Share
Het beesten van je inbox temmen kan een ontmoedigende klus lijken, maar het kan worden gedaan. Zoals de meesten van ons ontvang ik dagelijks tientallen e-mails, variërend van belangrijke zakelijke taken tot de altijd zo vervelende spamberichten. Maar in tegenstelling tot de meeste heeft mijn inbox zelden meer dan vijf e-mails die er op een bepaald moment in zitten.
In deze tutorial deel ik al mijn tips, trucs en technieken die ik gebruik om een drukke rommelige inbox om te zetten in een georganiseerde workflow. U leert waarom u e-mails archiveert in plaats van ze te verwijderen, hoe u automatisch berichten filtert en prioriteitsinbox krijgt om voor u te werken en hoe u zich kunt ontdoen van vervelende geautomatiseerde e-mails.
Een van mijn favoriete Gmail-functies is dat je er standaard een e-mail van archiveert zodra je klaar bent met lezen, in plaats van de typische verwijderknop in de meeste e-mailapps. Dit is geweldig omdat je hiermee je inbox kunt verwijderen zonder je zorgen te hoeven maken over wat er later moet worden bewaard.
Veronderstel bijvoorbeeld dat u een e-mail ontvangt ter bevestiging van de factuur. Het kan zijn dat u in de verleiding komt om dit in uw inbox te bewaren totdat u ziet dat de betaling daadwerkelijk in uw account wordt geboekt voordat u dat bericht verwijdert. Maar met de archieffunctie van Gmail kun je het eenvoudig archiveren zonder er verder over na te denken!
Een e-mail archiveren in Gmail. Volgens de eerste regel van het ondersteuningsdocument van Gmail: "Archiveren verwijdert berichten uit uw postvak IN, maar bewaart ze in uw account, zodat u ze altijd later kunt vinden. " Dus als u een e-mail krijgt waarvan u niet zeker weet wat u ermee moet doen, klikt u gewoon op archiefknop in plaats van de prullenbak. Als je het ooit nog een keer moet vinden, gebruik je de krachtige zoekfunctie van Gmail om het weer recht te trekken!
Een gearchiveerde e-mail vinden in Gmail Met een gratis 15 GB aan opslagruimte toegewezen aan elk Gmail-account en de mogelijkheid om meer te kopen indien nodig, kunt u ongestraft archiveren. Mijn vuistregel is dat als ik niet weet wat ik met een e-mail moet doen, ik het archiveer. Het zorgt voor een schone inbox en een manier om zonder stress mail op te halen, allemaal tegelijk.
U kunt archivering combineren met labels om uw e-mails te ordenen, maar in de meeste gevallen kunt u alleen berichten archiveren en opnieuw zoeken met een snelzoekopdracht. Dat is de eenvoudigste manier om uw inbox georganiseerd te krijgen en u kunt later verder gaan met de inspanningen van uw organisatie als u dat wilt.
En als je je inbox hoe dan ook handmatig organiseert, bekijk dan onze tutorial over sneltoetsen naar Gmail om je werk te versnellen.
Filters zijn gemakkelijk een van de beste functies van de meeste moderne e-mailclients. Maar in Gmail zijn ze ook ongelooflijk eenvoudig in te stellen. Als je er een of twee hebt toegevoegd, ben je verslaafd. Het uitgangspunt van een filter is eenvoudig: u stelt een regel in die een e-mail bevat, is van of heeft X, uw e-mailclient zal automatisch doen Y met genoemde e-mail.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je bent aangemeld om een dagelijkse e-mail te ontvangen die alle belangrijke nieuwsevenementen van de vorige dag samenvat. Dit is een geweldige service, maar die e-mails nemen ruimte in je inbox op totdat je ze kunt lezen en archiveren. U kunt in plaats daarvan een filter maken waarmee ze automatisch worden verwijderd, of misschien archiveert u die e-mails nadat u ze hebt gelezen.
Om een nieuw filter in te stellen, klikt u op de instellingen pictogram in de rechterbovenhoek van Gmail. Klik vervolgens op de filters tab. Blader ten slotte naar de onderkant van de pagina en klik op Maak een nieuw filter.
Een nieuw filter maken in Gmail Kies nu hoe u de e-mails wilt vinden of wilt zoeken die u wilt filteren. Wees hier zo specifiek mogelijk, want een al te algemeen filter kan meer pakken dan waar je op had gerekend. U kunt filteren op zoveel van het volgende als u wilt:
Zodra u uw filterset heeft ingesteld, klikt u op Maak een filter met deze zoekopdracht. Het volgende scherm geeft u een reeks opties die Gmail automatisch voor u kan uitvoeren. Het kan alles doen, van het verzenden van een ingeblikt antwoord, tot het verplaatsen van de e-mail uit uw inbox naar een map die u later kunt bekijken. Ik zou het aanraden om dat te doen voor elke dagelijkse e-mail die je ontvangt, maar je hoeft deze niet te lezen voordat je vrije tijd hebt.
Een filter maken in Gmail Postvak Prioriteit is een relatief nieuwe functie in Gmail. Het voegt standaard een aantal automatische filtering toe aan je inbox, zodat je dingen schoon kunt houden zonder teveel filters te hoeven instellen. Het Gmail-team weet dat bijna iedereen drie soorten e-mails ontvangt:
Om Prioriteitsinbox te activeren, klikt u op de instellingen pictogram, kies vervolgens de Postvak IN tab. Naast de standaard drie tabbladen, kunt u ook tabbladen activeren voor e-mails van sociale netwerken, promotionele e-mails en forumupdates. Stel de Postvak IN omlaag van standaard naar Prioriteit Postvak IN, scroll vervolgens naar beneden en klik op Wijzigingen opslaan.
Postvak Prioriteit in Gmail Nadat Gmail is geactiveerd, gebruikt het verschillende signalen om automatisch te bepalen in welke categorie elke e-mail moet vallen. Uw inbox heeft nu een ander tabblad voor elke categorie. Als Gmail een fout maakt, kun je het leren welke e-mails een prioriteit zijn door de gele vlag naast elke e-mail te zetten.
Unroll.me is een leuke nieuwe service die ongelooflijk goed werkt met Gmail. Door eenvoudigweg Unroll.me in te loggen en toegang te verlenen tot uw Gmail, detecteert de service automatisch bulk-e-mails en nieuwsbrieven die u ontvangt. Ze geven je dan drie opties:
Het dagelijkse samenvoegingspakket is één keer per dag een e-mail naar uw inbox met alle massale e-mails die u prachtig hebt ontvangen, opgedeeld in segmenten. Als u een segment ziet dat u volledig wilt bekijken, klikt u erop en gaat u rechtstreeks naar de volledige e-mail. U kunt zelfs inloggen op de site en een overzicht van alle e-mails in categorieën bekijken. Het is een andere leuke manier om de overbelasting van je inbox te voorkomen en toch het nieuws te krijgen dat je nodig hebt.
Unroll.me rollup-uitsplitsing. Wanneer u zonder angst kunt archiveren en uw abonnementen op automatische piloot kunt zetten, wordt het bijhouden van een schone inbox veel eenvoudiger. In feite gebruik ik mijn inbox momenteel als een beetje een 'to-do'-lijst. Als een e-mail actie van mij vereist, blijft deze in mijn inbox staan. Anders wordt het gearchiveerd of verplaatst naar een map. Als het een abonnement is, werken mijn automatische filters en Unroll.me samen om het voor mij te beheren.
Je kunt sommige of al deze functies combineren om dat vervelende inboxmonster te temmen. Laat hieronder een reactie achter als je nog een geweldige Gmail-tip hebt die je wilt delen of als je problemen hebt met het gebruik van archief, automatische filters of prioriteit inbox.
Accentsconagua