Hoe u Microsoft Office gratis kunt krijgen

Microsoft Office is een van de duurdere sets met productiviteitssoftware die de meeste mensen zullen kopen. De nieuwe Office 365 kost u ongeveer $ 9 / maand, en een zelfstandig exemplaar van Office 2013 kost meer dan $ 100, zelfs met een korting. Dat is niet zo duur, per se, als je Office de hele dag nodig hebt, maar als je alleen een paar letters hoeft in te typen en je persoonlijke financiën te regelen, is het zeker duur.

Je zou LibreOffice of Google Docs gratis kunnen gebruiken, of, als je een Mac hebt, kun je de iWork-apps van Apple gebruiken voor veel minder dan Office-kosten. Maar wat als jij werkelijk zou liever gewoon Microsoft Office-apps gebruiken, omdat ze geweldig werken met de bestanden die je al hebt en je bent ze al gewend?

Je hebt geluk. Op de nieuwe Office.com kunt u standaardversies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote gratis in uw browser gebruiken. Het zijn dezelfde Microsoft Office-apps die u gewend bent, alleen ze worden online uitgevoerd en zijn 100% gratis. In deze zelfstudie laat ik u zien hoe u met Office gratis nieuwe documenten, spreadsheets en presentaties kunt maken en hoe u uw bestaande documenten online kunt openen en bewerken..

Office Online: het gratis kantoor dat u altijd al wilde hebben

Het is echt Office, gewoon online en gratis

De nieuwe Office Online is eigenlijk niets erg nieuws. In 2010 voegde Microsoft "Office Web Apps" toe aan hun Skydrive online opslagdienst, waarmee u uw Office-documenten online kunt bewerken met een standaardkopie van Office 2010-gestileerde apps. Het werkte goed, maar was altijd verborgen in Skydrive. Nu ze Skydrive recent hebben omgedoopt tot OneDrive, hebben ze ook de Office Web Apps zo ingesteld dat ze zelfstandig kunnen werken als Office Online, compleet met een nieuwe gebruikersinterface in Office 2013-stijl.

Voordat we beginnen, is het belangrijk om wat verwarring op te ruimen. Deze gratis Office-apps zijn web apps-dat wil zeggen, ze worden uitgevoerd in uw webbrowser en toch voelen zij zich meer als een "app" dan als een standaardsite. Je kunt ze niet op je pc of Mac installeren, zoals je normale Office-apps kunt installeren, en ze zullen niet werken als je geen verbinding hebt met internet. Dat is echter geen groot probleem, omdat de meesten van ons al de hele dag online zijn. Het beste van alles is dat Office Online de bestanden die u online opslaat, opslaat in OneDrive, die u gratis kunt synchroniseren met uw Mac of pc om uw documenten te bekijken wanneer u offline bent. Dat is niet zo erg gratis.

Laten we daarmee beginnen.

Online een nieuw Word-document maken

Om Office gratis te gebruiken, hoeft u alleen maar uw browser te openen, naar Office.com te gaan en de app te selecteren die u wilt gebruiken. Er zijn online kopieën van Word, Excel, PowerPoint en OneNote waaruit u kunt kiezen, evenals contacten en agenda-apps en de online opslag van OneDrive. Om het uit te proberen, selecteren we de Word Online icoon. Je moet je eerst aanmelden met een Microsoft-account (een account dat je hebt van Hotmail, Xbox Live of Skydrive), of je kunt een nieuw account gratis maken. Vervolgens ziet u seconden later een scherm waarin u wordt gevraagd of u een nieuw leeg document wilt maken, door sjablonen wilt bladeren of een document wilt openen vanuit OneDrive.

Aan de slag in Word Online

Als u een leeg document wilt maken, klikt u gewoon op Nieuw leeg document knop. Anders klikt u op de Blader door sjablonen knop om te kiezen uit de standaard nieuwe documentsjablonen die u op uw pc zou zien wanneer u een nieuw Word-document maakt. Hier kunt u de bovenste sjablonen bekijken of door de beschikbare categorieën sjablonen bladeren. Wanneer je de perfecte hebt gevonden, selecteer je deze en klik je vervolgens op de groene knop Openen in Word Online knop.

Er zijn tientallen sjablonen die u online in Word, Excel en PowerPoint kunt gebruiken

U moet nog een knop aanklikken om het document op te slaan in uw OneDrive-opslag en vervolgens ziet u de volledige Word Online-app in uw browser geopend met uw sjabloon. Alles zou eruit moeten zien heel bekend als je recente versies van Word hebt gebruikt. Er is een werkbalk bovenaan met de standaardhulpmiddelen - en in wezen alles in de normale vorm Huis tabblad is er nog steeds, inclusief lettertype- en uitlijningsopties, stijlen, lijsten en meer. Uw normale sneltoetsen werken zoals gewoonlijk, dus u kunt op Control-B of Command-B tikken om bijvoorbeeld tekst vet te maken. Of u kunt tekst selecteren en er verschijnt een werkbalk voor het opmaken van de miniproducten over uw cursor, net als in Office-apps op uw pc, waar u lettertype-opties en meer kunt wijzigen.

Het bewerken van een sjabloon is heel eenvoudig, net zoals je zou verwachten. U kunt de plaatsaanduidingstekst en afbeeldingen selecteren en in plaats daarvan de gewenste tekst en inhoud toevoegen met behoud van dezelfde opmaak. Terwijl u typt, controleert Word automatisch uw spellingfouten in de taal van uw keuze en wordt het aantal woorden onder aan de app weergegeven. Het slaat zelfs automatisch het document op terwijl u aan het werk bent.

De basisprincipes van Word zijn er allemaal gratis

U vindt de overige hulpprogramma's die u nodig hebt om uw document te bewerken op de andere linttabbladen in de app. Er zijn minder hulpmiddelen dan die u in Word op uw pc zou vinden, maar u zult op zijn minst elementaire hulpmiddelen vinden om uw eigen afbeeldingen of illustraties van Microsoft toe te voegen en ze aan te passen, samen met tabel-, kop- en voettoolhulpmiddelen, opties voor paginalay-out, en meer. Als u niets kunt vinden, hoeft u alleen maar de gewenste opdracht in het zoekvak in het midden bovenaan in te voeren en vindt u de optie voor u. En als u het lint uit de weg wilt om u meer ruimte te geven om te bewerken, dubbelklikt u erop en verstopt het zich, zodat u het opnieuw kunt openen wanneer dat nodig is.

Zoek in het lint om de hulpmiddelen te vinden die u nodig hebt, of help artikelen van Microsoft.

De andere Office Online-apps werken net zo goed. U kunt online een nieuwe PowerPoint-presentatie maken, compleet met tientallen vooraf gemaakte sjablonen of met behulp van de standaard ontwerpthema's die u in PowerPoint zou verwachten. Er zijn slechts een paar overgangen en animaties, maar al het andere is opgenomen in PowerPoint Online, inclusief SmartArt-afbeeldingen en dia-aantekeningen. U kunt dia's dupliceren, inhoud ertussen kopiëren, uw eigen foto's invoegen en meer. U kunt zelfs op de klikken slideshow knop in de linkerbenedenhoek en presenteer uw presentatie volledig scherm direct vanuit PowerPoint Online.

PowerPoint Online bevat de meeste diahulpmiddelen die u zou verwachten, inclusief Smartart.

Excel Online is net zo aardig, en omdat spreadsheets vooral over het oplossen van getallen gaan, kun je waarschijnlijk alles krijgen wat je in Excel moet doen, klaargemaakt in Excel Online, tenzij je macro's en add-ons nodig hebt. Er zijn alle standaard Excel-functies en -grafieken, samen met elementaire hulpmiddelen om uw gegevens en sjablonen te sorteren, zodat u snel manieren kunt vinden om cijfers te berekenen. U zult de geavanceerdere hulpmiddelen zoals draaitabellen niet vinden, maar als u een Excel-document opent dat al draaitabellen bevat in Excel Online, blijven die draaitabellen gewoon werken en kunt u ze volledig online bewerken.

Excel Online bevat zelfs een bonusfunctie: Enquêtes. Deze functie voelt het meest direct gekopieerd vanuit Google Docs Spreadsheets, omdat Excel op uw Mac of pc niet voor enquêtes kon worden gebruikt, maar het is nog steeds leuk om te hebben. U kunt het gebruiken om eenvoudige online enquêtes te maken en de gegevens van uw responders in Excel Online te bekijken of de resultaten naar uw computer te downloaden in een spreadsheet.

Excel is nog steeds de serieuze cruncher die je zou verwachten.

Een bestaand Office-bestand online bewerken

Als u nu al Office-documenten hebt - misschien van een collega of uw baas of een oudere versie van Office die u op een andere computer had - wilt u ze ook in Office Online kunnen bekijken en bewerken. Dat duurt slechts een extra stap. U moet eerst naar OneDrive.com gaan, inloggen met uw Microsoft-account als voorheen en vervolgens uw bestanden slepen en neerzetten naar de OneDrive-pagina (of bulk uploaden vanuit de Uploaden knop). Als alternatief kunt u ze met uw account synchroniseren met de OneDrive Mac- of pc-apps.

Upload uw bestaande Office-bestanden naar OneDrive om ze online te bewerken

Om uw documenten online te openen, klikt u gewoon op uw document en het opent in de juiste Office Online-app, maar alleen in de weergavemodus. Als u het document wilt bewerken, klikt u op Bewerk document in het lint en selecteer vervolgens Bewerken in Word Online (of Excel / PowerPoint Online als u een spreadsheet of presentatie bewerkt, respectievelijk). Daarmee wordt u naar de Office Online-app gestuurd waar we eerder naar hebben gekeken, waar u kunt profiteren van alle geweldige bewerkingsfuncties die u nodig hebt.

Samenwerken in Office Online

Het beste deel van het online bewerken van Office-documenten is dat u deze eenvoudig met anderen kunt delen en er realtime aan kunt samenwerken. Als u een document in Office Online wilt delen, klikt u op Delen knop aan de bovenkant van het venster. Daar kunt u mensen rechtstreeks uitnodigen om u te helpen bij het bewerken van een document, of u kunt een koppeling kopiëren om met anderen te delen waar ze het document kunnen bekijken of bewerken, zelfs zonder een Microsoft-account.

Word Online ondersteunt opmerkingen over uw gedeelde documenten, om u en uw medewerkers te helpen bijhouden wat er is gewijzigd en om mogelijke wijzigingen te bespreken. Als u opmerkingen wilt toevoegen, selecteert u de tekst waarop u een opmerking wilt plaatsen en klikt u op Beoordeling tab en selecteer Nieuwe reactie. U kunt ook de zijbalk met opmerkingen van datzelfde tabblad in- of uitschakelen.

Deel uw Office-bestanden met iedereen en bewerk ze samen live online, compleet met opmerkingen.

Herstel vorige versies van documenten in Office Online

Haar zo gemakkelijk per ongeluk een deel van uw document verwijderen om later te beseffen dat u informatie hebt verwijderd die u eigenlijk nog steeds nodig had - en dat is alleen gemakkelijker als u samenwerkt met anderen in uw documenten. In Office Online hoef je je nooit zorgen te maken dat je je werk verliest, omdat het je werk automatisch opslaat en je vorige versies van je bestanden back-upt. Klik op de knop om de vorige versie van een bestand te herstellen het dossier knop in de linkerbovenhoek van het lint, selecteer info, klik vervolgens op de Vorige versies knop. Hiermee wordt een lijst geopend met de vorige versies van uw bestand die u online kunt bekijken, herstellen of downloaden om ze veilig te bewaren.

Per ongeluk iets in uw document wijzigen? Geen probleem.

Print en bewaar uw documenten

Wanneer uw werk is voltooid en u klaar bent om uw document te delen, moet u waarschijnlijk een kopie van uw documentbestand delen of uitprinten. Dat is net zo gemakkelijk in Office Online als in elk ander exemplaar van Office. Klik gewoon op de het dossier tab opnieuw en selecteer Afdrukken om een ​​kopie van uw document af te drukken of selecteer Opslaan als en klik op de Download om een ​​kopie van uw document op uw computer op te slaan. Het bestand dat automatisch wordt gedownload, is een normaal Office-bestand dat in een ander exemplaar van Office wordt geopend of in Office wordt afgewisseld zoals iWork, LibreOffice en Google Docs. Als u uw OneDrive-bestanden synchroniseert met uw computer, wordt uw nieuwe document ook automatisch met uw computer gesynchroniseerd zodat u het vanuit uw OneDrive-map kunt kopiëren en delen..

Print, bewaar en deel uw documenten vanuit het menu Bestand

Er is nog een andere leuke optie als u uw document online deelt: u kunt een Office Online-document insluiten in uw website zodat anderen het online kunnen lezen. Selecteer gewoon de Delen tab in de het dossier menu, klik op de insluiten en klik vervolgens op de knop voortbrengen knop, kopieer de code en plak deze in uw site. Dat is een geweldige manier om bijvoorbeeld uw teamnieuwsbrief op uw bedrijfssite te delen, of een spreadsheet met gegevens in een blogpost voor onderzoek..

Conclusie

Als u Microsoft Office wilde hebben zonder iets te moeten betalen en de meest geavanceerde functies van Office niet nodig hebt, is Office Online de perfecte oplossing voor u. De gratis exemplaren van Word, PowerPoint, Excel en OneNote hebben mogelijk minder functies dan u zou verwachten en worden alleen in uw browser uitgevoerd, maar ze werken echt geweldig en zullen de opmaak van al uw bestaande Office-documenten perfect weergeven.

De volgende keer dat u een nieuw document, een nieuwe spreadsheet of presentatie moet maken of misschien alleen het Office-document van een collega moet bewerken, kunt u Office Online proberen. U zult waarschijnlijk merken dat deze de functies heeft die u nodig hebt en dat deze veel beter werkt dan u anders had aangenomen.