Share
In onze serie over digitaal activabeheer hebben we ons gericht op het bouwen van het beste DAM-systeem dat voor u werkt. We hebben oplossingen op verschillende kostenpunten aangeboden en onze voorgestelde systemen zo eenvoudig mogelijk gehouden. Voor de gemiddelde gezinsrecordhoudster of hobbyistfotograaf zijn veel DAM-oplossingen echter meer een investering, ingewikkelder om in te stellen en uit te voeren, en duurder om te onderhouden dan veel mensen kunnen of willen beheren.
Ik ben ervan overtuigd dat DAM een normale manier van zaken moet worden, en niet een uitzondering, voor iedereen die een camera of videocamera aanraakt. Zonder zelfs elementair digitaal activabeheer zullen we het overzicht verliezen van wat we hebben en, wat zorgelijker is, verliezen wat we allemaal hebben. In plaats van herinneringen te bouwen en te bewaren, zullen we verdrinken in een nietszeggende visuele zee.
In dit artikel, in plaats van de beste DAM-oplossing voor te stellen, stel ik het minimaal haalbare DAM-systeem voor dat elke persoon kan gebruiken om zijn foto's te organiseren en te beveiligen. "De digitale schoenendoos" is bedoeld als het meest toegankelijke, minst saaie en meest minimale systeem dat ons team zich kan voorstellen. Of je nu alleen snelle foto's met je smartphone maakt of honderden uren video met een geavanceerde videocamera maakt, dit systeem zal voor jou werken.
Onze digitale schoenendoos is bedoeld als een minimaal, levensvatbaar DAM-systeem. "Viable" betekent dat onze digitale schoenendoos consistent herhaalbaar, betrouwbaar en bruikbaar moet zijn.
Wij zijn van mening dat onze digitale schoenendoos een behoorlijk goed DAM-systeem is, al was het maar omdat het in de allereerste plaats een systeem is. Zoals met alles wat we willen behouden en opnieuw vinden, moeten we een methodisch proces hebben dat we kunnen en zullen gebruiken. Digitaal activabeheer, hoe eenvoudig ook, moet nog steeds systematisch en herhaalbaar zijn. De digitale schoenendoos is een eenvoudig systeem op basis van wat wij denken dat een herhaalbare DAM-workflow is.
Het is prima om een systeem te hebben, maar het systeem is nutteloos als het eindresultaat zet wat we willen blijven lopen het risico verloren te gaan of vernietigd te worden. Het doel van DAM is immers om uw afbeeldingen in een veilige digitale ruimte te krijgen. Hoewel er niet zoiets bestaat als een absoluut veilig systeem, voldoet onze digitale schoenendoos aan wat volgens ons de basis gouden regels van digitaal activabeheer zijn..
Als we willen dat mensen een systeem gebruiken, moet het systeem gebruiksvriendelijk en praktisch zijn. Dat betekent dat het systeem op grote schaal beschikbaar, gratis of tegen lage kosten en gemakkelijk te begrijpen moet zijn. Gezien onze mobiele, wereldwijde samenleving, wilden we ook een systeem dat bijna overal toegankelijk was op vrijwel elk computerapparaat. We hebben ons systeem ook zo ontworpen dat het software-agnostisch is. Onze digitale schoenendoos vereist geen software die verder gaat dan het besturingssysteem van uw computer of services die voor u beschikbaar zijn met cloudopslag.
Voordat u de volgende stappen doorloopt, downloadt en print u het document met één pagina dat bij dit artikel hoort. Het document bevat het volgende diagram, dat u helpt de stroom te zien terwijl u verder gaat.
Om aan de slag te gaan met uw digitale schoenendoos, hebt u de volgende apparatuur nodig:
Smartphones en compactcamera's hebben fotografie eenvoudig en zo automatisch gemaakt als we willen. Toch, als u uw afbeeldingen wilt behouden, moet u in het proces stappen en uw digitale schoenendoos starten wanneer u de ontspanknop indrukt.
Dit betekent meestal dat RAW-bestanden indien mogelijk moeten worden gemaakt en dat dit niet mogelijk of praktisch is, waarbij de grootste JPEG-grootte wordt vastgelegd die uw camera mogelijk maakt. Lees de handleiding van uw camera of zoek online naar informatie over de kwaliteit van de foto's die uw camera kan produceren. Stel uw camera in om de hoogst mogelijke beeldresolutie te nemen en op te slaan.
Er kunnen momenten zijn dat je reden hebt om iets minder dan de beste beeldkwaliteit in te nemen. Als dit het geval is, moet u uw compromissen bewust en volledig op de hoogte houden van de keuzes die u maakt.
Controleer de opslagruimte op uw camera of smartphone en controleer hoeveel ruimte u beschikbaar hebt voor nieuwe afbeeldingen. Er is niets erger dan naar een once-in-a-lifetime-evenement te gaan om te ontdekken dat uw smartphone of geheugenkaart vol is.
Als u een camera met een geheugenkaart gebruikt, overweeg dan altijd om een reserve geheugenkaart mee te nemen. Kaarten kunnen mislukken. En houd je geheugenkaarten in goede vorm. Vermijd het verwijderen van afbeeldingen met uw camera, wat leidt tot uitval van de kaart. In plaats daarvan formatteert u de kaart in uw camera voor een goede geheugenkaartgezondheid nadat u foto's van uw geheugenkaart hebt geüpload.
Uw originele afbeeldingsbestand is digitaal goud en moet als zodanig worden behandeld. Als u een computer hebt, is de eenvoudigste optie om uw originele afbeeldingen te uploaden naar de harde schijf van uw computer. Als u geen computer hebt of uw computer niet wilt gebruiken, kunt u uw afbeeldingen rechtstreeks opslaan in een cloudopslagdienst.
Als u cloudopslag gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u opslag gebruikt en geen synchronisatieservice. Google Drive, Google Photos, Apple Photos, Dropbox en Microsoft OneDrive zijn allemaal voorbeelden van cloud-synchronisatieservices. Als u met een synchronisatieservice een afbeelding, opzettelijk of per ongeluk, verwijdert van een enkel toegangspunt, wordt de afbeelding verwijderd uit de synchronisatieservice en is deze niet langer beschikbaar op elk apparaat. Dat is geen veilige opslag voor originele afbeeldingen.
Een synchronisatieservice is geen veilige opslagplaats, maar heeft wel zijn voordelen. Als u een synchronisatieservice gebruikt om automatisch afbeeldingen van uw smartphone te uploaden, beschouwt u de synchronisatieservice als een enorme, virtuele geheugenkaart voor uw smartphone. Net zoals u afbeeldingen van een camera naar een veilige opslagplaats moet uploaden, moet u afbeeldingen van een fotosynchronisatiedienst uploaden naar een veilige opslagruimte.
Het benoemen van uw afbeeldingen met essentiële informatie in een consistent formaat is de eenvoudigste en een van de belangrijkste dingen die u kunt doen om uw afbeeldingen veilig op te slaan. Beeldbestanden die systematisch worden genoemd, kunnen zonder speciale software worden gevonden en geïdentificeerd in het eenvoudigste bestandsbeheersysteem.
Je hebt een paar opties om de naam van je bestanden te wijzigen.
Als u een computer gebruikt, kunt u deze, nadat u uw afbeeldingen hebt geüpload, hernoemen met opties voor batch-naam wijzigen in het besturingssysteem van uw computer. De optie is misschien niet meteen duidelijk, maar als u op internet zoekt, krijgt u snel een routebeschrijving voor uw versie van het besturingssysteem.
U kunt ook een aantal van de downloadbare hulpprogramma's voor het hernoemen van bulkinhoud bekijken. De meeste zijn kleine stand-alone hulpprogramma's die specifiek zijn voor besturingssystemen, maar niet afhankelijk zijn van andere software. Sommige hulpprogramma's bieden meer opties dan andere. Een waardevolle functie, als u naar opties kijkt, is de mogelijkheid om informatie uit de metagegevens van de afbeelding te gebruiken voor het hernoemen.
Als u een gesynchroniseerde service direct vanaf opname gebruikt, onderzoekt u de opties voor het hernoemen van uw afbeeldingsbestanden voordat u een set originele afbeeldingen opslaat. Dit zorgt ervoor dat uw afbeeldingsbestanden - origineel, gesynchroniseerd of werkkopie en gepubliceerde versies - allemaal dezelfde naam hebben.
Hoe u uw bestanden een naam geeft, hangt af van uw behoeften, maar hier is een algemeen aanbevolen sjabloon die uw afbeeldingen in vrijwel elke omstandigheid in goede staat houdt: YYYYMMDD-fotograaf-Shoot-UUMMSS.
“YYYYMMDD"Is de datum waarop de afbeelding is gemaakt; bijvoorbeeld 20150901. Door de volgorde van de bestellingen per jaar te gebruiken, worden uw foto's in een volgorde in een willekeurig bestandsbeheersysteem opgesteld. Het is webvriendelijk om vier cijfers te gebruiken in plaats van twee voor het jaar.
“Fotograaf"Is de naam van de fotograaf. Door uw naam op te nemen in de bestandsnaam, identificeert u de afbeelding als de uwe - een waardevol stuk informatie mocht u en uw afbeeldingen worden gescheiden of moet u de afbeelding als de uwe identificeren. Door uw naam na de datum te plaatsen, zullen afbeeldingen van twee of meer bronnen (bijvoorbeeld als u en uw partner allebei een archief delen) nog steeds in chronologische volgorde lopen.
“Schieten"Is de naam van het evenement, de plaats of, als je portretten maakt, de persoon die gefotografeerd is. Het toevoegen van opname-informatie aan de beeldnaam is niet essentieel, maar het helpt je wel om foto's te identificeren die bij elkaar horen.
“UUMMSS"Is de tijd waarop de afbeelding werd gemaakt, met behulp van een 24-uurs klok; bijvoorbeeld 130923. Tijd gebruiken om afzonderlijke afbeeldingen binnen een opname te identificeren, is een eenvoudige optie die garandeert dat er geen twee afbeeldingen in de war zijn of dat de ene afbeelding door een andere wordt overschreven als gevolg van een toevallige of onregelmatige nummering. Sommige opties voor hernoemen tekenen deze informatie uit de metadata van de afbeelding. Als u deze optie niet hebt bij uw hernoemende systeem, kunt u uw afbeeldingen opeenvolgend nummeren beginnend met 0001. Als u volgnummers gebruikt, zorg er dan voor dat u de nullen bewaart, zodat uw bestanden in de juiste volgorde worden geplaatst.
Afhankelijk van de grootte van je afbeeldingenverzameling, heb je misschien geen mapstructuur nodig die verder gaat dan het groeperen van afbeeldingen per jaar. Als je een productieve shooter bent, wil je misschien je jaarmappen per maand in mappen opsplitsen of fotograferen. Uw doel is alleen om uw afbeeldingen beheersbaar te maken. Het creëren van een mappenstructuur van meer dan twee niveaus diep maakt het navigeren vaak ingewikkelder dan eenvoudiger.
De sleutel tot succesvolle DAM in dit stadium is om aan een kopie van uw beeldbestanden te werken. Verander nooit, ooit uw originele beeldbestand. Dit geldt vooral als u met JPEG-bestanden werkt: elke keer dat u een JPEG opent en opnieuw opslaat, zelfs als u geen bewerking hebt uitgevoerd, tast u de kwaliteit van de afbeelding aan.
Als u een synchronisatieservice gebruikt om vast te leggen, hebt u mogelijk al een aantal werkende afbeeldingen als u uw afbeeldingen hebt gekopieerd in plaats van verplaatst naar uw veilige opslagplaats. Als u geen synchronisatieservice gebruikt om vast te leggen, is dit de tijd dat u er misschien een wilt gebruiken. U kunt uw afbeeldingen bewerken, verplaatsen en delen zonder veel kopieën te hoeven maken of uit te hoeven vallen waar u uw bestanden hebt opgeslagen. Veel cloudsynchronisatiediensten voor foto's hebben zelfs beeldbewerkingssoftware in de service.
Als u geen synchronisatieservice gebruikt, kunt u met behulp van uw besturingssysteem alles uitvoeren wat u op uw computer moet doen. Plaats de kopieën van uw originele afbeeldingen in een map die volledig losstaat van de originelen. Uw dubbele bestanden zijn uw werkbestanden.
Je hebt geen speciale software of cloudservice nodig tijdens de bewerkingsfase, vooral als je een soort fotograaf bent en ermee bezig bent zoals het is. Als u echter een beheer- en bewerkingsservice wilt gebruiken of bewerkingssoftware wilt gebruiken, neem dan de tijd om twee artikelen te lezen die Andrew Childress heeft geschreven voor de DAM-serie:
Beide artikelen beschouwen gecombineerde online services en stand-alone gecombineerde en single-purpose software.
Als u JPEG's gebruikt voor het maken van foto's en definitieve afbeeldingen, zijn de kansen erg hoog dat u op een bepaald punt uw originele afbeelding met de definitieve versie overschrijft. Om deze ramp te voorkomen, raad ik u ten sterkste aan om op een gegeven moment, terwijl u met een afbeelding werkt, een code toe te voegen aan de bestandsnaam van de werkkopie. Gebruik een code die iets voor u betekent; bijvoorbeeld "FV" voor de definitieve versie of "Ed" voor bewerkt. De bestandsnaam van de afbeelding zou dan worden: YYYYMMDD-fotograaf-Shoot-UUMMSS-FV.jpg
Als u op zoek bent naar een supereenvoudig DAM-systeem of als u uw afbeeldingen niet bewerkt (of ze slechts heel weinig bewerkt), hebt u waarschijnlijk geen back-up van uw werkende beeldbestanden nodig. Vergeet niet dat je je originele bestanden veilig hebt opgeborgen, dus als het ergste gebeurt en je verliest een afbeelding in de bewerkingsfase, hoef je alleen maar terug te gaan naar je originele afbeelding, een nieuwe kopie te maken en opnieuw te beginnen.
Als u echter aanzienlijk werk aan uw afbeeldingen doet, overweeg dan om een back-up van uw werkbestanden te behouden. Deze back-up hoeft niet ingewikkeld of permanent te zijn. Een huidige kopie van uw bestanden bewaren op een USB-flashstation of externe harde schijf is mogelijk voldoende. Als je denkt dat je misschien iets meer automatisch of uitgebreid nodig hebt, overdenk dan je plan om een digitale schoenendoos te gebruiken en bekijk de andere artikelen in de serie Digital Asset Management for Everyone.
Overweeg voordat je de bewerkingsfase verlaat hoe je je verhaal gaat vertellen. Soms is één foto of video voldoende. Vaak vereist een verhaal een paar of meer afbeeldingen. Overweeg uw afbeeldingen te organiseren in albums of catalogi met een online- of softwareoptie, door kopieën van uw foto's te maken en de kopieën in een map te groeperen, of door collecties te organiseren die in fotoboeken worden afgedrukt.
We nemen foto's en maken video's, zodat we ze met anderen kunnen delen en ernaar kunnen kijken. Deel ze op sociale media of in een online fotoservice. Als u uw naam hebt opgenomen in de naam van uw afbeeldingsbestand, hebt u ten minste één stap genomen om de afbeelding als de uwe te markeren. Druk uw foto's af op frames of organiseer ze en druk ze af in een fotoboek. Deel uw herinneringen op een manier die voor u het meest logisch is, behalve dat u nooit uw originele afbeeldingsbestand doorgeeft. Die originele afbeeldingsbestanden blijven verborgen in uw digitale schoenendoos.
Uw fotoarchief is de laatste, veilige opslagplaats voor uw originele afbeeldingen en de definitieve versie van alle bewerkte afbeeldingen. U bewaart minimaal twee exemplaren van uw archief. De gouden regel voor back-ups bestaat uit drie exemplaren van afbeeldingsbestanden, maar ik neem aan dat u ergens een actieve kopie van uw afbeeldingen hebt - in een online fotoalbum of synchronisatieservice, of afgedrukt in een verzameling.
U hebt uw originele afbeeldingen in uw archief geplaatst toen u uw originele afbeeldingsbestanden op een veilige plaats had geüpload en opgeslagen. Als u geen wijzigingen aanbrengt in uw foto's of video's, hoeft u niets meer aan uw archief toe te voegen. Maar als u wijzigingen aanbrengt, voegt u één (slechts één) kopie van uw definitieve versie van uw afbeeldingen aan uw archief toe. (Als u meer wilt weten over archieven - en waarom u maar één kopie van uw definitieve werkversie wilt opslaan - bekijkt u de Anatomy of a Digital Asset Management System.)
Als u JPEG's gebruikt voor opname- en definitieve afbeeldingen, vergeet dan niet om een code toe te voegen aan de bestandsnaam van de werkkopie van uw afbeelding. U kunt ook de definitieve versies van uw afbeeldingen opslaan in een map die duidelijk verschilt van de map die u voor uw originele afbeeldingen hebt gebruikt.
Als u maar één ding doet om uw digitale afbeeldingen en video's te beheren, is dit het belangrijkste wat u moet doen: maak een kopie van uw afbeeldingsbestanden en bewaar die kopie ergens anders dan waar u uw primaire set afbeeldingen bewaart. Ik bedoel niet gewoon een aparte mappenstructuur gebruiken. Ik bedoel, maak een back-up op een apart opslagapparaat, zelfs als je cloudopslag gebruikt en de opslagservice hun eigen back-ups maakt. U wilt een tweede fysieke kopie op een veilige plek wegstoppen.
USB-flashstations zijn ideaal voor fysieke back-ups. Ze zijn klein, stabiel en relatief goedkoop. Omdat er geen bewegende delen in een flashstation zijn, is het risico op mechanisch falen klein. En omdat u de flashdrive gebruikt voor langdurige opslag op een veilige plaats, hebt u geen USB 3.0 of codering nodig, wat de kosten met ongeveer de helft vermindert. Breng echter geen kwaliteit op voor kosten. Dit is een opslag voor de lange termijn waar we het over hebben, dus blijf bij de beproefde merknamen. Een garantie zal verloren beeldbestanden niet redden, maar een garantie is een teken dat de fabrikant achter zijn product staat.
Als u een productieve fotograaf bent, RAW fotografeert en een grote bestandsgrootte genereert, zijn flashstations misschien onpraktisch. Overweeg in dat geval externe harde schijven te gebruiken, maar ga op zoek naar een gerenommeerd merk dat gemaakt is voor reizen. Deze harde schijven zijn meestal bestand tegen schokken en stoten.
Gebruik geen cd's, dvd's of Blu-ray-schijven voor langdurige opslag. Zie voor een uitleg en alternatieven het snelle artikel 'Gegevensopslagmedia kiezen voor foto's en video: wanneer geen optische media moet worden gebruikt'.
Welke opslagmedia u ook kiest om te gebruiken nadat u uw back-up hebt gemaakt, label het. Je kunt veel USB-flashstations en zelfs een paar externe harde schijven in een schoenendoos krijgen, waardoor je schoenendoos een potentiële chaos van digitale gegevens wordt. Als u tags of labels aan uw opslagmedia toevoegt, kunt u gemakkelijk - en voor wie u ook volgt - de juiste afbeeldingen vinden.
Haal uw gekopieerde archief nu van de site. Maak een ruil met een vriend of familielid: u slaat hun back-up op en ze slaan de uwe op. Maak eens per jaar een punt om uw back-ups te controleren. Sluit de opslagmedia op uw computer aan en controleer of de bestanden aanwezig en leesbaar zijn.
Het allerbeste digitale asset managementsysteem is degene die u gebruikt. Het lijkt misschien arbeidsintensief of vervelend om je digitale schoenendoos te bouwen, maar echt, een regenachtig weekend werk zou je goed op weg moeten helpen, zo niet afgemaakt. Zodra u uw DAM-proces hebt geïnstalleerd, is het onderhoud van uw digitale schoenendoos een kwestie van een paar extra stappen die niet meer dan een paar minuten na elke opname in beslag nemen. De beloning is jarenlang herinneringen kunnen bekijken en een erfenis die u achterlaat voor degenen die u volgen.
Accentsconagua