Share
U hebt waarschijnlijk van gehoord Dingen gedaan krijgen of GTD, de productiviteitsmethode gepopulariseerd door David Allen's boek met dezelfde naam. Hierin schetst hij vijf fasen van het bereiken van stressvrije productiviteit door informatie te verzamelen, vervolgens te verwerken en de dingen te doen die u moet doen. Dat is in een notendop het GTD-systeem.
Het GTD-systeem helpt u niet alleen alles te doorzoeken wat u moet doen, maar ook om prioriteiten te stellen, dus het zal meer automatisch zijn om taken te doen die onmiddellijke aandacht vereisen voordat u taken uitvoert die niet dringend zijn. Er zijn talloze apps waarmee je op deze manier kunt werken, van de populaire OmniFocus tot eenvoudigere tools zoals Wunderlist, maar Microsoft's gratis notebook-app OneNote kan ook een geweldige GTD-tool zijn.
OneNote helpt u verschillende soorten informatie bij te houden, zoals het onderzoeken van producten die u moet kopen, het opslaan van informatie over items die u al hebt gekocht, websites die u nodig heeft om tijd door te brengen, artikelen die u moet lezen, het voldoen aan notities die u moet houden en verwijs naar, en natuurlijk, afbeeldingen en audio voor dit alles. Het is flexibel genoeg om u te laten werken volgens de GTD-methode op de manier die u wilt, en in deze zelfstudie laat ik u zien hoe u OneNote kunt omzetten in de ultieme tool om dingen voor elkaar te krijgen.
Maak in OneNote een nieuwe notebook of een nieuwe sectiegroep in een bestaande notebook. (Voor deze tutorial heb ik een nieuwe notebook gemaakt.) Maak een rij met tabbladen - wat OneNote aanroept secties - met de volgende namen:
Maak ook een sectie groep genaamd Referentie (hieronder in meer detail besproken). Als je de 2013- of Mac-versie van OneNote nog niet kent, kun je je afvragen waar de knop is om een sectiegroep te maken. Er is er geen! Als u een sectiegroep wilt maken, klikt u met de rechtermuisknop op een lege plek naast de rij met tabbladen en kiest u Nieuwe Sectiegroep vanuit het pop-upmenu. (Zie hieronder.)
Je notebook zou er nu als volgt uit moeten zien:
Klik in OneNote 2013 met de rechtermuisknop op een lege plek naast de rij tabbladen om een nieuwe sectiegroep te makenHet tabblad Verzameling is een triage-gebied voor het verzamelen van alle informatie: het is waar u items naartoe stuurt die onmiddellijk aandacht krijgen of waarmee u later te maken krijgt. U wilt geen items op dit tabblad bewaren, omdat dit slechts een eerste stop is. Elke dag of twee, leeg het door items naar andere tabbladen te verplaatsen.
Het tabblad Huidig is voor projecten die u nu aan het doen bent. Op dit tabblad maakt u hoofdpagina's en subpagina's naar behoefte. Een ding dat leuk is aan OneNote is dat niet alleen een hoofdpagina subpagina's kan hebben, maar u kunt de subpagina's samenvouwen en uitbreiden door op de kleine pijl naar beneden aan de rechterkant van de hoofdpagina te klikken. Het huidige tabblad van mijn notitieblok ziet er als volgt uit:
U kunt pagina's hebben die zijn genest onder toppagina's en subpagina's selectief samenvouwenOok als u de 2013- of Mac-versie van OneNote gebruikt, is het maken van subpagina's een andere verborgen functie. Als u een subpagina van de momenteel geselecteerde pagina wilt toevoegen, drukt u op Ctrl-Alt-Shift-N (Windows) of Command + Option-Shift-N (Mac).
Het tabblad Herzien is voor items die u moet lezen, bekijken, beluisteren of bedenken. Dit kunnen boeken, artikelen, webpagina's, aantekeningen van vergaderingen of telefoongesprekken zijn, enzovoort. Uiteindelijk wilt u deze items mogelijk verplaatsen naar het referentiegedeelte (zie hieronder). Op mijn computer is dit het tabblad Controleren.
OneNote maakt automatisch koppelingen vanuit webadressenEr zijn een aantal items waar u aan wilt denken voor een later tijdsbestek. Dit zijn taken of ideeën die niet kritisch zijn en u kunt ze wel of niet doen. In plaats van je actieve, belangrijke secties te verstoppen, plaats je deze items in de sectie Someday-Maybe. Op mijn computer ziet het er zo uit:
OneNote staat slashes in tabnamen niet toe, daarom heb ik dit 'Someday-Perhaps' genoemd in plaats van 'Someday / Maybe'.Nadat u een taak of een project hebt voltooid, wilt u niet dat het ruimte inneemt in uw lopende activiteiten, maar u wilt het waarschijnlijk ook niet verwijderen. Misschien wilt u de items later zien. Daarvoor hebt u het tabblad Archief.
In mijn notitieboekje gebruik ik het om informatie op te slaan over aankopen die ik heb gedaan. Als ik een nieuwe moet kopen of iets moet retourneren, heb ik alle informatie daar. Het maakt het ook eenvoudiger als u aankopen bij belasting moet specificeren.
Voor aankopen die u online doet, is dit eenvoudig, omdat u bonnetjes van webpagina's en bevestigingsemails rechtstreeks naar OneNote kunt kopiëren. Voor items die u persoonlijk koopt, betekent dit dat u de extra stap moet nemen om bonnen te scannen, uw scanner te gebruiken met de Gescande afbeeldingen knop op het tabblad Invoegen. Op mijn computer ziet het tabblad Archief er als volgt uit:
U kunt documenten rechtstreeks in OneNote scannenOmdat OneNote een notebook imiteert, verzamelt en bewaart u veel informatie voor onbepaalde tijd. Daarom stel ik voor een hele sectiegroep te maken voor verwijzingen (zie de eerste schermafbeelding, hierboven).
Wat u in de sectie Verwijzingen plaatst, is aan u, maar hier is hoe ik het organiseer. Ik heb één tabblad voor diverse technische opmerkingen die zijn onderverdeeld in informatie over hardwareproblemen en problemen met software. Er is nog een tabblad voor websites die ik wil vermelden.
Sinds ik WordPress ontwikkel, heb ik een tabblad met algemene informatie en codefragmenten voor WordPress die ik opnieuw kan gebruiken. Er is nog een tabblad voor codefragmenten van andere talen, zoals JavaScript en PHP. En ik heb ook tabbladen om informatie te bewaren voor softwaretoepassingen die ik geef.
Dus mijn verwijzings-tabgroep ziet er zo uit:
Een sectiegroep is een verzameling tabbladen die in het hoofdgedeelte zijn genest. U kunt zelfs sectiegroepen binnen sectiegroepen plaatsen.Hier zijn drie voorbeelden van het vastleggen van gegevens en ze vervolgens op pad te sturen.
Ik heb al een pagina die ik heb gemaakt, met een titel van Business Improvement-vergadernotities. Op deze pagina staan voorbeeldnotities die ik heb getypt en een afbeelding die bij de notities hoort. Dit is voor een doorlopende reeks vergaderingen en discussies. Ik zou het zelfs kunnen labelen als Belangrijk.
Typische pagina van getypte tekst en een ingevoegde afbeeldingLaten we zeggen dat we een goede set sneltoetsen willen gebruiken op een Mac in OS X, dus we gaan naar deze pagina op de Apple-website:
http://support.apple.com/kb/ht1343
Selecteer alles op de pagina en kopieer het naar het klembord (Ctrl-C in Windows of Command-C op de Mac).
Schakel over naar OneNote, maak een nieuwe pagina en geef deze een titel van OSX-sneltoetsen. (Of geef het geen titel en kopieer en plak de webpagina.) Klik op de pagina en plak (Ctrl-V in Windows of Command-V op de Mac). Het scherm ziet er nu als volgt uit:
Wanneer u tekst en afbeeldingen van een webpagina plakt, houdt OneNote meestal de opmaak bij. De versie uit 2013 doet er het beste van, inclusief van andere browsers dan Internet Explorer.Merk op dat ten tijde van dit schrijven de Mac-versie van OneNote nieuw is en de formattering van webpagina's niet volledig ondersteunt. Dus als u plakt, krijgt u de tekst, maar koppelingen worden mogelijk verwijderd en er komen helemaal geen afbeeldingen. Maar de opmaak, koppelingen en afbeeldingen die u in de Windows-versie verzamelt en maakt, worden correct op de Mac gesynchroniseerd.
Als alternatief kunt u de OneNote Web Clipper in uw browser installeren en een volledige pagina in één stap opslaan op uw OneNote-notebook.
Een andere manier om informatie te verzamelen is door deze rechtstreeks vanuit Outlook te verzenden. (Opmerking: alleen de Windows-versie heeft deze functie.) Ga naar Outlook en open een bericht dat u in OneNote wilt opslaan. Klik op de lintbalk op de knop voor Verzenden naar OneNote.
De knop Verzenden naar OneNote is mogelijk groter op uw computerIn de Selecteer een locatie dialoogvenster dat verschijnt, kies uw Verzameling tabblad en klik vervolgens op OK.
U kunt een e-mailbericht invoegen in elk gedeelte van een notitieblok dat geopend isOneNote verschijnt en de e-mail wordt een nieuwe pagina.
Wanneer u een e-mailbericht verzendt naar OneNote, wordt dit een nieuwe pagina met de koptekst opgemaakt als een tabelNu we informatie hebben verzameld en een organisatiestructuur hebben gemaakt, laten we verwerken wat we hebben verzameld. Afhankelijk van de gegevens die u hebt verzameld, kan het zijn dat u de items anders verwerkt, maar dit geeft u een idee.
De e-mail over Welcome to Your iPad Air is iets waar ik niet meteen aandacht aan hoef te besteden, maar het is iets dat ik later wil bekijken, als ik tijd heb. Dus ik klik met de rechtermuisknop op de paginatitel in de navigatiebalk en selecteer Verplaatsen of kopiëren. In het dialoogvenster dat verschijnt, selecteer ik het tabblad Controleren en klik vervolgens op OK.
Net als bij e-mails kunt u elke pagina naar elke sectie van een open notitieblok verplaatsenik zal hetzelfde doen verhuizing procedure met de OS X-sneltoetscombinatiepagina. Dit hoort thuis in de Referentie sectie groep, binnen Tech Notes. Als ik merk dat ik veel aantekeningen over OS X heb, kan ik misschien een nieuw tabblad voor hen maken.
Ten slotte zal ik de pagina met vergadernotities verplaatsen naar het gedeelte Huidig. In plaats van het dialoogvenster Verplaatsen te gebruiken, sleep ik de pagina naar de Huidig tabblad en houd mijn muisknop één à twee seconden ingedrukt totdat OneNote naar het tabblad gaat. Dan laat ik de muisknop los en wordt de pagina daar neergelegd.
Het Getting Things Done-systeem is een effectief raamwerk om uw informatie bij te houden, zodat u prioriteiten kunt stellen en ermee kunt werken. En het is flexibel, omdat ieder van ons op een iets andere manier werkt. OneNote is ook flexibel, dus als je ontdekt dat je je notebook wilt herstructureren - misschien heb je een hele sectie nodig voor iets, in plaats van slechts een pagina - kun je dit op elk gewenst moment wijzigen. Gebruik het echter het meest comfortabel voor u.
Probeer het eens, en voel je vrij om te delen welke combinatie van notities, notebooks, tags en meer het perfecte OneNote GTD-systeem voor je maakt. Of, als u iets anders wilt proberen, bekijk dan onze tutorial over hoe u van een overzicht-app een GTD-systeem maakt.
Accentsconagua