Share
Moet u voor uw werk regelmatig e-mails, projectrapporten, voorstellen of andere lang geschreven mededelingen versturen? Als dat zo is, ben je niet de enige. Schrijven is een groot deel van veel banen. Volgens de National Association of Colleges and Employers zoeken 8 van de 10 ondervraagde werkgevers naar schriftelijke communicatievaardigheden over kandidaat-cv's..
Goede schrijfvaardigheden kunnen je geloofwaardiger maken. Wat nog belangrijker is: leren hoe je een betere schrijver kunt worden, kan je helpen effectiever te werk te gaan.
Leren hoe je beter kunt schrijven, kan bijdragen aan je geloofwaardigheid en je carrière helpen. (Afbeeldingsbron) Zelfs als u geen professionele schrijver bent, kunt u leren hoe u beter kunt schrijven. In dit artikel geven we tien stappen over hoe je een betere schrijver kunt worden, ongeacht je baan.
Voor veel niet-auteurs lijkt het verzoek om iets te schrijven misschien overweldigend. Je hebt misschien zelfs flashbacks voor schrijfopdrachten op school. Als je die schoolopdrachten niet leuk vond, zou je zelfs een beetje bang kunnen zijn dat je iets moet schrijven voor je baan.
Maar als u georganiseerd bent, kunt u op verzoek een professioneel document schrijven. De meeste mensen houden niet van schrijven, omdat ze niet begrijpen hoe ze het goed moeten doen. Maar paniek helpt je niet bij het voltooien van je schrijfopdracht.
Er zijn manieren om een betere schrijver te worden. Zoals elke andere werkgerelateerde taak, volgt goed schrijven een proces. In dit artikel ga ik dat proces met u delen. Dus of je nu een rapport, een memo, een brief of zelfs maar een lange e-mail schrijft, je kunt het aan. Volg eenvoudig deze eenvoudige stappen om een betere schrijver te worden.
Voordat je kunt beginnen met schrijven, moet je weten waarom je bent toegewezen om iets te schrijven. Met andere woorden, wat is het doel van uw schrijven? Om het doel van je schrijfproject te ontdekken, stel deze vraag: waar is dit voor?
Hier zijn enkele van de meest voorkomende doelen achter werkopdrachten:
Om enkele concrete voorbeelden te geven, is het mogelijk dat u een projectvoorstel heeft geschreven om financiering voor een aanstaand project te krijgen. Deze opdracht zal waarschijnlijk een aantal overtuigende teksten bevatten. Of uw manager heeft mogelijk om een e-mailoverzicht van uw huidige project gevraagd. Het e-mailoverzicht is waarschijnlijk informatief schrijven.
Soms zal het doel van je schrijven voor de hand liggen. Maar andere keren moet je het misschien vragen. Als je eenmaal begrijpt waarom je moet schrijven wat je gaat schrijven, ben je klaar om door te gaan naar de volgende stap.
Om je schrijven goed te laten zijn, moet hij accuraat zijn. In de meeste gevallen vereist dat kennis of onderzoek. Maak om te beginnen een lijst met alles wat u weet over het onderwerp waaraan u bent toegewezen. Als je iets niet weet, maar geloof dat het deel moet uitmaken van je schrijfopdracht, neem het dan op in de lijst met een vraagteken ernaast.
Als je illustraties of foto's nodig hebt voor je schrijfopdracht, is het een goed idee om deze op dit moment te vinden. In sommige gevallen moet u misschien een foto maken of een illustratie maken. En als uw schrijven moet worden goedgekeurd door het technische team of de juridische afdeling van uw bedrijf, geef die gebieden dan een waarschuwing dat uw project komt.
Ga vervolgens door de lijst die u hebt gemaakt en onderzoek de ontbrekende informatie (de items met de vraagtekens). In veel gevallen kan de informatie beschikbaar zijn binnen uw bedrijf. Wees niet bang om iemand om informatie te vragen die je niet hebt.
Als de informatie niet direct beschikbaar is, moet u mogelijk zelf onderzoek doen. Als de ontbrekende informatie veel extra werk van uw kant vereist, vraagt u uw manager of de persoon die het schrijfproject aan u heeft toegewezen of zij denken dat informatie echt nodig is voor deze opdracht.
Nu u de informatie heeft verzameld die relevant is voor uw schrijfproject, is het tijd om het te verfijnen. Blijf gefocust terwijl u beslist wat u nodig hebt en niet nodig hebt.
Het kan helpen om de informatie in een grove volgorde te plaatsen op basis van wat het belangrijkst is voor de persoon die uw geschreven document of e-mail ontvangt. Verwijder stukjes informatie die niet direct gerelateerd zijn aan je schrijfopdracht - maar gooi ze niet helemaal weg. Die extra informatie kan van pas komen als iemand extra vragen heeft nadat je je opdracht hebt ingeleverd of als je baas je een vervolgproject toewijst.
Als u bijvoorbeeld aan een projectvoorstel werkt, wilt u absoluut informatie opnemen die verklaart waarom het project belangrijk is. Als u informatie heeft over de geschiedenis van het project, is dat waarschijnlijk minder relevant voor uw voorstel.
Vanwege schoolopdrachten waarbij ingewikkelde contouren werden toegewezen die Romeinse cijfers moesten hebben en waarvoor scripties moesten worden afgelegd, zijn veel mensen uitgegroeid tot een hekel aan contouren. Maak je geen zorgen. Dit overzicht is er niet een van.
Zie voor deze korte schets een inleiding, minstens twee of drie hoofdondersteunende punten over het onderwerp dat je behandelt en een conclusie. Voeg de titel toe voor uw schrijfproject en u bent in principe klaar met uw schets. Kijk, dat was niet moeilijk!
Zorg ervoor dat uw introductie krachtig is - het is het eerste dat uw lezer goed kan zien wanneer zij uw document openen. Evenzo, besteed wat extra tijd aan je conclusie, want dit is het laatste wat ze zullen lezen. Bovendien moet je conclusie een call-to-action bevatten die de lezer vertelt wat hij moet doen als je een overtuigend stuk schrijft.
Vergeet niet dat dit geen school is. Je zult dit overzicht niet omzetten. De omtrek is om je te helpen organiseren, dus je bent de enige die zinvol moet zijn om.
Als al je voorbereidingen zijn voltooid, is het gewoon een kwestie van je overzicht invullen met de informatie die je eerder hebt verzameld. Houd het doel van uw schrijven in gedachten terwijl u schrijft.
In de meeste gevallen wilt u actieve stem gebruiken voor uw professionele schrijfproject. Het is voor de meeste mensen gemakkelijker om te lezen. Als u een overtuigend document schrijft (zie stap 2), zoals een verkoopbrief of een voorstel, moet u enkele verkoopwoorden toevoegen aan uw schrijven. En vergeet niet om de verkoop in uw call-to-action te vragen.
Als uw bedrijf een stijlgids voor schriftelijke communicatie heeft, houd dan ook deze vereisten in gedachten terwijl u schrijft. Als er geen stijlgids is, bekijk dan de stijl die in soortgelijke communicatie wordt gebruikt om een idee te krijgen van de schrijfstijl die aanvaardbaar is voor uw schrijven. Als u bijvoorbeeld een e-mail schrijft met uw huidige projecten, kunt u een collega vragen of ze een soortgelijke e-mail hebben geschreven en of ze bereid zijn om deze aan u te laten zien.
Zodra je een concept hebt geschreven, denk je misschien dat je klaar bent. Maar het leveren of verzenden van je schrijfopdracht, terwijl het nog steeds vol fouten zit, kan je er minder professioneel laten uitzien. Controleer uw document zorgvuldig om zeker te zijn dat er geen fouten zijn.
Begin met het gebruik van de spelling- en grammaticacontrole van uw schrijftool, maar vertrouw niet volledig op die. Spelling- en grammaticacontroles kunnen vele soorten veelgemaakte fouten missen. Dus je wilt je concept zorgvuldig en bedachtzaam lezen. Als je een vriend of collega hebt, kan het een goed idee zijn om hen te vragen fouten te lezen en op te zoeken.
Als iemand uw concept moet goedkeuren, willen ze dit misschien zien als u klaar bent met het controleren van uw document. Een grondige herziening van uw schrijven kan het verschil betekenen tussen goed schrijven en geweldig schrijven.
Hoe uw document eruitziet, kan van invloed zijn op hoe uw lezer reageert. Voor langere schrijfprojecten, in het bijzonder, wilt u een professionele sjabloon gebruiken om ervoor te zorgen dat uw document de juiste indruk wekt. En of u nu schrijft voor uw baas of voor een klant, die eerste indruk is belangrijk.
Als je illustraties of foto's hebt, kun je die in dit stadium ook toevoegen. Om een idee te krijgen van het verschil dat een professioneel sjabloon kan maken, bekijk deze artikelen met voorbeeldrapport en offertesjablonen:
Zoals u ziet, kan een professionele sjabloon uw schrijfopdracht samenvoegen en het een aantrekkelijke, samenhangende uitstraling geven. Gelukkig zijn er veel sjablonen van hoge kwaliteit beschikbaar. U vindt bijvoorbeeld honderden hoogwaardige sjablonen beschikbaar bij Envato Elements en GraphicRiver.
Als het gaat om eerste vertoningen, is ook belangrijk hoe uw document eruitziet wanneer het wordt ontvangen. Overweeg die eerste indrukken voordat u uw schrijfproject verzendt.
Als uw schrijfproject een e-mail was, zorg dan dat het een goede onderwerpregel heeft. Een goed onderwerp beschrijft waar de e-mail over gaat zonder te vaag te zijn. Tegelijkertijd moet uw onderwerpregel per e-mail kort en to the point zijn.
Als u een langer document aan het schrijven bent en dit gaat verzenden, onderzoekt u de verpakking. Indien mogelijk moet uw schrijfproject worden verstuurd in een envelop of doos met het bedrijfslogo erop. Er moet ook een rapportage en een begeleidende brief zijn waarin wordt uitgelegd waarvoor het document is bedoeld.
Afhankelijk van het type schrijfproject waar je aan hebt gewerkt, heb je gewoon een paar uur tot een paar dagen besteed aan het schrijven ervan. Maar de extra moeite is het waard geweest, omdat je schrijfstuk niet alleen goed is, het is ook geweldig. Nu bent u klaar om het document te verzenden.
Controleer uw leveringsgegevens om er zeker van te zijn dat deze bij de juiste persoon terechtkomen. Voor een afgedrukt document is die informatie waarschijnlijk een fysiek adres. Zorg ervoor dat je een e-mail naar het juiste e-mailadres stuurt.
Als u niets hoort van de ontvanger, is het prima om binnen een paar dagen contact met hen op te nemen om te controleren of ze deze hebben ontvangen. Je kunt ook aanbieden om eventuele vragen te beantwoorden.
Hier zijn Envato Tuts +, we hebben veel middelen om je schrijfvaardigheden te verbeteren. Veel van onze zelfstudies zijn van toepassing op specifieke soorten schrijven die u mogelijk moet doen. Hier zijn slechts enkele van onze handleidingen voor schrijven die u misschien wilt verkennen:
Zelfs als je geen schrijfachtergrond hebt, kun je leren hoe je beter kunt schrijven. De stappen in dit artikel zullen u helpen om een betere schrijver te worden, ongeacht uw beroep. Veel succes met je volgende schrijfopdracht!
Accentsconagua