Share
Meer dan 89 miljard zakelijke e-mails worden elke dag verzonden volgens recente statistieken die zijn gepubliceerd in Mashable. Dat is niet eens inclusief de meer dan 55 miljard persoonlijke e-mails die elke dag worden verzonden.
E-mail is een belangrijk onderdeel van de manier waarop we zaken doen en ons leven leiden. Toch weten maar weinig mensen de juiste manier om een professionele zakelijke e-mail te starten en te beëindigen om de beste resultaten te behalen.
In deze zelfstudie laat ik u de beste manier zien om een professionele zakelijke e-mail te starten en te beëindigen. Ik zal ook e-mailstijl uitleggen en het belang bespreken van het identificeren van je doelgroep.
E-mail schrijven (grafische bron) Lees voordat u in dit bericht springt professionele e-mailstrategieën in ons nieuwe e-boek, De ultieme gids voor Inbox Zero Mastery (pak hem nu gratis):
Voordat u een effectief begin en einde van uw e-mail kunt schrijven, moet u de doelgroep voor uw e-mail identificeren. Een doelgroep is wie u probeert te bereiken met uw e-mail. Het kan een specifiek individu of een groep mensen zijn.
Een webontwikkelaar die bijvoorbeeld een zakelijke e-mail naar een bedrijf schrijft om te kijken of ze webontwikkelingswerk nodig hebben, heeft een doelgroep van de personeelsverantwoordelijke. In tegenstelling, een e-mail die naar uw vriend is geschreven om te zien of er openingen zijn voor een webontwikkelaar in het bedrijf waar ze werken, heeft een doelgroep van uw vriend.
Het is belangrijk om te weten wie u probeert te bereiken met uw e-mail. Uw doelgroep beïnvloedt uw stijl van e-mailschrijven, inclusief uw e-mailbegin en -einde. Dit zijn de twee meest voorkomende e-maildoelgroepen:
Het is een goed idee om zoveel mogelijk te leren over uw doelgroep. Als dat kan, adresseer dan uw e-mail aan iemand die u kent binnen de bedrijfsorganisatie waar u naartoe schrijft.
Als u niemand in de organisatie kent, probeer dan de naam en titel te vernemen van de persoon naar wie u schrijft en deze in de e-mail te gebruiken. Mensen reageren sneller wanneer ze rechtstreeks worden geadresseerd.
Soms moet u een e-mail sturen naar een onbekende doelgroep. U kunt bijvoorbeeld een advertentie voor een freelance optreden beantwoorden en de advertentie bevat niet de naam van een persoon. Ondanks je beste onderzoek naar het bedrijf, kun je niet achterhalen aan wie de e-mail moet worden gericht. In deze gevallen is het meestal het beste om uw e-mail te starten met een generieke, maar vriendelijke, opening zoals 'Hallo'.
Vermijd "voor wie het kan zorgen", dat te stijf en formeel klinkt.
Je publiek beïnvloedt ook de stijl en toon van je e-mail. Een professionele zakelijke e-mail die u naar een vriend stuurt, kan minder formeel en persoonlijker zijn dan een zakelijke e-mail die u naar iemand stuurt die u amper kent of iemand die u nog nooit ontmoet hebt.
Geef indien mogelijk uw e-mailadres aan een persoon. Er zijn echter een aantal bedrijfssituaties waarbij u mogelijk een groeps-e-mail moet verzenden. Hier zijn slechts een paar voorbeelden:
Ik weet zeker dat je andere voorbeelden kunt bedenken die van toepassing zijn op je eigen bedrijf.
Als u een e-mail naar een groep verzendt, is het een goed idee om gemeenschappelijke kenmerken van de groep voor te stellen. Dat kan u helpen beslissen hoe u uw e-mail adresseert en welke toon u moet gebruiken.
Een e-mail die naar een groep advocaten wordt gestuurd, zou bijvoorbeeld formeler zijn dan een e-mail die naar een groep universiteitsstudenten wordt gestuurd.
De stijl die u gebruikt om uw e-mail te schrijven, is van invloed op de effectiviteit van uw e-mail. Ook zullen het begin en het einde van uw e-mail anders zijn, afhankelijk van de stijl die u kiest.
Er zijn drie dingen die u moet weten over e-mailstijl:
Laten we eens kijken naar elk e-mailstijlprobleem.
Jaren geleden werden alle zakelijke zakelijke e-mails met een formele stijl verzonden. U hebt misschien geleerd om een formele stijl te gebruiken om al uw zakelijke e-mails te schrijven.
Het grootste probleem met veel formele e-mailgroeten is dat ze stijf klinken.
Besteed aandacht aan de conventies in de organisatie waarnaar u schrijft. Tegenwoordig geven veel organisaties de voorkeur aan een informele, informele e-mailstijl, zelfs voor zakelijke zakelijke e-mails.
Hoewel een formele e-mailstijl bij veel bedrijven werkt, geven sommige bedrijven de voorkeur aan een minder formele stijl. Hier zijn enkele aanwijzingen dat het gebruik van minder formele taal in uw e-mail gepast is:
Een van de grootste problemen met e-mails is dat de ontvanger uw lichaamstaal niet kan zien. Dit kan misverstanden veroorzaken.
Ik heb bijvoorbeeld altijd geschreven wat ik dacht dat professionele e-mails waren. Ik kwam meteen ter zake nadat ik de ontvanger heb geadresseerd en heb alleen het onderwerp behandeld dat ik wilde bespreken. Ik was geschokt toen een van mijn klanten terugschreef en me vroeg waarom ik zo onvriendelijk was in mijn e-mails. Ik moest de manier waarop ik e-mails schreef opnieuw bekijken.
Voor e-mails aan die klant heb ik aan het begin van elke e-mail een vriendelijkere zin toegevoegd, zoals:
Wat resulteerde in een positieve reactie. Houd er echter rekening mee dat u geen frasen moet openen die te stijf aanvoelen, zoals:
Het doel is om contact te maken met de ontvanger voordat u begint aan het onderwerp van uw e-mail.
Hoe start je een zakelijke e-mail? Uw e-mailbegin is het eerste wat een ontvanger ziet. Een goed begin betekent dat u een goede indruk achterlaat. Een slecht e-mailbegin kan betekenen dat uw zakelijke e-mail direct naar de prullenbak gaat.
Hier zijn de drie elementen van een goed e-mailbegin:
Laten we naar elk element kijken.
De meeste e-mailontvangers scannen de onderwerpregels in hun postvak IN om te beslissen welke e-mails belangrijk zijn en welke later kunnen worden behandeld of verwijderd. Als u wilt dat uw professionele zakelijke e-mail wordt gelezen, is een goede onderwerpregel per e-mail van essentieel belang.
David Masters heeft veel advies over het maken van hoogpresterende e-mailonderwerpen:
Masters wijst erop dat goede e-mail onderwerpregels relevant zijn voor het publiek, specifiek waar mogelijk, en gepersonaliseerd zijn. Ook mislukken e-mailonderwerpen die te hard proberen de aandacht van de lezer te trekken. Uitroeptekens zijn niet gelijk aan hogere open tarieven. En stuur nooit een e-mail met een lege onderwerpregel. Veel e-mailsystemen sorteren berichten met lege regels naar de map Spam.
De aanhef van een e-mail is aan wie de e-mail is gericht. In meer formele e-mails wordt het vaak voorafgegaan door het woord 'Beste'.
Enkele voorbeelden van openingen van zakelijke zakelijke e-mails zijn:
'Geachte heer' en 'Geachte mevrouw' die alleen wordt gebruikt, kan aanstootgevend zijn als u niet weet of u een man of een vrouw schrijft. Probeer "Geachte heer of mevrouw" als u deze begroeting wilt gebruiken.
"Hallo", hoewel minder formeel, heeft ook minder kans om te beledigen en is een goede manier om een e-mail te starten wanneer u de naam van de ontvanger niet kent.
Wanneer u schrijft naar iemand die zich in een gezagspositie bevindt of ouder is dan uzelf, begint u de e-mail met "Geachte heer Jones," "Geachte mevrouw Lopez" of "Geachte Dr. Smith." Bijvoorbeeld, "Beste Dr. Smith" zou een respectvolle manier zijn voor een student om een e-mail te starten naar een universiteitsprofessor. Vermijd het gebruik van "Miss" of "Mrs", aangezien de burgerlijke staat meestal niet relevant is.
Wanneer u de voor- of achternaam van een persoon gebruikt, controleer dan altijd de spelling van de naam. Een verkeerd gespelde naam laat een slechte indruk achter.
Als de organisatie minder formele e-mails aanmoedigt, kan het passend zijn om een e-mail te starten met een eenvoudige 'Hallo'. Als u de voornaam van de persoon kent, neemt u deze op. Bijvoorbeeld: "Hallo John."
Maar wees voorzichtig. Terwijl informele begroetingen als vriendelijker worden ervaren, kun je te ontspannen zijn. Als je niet zeker bent, is het beter om iets te formeel te zijn met je e-mail aanhef.
Er bestaat zoiets als te informeel zijn met een zakelijke e-mail. De meeste experts zijn het erover eens dat sms-afkortingen nooit een goede manier zijn om een zakelijke e-mail te starten of te beëindigen. Hier zijn enkele voorbeelden van sms-berichten die u niet moet gebruiken in een zakelijke zakelijke e-mail:
De eerste zin van een e-mail bepaalt of de ontvanger doorgaat met lezen. Een goede eerste zin is hoe u een professionele e-mail kunt starten. Ik kan niet beginnen te vertellen hoeveel e-mails ik heb verwijderd omdat de eerste regel me vertelde dat de persoon geen zaken had geschreven.
Hier zijn enkele voorbeelden van slechte openingsregels en hoe u ze kunt oplossen:
Wanneer u naar iemand schrijft die u niet kent, maar een verbinding hebt, raadpleegt u die verbinding. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik heb genoten van uw presentatie over de bruikbaarheid op de [organisatienaam] vergadering van vorige maand" of "Ik heb uw recente artikel over [onderwerp] gelezen in de XYZ-publicatie."
Pas op, doe niet alsof er een verbinding is als dat niet het geval is. Als u de presentatie van de ontvanger niet hebt bijgewoond of hun artikel niet hebt gelezen, is het voor hen eenvoudig om dit te ontdekken. Als schrijver krijg ik vaak e-mails van mensen die beweren mijn artikel te hebben gelezen, maar verdere discussie met hen maakt het duidelijk dat ze alleen naar de kop hebben gekeken.
Ben je ooit aan het einde van een e-mail gekomen en voel je je onzeker over hoe je het kunt beëindigen? Je bent niet alleen. Het sluiten van een e-mail is ook belangrijk. Dat is een van de redenen waarom Envato Market tientallen professionele sjablonen voor e-mailhandtekeningen heeft die alle elementen bevatten van een goed e-mailadres. Hier is een voorbeeldontwerp van de zwarte sjabloon voor e-mailhandtekeningen:
Black Email Signature Template. Bevat 30 lay-outvariaties met HTML & Photoshop-bestanden.Ik herinner me dat ik een paar jaar geleden opgeschrikt werd door een klant die zijn e-mail met de woorden "Love Ya" op me sloot. Ik had net een enorme klus voor hem afgemaakt, maar ik kende hem niet echt goed. Het bleek dat hij gewoon dankbaar was dat ik beschikbaar was om zo'n grote klus te klaren op zo'n korte termijn, maar zijn te vertrouwde einde maakte me op dat moment een beetje ongemakkelijk.
Hier zijn de elementen van de juiste manier om een e-mail te sluiten:
Net als bij het begin van de e-mail, zijn sms-termen niet aanvaardbaar in een zakelijke e-mail. Hier zijn enkele voorbeelden van te vermijden sluitingen:
Neem uw e-mailleer verder, zodat u niet alleen beter kunt schrijven, maar uw e-mailinbox ook georganiseerd en productief kunt houden. Tijdige antwoorden en het bijhouden van de massa e-mails die u ontvangt, zijn net zo belangrijk als effectieve e-mailschrijftechnieken.
Grijp ons gratis ebook: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit boordevol bruikbare strategieën om u te helpen uw e-mail professioneler te beheren.
U kunt effectieve start- en eindpunten voor professionele zakelijke e-mails maken. Om samen te vatten wat we in deze tutorial hebben geleerd, start en stop je professionele zakelijke e-mails door:
Lees meer over het schrijven van professionele e-mails in deze uitgebreide tutorial:
Of bekijk onze Leergids (reeks tutorials) over: Effectieve zakelijke e-mails schrijven.
Accentsconagua