De ultieme gids voor OmniFocus 2

De meest geavanceerde apps voor taakbeheer zijn vaak het meest verwarrend om te gebruiken als je net begint. Het is eenvoudig genoeg om te begrijpen hoe u uw taken kunt toevoegen aan Reminders.app of Wunderlist, maar kunt toevoegen aan projecten, contexten, herhaaldatums, aanpasbare perspectieven, AppleScript en meer, en u hebt nog veel meer te begrijpen om aan de slag te gaan.

Dat is de uitdaging om aan de slag te gaan met OmniFocus. De originele versie leek heel veel op een spreadsheet - begrijpelijk omdat het oorspronkelijk een add-on was voor OmniOutliner, een overzicht-app. De zojuist uitgebrachte OmniFocus 2 heeft een nieuwere interface en is veel gemakkelijker te gebruiken, maar bevat ook veel krachtige functies die u kunnen helpen om uw taken op de voet te blijven volgen, en die moeilijker zijn om te achterhalen. In deze zelfstudie zal ik u helpen met het gebruik van OmniFocus 2 voor Mac en hoe u kunt profiteren van de beste functies om uw taken bij te houden..

Taken toevoegen in OmniFocus

OmniFocus 2 voor Mac

OmniFocus is voor al zijn functies niet zo moeilijk om ermee aan de slag te gaan. In de basis heb je een lijst met taken in het midden van je scherm. Klik op de Nieuwe actie om een ​​nieuwe taak toe te voegen en u kunt direct beginnen met het invoeren van uw taak. Druk op de Return-toets en je kunt beginnen met het typen van een andere taak. Om vervolgens een taak af te vinken, klikt u op de grijze cirkel aan de rechterkant (in plaats van het traditionele selectievakje dat u in andere taken voor takenlijsten en de oudere OmniFocus 1 zou vinden).

Terwijl u uw taken toevoegt, merkt u dat er onder uw taak verschillende vage grijze tekstsecties zijn. De eerste is een knop om een ​​notitie aan uw taak toe te voegen; klik op die knop of druk op Command + 'om een ​​notitie toe te voegen. U kunt een beschrijving voor uw taak typen met behulp van standaardtoetsenbordsneltoetsen zoals Command-B en Command-I om uw tekst op te maken. Je kunt ook in tekst en media plakken vanuit andere apps, of zelfs bijlagen slepen en neerzetten om relevante bestanden bij hun taak te houden.

Vervolgens moet u een plaats typen in het project en de context waaraan een taak wordt toegewezen. We zullen beide verderop bekijken, maar bij het toevoegen van taken kun je beginnen met het typen van de projectnaam en OmniFocus zal vergelijkbare projecten tonen om uit te selecteren, of je kunt op Command-return drukken om de tekst die je hebt getypt als een nieuwe toe te voegen project (of context). Dan is er de uitstel (de dag waarop je aan een taak zou willen werken) en de datum (de dag waarop een taak moet zijn voltooid); beiden kunnen een echte-datum-datum zoals accepteren morgen, volgende dinsdag, of +2w voor twee weken vanaf vandaag. Het beste van alles is dat je op het tabblad kunt drukken om tussen de secties te schakelen of ergens op Return kunt drukken om een ​​nieuwe taak te starten.

Ten slotte is er een knop met een vlag: het oranje vierkant in de rechterbovenhoek van het vinkje. Klik erop om belangrijke taken te markeren, als een derde manier om uit te zoeken wat u echt moet doen. U kunt ook een van deze opties wijzigen in het deelvenster van het infovenster uiterst rechts, dat u ook een plek geeft waar uw taken regelmatig terugkeren naar uw keuze.

Voeg taken snel toe door Command-Shift-O overal op uw Mac in te drukken

Dan is er het dialoogvenster Snelle invoer dat u vanuit elke app op uw Mac kunt openen door op Command + Shift + O (of een andere gewenste snelkoppeling via de instellingen) te drukken. Het werkt net als het toevoegen van een taak ergens anders: typ uw taak in, schuif tussen de andere tekstvakken om extra info toe te voegen en druk op uw return-toets om de taak op te slaan. Het is de eenvoudigste manier om taken toe te voegen zonder je toetsenbord te verlaten. Er is ook een snelkoppeling naar de Clipping-service die u vanuit de voorkeuren van uw Mac-toetsenbord kunt instellen om alles op uw Mac te kopiëren en direct als taak toe te voegen.

Last but not least, u kunt taken toevoegen vanuit OmniOutliner. Als je het hebt gebruikt om je eigen takenlijst te maken, kopieer en plak je die taken of importeer je het OmniOutliner-bestand rechtstreeks in OmniFocus en het herkent de projecten en vervaldatums en importeert ze dienovereenkomstig. Dat is een leuke optie om projecten in een overzicht te plannen en ze vervolgens snel om te zetten in bruikbare taken.

Organiseer uw taken in projecten en met contexten

Projecten en subprojecten geven je de ruimte om alles te organiseren

De beste reden om een ​​geavanceerde taakbeheerder te gebruiken, is voor de hulpmiddelen die het u geeft om uw taken te organiseren. In OmniFocus is de belangrijkste manier om taken te organiseren, projecten. Net als bij een map, houden ze al je gerelateerde taken bij elkaar. U kunt een nieuw kort project starten voor een evenement dat u samenstelt, of een langetermijnproject voor uw algehele werk, en daar alle relevante taken toevoegen.

In het inspectervenster aan de rechterkant ziet u vervolgens opties om aan te geven hoe uw projecten werken. Standaard zijn projecten Parallel, waar taken in willekeurige volgorde kunnen worden voltooid. U kunt ook een project instellen als Sequential als de taken in volgorde moeten worden voltooid - als u dit kiest, worden taken verderop in de lijst in het project vervaagd en verschijnen ze niet op uw prognose of u herinneringen sturen totdat de eerdere taken zijn voltooid. Vervolgens kunt u zelfs een vervaldatum aan het volledige project toevoegen om ervoor te zorgen dat al die taken op tijd zijn voltooid, zelfs als u vergeet een vervaldatum toe te voegen aan elke taak.

Als u wilt, kunt u deelprojecten hebben voor een extra organisatieniveau. Je kunt ook sub hebben-taken; selecteer gewoon een taak en druk op Command-] om er een subtaak van de taak erboven te maken. Dit geeft u de vrijheid om zo veel of zo weinig hiërarchie te hebben als u wilt.

Contexten, vergelijkbaar met tags, geven je een extra manier om taken te organiseren

Dan is er contexten. In de GTD-workflow kun je in contexten informatie toevoegen over waar een taak moet plaatsvinden of iets anders belangrijks dat de taak meer, wel, context geeft. In uw projecten heeft u vergelijkbare taken: misschien moet u dingen kopen voor zowel uw werk- als uw thuisprojecten, dus een op te slaan context zou die beide samenbrengen. Ze lijken op tags in andere taken voor takenlijsten, behalve dat je maar één context tegelijk in een taak kunt hebben.

Houd alles gesynchroniseerd

Je hebt je taken op een rijtje gezet en georganiseerd en je moet ze overal bewaren. Daar komt OmniFocus sync voor. Er zijn officiële OmniFocus-apps voor iPhone en iPad, evenals onofficiële Android- en web-apps die werken met OmniFocus, zodat u uw taken overal mee naar toe kunt nemen. Daarvoor moet je synchroniseren.

De eenvoudigste manier is om de Omni Sync Server te gebruiken. Je schrijft je in voor een gratis account en gebruikt het om te synchroniseren met een van de OmniFocus-apps. U ontvangt ook een e-mailadres voor e-mailberichten, waar u e-mails kunt verzenden en deze kunt toevoegen als nieuwe taken. Dit is een uitstekende manier om OmniFocus te integreren met andere apparaten, waaronder uw pc op het werk. Als u een WebDAV-server hebt, kunt u ook uw referenties invoeren en uw database zelfstandig synchroniseren.

Het synchroniseren van OmniFocus via de Omni Sync Server is het gemakkelijkst, maar het is leuk om opties te hebben.

Je vindt nog enkele opties in de instellingen die je misschien wilt aanpassen, zoals datum- en tijdopties, Mac OS-meldingen om je te waarschuwen wanneer taken moeten worden uitgevoerd en meer. Er zijn veel minder instellingen dan in de laatste versie, omdat er geen thema-opties zijn en de enige manier om de interface aan te passen is om de knoppen op de werkbalk te herschikken, maar er zijn nog voldoende instellingen die u wilt doorbladeren om er zeker van te zijn dat ze zijn ingesteld zoals je wilt.

Maar voor nu is het tijd om je taken gedaan te krijgen.

Zie wat er gebeurt met de prognoseweergave

De beste nieuwe functie in OmniFocus 2 is de weergave Prognose, die de plaats van de oude overneemt Ten gevolge perspectief. In deze weergave wordt een kalender weergegeven met het aantal taken per datum aan de linkerkant en een lijst met al uw taken in de volgorde waarin ze moeten worden uitgevoerd in het hoofdgedeelte. Afwisselend tussen uw dagelijkse taken vindt u een lineaire kalenderweergave waarin elke agenda met uw Mac wordt gesynchroniseerd. Het is het deel van OmniFocus dat u het grootste deel van uw tijd zult doorbrengen, terwijl u uw werk de hele dag afmaakt.

Bekijk uw taken in de juiste volgorde, samen met uw agenda-afspraken

U kunt de weergave Prognose desgewenst ook, evenals elke andere weergave in OmniFocus, vanuit de Uitzicht knop. Stel de begin- en eindtijd in van de dag die u wilt, en schakel alle agenda's uit die u niet naast uw taken wilt weergeven; feestdagen en Facebook-evenementenkalenders zijn waarschijnlijk niet nodig bij uw belangrijke werktaken.

De Uitzicht menu kunt u kiezen welke agenda's en tijdframes u wilt weergeven

Dan is er de nieuwe Open ruit. Druk op Command-O of klik op de Open om een ​​Alfred-achtig zoekvak te openen, waarmee u snel naar een gedeelte van OmniFocus of een van uw projecten kunt springen. Er is een optie onderaan om de lijst te openen in een nieuw venster, dat u moet controleren als u uw huidige weergave in OmniFocus niet wilt verlaten.

Spring snel naar het gedeelte in OmniFocus dat u wilt

Bekijk taken op de door u gewenste manier

Elk hoofdonderdeel van OmniFocus - de tabbladen aan de linkerkant - is eigenlijk perspectieven die u kunt aanpassen zoals u wilt als u de Pro-versie van OmniFocus bezit. Daar is de Uitzicht opties die u kunt aanpassen vanuit elke versie van OmniFocus, maar als u een aangepast perspectief wilt maken, hebt u de Pro-versie nodig. Klik op de Toon perspectieven knop in de perspectieven menu en u beschikt over alle hulpmiddelen die u nodig hebt om uw eigen weergaven te maken. U kunt kiezen in welke volgorde u taken wilt opnemen, welke taken u wilt weergeven en meer.

Je eigen perspectieven toevoegen is een geweldige OmniFocus Pro-functie

Er is een andere manier waarop de Pro-versie u helpt zich op uw taken te concentreren: de Focus knop. Selecteer ergens een taak, klik op Focus, en je ziet alleen taken van dat project. Het is een geweldige manier om je huistaken uit je hoofd te zetten als je je op je werk moet concentreren.

Zorg ervoor dat u op schema zit met beoordeling

Er is een laatste nieuwe functie in OmniFocus 2 die is omgedraaid van de iPad-versie: de Beoordeling scherm. De GTD-methode zegt dat u uw projecten regelmatig moet beoordelen om zeker te zijn dat ze op schema liggen, en dat is precies waar deze weergave voor is ontworpen. U kunt elk van uw projecten bekijken, ervoor zorgen dat de taken daar nog steeds relevant zijn en klik vervolgens op de Mark herzien om de datum op te slaan waarop u dat project hebt beoordeeld. Het is niet iets dat u moet doen, maar het is een eenvoudige manier om uw takenlijsten netjes te houden.

Neem de tijd om elk van uw projecten te overzien om te zien wat u mist

Automatiseren van OmniFocus

OmniFocus is krachtig op zichzelf, maar kan worden geïntegreerd met andere apps die het krachtigst zijn. Met veel hulpmiddelen, zoals de e-mailapps MailMate en Luchtpost, kunt u e-mails rechtstreeks naar OmniFocus verzenden. Voor elke andere app - en voor alle functies die u met OmniFocus zelf had, kunt u uw eigen integraties bouwen met AppleScript als u de Pro-versie bezit. Er is een volledige bibliotheek met functies voor elke functie in OmniFocus. Als je nog niet bekend bent met AppleScript, lees dan eerst onze AppleScript-beginnershandleiding voordat je erin gaat duiken.

De OmniFocus AppleScript-bibliotheek

Er zijn een aantal handige manieren waarop u OmniFocus met scripting kunt gebruiken die het nog krachtiger maken voor het beheren van uw taken. U kunt een aantal scripts en workflows online vinden om deze rechtstreeks te gebruiken, zelfs als u geen ervaring hebt met het coderen van AppleScript. Een mooi voorbeeld is een script dat een taak voltooit en vervolgens een nieuwe taak maakt die u eraan herinnert om later over die taak te antwoorden, wat geweldig is voor taken waarbij u mensen later een e-mail moet sturen. U vindt nog meer ideeën op de Inside OmniFocus-site die unieke manieren toont om de perspectieven, scripts en meer van OmniFocus te gebruiken.

Conclusie

OmniFocus 2 is veel gemakkelijker aan de slag te gaan dan de vorige versies, maar het kan nog steeds een beetje overweldigend zijn als het de eerste keer is dat u het gebruikt. Deze tutorial zou je alles moeten geven om hard te werken en je taken beter onder controle te houden dan ooit in OmniFocus, maar als je er problemen mee hebt, laat dan hieronder een reactie achter en we helpen je graag. begin.