Share
Stel je dit eens voor. U bent uitgenodigd om een sollicitatiegesprek te voeren voor een baan die bij u past. U stelt de nacht ervoor geen alarm in. Je wordt laat wakker en rolt uit je bed zonder tijd om je voor te bereiden. Je gooit je vuile kleren die je gisteren droeg op en pakt een plakje koude pizza als ontbijt. Je hebt je haar niet eens gepoetst.
Onwaarschijnlijk, toch??
Of stel je dit voor. Je bent uitgenodigd op het kantoor van je baas om over een belangrijk project te praten. Als dit project goed gaat, zou je gepromoveerd kunnen worden. In plaats van aandacht te schenken aan het gesprek, staar je uit het raam, tik je met je voet op de grond en bied je alleen een reeks grunts aan als reactie op elke suggestie die je baas geeft.
Als je je zo gedroeg, zou je het verdienen om ontslagen te worden, niet gepromoot.
Je zou niet laat en onverzorgd opduiken voor een interview. En tenzij je een kamikaze-aanpak hebt voor kantoorpolitiek, negeer je je baas niet wanneer hij tegen je praat.
We besteden uren aan het oefenen van interviewtechnieken. We piekeren over wat we zullen zeggen in een ontmoeting met onze baas. Dus waarom nemen we niet dezelfde zorg voor het schrijven van e-mails? Of zelfs als het ons interesseert, waarom hebben e-mails niet de impact die we denken dat ze zouden moeten doen?
Eén reden is dat we in een e-mail zondvloed zwemmen. Volgens onderzoek van het McKinsey Global Institute besteedt de gemiddelde werknemer twee en een half uur per dag aan e-mail. Dat komt overeen met 81 werkdagen elk jaar, of een kwart van uw beroepsleven.
Ondertussen ontdekte onderzoek door technologisch onderzoeksbureau The Radicati Group dat de gemiddelde zakelijke gebruiker in 2013 108 e-mails per dag stuurde of ontving. Dat zal in 2017 toenemen tot 116 e-mails per dag.
Geen wonder dat er zo veel slordig geschreven e-mails zweven door cyberspace. Wie heeft de tijd te verspillen met het opstellen van welsprekende berichten als er zoveel te schrijven is?
Aan de andere kant, als e-mail centraal staat in ons leven, moet het dan niet een vaardigheid zijn die we allemaal onder de knie hebben? Als je een kwart van je beroepsleven gaat besteden aan het schrijven van e-mails, dan leert het om het effectief te doen, je efficiënter te maken en je vooruit te helpen.
Zie het op deze manier. Als je een kwart van je werkzame leven presentaties gaf, zou je dan niet alles leren wat je kon over presenteren? Of als u een kwart van uw werkzame leven in de omgang met klanten hebt doorgebracht, zou u elke bron zoeken die u zou kunnen vinden bij de klantenservice, goed?
Wat is er anders aan e-mail??
Zou het niet geweldig zijn om te laten zien dat je een echte professional bent in elke e-mail die je verzendt? En nog beter als u e-mails schrijft die mensen daadwerkelijk lezen en actie ondernemen?
E-mail is belangrijk. Hoe u uw e-mails schrijft, is van belang voor de mensen die uw e-mails ontvangen. Nog belangrijker is dat je vermogen om e-mails te schrijven een enorme invloed zal hebben op je carrièrepad. Maar neem mijn woord niet op. Laten we eens kijken naar wat de experts zeggen. Maar eerst…
Voordat je ingaat op deze tutorial, ontvang onze nieuwe eBook-strategieën voor e-mailstrategieën: De ultieme gids voor inbox zero master. (Het is beschikbaar voor GRATIS downloaden met de Tuts + Business-nieuwsbrief.) Het zit boordevol bruikbare e-mailstrategieën die u snel kunt gebruiken.
Laten we nu eens leren waarom e-mailschrijfvaardigheden zo belangrijk zijn.
Ben je van plan om vooruit te komen op het werk? Als je ambities hebt, moet je leren e-mails te schrijven die resultaten opleveren.
Zoals de Skills You Need-website uitlegt:
Effectief kunnen communiceren is het belangrijkste van alle levensvaardigheden ... Als je solliciteert naar een baan of een promotie zoekt bij je huidige werkgever, zul je bijna zeker goede communicatievaardigheden moeten aantonen ... Naarmate je carrière vordert, is het belang van communicatie vaardigheden neemt toe.
E-mail is de manier waarop we het grootste deel van onze tijd aan communicatie besteden, dus het is uw grootste kans. Het geeft je twee uur elke dag om uw communicatieve vaardigheden aan te tonen aan uw huidige werkgever.
Meer overtuigingskracht nodig? Maggie Worth, Communications Director bij de Univeristy of West Georgia, schrijft:
Medewerkers die op een duidelijke, meeslepende en professionele manier hebben aangetoond dat zij zichzelf en het bedrijf kunnen vertegenwoordigen, zullen eerder worden gekozen voor geavanceerde functies..
Dr. Stephanie Heald-Fisher, voorzitter van het Graduate Program aan Globe University, fruther legt uit hoe e-mail vooral belangrijk is voor het winnen van promoties:
In de hedendaagse zakelijke omgeving, ongeacht de branche, betekent communiceren effectief meestal een intensief gebruik van e-mail en het gebruik van e-mail betekent dat u kunt schrijven ... De e-mail is vaak de eerste indruk die de ontvanger van de afzender krijgt. Een slecht geschreven e-mail resulteert in een slechte eerste indruk.
Promotie krijgen wordt ook beïnvloed door schrijfvaardigheden. Goede schrijfvaardigheden communiceren intelligentie, professionaliteit en competentie. Slechte schrijfvaardigheden communiceren een gebrek aan intelligentie, professionaliteit en competentie. Nogmaals, je professionele imago wordt beïnvloed door je schrijfvaardigheid. Hoe beter je vaardigheden zijn, hoe beter je imago is en hoe beter je kansen op promotie.
Met andere woorden, tenzij u leert om duidelijke, professionele, intelligente e-mails te schrijven, gaan uw collega's en uw baas ervan uit dat u incompetent bent. Je zult voor altijd vastzitten aan de onderkant van de carrièreladder.
En het samenstellen van goede e-mail betekent niet alleen dat je weet hoe je een zin moet schrijven.
Is het schrijven van e-mail niet iets wat iedereen weet te doen? In de wereld van vandaag weten de meesten van ons hoe te lezen en te schrijven. We kennen onze spelling en grammatica. Is dat niet genoeg?
Het is zeker waar dat iedereen met rudimentaire computervaardigheden kan samenstellen en een e-mail sturen. En iedereen met sociale basisvaardigheden zal weten hoe ervoor te zorgen dat hun e-mail niet openlijk beledigend is.
Aan de andere kant, denk aan alle slecht geschreven e-mails die je in je leven hebt ontvangen. Ze zijn mogelijk grammaticaal correct geweest. Maar ze hadden niet veel zin.
Alleen omdat een persoon kan praten, maakt ze niet tot een goede openbare spreker. Net zoals een persoon kan schrijven, betekent dit niet dat ze goede e-mails kunnen schrijven.
Het schrijven van effectieve e-mails is een vaardigheid en het is een vaardigheid die u kunt leren. Je moet ook oefenen, maar je hebt een kwart van je werkzame leven om dat te doen. Dus waarom zou je niet de tijd nemen om de theorie onder de knie te krijgen??
We zullen ingaan op wat e-mails in een oogwenk effectief maakt. Laten we eerst eens kijken naar enkele van de grootste e-mailfouten.
Zoals de meeste mensen ontvang ik veel e-mails. De meeste e-mails die ik ontvang, zijn effectief. Ze laten me goed voelen en laten me weten welke actie ik moet ondernemen. Ik kijk ernaar uit om te reageren en ik geniet ervan dit te doen.
Af en toe ontvang ik e-mails die me dubbel laten nemen. "Hebben ze dat echt gevraagd?" Ik vraag me af. Of "Hebben ze dat echt gezegd?"
Op dit moment ontvang ik een beheersbaar niveau van e-mails en ik heb een beleid om te reageren op elke individuele e-mail die ik ontvang. Maar er zijn momenten waarop ik liever niet reageer. Dit gebeurt meestal wanneer ik een van de volgende meldingen ontvang:
De slechtste e-mails die ik ontvang, zijn chagrijnige one-liners van iemand die nog nooit contact met me heeft opgenomen. Als je me gaat schrijven, heb dan tenminste de hoffelijkheid om mijn naam te gebruiken en jezelf voor te stellen.
Het lijkt erop dat ik niet de enige ben die verwarrende of onbeleefde e-mails ontvangt. Uit een recent onderzoek van Sendmail bleek dat bijna twee derde van ons (64%) een e-mail heeft verzonden of ontvangen die onbedoelde woede of verwarring heeft veroorzaakt. In de enquête van Sendmail waren mensen het meest van streek door:
Het schrijven van ineffectieve e-mails is niet alleen schadelijk voor uw carrièreperspectieven. Het is ook slecht voor je werkgever. Katharine Hansen, creative director van Quintessential Careers, legt uit:
E-mail wordt zo zwaar en wereldwijd gebruikt om te communiceren op de werkplek ... dat onduidelijke, verminkte, slecht geschreven e-mails tijd, geld en productiviteit verspillen.
Hopelijk zijn je e-mails niet zo slecht als degene die ik hierboven heb geschetst. En hopelijk maken uw e-mails de ontvangers niet verward of boos.
Als je denkt dat je e-mails moeten werken, raak dan niet in paniek! U kunt de situatie verhelpen. Laten we beginnen door een kijkje te nemen waarom het is zo gemakkelijk voor e-mails om een slechte indruk achter te laten.
Heb je ooit zelf iets gemorst voor een belangrijke zakelijke bijeenkomst? Zelfs nadat je opgeruimd was, wist je zeker dat iedereen het zou merken. Maar niemand zei een woord.
Dat wordt het spotlight-effect genoemd en iedereen lijdt eraan. Psycholoog Amie M. Gordon legt uit hoe het werkt:
We hebben de neiging om te overschatten hoeveel onze acties en uiterlijk door anderen worden opgemerkt ... We zijn verankerd door onze eigen ervaringen en we hebben problemen om ver genoeg van hen af te stellen om nauwkeurig in te schatten hoeveel aandacht andere mensen ons betalen.
Met andere woorden, we kijken naar de wereld met getinte lenzen en we worstelen om de wereld te zien vanuit het oogpunt van andere mensen.
Als het gaat om het schrijven van e-mails, is dat een probleem. We kunnen iets schrijven dat totaal logisch is in onze eigen geest. Maar alleen omdat het logisch is me betekent niet dat het logisch is u.
Dit geldt vooral als het gaat om het injecteren van emotie in ons schrijven.
Lea Winerman van de American Psychological Association legt uit:
De reden voor deze communicatie verbreken ... is egocentrisme - het gevestigde sociaal psychologische fenomeen waarbij mensen het moeilijk hebben om zich los te maken van hun eigen perspectieven en te begrijpen hoe andere mensen ze zullen interpreteren.
Onderzoek toont aan dat mensen hun vermogen om een bedoelde toon in een e-mailbericht over te brengen, overschatten-of die toon sarcastisch, grappig of serieus is. Mensen overschatten hoe goed ze een toon kunnen overbrengen in berichten die ze verzenden.
De waarheid is, het detecteren van tone of voice in e-mail is een bijna onmogelijke taak. Studies vonden een succespercentage van 56% bij het detecteren van tone of voice in e-mail. Dat klinkt misschien goed, maar het is eigenlijk slechts marginaal beter dan toeval.
Wat kan hier aan gedaan worden? Het antwoord is om effectieve e-mails te schrijven.
We hebben gekeken naar waarom het zo belangrijk is om goede e-mails te schrijven en waarom e-mails zo vaak falen. Maar hoe kunt u goede e-mails schrijven die correct worden geïnterpreteerd en resultaten krijgen??
In deze serie Tuts + Business gaan we op zoek naar een aantal manieren om effectieve e-mails te schrijven. Als je eenmaal door de serie bent, heb je de theorie van e-mail onder de knie. En als je inbox zelfs maar in de buurt van de standaard staat, heb je voldoende kans om te oefenen.
Laten we, om dit artikel af te maken, een korte blik werpen op wat een e-mail doet werken. Effectieve e-mails:
Ben je klaar om je e-mail schrijfvaardigheden te verbeteren? Blijf dan op de hoogte.
Houd er rekening mee dat niet alleen het schrijven van effectieve e-mails belangrijk is om te beheersen, maar dat je ook leert hoe je je e-mails kunt beheren en je inbox georganiseerd kunt houden.
Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ontvang het GRATIS Inbox Zero Mastery eBook. Laat je inbox niet ongeorganiseerd worden. Ontdek nu hoe u de beste technieken voor e-mailbeheer kunt toepassen.
Grafisch krediet: Toetsenbord ontworpen door Liesl Kruger van de Eigen Project.
Accentsconagua