Share
Dus je hebt een klant gevonden, wat werk gedaan en nu is het tijd om betaald te worden. Super goed! Dat is het beste deel.
Facturering kan echter de eerste keer een ontmoedigend proces zijn. Mogelijk hebt u een aantal vragen die u moet beantwoorden, zoals: Hoe ziet een professionele factuur eruit? Hoe kun je er een maken? Welke informatie moet u opnemen??
Dus in deze tutorial begin ik vanaf het begin en maak ik u de basisstappen voor het maken van een professionele factuur. Om te beginnen zal ik een factuur definiëren en dan zal ik de belangrijkste stukjes informatie die u altijd moet onthouden doornemen. Ik zal eindigen met praten over hoe uw factuur eruit moet zien en u laten kennismaken met enkele handige sjablonen en apps die u kunt gebruiken.
Voordat we met de zelfstudie beginnen, kunt u, als u op zoek bent naar een factuursjabloon waarin alle componenten van een professionele factuur zijn ingebouwd, bladeren door onze verzameling factuursjablonen om precies de juiste te vinden voor uw zakelijke behoeften.
Laten we nu beginnen met het eerste deel: wat is precies een factuur?
Om te begrijpen wat een factuur is en met welk doel deze wordt gebruikt, laten we eens kijken naar een voorbeeld uit het dagelijks leven.
Laten we zeggen dat je gaat dineren in je lokale pizzeria. Je eet naar hartenlust, en aan het einde van de maaltijd brengt de ober je de rekening (of als je in de VS bent, krijg je de cheque - het is hetzelfde!).
De rekening / check vermeldt alles wat het restaurant je gaf, de prijs van elk item en een totaal van wat je verschuldigd bent. Wanneer de ober je de rekening overhandigt, is het een beleefde manier om te zeggen: "Je hebt al deze dingen van ons gekocht. Nu is het tijd om voor ze te betalen. "
Een factuur is precies hetzelfde. Je hebt wat werk voor een klant gedaan en nu moet je betaald krijgen. Dus je geeft een lijst van alles wat je hebt gedaan, detailleert de prijzen en geeft het totale bedrag dat de klant je verschuldigd is.
Omdat u de factuur waarschijnlijk niet rechtstreeks aan een klant overhandigt en u contant geld in uw hand verwacht, moet een factuur ook andere informatie bevatten, zoals hoe u een betaling uitvoert, waarheen u deze moet verzenden, wanneer deze moet worden verzonden, enzovoort. Ik zal dit allemaal in het volgende gedeelte doornemen. Maar als basisdefinitie is het handig om een factuur te zien als een factuur voor services die u heeft verstrekt.
Schone, professionele factuursjabloon van GraphicRiver.Het belangrijkste doel van een factuur is dus om geld te vragen, maar het dient ook andere doeleinden.
Om te beginnen fungeert het als een verslag van de transactie voor beide partijen. Zoals ik in mijn handleiding voor elementaire boekhouding vermeldde, wilt u de facturen behouden als bewijs van het werk dat u deed en het bedrag dat u ervoor in rekening hebt gebracht - zowel voor belastingdoeleinden als voor het geval de klant later terugkomt met vragen of verzoeken voor nieuw werk. Het betalingsbewijs is ook belangrijk, maar het is de factuur die de details van wat is gedaan en hoeveel deze kosten, opsplitst. Uw klant wil om vergelijkbare redenen een factuur ontvangen.
Een factuur is ook belangrijk bij het definiëren van de betalingsvoorwaarden: wanneer u betaling verwacht, wat gebeurt er als de betaling te laat is, enzovoort. Er zijn veel verschillende manieren om om betaling te vragen, en ik zal dieper ingaan op die in mijn volgende tutorial. Maar welke betalingsvoorwaarden u ook kiest, de factuur is belangrijk om ze van meet af aan duidelijk te omschrijven (vooral de vervaldatum) en om onnodige vertraging en verwarring te voorkomen..
En ten slotte dient een snelle, goed opgemaakte factuur als bijkomend doel uw klant te imponeren. Het laat zien dat je georganiseerd, efficiënt en professioneel bent. Hierdoor wordt de kans groter dat u snel wordt betaald en dat de goede indruk die u maakt, u in de toekomst mogelijk zelfs meer terugkerende opdrachten van die klant oplevert..
Als u snel wilt worden betaald, is het van cruciaal belang dat uw factuur alle juiste informatie bevat. Als dat niet het geval is, zal de klant het moeten ondervragen en dit kan leiden tot vertragingen die u geld kosten. Eén enquête toonde aan dat 25% van de kleine en middelgrote bedrijven ten minste $ 5.000 per maand vertraging had door facturatiefouten.
Dus in dit gedeelte zal ik alle belangrijke stukjes informatie vermelden die een professionele factuur zou moeten bevatten. Afhankelijk van de branche waarin je werkt en het soort werk dat je doet, kunnen er bepaalde dingen zijn die je nodig hebt of wilt toevoegen en dat is prima. Dit is een checklist met basisitems die alle facturen moeten bevatten en u kunt altijd extra dingen toevoegen op basis van uw specifieke behoeften.
Maak je nu geen zorgen over waar elk item naartoe zou moeten gaan - dat wordt duidelijk als we het hebben over opmaak in de volgende sectie.
Elke factuur moet de naam, het adres, telefoonnummer, e-mailadres, website en logo van uw bedrijf bevatten. (En als u deel uitmaakt van een groter bedrijf, geeft u specifieke contactgegevens op voor de persoon in het bedrijf met wie de klant contact moet opnemen als hij vragen heeft.)
Vergeet niet uw klant een naam te geven! Het lijkt misschien voor de hand liggend, omdat u het naar hen verzendt, maar vergeet niet dat dit ook een officieel verslag van de transactie is en de naam en het adres van de klant moeten erop staan.
Maak een referentienummer, zodat de juiste factuur eenvoudig kan worden geïdentificeerd in geval van vragen. Het maakt niet echt uit wat dit getal is - vaak baseer ik de mijne op de datum, bijvoorbeeld 08122015 (8 december 2015). U kunt uw facturen ook eenvoudig opeenvolgend nummeren, te beginnen met een willekeurig nummer (of van 0001 als u het niet erg vindt om uw gebrek aan ervaring te tonen!).
Welk nummeringssysteem u ook gebruikt, zorg er gewoon voor dat elke factuur die u maakt een ander nummer heeft - als u per ongeluk twee met identieke nummers maakt, kan dit leiden tot een wereld van verwarring.
Dit is een belangrijke basislijn: deze bepaalt wanneer u de factuur verzendt en alle betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld betalen binnen 30 dagen) beginnen vanaf deze datum. (Opmerking: u kunt ook ergens op uw factuur de datum vermelden waarop u het werk daadwerkelijk hebt gedaan, maar zorg ervoor dat de factuurdatum prominenter is, omdat het belangrijker is om betaald te worden.)
Hoe snel verwacht je te worden betaald? Binnen 30 dagen is vrij gebruikelijk, hoewel het sterk kan variëren afhankelijk van het type werk, uw behoeften en de verwachtingen van de klant. Ik zal hier meer over vertellen in mijn volgende tutorial, maar voor nu is het belangrijk om een vervaldatum op je factuur te vermelden.
Dit is het belangrijke deel - hoeveel geld de klant verschuldigd is. Het moet prominent op de factuur staan. U moet ook een opsomming geven van de kosten, zoals we hierna zullen zien.
Sjabloon voor zakelijke facturen, beschikbaar voor aankoop bij GraphicRiver.Elke factuur moet basisdetails bevatten van het werk dat u heeft geleverd en hoeveel u aanrekent voor elk onderdeel.
Hoeveel details moeten worden opgenomen, hangt af van hoe ingewikkeld het project was en hoe de betaling was gestructureerd. Als het een eenvoudig project was met een eenmalige, eenmalige betaling bij voltooiing, dan zou het slechts één regel kunnen zijn, zoals:
Visitekaartjeontwerp voor XYC Corp: $ 500
Maar als u meerdere projecten hebt voltooid, of één project met veel afzonderlijke componenten of mijlpalen, moet u ze allemaal afzonderlijk vermelden en de prijs van elk afzonderlijk weergeven. Bijvoorbeeld:
En als u per uur laadt, moet u alle details over de uren die u hebt gewerkt, uw uurtarief en uw berekening van het totaal weergeven, zoals:
Ontwerp van een visitekaartje, 10 uur @ $ 50 / uur: $ 500
Uiteindelijk is het de bedoeling ervoor te zorgen dat uw klant precies begrijpt hoe u aan uw totale verschuldigde bedrag bent gekomen en heeft u geen vragen.
Het is net als in de pizzeria: je wilt niet dat een rekening zegt: "$ 50". U wilt zien hoeveel elke pizza en glas wijn kosten, zodat u alles kunt bijvoegen en zich prettig voelt dat u de juiste hoeveelheid betaalt. Aan de andere kant wil je geen factuur die stuk gaat alles: "Het deeg maken, 50 cent. Olijven toevoegen, 75 cent ... "Voeg gewoon toe wat de klant moet weten om te voelen dat uw kosten eerlijk en nauwkeurig zijn.
Belastinggegevens lopen sterk uiteen voor verschillende delen van het bedrijf en in verschillende delen van de wereld, dus ik kan hier geen details behandelen, maar als u omzetbelasting of een andere vorm van belasting moet in rekening brengen, moet u dat zeker opnemen op uw factuur (mogelijk moet u ook een btw-nummer vermelden).
En als u fysieke producten verzendt, vergeet dan niet om kosten in rekening te brengen voor levering als een afzonderlijk regelitem.
Hoe moet de klant u betalen? Het is belangrijk om dit te specificeren en om alle informatie op te nemen die de klant nodig heeft. Normaal gesproken schrijf ik bijvoorbeeld 'Betaal via PayPal' en neem mijn PayPal-ID op de factuur op. Je zou ook meerdere opties kunnen aanbieden - er zijn veel andere betalingsverwerkers die er zijn, en bankoverschrijvingen of andere elektronische overdrachten zijn ook een optie.
Zorg ervoor dat u ten minste één optie aanbiedt die op grote schaal wordt gebruikt: tenzij u een zeer sterke relatie hebt met een klant en veel zaken samen doet, is het onrealistisch om te verwachten dat zij zich aanmelden voor een weinig bekende betalingsprocessor, alleen om u een paar dollar kosten.
Dit laatste item is geen must, maar het is vaak een goed idee om aanvullende voorwaarden en condities op uw factuur op te nemen, als een manier om vroegtijdige betaling aan te moedigen. U kunt bijvoorbeeld een korting aanbieden voor mensen die in de eerste 10 dagen betalen, of u kunt rente of boetes opleggen voor te late betalingen.
Dus nu voor de opmaak. Hoe ziet uw factuur eruit??
Om dit te begrijpen, laten we teruggaan naar ons pizzeria-voorbeeld. Hoe ziet de rekening in een pizzeria eruit??
In werkelijkheid heb je waarschijnlijk alle soorten gezien. Als het een standaard pizzeria is, is het misschien gewoon een lijst die op het kladblok van de kelner is geplakt in een onleesbare krabbel, met het totaal onderaan in een pen omcirkeld. Als het een chiquere plek is, wordt het meestal netjes getypt of afgedrukt, met de naam van het restaurant, logo en contactgegevens bovenaan en een vriendelijk "Dank u" -bericht onderaan.
Ik weet zeker dat u wilt dat uw bedrijf wordt gezien als stijlvol, niet als basis, dus we zullen het gekrabbelde notepad-idee negeren. Maar net zoals er geen enkel formaat is voor pizzarekeningen, is er ook geen voorgeschreven indeling voor zakelijke facturen. Er zijn een aantal veel voorkomende lay-outs, maar er is een grote variatie in stijlen. De belangrijke punten zijn:
Over het algemeen verschijnen uw naam en contactgegevens meestal bovenaan, met de naam en het adres van de klant eronder en het factuurnummer en de datum in de buurt. Vervolgens nemen de details van het werk het grootste deel van de pagina in beslag, met het totale totaal onderaan, samen met de andere details zoals belasting, bezorging, betalingsopties, vervaldatum en andere voorwaarden.
Maar niets van dit alles is in steen gebeiteld. Zolang u alle belangrijke informatie duidelijk opneemt, kunt u elke professioneel ogende factuurindeling gebruiken die u wilt.
Factuurontwerpsjabloon, beschikbaar op GraphicRiver.U kunt aan de slag gaan door een verzameling professionele factuursjablonen te doorbladeren om te zien wat er beschikbaar is. U kunt uw zoekopdracht verfijnen met tags als schoon, modern, zakelijk of creatief en zien hoe de ontwerpen verschillen.
Een andere optie is om uw factuur te maken met een factureringsapp zoals Harvest of boekhoudsoftware zoals QuickBooks of FreshBooks. Voor deze apps en softwarepakketten zijn meestal enkele goede indelingen ingebouwd.
In deze zelfstudie hebt u gezien wat een factuur is, welke belangrijke items het moet bevatten en hoe een factuur eruit moet zien. U hebt een verzameling sjablonen gezien die u kunt gebruiken om de indeling te maken die u voor uw bedrijf wilt, afhankelijk van het merk.
Het maken van de factuur is echter slechts een deel van het proces. Als je wilt weten hoe je om moet gaan met zaken als het opvolgen van onbetaalde facturen en omgaan met betalingsachterstanden, lees dan mijn handleiding om op tijd betaald te krijgen. En in een toekomstige zelfstudie zal ik in meer detail ingaan op de betalingsvoorwaarden die u kunt gebruiken om snelle betaling aan te moedigen.
Grafisch krediet: factuurpictogram ontworpen door Alex Auda Samora van het Noun-project.
Accentsconagua