Share
Of u nu foto's, rapporten of andere documenten deelt - het verzenden van bijlagen via e-mail van Microsoft Outlook is een handige manier om bestanden naar anderen te krijgen. Maar als u grote e-mails via Outlook-e-mail probeert te e-mailen, kunt u in de problemen komen. Dat komt omdat er een standaard limiet is voor de bestandsgrootte van Outlook.
Wat is de limiet voor een Outlook-e-mailbijlage? Het e-mailsysteem is standaard ingesteld op 20 MB. Als u probeert een groter bestand of een groep bestanden te verzenden met een totaal van meer dan 20 MB, ontvangt u waarschijnlijk een foutmelding. Gelukkig zijn er manieren om de limiet voor de bestandsgrootte van Outlook te omzeilen als u weet wat u moet doen.
In deze zelfstudie bekijken we de limiet voor de grootte van Outlook-bijlagen nauwkeurig. U leert de basisprincipes van het verzenden van Outlook-e-mailbijlagen. En we zullen workarounds bespreken voor het e-mailen van echt grote bestanden met MS Outlook.
Begin met de onderstaande korte video-screencast of verdiep je in de instructies in de zelfgeschreven handleiding. Leer hoe u kunt werken met Outlook-bijlagen en zip uw bestanden delen met Microsoft OneDrive.
Lees, voordat je verder leest, of je je wilt aanmelden voor de Tuts + Business-nieuwsbrief. Ontvang geweldige e-mailstrategieën in ons gratis e-boek: De ultieme gids voor inbox zero master.
Laten we nu eens nader bekijken hoe grote bestanden via Outlook kunnen worden gemaild:
Voordat u grote bestanden kunt toevoegen aan uw MS Outlook-e-mails, moet u de basisbeginselen van het bijvoegen van een bestand bij een bericht begrijpen. Laten we dat proces herzien:
Om te beginnen opent u Microsoft Outlook en maakt u een nieuw bericht:
Maak een nieuw bericht in Microsoft Outlook.Typ de tekst van uw Outlook-e-mailbericht. U bent nu klaar om een bestand bij te voegen.
Klik vanuit uw nieuw bericht op de Bijlage pictogram in het lint. Er verschijnt een lijst met recentelijk gebruikte items. Als het bestand dat u wilt bijvoegen niet in de lijst voorkomt, scrolt u naar beneden en klikt u op Blader door deze pc keuze. File Explorer wordt geopend. Navigeer naar het bestand dat u wilt toevoegen aan uw Outlook-e-mail:
Zoek het bestand dat u bij uw e-mail wilt voegen.Klik op het bestand dat u bij uw e-mail wilt voegen om het te selecteren. Klik vervolgens op de invoegen knop. Het bestand is bij de e-mail gevoegd. U ziet het bestand onder de onderwerpregel van de e-mail (in dit geval een miniatuur van de foto die ik heb bijgevoegd):
Een Outlook-e-mail met een bijgevoegd bestand.Nadat u het bestand hebt bijgevoegd, bekijkt u de tekst van uw bericht zorgvuldig. Klik vervolgens op de Sturen knop aan de linkerkant om uw bericht te verzenden.
Hoewel het gemakkelijk is om een bestand bij een MS Outlook-bericht te voegen, is er een maximale bestandsgrootte van 20 MB. Als u de limiet voor de grootte van Microsoft-bijlagen overschrijdt, wordt een foutbericht weergegeven:
Als de totale bestandsgrootte van alle bestanden die u aan uw e-mail hebt gekoppeld groter is dan de maximale bestandsgrootte van de bijlage, krijgt u een foutmelding.De bestandsgrootte van de bijlage is cumulatief. In het bovenstaande voorbeeld wordt het foutbericht weergegeven wanneer een extra bestand wordt bijgevoegd. Hoewel geen van de bijgevoegde bestanden de beperking zelf overschrijden, zijn ze in totaal meer dan 18 MB. Het extra bestand is nog eens 4 MB, waarmee de totale bijlagen meer dan 22 MB groot zijn.
Naast de limiet voor de bestandsgrootte van Microsoft Outlook, is het belangrijk om te onthouden dat sommige mailproviders een limiet hebben voor de grootte van bijlagen die hun systeem zal ontvangen. Dus als uw e-mail een grote bijlage (of meerdere bijlagen) heeft, wordt uw bericht mogelijk niet afgeleverd.
Er zijn verschillende methoden om de beperkingen van de bestandsgrootte van Outlook-bijlagen te omzeilen, waaronder:
Hier volgen instructies over het gebruik van elk van deze methoden:
Als u bijlagen met afbeeldingsbestanden gebruikt, kunt u de automatische formaataanpassing van Microsoft Outlook gebruiken om de afbeeldingsgrootte te verkleinen. Om de functie te gebruiken, klikt u op het dossier tab in de linkerbovenhoek van uw berichtvenster. Je ziet het volgende scherm:
U kunt de grootte van grote afbeeldingsbestanden automatisch aanpassen in MS Outlook.Klik op de schakelknop links van de Wijzig het formaat van grote afbeeldingen wanneer ik dit bericht verzend om Outlook automatisch de grootte van je afbeeldingbestanden te laten wijzigen.
Opmerking: de afbeeldingsbestanden worden van grootte veranderd wanneer u op de knop klikt Sturen knop. In het bovenstaande voorbeeld kunt u het aanvullende bestand nog steeds niet toevoegen.
Om een idee te krijgen van de hoeveelheid verkleinde afbeeldingen, kunt u het verzonden bericht bekijken:
Outlook heeft de afbeeldingen aangepast die bij deze e-mail horen.Zoals u kunt zien, is zelfs het grootste bestand van 5 MB, Regional (6) .jpg, nu slechts 284 KB (.277 MB).
De automatische formaatwijziging werkt alleen als de foto's zijn bijgevoegd bij uw e-mailbericht en zijn verzonden. Als je dat hebt gedaaningesloten de afbeeldingen in uw bericht, kunnen ze niet worden aangepast met behulp van deze methode. U kunt dus met deze methode geen groot afbeeldingsbestand verzenden. Maar het kan de grootte van de afbeeldingen die u verzendt, verkleinen, waardoor de kans groter is dat ze worden geaccepteerd door het e-mailsysteem van de ontvanger.
De automatische formaataanpassing van Outlook is erg handig, maar werkt niet voor sommige typen bestanden. Stel dat u een grote spreadsheet of ander groot document had dat u per e-mail wilde verzenden. De functie voor het wijzigen van de grootte zou niet werken. Videobestanden zijn een ander type bestand dat vaak de limiet voor Outlook-e-mailbijlagen overschrijdt, maar die niet kan worden aangepast met de functie voor het wijzigen van de grootte.
Het antwoord op het antwoord voor deze grote bestandstypen is om ze te comprimeren met behulp van een zipbestand voordat u ze aan uw Outlook-e-mail koppelt. Een zipbestand kan ook meerdere bestanden combineren tot een enkel bestand.
Als u het zipbestand maakt, worden uw bestanden automatisch gecomprimeerd, maar dit is niet handig voor bestandstypen die al zijn gecomprimeerd. Bijvoorbeeld .jpg - een populair afbeeldingsformaat - bevindt zich al in een redelijk gecomprimeerde staat. Dus het zippen van bestanden van dit type zal de grootte niet veel verminderen.
Wanneer de ontvanger het zipbestand ontvangt, extraheren ze eenvoudig de bestanden uit het zipbestand. Laten we beginnen. In dit voorbeeld laat ik u zien hoe u grote bestanden van dit type per e-mail kunt e-mailen.
Het eerste dat u moet doen, is uw grote bestanden zipen. Ga naar Windows Bestandsverkenner en zoek de bestanden die u wilt rippen. Gebruik CTRL + Shift om meerdere bestanden te selecteren. Hier is een voorbeeld van geselecteerde bestanden:
Selecteer de bestanden die u wilt inpakken Bestandsverkenner.In dit voorbeeld gebruik ik grote videobestanden. Merk op dat de geselecteerde bestanden samen iets meer zijn dan de 20 MB-limiet. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde bestanden om een pop-upmenu te openen:
U kunt grote bestanden comprimeren via de Windows Zip-functie.Ga naar Verzenden naar> Gecomprimeerde (gezipte) map. Het systeem maakt automatisch een gecomprimeerd bestand met alle bestanden die u hebt geselecteerd:
Het gecomprimeerde zipbestand bevat elk van de originele bestanden.Merk op dat de zip-bestandsgrootte kleiner is dan het gecombineerde totaal van de originele bestanden. Als je wilt, kun je dit bestand nu hernoemen
Nadat u uw zipbestand hebt gemaakt, kunt u dit koppelen aan een Outlook-e-mailbericht met behulp van de stappen om een bijgevoegd bestand te verzenden dat ik eerder heb beschreven. Als u klaar bent, klikt u op de Sturen knop.
Zodra uw ontvanger de e-mail heeft ontvangen met een bijgevoegd zipbestand, hoeven ze de bestanden alleen maar uit te pakken. Het is gemakkelijk als je weet wat je moet doen. Hier is een e-mail met een bijgevoegd zipbestand:
Nadat u een zipbestand hebt gemaakt, kunt u het gecomprimeerde bestand als bijlage toevoegen aan een Outlook-e-mail.Als u vanuit een ontvangen Outlook-e-mail toegang wilt krijgen tot de bestanden in een zipbestand, klikt u op de pijl omlaag rechts van het bestand. Selecteer de Opslaan als keuze:
Begin door het gecomprimeerde bestand op te slaan op uw computer.Bewaar het zip-bestand in de map op uw computer waar u het wilt opslaan. Gebruik vervolgens Windows File Explorer om naar de map te gaan waar je het zipbestand hebt opgeslagen. Klik op het bestand om het te selecteren. Klik vervolgens met de rechtermuisknop om het pop-upmenu te openen:
Nadat u het zipbestand hebt opgeslagen, kunt u de bestanden die het bevat, uitpakken.Selecteer de Alles uitpakken menu-optie.
Kies een maplocatie om de uitgepakte bestanden op te slaan.Kies de locatie voor de uitgepakte bestanden en klik op de Extract knop. De bestanden worden geëxtraheerd naar de door u geselecteerde locatie.
U kunt ook een groot bestand in een cloudopslaggebied plaatsen en het vervolgens delen. Gemeenschappelijke cloudopslagservices zijn Dropbox, Google Drive en OneDrive.
OneDrive is het cloudopslaggebied van Microsoft. Het is ingebouwd in Windows. Als u een Microsoft-account hebt, kunt u maximaal 15 GB opslaan op uw gratis OneDrive-account. U kunt OneDrive vinden in uw Windows File Explorer (let op het pictogram dat op een wolk lijkt):
OneDrive is het cloudopslaggebied van Microsoft.Laten we eens kijken hoe we grote bestanden kunnen delen met Microsoft OneDrive. In het bovenstaande voorbeeld heb ik al een aantal mappen gemaakt, waaronder een map Gedeelde bestanden. Om de bestanden te delen via OneDrive, open ik twee exemplaren van Bestandsverkenner op mijn pc. Ik klik op de bestanden die ik wil delen om ze te selecteren en sleep ze vervolgens naar de map OneDrive:
U kunt de geselecteerde bestanden naar een OneDrive-map slepen.Zodra de bestanden in de map staan die u wilt delen, klikt u met de rechtermuisknop op de mapnaam om een pop-upmenu te openen. kiezen Meer opties voor OneDrive Sharing. De Een schijf venster opent met de Deel 'Gedeelde bestanden' dialoog venster:
Plaats de gekopieerde link in uw Outlook-e-mail om de grote videobestanden te delen.Je zult verschillende manieren zien om de bestanden in je map te delen, ook via sociale media. Om de bestanden te delen via Microsoft Outlook, klikt u op Kopiëren om de weergegeven koppeling naar het klembord te kopiëren.
Open Microsoft Outlook en maak een nieuw bericht. druk op CTRL + V om de link in je e-mailbericht te plakken:
De ontvanger kan op de koppeling klikken om toegang te krijgen tot de gedeelde bestanden.Als u klaar bent, klikt u op de Sturen knop om uw e-mailbericht te verzenden. Wanneer een bericht is ontvangen, kan de ontvanger op de koppeling in de e-mail klikken om toegang te krijgen tot de grote bestanden die u hebt gedeeld.
In deze zelfstudie hebt u geleerd hoe u grote bestanden in Microsoft Outlook kunt e-mailen. U hebt zelfs geleerd hoe u grote videobestanden via Outlook kunt verzenden.
Als u grote bestanden via e-mail wilt verzenden, is het belangrijk om de bestandsgroottelimiet MS Outlook te begrijpen. Met de methoden die u in deze zelfstudie hebt geleerd, kunt u echter een Outlook-bijlage delen, zelfs als deze de limiet voor de bestandsgrootte van Outlook overschrijdt.
Accentsconagua