Share
Met de meedogenloze aanval van het digitale tijdperk hebben papierloze systemen steeds meer grip en relevantie gekregen. Hoewel de voordelen onmiskenbaar zijn, zijn er soms momenten waarop workflows verre van wrijvingsloos en vaak vervelend zijn, waardoor ze minder aantrekkelijk worden.
Er is echter hoop en in deze screencast zal ik je leren hoe je apps zoals Mail, Hazel en Evernote kunt gebruiken om ten minste één aspect van je papierloze workflow te automatiseren.
Je hebt nodig:
Een kopie van Evernote (Mac App Store of Direct Download).
De eerste stap is het instellen van een mailregel die elke e-mail van uw nutsbedrijf zal filteren. Om dat te doen, klikt u gewoon op Mail> Voorkeuren en kies vervolgens de Reglement tab.
Klik op Regel toevoegen, geef de regel een betekenisvolle naam en kies vervolgens een aantal voorwaarden. Als u meer dan één voorwaarde moet toewijzen, moet u er rekening mee houden of u alles of een andere wilt koppelen, omdat dit van invloed is op de manier waarop e-mail wordt gematcht.
Houd er rekening mee dat bij het kiezen van meer dan één voorwaarde of alles bij elkaar of op een andere staat past. Als u tevreden bent met uw voorwaarden, is het tijd om een aantal acties toe te wijzen. Kies voor de eerste actie voor Markeer als gelezen. Kies voor de laatste actie Voer Applescript uit en kies vervolgens uit de vervolgkeuzelijst met beschikbare scripts Openen in Finder.
Nu je de vinder op de juiste locatie hebt geopend, open je AppleScript Editor. Je vindt AppleScript Editor in de map Hulpprogramma's of roep optioneel spotlight op en typ AppleScript Editor.
Plak in de volgende code en sla het script vervolgens op / Gebruikers / UW GEBRUIKSAANWIJZING / Bibliotheek / Applicatiescripts / com.apple.mail /
-- Boilerplate-code voor e-mailregels met termen uit toepassing "Mail" bij het uitvoeren van e-mailactie met berichten theMessages voor regel theRule - Script start hier vertel applicatie "Mail" - Stel de map downloads in voor bijlagen set _downloadsFolder naar (pad naar downloadmap) als rich text - Herhaal de volgende acties voor elke e-mail die overeenkomt met regelherhaling met eachMessage in de berichten - zorg dat de onderwerpen van de e-mails het onderwerp Onderwerp van elke bericht instellen - Herhaal dit met elke bijlage die wordt gevonden in e-mailherhaling met _attatchment in de e-mailbijlagen van eachMessage - hernoemen bijlage met het volgende patroon: - Utility Company (Tag) | E-mail onderwerp (titel) | Oorspronkelijke Attatchment (bestandsnaam) - en opslaan in downaloads map set originalName naam van _attatchment set _savePath to _downloadsFolder & "ZON |" & theSubject & "|" & originalName probeer _attatchment in _savePath op error errmsg display dialog errmsg end try end repeat - Verplaats email naar eindbestemming move eachMessage naar mailbox "Bills" van account "Gmail" einde repeat end tell - Beëindig script en sluit boilerplate sectie einde voer uit e-mailactie met berichten eindigt met het gebruik van termen uit
Om de code aan uw behoeften aan te passen, is het essentieel dat u het begrijpt, dus laten we het opsplitsen.
Nadat u het bovenstaande script op de juiste locatie hebt opgeslagen, kunt u het nu selecteren in de vervolgkeuzelijst in de Voer AppleScript uit actie; doe dit en klik vervolgens op OK en klik ten slotte Van toepassing zijn.
Hazel is een voorkeurspaneel dat mappen van uw keuze bewaakt en acties uitvoert op bestanden en mappen wanneer aan de criteria die u hebt gedefinieerd, wordt voldaan.
Ervan uitgaande dat je Hazel al hebt gedownload en geïnstalleerd, moet je de map Downloads aan de folders lijst. Om dit te doen, open Systeemvoorkeuren> Hazel en sleep het vervolgens gewoon vanuit een Finder-venster of klik als alternatief + en selecteer het.
Voordat u verder gaat, is het belangrijk om regelverwerking te onderbreken. Dit zorgt ervoor dat er geen regels worden verwerkt totdat u zeker weet dat de regels die u instelt correct zijn. Om regelverwerking te onderbreken, klikt u met de rechtermuisknop (Ctrl + klik) aan downloads uit de mappenlijst en selecteer Onderbreken "Downloads regels".
Nu Hazel naar de map Downloads kijkt, moet u enkele regels definiëren. In Hazel worden regels op dezelfde manier gedefinieerd als in Mail. Je stelt een paar voorwaarden in om te matchen en vervolgens wat acties uit te voeren.
Onder Reglement, Klik + om een nieuwe regel toe te voegen. Geef het een naam en voeg vervolgens je eerste voorwaarde toe. Kiezen Soort dan is en selecteer uiteindelijk PDF. Dit zorgt ervoor dat Hazel alleen PDF-bestanden zal matchen. Als uw nutsbedrijf uw facturen in een ander formaat verzendt, wijzig dit dan op de juiste manier.
Voor de tweede voorwaarde willen we ervoor zorgen dat Hazel naar een bestand zoekt met een naam die overeenkomt met het patroon dat is gedefinieerd in de bovenstaande Mail-regel; dus kies Naam, dan wedstrijden en tenslotte typt u in het volgende veld de tag die hierboven is toegewezen (Utiliteitsbedrijf) gevolgd door een "|" teken, sleep dan in de Iets token, gevolgd door nog een "|" en als laatste een andere Iets blijk.
Nu u enkele voorwaarden hebt gedefinieerd, moet u een aantal acties instellen. Kies voor de eerste actie Voer AppleScript uit, verlaat de standaard ingebed script geselecteerd en klik vervolgens op bewerk script. Plak de volgende code in het modale venster, klik op compileren en als er geen fouten aanwezig zijn, klikt u weg van het modale venster.
De compileerknop in Hazel. Als er een fout wordt gedetecteerd, verschijnt deze naast de knop. vertel de applicatie "Finder" - Bewaar AppleScript's tekstitemscheidingstekens zet ASTID, de tekstitembegrenzers van AppleScript op AppleScript's tekstitem scheidingstekens, "|" zet theListOfCustomTokens om de naam van het bestand te geven - Omdat we de tekstitem scheidingstekens hebben gewijzigd in | we hebben nu - 3 tekstitems in theListOfCustomTokens - 1: ZON - 2: het onderwerp van de e-mail (die wordt gebruikt voor de notitietitel) - 3: de oorspronkelijke naam van de bijlage. - Hernoem de bijlage naar zijn oorspronkelijke naam, stel de naam van het bestand in (tekstitem 3 van deListOfCustomTokens) try - Open Evernote en wacht 15 seconden om de tell-applicatie-id te starten "com.evernote.evernote" activeren met time-out van 15 seconden - Maak een nieuwe notitie in het notitieblok "Receipts" met: - de e-mails onderwerp als titel - het nutsbedrijf als een tag maak notitietitel aan (tekstitem 2 van theListOfCustomTokens als tekst) ¬ van bestand theFile notebook "Receipts " ¬ tags (tekstitem 1 van theListOfCustomTokens als tekst) eindtijdout end tell on error errmsg display dialog errmsg end probeer de tekstitembegrenzers van AppleScript in te stellen op ASTID einde vertel
Laten we, zoals eerder, de code analyseren om een beter inzicht te krijgen in wat er gebeurt:
Kies voor de laatste actie verhuizing naar map en selecteer vervolgens uitschot. Dit zal ervoor zorgen dat zodra uw factuurbasis met succes is geüpload naar Evernote, het niet blijft hangen in het creëren van rommel op uw Mac. Klik ten slotte op OK.
Nu u met succes een regel hebt gemaakt die overeenkomt met uw bestand, wordt het tijd om Hazel zijn magie te laten uitvoeren, dus u moet de verwerking van regels ongedaan maken. Net als hiervoor klik je met de rechtermuisknop downloads in de mappenlijst en deze keer geselecteerd Hervat de "Downloads" -regels.
Aangezien Hazel een tijdje kan duren voordat de regels de eerste keer worden uitgevoerd, klik je nogmaals met de rechtermuisknop op Downloads en kies je Voer nu regels uit. Als alles volgens plan verliep, zou Hazel het bestand naar Evernote moeten uploaden en het vervolgens naar de prullenbak moeten verplaatsen.
In deze zelfstudie hebben we een aantal elementaire automatiseringsconcepten behandeld die hopelijk zullen helpen bij het stroomlijnen van uw papierloze workflow. Deze concepten zijn echter niet beperkt tot deze kleine scope, maar kunnen eerder dienen als bouwstenen voor complexere en ambitieuzere workflows.
Accentsconagua