Share
Hoewel Google Docs en de Office.com-apps van Microsoft een groot deel van de cloud office-suite hebben overgenomen, zijn er enkele geweldige alternatieven van onafhankelijke applicatie-ontwikkelaars zoals Zoho, een populair webapp-bedrijf met een enorme bibliotheek aan web-apps: van klant suites ondersteunen tot kantoorsuites.
Zoho's cloud office-suite, met de toepasselijke naam Zoho Docs, is al geruime tijd een opkomende concurrent van het aanbod van Google en Microsoft en heeft niet de aandacht gekregen die het verdient. In deze zelfstudie laat ik u zien hoe u Zoho Docs kunt gebruiken als uw dagelijkse, one-stop-shop voor het bewerken en maken van documenten.
Om Zoho Docs te gebruiken, moet u een Zoho-account hebben. Dit account kan worden gebruikt in alle web-apps en -services van Zoho. U kunt een Zoho-account maken door naar de Zoho Docs-website te gaan en naar het rood te kijken Meld je nu aan knop bevindt zich in de richting van het midden van de pagina. Vul de aanmeldingsinformatie in en klik op de groene Inschrijven knop die zich onderaan het venster bevindt.
Je wordt nu doorgestuurd naar de startpagina van Zoho Doc. Vanaf hier kunt u (in de toekomst) al uw opgeslagen documenten bekijken, documenten uploaden en nieuwe documenten maken.
Een nieuw document maken in Zoho Office. Om te beginnen, kijk in de linkerbovenhoek van het venster en klik op de groene creëren knop. Er verschijnt nu een vervolgkeuzemenu. Vanuit dit menu hebt u de keuze om een nieuw document, spreadsheet of presentatie te maken. Ik zal beginnen met je te laten zien hoe je Zoho Docs kunt gebruiken om documenten te maken.
Uw nieuwe document een naam geven. Na klikken op de Document knop, wordt u naar een Zoho Writer-venster gebracht. Vanaf hier kunt u uw document een naam geven door op de. Te klikken Document zonder titel tekstvak dat zich rechts van het Zoho Writer-pictogram bevindt. Tik op de knop om uw nieuwe titel op te slaan terugkeer toets op uw toetsenbord.
U voegt tekst aan het document toe door simpelweg in het nieuwe tekstdocument in het midden van de pagina te klikken en te typen zoals u zou doen met elke andere documentbewerkings-app.
Zoho Docs is vrij beperkt in termen van de opmaakopties voor Zoho Writer. De app biedt echter genoeg opmaakopties voor de meeste documenten, zoals essays en letters. U kunt deze opmaakopties openen via de werkbalk die zich boven aan de toepassing bevindt. Er zijn een aantal tabbladen op deze werkbalk en ik zal je laten zien hoe je de basisprincipes van deze tabbladen kunt gebruiken.
Gebruik het tabblad Start in Zoho Writer. Het eerste tabblad links, het Huis op het tabblad, vindt u hier al uw standaardtekstopmaakhulpmiddelen. U kunt bijvoorbeeld tekst kopiëren, plakken en knippen en de lettertypestijl, de lettertypekleur en de tekengrootte op dit tabblad wijzigen. Bovendien zijn alle opsommingsopties beschikbaar op het tabblad Start.
Hoewel dit tabblad vrij eenvoudig lijkt, zijn er twee functies die ik graag dieper wil bespreken. Als u rechts van de lettertype-opties kijkt, ziet u een knop met de vorm van twee letter "A"'s met een penseel erop. als jij Klik op deze knop verschijnt een vervolgkeuzemenu met drie opties: "Huidige stijl van document bekijken / bewerken", "Bewaar huidige documentstijl als", en "Reset documentstijl".
Lettertypestijlen bewerken in Zoho Writer. Als u op de eerste optie klikt, "Huidige documentstijl bekijken / bewerken", kunt u precies doen wat het zegt: bewerk de huidige stijl van uw document. Wanneer u op deze optie klikt, verschijnt er een pop-upvenster waarin u de lettertypestyling en -grootte van uw documenttekst en koppen gemakkelijk kunt bewerken. U kunt uw nieuwe tekststijl opslaan door de Opslaan als vak naar de onderkant van het pop-upmenu. U kunt dan uw stijl een naam geven in het tekstvak rechts van het vak. Klik op de knop om uw nieuwe stijl op te slaan OK knop bevindt zich onderaan het venster Bekijken / bewerken.
Om uw nieuw gecreëerde stijl toe te passen, klikt u op de Bekijken / toepassen van opgeslagen stijlen knop vanaf de bovenkant van het vervolgkeuzemenu. U kunt al uw opgeslagen stijlen bekijken door op de te klikken Stijl naam vervolgkeuzemenu vanuit het midden van het menu. Nadat u de stijl hebt geselecteerd die u wilt gebruiken, klikt u op de Van toepassing zijn knop onderaan het menu om, u raadt het al, de geselecteerde stijl op uw document toe te passen.
Uw huidige lettertype-instellingen opslaan als een nieuwe stijl. Als u de stijl van een document hebt bewerkt en deze als een voorinstelling wilt opslaan, klikt u op de Bewaar de huidige documentstijl knop. U wordt vervolgens gevraagd om uw nieuwe stijl een naam te geven. Sla het op door op te klikken OK knop vanaf de onderkant van de pop-up.
Regelafstand wijzigen in Zoho Writer. Een ander kenmerk dat ik wil aanhalen is afstand houden. Als u uw document wilt wijzigen van een enkel document met een spatie naar een document met dubbele spaties, kijkt u in de richting van de rechterkant van de werkbalk en klikt u op de knop die lijkt op een alinea met een verticale pijl links van het.
Wanneer u op deze knop klikt, verschijnt een vervolgkeuzemenu. In dit vervolgkeuzemenu kunt u de tussenruimte van uw document kiezen (1.0, 1.2, 1.5 of 2.0). Bovendien kunt u vanuit dit menu ruimte vóór of na uw geselecteerde alinea toevoegen met behulp van de Voeg ruimte vóór paragraaf toe of Voeg ruimte na alinea toe knop in het vervolgkeuzemenu.
Ten slotte kunt u vanuit het vervolgkeuzemenu Spatie de afstand en inspringing nauwkeuriger bewerken met behulp van de Afstand en inkeping knop onderaan het drop-down menu. Wanneer u dit doet, verschijnt een pop-upvenster waarin u de informatie kunt invoeren. Wanneer u klaar bent om uw spatiërings- en inspringingsinformatie op te slaan, klikt u op OK knop onder in het menu.
Quick Parts gebruiken om informatie toe te voegen aan uw document. Rechts van het tabblad Start bevindt zich het tabblad Invoegen. Op dit tabblad kunt u foto's, vormen en pagina-einden toevoegen met de respectieve knoppen aan de linkerkant van het menu. Een van mijn favoriete functies van het tabblad Invoegen is echter de Snelle onderdelen knop.
Met deze knop kunt u eenvoudig informatie over uzelf en het document dat u bewerkt invoeren. Als u bijvoorbeeld op de eerste knop aan de linkerkant klikt, wordt uw naam automatisch in het document ingevoegd. Als u op de datumknop klikt, wordt de datum van vandaag ingevoerd. Als je bovendien op de meest linkse knop klikt, wordt je gevraagd om een YouTube-link in te voegen. De video wordt vervolgens in uw document ingevoegd.
Tabellen aan uw document toevoegen. Ten slotte kunt u ook het tabblad Invoegen gebruiken om tabellen aan uw document toe te voegen. Om dit te doen, klik op de Tafel knop en gebruik het pop-upvenster om te kiezen hoeveel kolommen en rijen u wilt in uw tabel. Uw tabel wordt vervolgens aan uw document toegevoegd en kan worden bewerkt.
Het tabblad Pagina-indeling is vrij eenvoudig: het bevat alle opmaakopties voor de basisopmaak. Op dit tabblad kunt u bijvoorbeeld uw paginagrootte, paginastand, marges, kop- en voetteksten wijzigen en zelfs watermerken toevoegen en uw paginakleur wijzigen.
Elk van deze opties kan worden bewerkt door op de betreffende knop te klikken. Wanneer erop wordt geklikt, verschijnt er een vervolgkeuzemenu onder die knop. In het vervolgkeuzemenu kunt u snel opties wijzigen met een muisklik.
Tekstwatermerken in Zoho Writer. Dit is echter niet het geval voor de knop met het watermerk en de tabopties. Als u een watermerk aan uw document wilt toevoegen, klikt u op Watermerk knop, een pop-upmenu verschijnt. In de pop-up kunt u kiezen of u een tekst- of afbeeldingwatermerk wilt invoegen.
Als u ervoor kiest om een tekstwatermerk toe te voegen, kunt u de respectieve tekst invoegen in de Tekst invoeren knop en vervolgens het lettertype, het formaat en de kleur van het lettertype bewerken via de respectievelijke knoppen hieronder. Selecteer tot slot of uw watermerk een verticaal of horizontaal watermerk is. Klik op de Voorbeeld onder deze optie om een voorbeeld van uw nieuwe watermerk te bekijken en wanneer u klaar bent om het toe te voegen, drukt u op Van toepassing zijn knop onder in het menu.
Als u een watermerk voor afbeeldingen toevoegt, uploadt u een foto met behulp van de Beeldbestand knop vanuit het midden van het menu. Onder deze knop kunt u de Afbeeldingsgrootte om de grootte van uw watermerk te wijzigen en de uitwas menu om het vervagen van uw afbeelding te regelen.
Tabinstellingen wijzigen in Zoho Writer. Eindelijk, als u klikt op de Tabinstellingen knop, kunt u uw tabstopposities bewerken. Tabstopposities zijn in wezen de beweging van tekstcursors die wordt gestopt wanneer u op de tabtoets drukt, of met andere woorden, het zijn uw inspringingsinstellingen. U kunt extra inspringingen toevoegen met behulp van de Toevoegen knop die zich in de rechterbenedenhoek van het pop-upvenster bevindt. Wanneer u klaar bent om uw nieuwe inspringing te gebruiken, selecteert u deze in de Tabinstellingen venster.
Op het tabblad Weergave kunt u uw weergave van het document dat u bewerkt, aanpassen. Bovendien kunt u naar de modus Volledig scherm gaan en zelfs uw liniaal en opmerkingen op de pagina verbergen voor een schonere schrijfervaring.
Op het juiste tabblad Review (Beoordeling) kunt u uw nieuw gemaakte document een laatste blik gunnen voordat u publiceert of verzendt naar bijdragers. U kunt dit tabblad gebruiken om woorden in uw document te zoeken en te vervangen, opmerkingen toe te voegen, spellingcontrole, aangepaste woorden aan uw Zoho Docs-woordenboek toe te voegen, een thesaurus te bekijken, een aantal woorden te controleren of zelfs versies van uw document te maken en te bekijken.
Opmerkingen toevoegen aan uw document. Opmerkingen toevoegen aan uw document is van essentieel belang als u van plan bent uw document met medewerkers te delen (daarover later meer). Dit is eenvoudig: zorg ervoor dat uw tekstcursor zich op de plaats bevindt waar u uw opmerking wilt toevoegen en kijk naar de linkerkant van het tabblad Herzien. Klik op de Comments knop en klik in het vervolgkeuzemenu op Nieuwe reactie knop. Aan de rechterkant van het Zoho Writer-venster verschijnt een zijbalkmenu.
Voeg vanuit deze zijbalk een nieuwe opmerking toe aan uw document met behulp van het chatvak. Wanneer u klaar bent om uw opmerking op het document te plaatsen, drukt u op Toevoegen knop die zich onderaan het commentaarmenu bevindt.
Nadat u een opmerking aan uw document hebt toegevoegd, kunt u deze bekijken door naar de rechterkant van uw document te kijken. Uw opmerking verschijnt naast uw document, in de buurt van waar uw cursor was toen u de opmerking toevoegt.
In het vervolgkeuzemenu met opmerkingen kunt u opmerkingen verwijderen van de Beheren knop. U kunt ervoor kiezen om de geselecteerde opmerking, alle opmerkingen of opmerkingen van een specifieke auteur te verwijderen.
Als u tot slot alleen onopgeloste opmerkingen wilt bekijken, kunt u ervoor kiezen om deze opmerkingen alleen onder aan het opmerkingenmenu weer te geven.
Een versie van uw document maken. Als u versies van een document maakt, kunt u belangrijke bewerkingen en andere wijzigingen in een document bijhouden. U kunt een nieuwe versie van uw document maken door op de knop te klikken Maak versie knop die zich uiterst rechts van het tabblad Herziening bevindt. In het pop-upvenster kunt u uw versie een naam geven en op de knop klikken creëren knop om uw versie te maken.
Het is vermeldenswaard dat Zoho automatisch versies van uw document voor u maakt terwijl u doorgaat met het bewerken van uw document. Deze instanties zijn nuttig als u ooit een belangrijke wijziging in uw document moet corrigeren of bekijken.
Versies en revisies bekijken in Zoho Writer. Als u een versie van uw document wilt laden, kijkt u in de rechterhoek van het tabblad Controleren en klikt u op de knop met het label Bekijk versiegeschiedenis. Vanaf hier kunt u al uw gemaakte versies bekijken. Om er een te laden, klik er gewoon op.
Als u twee versies wilt vergelijken, vinkt u de selectievakjes links van de versienaam aan en kijkt u naar de bovenkant van het Zoho Writer-scherm. Klik op de Vergelijken knop en alle gewijzigde tekst wordt gemarkeerd.
Bijdragers toevoegen aan uw document in Zoho Writer. Een van de beste aspecten van het gebruik van Zoho Writer via een offline kantoorsuite is het feit dat u Zoho Writer kunt gebruiken om samen te werken met uw vrienden, familieleden en collega's. Als u bijdragers aan uw document wilt toevoegen, klikt u op de knop Delen tab en kijk naar de meest linkerzijde van het tabblad en klik op de knop met het label Deel instellingen.
In het venster Share-instellingen kunt u bijdragers aan het document toevoegen door hun e-mailadres in te voeren en op te klikken Delen knop. De bijdrager ontvangt vervolgens een e-mail met een link om lid te worden van het document. Wanneer uw bijdrager het document invoert, kunnen ze het document naar wens bewerken.
Aanmeldingsinstellingen wijzigen in Zoho Writer. Als je e-mailmeldingen wilt ontvangen over wanneer je document is bewerkt, kijk je rechts van de Deel instellingen knop en klik op de Kennisgeving knop.
In het pop-upvenster Meldingen kun je kiezen wanneer je e-mailmeldingen wilt ontvangen. U kunt kiezen uit een groot aantal frequentieopties: van een e-mail voor elke bewerking tot een e-mail voor reacties op reacties.
Ten slotte is een andere opmerkelijke eigenschap van Zoho Writer EchoSign-integratie. Als u een document moet digisignen, klikt u op Digisign knop die zich helemaal links van het venster bevindt. In de pop-up meldt u zich aan bij uw EchoSign-account en begint u met het ondertekenen van documenten.
Documenten exporteren in Zoho Writer. Als u uw nieuw gemaakte Zoho-document wilt exporteren, kijkt u naar de uiterste linkerbovenhoek van het Zoho Writer-scherm en houdt u de muis boven het het dossier knop. Klik in het vervolgkeuzemenu op de bestandsindeling waarnaar u uw document wilt exporteren.
Het importeren van documenten naar Zoho Writer is ook eenvoudig. Kijk gewoon naar de top van de het dossier menu en klik op de Importeer bestand… knop. U wordt vervolgens gevraagd om uw bestaande document te uploaden vanaf uw schijf of, als uw bestand online wordt gehost, kunt u het importeren vanuit een URL door op de knop te klikken. Van URL vak boven aan het venster. U kunt dan de URL invoeren.
Bovendien kunt u vanuit het venster Bestand een aantal andere taken uitvoeren die ik in dit artikel heb behandeld.
Dat is het eerste deel van mijn Zoho Docs-zelfstudie. U bent nu klaar om Zoho Writer te gebruiken in uw dagelijkse workflow voor het maken en bewerken van documenten. Blijf op de hoogte voor deel twee, waar u leert hoe u Zoho Sheet kunt gebruiken om spreadsheets in de cloud te maken.
Accentsconagua