Heb je een fotoarchief nodig?

Dus je hebt wat digitale foto's of video's en je vraagt ​​je af of je je echt zorgen moet maken over het beheer ervan of het archiveren ervan, of wat je ook doet als je honderden (of duizenden) digitale bestanden hebt. Je hebt op zijn minst een basissysteem nodig om je bestanden te ordenen, maar waar begin je?

Hoe groot of complex uw systeem wordt, hangt af van uw behoeften. In deze tutorial zullen we ons een weg banen door een aantal belangrijke vragen om u te helpen bij het identificeren van uw behoeften op het gebied van digitaal activabeheer (DAM). De antwoorden op deze vragen helpen u bij het plannen van een archief dat bij uw afbeeldingen past.

Bibliotheekcatalogus van de Universiteit van Michigan, door David Fulmer, bijgesneden van het originele, CC BY 2.0.

1. Hebt u meer foto's of video's dan u kunt bijhouden in uw hoofd?

Tegenwoordig is het antwoord op deze vraag ja voor veel, zo niet alle, mensen. We houden van foto's en we maken ze in enorm volume.

Digitale afbeeldingen moeten zo worden georganiseerd dat u kunt vinden wat u nodig heeft, wanneer u het nodig hebt. Colin Rowe, specialist op het gebied van digital asset management bij Archimedia, beschrijft ongeorganiseerde afbeeldingen als "digitale stortplaats." Als u uw afbeeldingen niet gemakkelijk kunt openen, nemen uw afbeeldingen slechts ruimte in beslag.

De verzameling is een van de belangrijkste bouwstenen in een fotoarchief. Een verzameling is eenvoudigweg een set afbeeldingen en bijbehorende bestanden en ze zijn een geweldige manier om uw bestanden georganiseerd en nuttig te houden. Als u meer foto's hebt dan u kunt beheren, moet u eerst nadenken over hoe u uw foto's kunt opsplitsen in verzamelingen. 

2. Kunt u snel een specifieke foto of videoclip vinden?

Naast eenvoudige collecties begint een goede gegevenshygiëne met het op een consistente, betekenisvolle manier benoemen van uw beeldbestanden en het organiseren van die bestanden in een logische bestandsstructuur. Door uw afbeeldingen te labelen met aanvullende zoekwoorden die de inhoud van de afbeeldingen beschrijven, kunt u uw verzameling ook gezond houden. Al die organisatie kan een beetje lastig zijn, echter zonder een systeem om het te implementeren.

De catalogus is een tweede belangrijke structuur in uw fotoarchief. De catalogus is een manier om uw collecties en de afbeeldingen erin te ordenen. Een gespecialiseerd catalogusprogramma of app helpt u bij het standaardiseren van bestandsnamen, het toevoegen van zoekwoorden en het sorteren van uw afbeeldingen in verzamelingen. Sommige catalogussoftware is eenvoudig en gratis; anderen zijn heavy-lifters die zijn ontworpen om teams te ondersteunen. Wat u nodig heeft, is afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw verzameling.

3. Kan iemand anders uw collectie zonder u gebruiken??

Digitale foto's en video's gaan verloren als maar één persoon begrijpt waar de bestanden zijn opgeslagen en hoe ze zijn georganiseerd. Een systeem dat afbeeldingen organiseert met een gemeenschappelijke set principes, maakt het voor iemand anders gemakkelijker om namens u de afbeeldingen te openen of te beheren. Overweeg ook om een ​​aangewezen persoon een naam te geven en hem of haar te voorzien van de benodigde informatie om uw verzameling te beheren, mocht u dit niet kunnen doen.

Dawn Oosterhoff, Locked Pictures

4. Is uw verzameling of iets in uw collectie waardevol, uniek of onvervangbaar? 

Moet u een digitaal bestand bewaren voor latere toegang of om een ​​compliance- of zakelijke reden te vervullen, of moet u het bestand apart zetten voor beveiliging en bewaring??

Een back-upsysteem is een essentieel onderdeel van elk digitaal fotoarchief. Digitale bestanden kunnen met één druk op de knop verdwijnen. Een tweede kopie van uw afbeeldingsbestanden onderhouden is de enige manier om uw verzameling te beschermen tegen een digitale misfire.

Het bewaren van een tweede (of derde) kopie van uw bestanden op een andere locatie dan waar u aan uw afbeeldingen werkt, is uw verzekering tegen brand, diefstal, overstromingen of andere rampen. Beperk de kans dat een ramp zowel uw originele bestanden als uw kopieën treft door ze op twee verschillende plaatsen te bewaren. Catalogus en back-upsoftware kunnen dit proces veel minder hoofdpijn bezorgen.

Het beheren van de groei van uw verzameling is een van de fundamentele doelstellingen van digitale vermogensbeheerpraktijken. Foto door Alex, bijgesneden uit het origineel, CC BY 2.0.

5. Moet u originele opslagruimte bevrijden?

In plaats van afbeeldingen te verwijderen die u mogelijk opnieuw wilt en kunt gebruiken, archiveer afbeeldingen die momenteel niet nodig zijn of niet vaak nodig zijn. Nieuwe afbeeldingen of afbeeldingen die vaker worden gebruikt, moeten worden opgeslagen in een systeem dat gemakkelijk en snel toegankelijk is, maar oudere afbeeldingen of afbeeldingen die zelden worden bezocht, kunnen worden opgeslagen op langzamere en goedkopere media.

Het beheren van de groei van uw digitale bestanden kan complex zijn. Het is moeilijk om te weten hoeveel foto's en hoeveel gigabytes aan gegevens je moet bewaren. Zal je upgraden naar een nieuwe camera met een hoog aantal megapixels? Grotere bestanden betekenen meer opslagruimte. Ga je video opnemen? Weer meer opslagruimte. Huur een tweede camera voor uw groeiende huwelijkszaken? Meer opslagruimte.

Groei kan onvoorspelbaar zijn. Het kan komen wanneer je het het minst verwacht en snel overweldigend wordt. Uw opslagbehoeften kunnen 's nachts veranderen. U wilt niet te weinig ruimte hebben op het moment dat u het het meest nodig hebt. Een goed digitaal activabeheersysteem heeft ruimte voor uitbreiding en houdt rekening met groei.

6. Wilt u uw collectie delen met anderen??

Is er iets in uw verzameling dat waarde heeft? Wilt u dat anderen, in het bijzonder toekomstige generaties, uw afbeeldingen kunnen bekijken en begrijpen??

Sommige catalogussoftware is ontworpen om door meer dan één persoon te worden gebruikt en gebruikt. En hoewel de meeste online services niet geschikt zijn voor het archiveren van afbeeldingen, werken veel online services goed voor het delen van afbeeldingen. Het gebruik van een consistente, logische organisatiestructuur (namen, mappen en trefwoorden) zorgt ervoor dat iedereen kan opslaan en vinden wat ze nodig hebben.

A Stitch in Time Saves Nine

Digitaal activabeheer voor uw fotoarchief klinkt misschien als een complexe, lastige klus, maar een digitaal activabeheersysteem hoeft alleen zo groot of zo complex te zijn als uw verzameling vereist. Bovendien wordt de energie die u besteedt aan het maken en onderhouden van uw systeem tienvoudig teruggegeven, omdat u het eenvoudiger en gemakkelijker vindt om afbeeldingen aan uw verzameling toe te voegen en later precies de afbeeldingen kunt vinden die u of anderen willen zien.

Voor meer informatie over digitaal activabeheer en het bouwen van het beheersysteem dat u nodig hebt, volgt u onze serie Digital Asset Management voor iedereen.