Share
Het krijgen van overstromingen van e-mail hoeft geen nachtmerrie te zijn! In plaats daarvan moeten de apps die u gebruikt om uw e-mails te lezen en te verzenden, u ook helpen om ze automatisch te organiseren en sorteren. We hebben al gekeken hoe u uw Gmail-inbox onder controle kunt houden, maar in de zakelijke wereld is Outlook een van de meest gebruikte e-mailtoepassingen. Het heeft ook een aantal hulpmiddelen om uw Postvak IN schoon te houden, en meer.
In Outlook kunt u eenvoudig berichten vinden en groeperen als u ze sorteert in submappen en u kunt Outlook zelfs automatisch laten sorteren. Een andere optie is om opmaak toe te passen die opvalt aan berichten die belangrijk zijn, met of zonder submappen.
In deze zelfstudie laat ik je zien hoe je deze hulpmiddelen en meer kunt gebruiken om je Outlook-inbox automatisch schoon te houden en te focussen op de e-mailberichten die er echt toe doen.
Je kunt deze tutorial volgen met je e-mailaccounts die je al hebt ingesteld in recente versies van Outlook voor Windows of Mac. Sommige technieken werken hetzelfde in de Windows- en Mac-edities, maar de editie 2013 van Outlook voor Windows heeft nog enkele functies om uw e-mailorganisatie een beetje gemakkelijker te maken. Maar als je eenmaal alles hebt ingesteld, werken beide edities goed.
Submappen zijn de sleutel om georganiseerd te blijven in Outlook en u kunt submappen van al uw hoofdmappen gebruiken: voor e-mail, agenda's, contactpersonen en meer. Het maken van een submap duurt slechts een paar klikken in de Windows- of Mac-versie.
Klik met de rechtermuisknop in de lijst met mappen aan de linkerkant Postvak IN, selecteer vervolgens Nieuwe map uit het pop-upmenu.
Klik met de rechtermuisknop op een map om er een submap in te makenTyp een naam en druk vervolgens op invoeren. De nieuwe map wordt weergegeven onder de inbox.
Submappen zijn genest in hun bovenliggende mappenNu kunt u willekeurige berichten naar de nieuwe map slepen.
U kunt berichten naar submappen slepenTip: om meerdere berichten te selecteren om te verslepen, Ctrl-klik afzonderlijke of selecteer een combinatie op een rij door op de eerste te klikken die u wilt en vervolgens Shift-click de laatste.
Nadat u sleept, is het bericht verdwenen uit de Inbox en als u op de submap klikt, wordt het bericht weergegeven. Heb je per ongeluk de verkeerde gesleept? Geen probleem! Sleep het terug, nogmaals.
Als u het bericht liever kopieert in plaats van het te verplaatsen, houdt u de knop ingedrukt Ctrl toets terwijl u sleept.
En als u later besluit dat u die submap toch niet wilt, kunt u er met de rechtermuisknop op klikken en selecteren Verwijder map uit het pop-upmenu. Alle berichten in de map worden ook verwijderd.
Twee andere manieren om berichten handmatig te verplaatsen zijn de Quick Step-functie (alleen Windows) of de knop Verplaatsen op de lintbalk van zowel Windows- als Mac-versies. Een snelle stap is een soort van macro en er zijn er een paar die klaar zijn gemaakt met Outlook. In dit geval moeten we onze eigen maken voor de nieuwe map.
Laten we eerst een snelle stap maken: selecteer een bericht dat u wilt verplaatsen en klik op de Pijl-omlaag in de onderste, rechterhoek van het vak Snelle stappen.
Klik op de onderste pijl omlaag in het vak Snelle stappen om een nieuwe stap te makenKies uit de vervolgkeuzelijst Nieuwe snelle stap, dan Verplaats naar map.
Geef het in het dialoogvenster dat wordt weergegeven een betekenisvolle naam, kies de map waarnaar u wilt verplaatsen en markeer berichten optioneel als gelezen. Dan klikken Af hebben.
Kies in het dialoogvenster Quick Step instellen naar welke map berichten moeten worden verplaatstOm het te gebruiken, selecteert u een bericht en klikt u vervolgens op de Quick Step die u zojuist hebt gemaakt.
Quick Steps die u maakt, verschijnen in het vak op het tabblad HomeDit verplaatst het bericht, op dezelfde manier alsof je het hebt gesleept.
Naast de Quick Step-groep op het lint is de knop Verplaatsen. Wanneer u mappen maakt of berichten verplaatst, raadt het meestal weer dat u het opnieuw wilt doen. Het is als een Quick Step die automatisch wordt aangemaakt, maar die een paar extra klikken vereist om te gebruiken.
Selecteer een bericht, klik op de verhuizing knop en kies vervolgens in het menu de map in de lijst. Als de map die u zoekt niet in de lijst staat, kiest u Andere map. U kunt de gewenste map selecteren in een mappenlijst.
De knop Verplaatsen heeft een aantal vergelijkbare manieren om berichten te verplaatsenHoewel dit werkt, denk ik dat het te veel stappen vereist. Er is een veel betere manier.
Als je veel berichten ontvangt, kan het gemakkelijk zijn om enkele berichten te missen die je in submappen wilt plaatsen. Gelukkig kan de functie Regels het voor u doen wanneer er berichten aankomen. U kunt regels maken om berichten te verplaatsen op basis van wie de afzender is, wat de onderwerpregel is, of u zich in het veld Aan of CC bevindt en vele andere criteria. Als onderdeel van het maken van een regel kun je een submap maken, dus je hoeft het niet eens van tevoren te doen.
Als u in de Windows-versie een bericht handmatig naar een submap hebt gesleept, kan Outlook een regel maken om dit automatisch opnieuw te doen.
Sleep een bericht naar een submap die u hebt gemaakt. Klik op de lintbalk op de Reglement knop, en let op de eerste twee keuzes:
De knop Regels bevat eenvoudige en geavanceerde manieren om regels te definiërenAls u selecteert Verplaats altijd berichten van ... Outlook verplaatst berichten van die afzender altijd naar de momenteel geselecteerde submap.
Als jij kiest Creëer regel, u krijgt een dialoogvenster waarin u aanvullende instellingen kunt kiezen, zoals of u berichten wilt verplaatsen op basis van de naam van de afzender, het onderwerp van het bericht, naar wie het is verzonden en meer.
In het dialoogvenster Regel maken kunt u berichten markeren op basis van afzender, onderwerp en ontvangerKies de gewenste instellingen en klik vervolgens op OK.
De Regels Wizard geeft je nog meer controle. Laten we eens kijken hoe u een regel in Windows kunt maken.
De wizard Regels bevat veel meer voorwaarden voor het sorteren van berichten en biedt u ook de mogelijkheid om uitzonderingen op de regels op te geven.
Er zijn twee manieren om de wizard weer te geven. In het dialoogvenster Regel maken (zie schermopname, hierboven), kunt u klikken op de Geavanceerde opties knop. Een andere manier is om op te klikken Reglement knop en selecteer Regels en waarschuwingen beheren uit de vervolgkeuzelijst.
Denk aan een reeks berichten die u vaak ontvangt, zoals een bepaalde nieuwsbrief, die altijd enkele consistente woorden in de onderwerpregel heeft. We verplaatsen de berichten op basis van die woorden. U niet doen moet een van de berichten selecteren om deze regel te maken. Je hebt ze niet eens nodig in je inbox. Outlook grijpt ze wanneer ze aankomen.
Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel, op de top.
Open de wizard Regels door op de knop Nieuwe regel te klikkenDat toont meer vooraf gemaakte regels die u kunt toepassen.
De Regels Wizard heeft vooraf gemaakte regels, of je kunt een lege kiezen en er zelf een makenAls u naar hetzelfde gedeelte van het dialoogvenster wilt gaan als door op de knop Geavanceerd hierboven te klikken, kiest u de voorlaatste optie: Regel toepassen op berichten die ik ontvang. Dan klikken volgende, op de bodem. Dat brengt stap 1 van de wizard naar voren.
Vink het vakje aan voor specifieke woorden in het onderwerp of lichaam. Klik onder aan het dialoogvenster op de hyperlink voor specifieke woorden.
Bij het kiezen van een optie in het bovenste gedeelte van het dialoogvenster, zal er een link zijn om onderaan te klikkenTyp in het dialoogvenster Zoektekst de woorden die u wilt markeren en klik vervolgens op Toevoegen om ze toe te voegen aan de zoeklijst. Als u meerdere items toevoegt, haalt Outlook alleen berichten waar naartoe allemaal van de items zijn aanwezig. Klik OK wanneer je klaar bent.
Als u meer dan één woord of woordgroep toevoegt, moeten deze allemaal aanwezig zijn om het bericht te markerenKlik volgende, en u beslist wat u moet doen met de berichten die worden gemarkeerd.
Vink aan de bovenkant het selectievakje aan voor verplaats het naar de opgegeven map. Klik onder aan het dialoogvenster op de hyperlink voor gespecificeerd.
Er zijn veel acties beschikbaar en je kunt er verschillende kiezen, als je wiltIn de mappenboom die verschijnt, draait u de Inbox open en selecteert u vervolgens de submap waarin u deze berichten wilt verplaatsen.
U kunt de regel een bericht naar elke map laten verplaatsenKlik OK, dan klikken volgende om te beslissen of u uitzonderingen op de regel wilt. Maak hier keuzes op dezelfde manier als in de vorige twee stappen. Je hoeft natuurlijk geen uitzonderingen te kiezen als je dat niet wilt. Dan klikken volgende om naar de laatste stap te gaan.
Geef de regel een betekenisvolle naam (u kunt de voorgestelde naam behouden). Als u de Voer deze regel nu uit ... optie, Outlook verwerkt alle berichten die momenteel in de Inbox staan en die voldoen aan uw criteria. De optie voor Schakel deze regel in kunt u de regel op elk gewenst moment uitschakelen en inschakelen.
U kunt direct een nieuwe regel laten uitvoeren, of wachten tot nieuwe berichten binnenkomenKlik Af hebben. De regel die u hebt gemaakt, wordt nu weergegeven in het vak Regels en waarschuwingen en u kunt de regels hier uitschakelen, zonder dat u de regel hoeft te bewerken. Als u de regel later wilt wijzigen, dubbelklikt u erop of selecteert u de regel en klikt u vervolgens op Regel wijzigen.
Klik Van toepassing zijn, dan klikken OK. De volgende keer dat u een bericht ontvangt dat aan uw criteria voldoet, zal Outlook het automatisch verplaatsen naar de submap die u hebt gekozen. De submap is vetgedrukt, wat aangeeft dat er ongelezen berichten zijn, en het nummer erop geeft aan hoeveel er zijn.
Wanneer nieuwe berichten aankomen en gesorteerd worden, geeft Outlook deze aanDe Mac-versie van Outlook heeft niet zoveel details voor het maken van regels, maar het heeft waarschijnlijk toch wat je nodig hebt.
Op beide Huis tab of Organiseren tab op het lint, klik op de Reglement knop, kies dan Regels bewerken.
Op de Mac bevindt de knop Regels zich op de tabbladen Thuis en OrganiserenSelecteer aan de linkerkant van het dialoogvenster dat verschijnt het type account dat u gebruikt en klik vervolgens op het plusteken onderaan.
Kies in het vak Regels het type service dat u gebruikt en klik vervolgens op het plusteken om een nieuwe regel te makenKies de gewenste instellingen en klik vervolgens op OK. Merk op dat een van de opties die de Mac-versie heeft, die Windows niet is, is dat je kunt kiezen hoe je met meerdere voorwaarden moet omgaan.
In de Mac-versie kan een regel een bericht markeren als deze voldoet aan alle of slechts enkele van de voorwaarden die u opgeeftAls u in de Windows-editie geen gebruik wilt maken van submappen en regels, kunt u Outlook in plaats daarvan de opmaak van berichtkoppen laten wijzigen. In de 2007 en eerdere versies, kon je dit doen met een paar klikken bovenaan de berichtenlijst, maar beginnend met de versie van 2010, moet je door een paar hoepels springen. En deze functie bestaat helemaal niet in de Mac-editie.
Selecteer een bericht van een afzender die u wilt markeren. Ga naar de Uitzicht tab op het lint, klik op de Laat instellingen zien knop aan de linkerkant en klik vervolgens op de Conditionele opmaak knop in het dialoogvenster dat verschijnt.
Gebruik het dialoogvenster Weergave-instellingen om een aangepaste indeling voor berichtkoppen te makenKlik in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak op Toevoegen, typ een naam voor de regel (merk op dat deze meteen onder aan de lijst wordt geplaatst) en klik vervolgens op Staat om criteria te kiezen.
Voer de gewenste criteria in, zoals de naam of het e-mailadres van de afzender. Hoe meer criteria u opgeeft, hoe smaller de zoekopdracht zal zijn.
Het dialoogvenster Filter heeft drie tabbladen met opties en u kunt er zo veel of zo weinig instellen als u wiltKlik op OK om terug te gaan naar het vorige dialoogvenster en klik vervolgens op Lettertype om de opmaak te kiezen voor de berichtkoppen die worden gemarkeerd.
U kunt berichtkoppen met elk lettertype op uw computer opmakenStel de gewenste opties in en klik vervolgens op OK drie keer om de dialoogvensters te bevestigen en terug te keren naar het hoofd Outlook-venster.
Berichten met de criteria die u hebt opgegeven, hebben nu de unieke opmaak.
Voorbeeld van een berichtkop met een aangepast formaatOutlook heeft geweldige functies voor het sorteren en organiseren van e-mail, hoewel sommige functies moeilijk te vinden zijn. U kunt ook een van deze technieken gebruiken om e-mail die u verzendt te ordenen. U wilt bijvoorbeeld een map die alle berichten bevat die u verzendt met verkoopvoorstellen of alle berichten die u naar uw baas stuurt. U kunt ook submappen nestelen en er regels voor gebruiken. Op deze manier kunt u een map Clients maken en vervolgens afzonderlijke submappen maken, één voor elke client.
Als u nog andere tips heeft om uw Outlook-e-mails overzichtelijk te houden of problemen met het maken van Outlook-filters heeft, kunt u ons dit laten weten in de onderstaande opmerkingen. We helpen u dan graag verder!
Accentsconagua