere: de risico's op een productielocatie waar werknemers omgaan met giftige chemicaliën en zware machines zijn gemakkelijker te zien dan die op een kantoor, bijvoorbeeld. Maar op elke werkplek kunnen dingen misgaan.
Elk jaar in de VS bijvoorbeeld sterven 27 mensen en raken meer dan 10.000 mensen gewond door liften. Duizenden mensen verwonden zichzelf, soms ernstig, door struikelen over losse draden, open bureauladen, voorwerpen achtergelaten in gangen enzovoort. Slecht ontworpen werkstations en bureaustoelen kunnen werknemers kwetsbaar maken voor rugpijn, repeterende verwondingen en andere ernstige aandoeningen. Een oud of slecht onderhouden gebouw kan een groot aantal gevaren veroorzaken, van defecte bedrading tot losse plafondtegels.
Dus begin met het samenstellen van een lijst met potentiële gevaren. U kunt mogelijk een ervaren gezondheids- en veiligheidswerknemer op uw werkplek bezoeken en een gratis enquête houden als onderdeel van een gesubsidieerd overheidsprogramma. Of u zou voor een privéconsultant kunnen betalen om het te doen.
Moedig medewerkers aan om u te attenderen op alles wat ze zien in hun werk dat mogelijk onveilig is - ze zijn de beste hulpbron om u te helpen bij het opstellen van de initiële veiligheidsinventaris en het vervolgens up-to-date te houden.
Als u eenmaal de risico's hebt beoordeeld, probeer dan zoveel mogelijk gevaren te elimineren en waar u ze niet kunt elimineren, tenminste om ze te beheersen en hun waarschijnlijkheid te verminderen..
Gewoonlijk gaat het om het instellen van bepaalde procedures die elke medewerker moet volgen (bijv. wanneer u deze machine gebruikt, moet u oogbescherming dragen en controleren of de veiligheidspal goed functioneert). Zorg er vervolgens voor dat iedereen de procedures kent, dat ze goed gedocumenteerd zijn en dat er borden of posters zijn om mensen eraan te herinneren.
Hier zijn enkele andere belangrijke stappen:
De volgende zelfstudie kan nuttig zijn:
Het identificeren van de risico's en het instellen van controles is geweldig, maar wat als uw werknemers nog steeds niet de juiste procedures volgen? Het is van cruciaal belang dat iedereen de veiligheid op de werkvloer serieus neemt, en je kunt die toon instellen door je eigen acties.
Als u aantoont dat u zich inzet voor de veiligheid van de werknemers op de werkplek, moedigt dit uw personeel aan om het onderwerp ook serieus te nemen en kan het helpen ongelukken te voorkomen. Bovendien laat het zien dat je hen en hun fysieke welzijn waardeert, dus stuurt het een krachtige boodschap die hun algemeen geluk en werkplezier kan verbeteren..
Creëer dus een duidelijk beleid over veiligheid en gezondheid op het werk en post het prominent op kantoor en op het intranet of de bedrijfswebsite. Houd vergaderingen om het beleid persoonlijk te communiceren en houd managers en werknemers verantwoordelijk voor het naleven ervan.
Blijf uw beleid en procedures regelmatig bekijken en bijwerken, en stimuleer input en suggesties van medewerkers. En als u van mensen vraagt extra werk te doen om ervoor te zorgen dat de procedures worden gevolgd, zorg dan dat zij de tijd en middelen hebben om dat effectief te doen.
Door al deze stappen te volgen, wordt u niet geïmmuniseerd van ongevallen op de werkplek, maar het helpt hun waarschijnlijkheid te verminderen en een veiligere werkomgeving voor iedereen te creëren.
Werkgelegenheidswetten zijn een essentieel onderdeel van de behoeften aan personeel voor kleine bedrijven en ze kunnen zeer complex zijn. Deze wetten zijn ook van toepassing op kleine bedrijven, dus u moet op de hoogte zijn en ervoor zorgen dat u voldoet aan alle voorschriften. Nogmaals, we gaan hier enkele algemene voorbeelden bekijken op basis van de Amerikaanse wetgeving, maar zorg ervoor dat u de situatie voor uw eigen bedrijf controleert en ontvang indien mogelijk individueel juridisch advies.
Een van de meest voorkomende vormen van arbeidsrecht gaat over het vraagstuk van gelijke kansen. In wezen moet u niet discrimineren in uw wervingspraktijken op basis van geslacht, ras, religie, nationale afkomst, leeftijd, handicap, enz. En u moet een duidelijk beleid hebben om te waken tegen discriminatie en intimidatie op de werkplek. Mogelijk moet u ook op de werkplek mededelingen plaatsen om medewerkers te informeren over hun rechten en uw naleving van de relevante wetgeving.
Een paar voorbeelden van de wetten die dit gebied in de VS beïnvloeden:
Werknemers in veel landen hebben het recht om collectief te organiseren en te onderhandelen of lid te worden van een vakbond. Ze hebben vaak het recht om overuren te krijgen als ze extra uren werken, en om een bepaald aantal werkonderbrekingen overdag te hebben.
Er kunnen regels zijn over hoeveel vakantietijd of andere voordelen u moet bieden - en als u een betaalde vakantie verstrekt en werknemers deze niet gebruiken, moet u mogelijk het monetaire equivalent ervan betalen. En er zijn veel meer rechten, zowel grote als kleine, waar werknemers in de loop der jaren voor hebben gevochten en in de wet hebben vastgelegd.
Soms zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten zijn werknemers in loondienst over het algemeen vrijgesteld van de wetten rond overuren en werkonderbrekingen, en onafhankelijke contractanten zijn vrijgesteld van veel van de regels die gelden voor vaste werknemers. Maar je moet voorzichtig zijn met het classificeren van mensen, omdat daar ook regels over bestaan, en het is gemakkelijk om er fout van te raken.
Vergeet ook zaken als ouderschapsverlof en medisch verlof niet. U moet werknemers toestaan om vrij te nemen volgens de wetten in uw land en ervoor te zorgen dat hun baan nog beschikbaar is voor hen wanneer ze terugkeren.
In het laatste gedeelte hebben we de beginselen van veiligheid op de werkplek behandeld, maar er kunnen ook specifieke wetten en voorschriften zijn waaraan u moet voldoen en posters die u op de werkplek moet weergeven. Dus naast het werk dat u doet om een veilige werkplek te bieden, moet u ook alle relevante regels volgen.
Archiveren is niet de meest opwindende taak die je ooit zult doen, maar het is belangrijk. Het goede nieuws is dat de vereisten vrij eenvoudig zijn - je hoeft alleen maar een bestand (of bestanden, zoals we in een minuut zullen zien) voor elke medewerker te bewaren, met belangrijke informatie over hun baan. En, belangrijker nog, u moet deze bestanden zeer veilig houden, omdat ze gevoelige informatie bevatten.
In het ideale geval heeft u twee afzonderlijke bestanden voor elke medewerker: één voor algemene werkgelegenheidsinformatie en één voor medische informatie. (En in sommige landen moet u mogelijk ook immigratiegerelateerde records bijhouden.) Hier is wat er in elke map moet gebeuren:
Dit bestand verzamelt alle informatie met betrekking tot een bepaalde werknemer op één plaats. Je kunt het starten wanneer je ze huurt, door in hun cv en eventuele huurdocumenten of formulieren die ze hebben ondertekend te vermelden.
Vervolgens kunt u documenten toevoegen terwijl u verder gaat, zoals:
Als een werknemer een medische aandoening of handicap heeft die hun werk beïnvloedt, moet u mogelijk een medisch dossier bijhouden, maar dat zou u wel moeten doen altijd bewaar ze in een apart bestand op een zeer veilige locatie.
Dat komt omdat medische informatie heel persoonlijk is en iemand die mogelijk toegang moet hebben tot het algemene bestand van de werknemer, zijn medische gegevens niet mag zien. Bewaar deze informatie dus in een apart bestand en wees heel strikt over wie toegang heeft tot dit bestand en waarom.
In sommige landen moet u mogelijk een bewijs van de geschiktheid van een werknemer om in het land te werken houden. In de Verenigde Staten wordt dit bijvoorbeeld Vorm I-9 genoemd. Omdat immigratieambtenaren kunnen vragen om deze formulieren te controleren, moet u ze gescheiden houden van de andere informatie van de werknemer, zodat u deze alleen aan de overheid kunt verstrekken zonder toegang te geven tot alle persoonlijke gegevens van de werknemer..
Een andere standaard HR-vereiste voor elk klein bedrijf is om mensen op tijd te betalen en relevante voordelen te bieden. We hebben al eerder gekeken naar hoe we de loontarieven en -voordelen eerder in deze serie kunnen instellen, maar als je dat eenmaal hebt gedaan, moet je ervoor zorgen dat je de werking ervan goed uitvoert.
Ten eerste betekent dat dat mensen op tijd betalen, wat er ook gebeurt. Zoals we in mijn cashflow-zelfstudie hebben ontdekt, hebben kleine bedrijven vaak moeite met voldoende cashflow, maar als u het zorgvuldig beheert en nauwkeurige voorspellingen maakt, kunt u ervoor zorgen dat u altijd voldoende bij de hand hebt. En als u betalingen moet uitstellen, zijn de salarissen van werknemers niet degene om mee te rotzooien. Iemand te laat betalen vertelt hen dat ze niet worden gerespecteerd en / of dat het bedrijf in ernstige problemen verkeert. Hoe dan ook, het is een zekere manier om ze hun CV te laten bijwerken en op zoek te gaan naar een nieuwe baan.
Maar daarnaast moet u ook zorgen dat u het juiste bedrag berekent, de juiste belastingaftrek doet, de juiste gegevens bijhoudt en verstrekt, de juiste formulieren bij de belastingdienst indient, enzovoort.
U moet ook op de hoogte blijven van voordelen: geef werknemers de juiste informatie en maak het voor hen gemakkelijk om toegang te krijgen tot hun voordelen en houd bijvoorbeeld bij hoeveel vakantiedagen elke persoon uit zijn algemene rechten heeft gehaald. Wanneer voordelen worden aangeboden door een derde partij, zoals een ziekteverzekeringsmaatschappij, moet u ervoor zorgen dat iedereen is ingeschreven die moet worden ingeschreven en dat alles soepel verloopt en mensen toegang hebben tot de hulp die zij nodig hebben.
Zie de volgende zelfstudie voor meer informatie over het effectief uitvoeren van de loonlijst:
In deze zelfstudie hebt u gezien hoe u kunt voldoen aan enkele belangrijke HR-vereisten voor uw kleine onderneming. U hebt geleerd hoe u uw werknemers veilig kunt houden, hoe u de wet- en regelgeving op het gebied van werkgelegenheid kunt bijhouden, hoe u goede dossiers bijhoudt en hoe u efficiënt betaalt en profiteert.
In de volgende tutorial in deze serie over HR voor kleine bedrijven, leer je hoe je om moet gaan met dat dilemma waar geen enkele ondernemer voor staat: wanneer een belangrijke werknemer wil stoppen. Tot ziens!
Accentsconagua