Share
Is uw bedrijf op zoek naar een effectieve manier om contact te maken met externe werknemers? Online videobellen is een belangrijke manier voor externe teams om contact te houden. Maar sommige werknemers en bedrijven zijn nog steeds niet bekend met het houden van een effectieve videoconferentie
Zelfs als uw bedrijf tegenwoordig niet afhankelijk is van externe teams, is de kans groot dat dit in de nabije toekomst zal gebeuren. Werken op afstand is een belangrijk onderdeel van de manier waarop de meeste bedrijven worden geleid. Externe werknemers kunnen een zakelijk geld besparen omdat er over het algemeen minder overhead is met een externe medewerker. Het inhuren van externe werknemers geeft een bedrijf ook toegang tot een bredere en meer diverse beroepsbevolking. Recente cijfers van de American Community Survey van de United States Census Bureau geven aan dat 13,4 miljoen mensen in de VS vanuit huis werken. In het Verenigd Koninkrijk wezen recente gegevens van het Office for National Statistics erop dat meer dan 4,2 miljoen mensen minstens een deel van de tijd thuis werken.
Online videobellen is een belangrijke manier voor externe teams om contact te houden. (Bron afbeelding: Envato Elements)Goede communicatie is essentieel voor elk succesvol bedrijf. Toch bleek uit een studie dat externe werknemers zich vaak buitengesloten voelen (Harvard Business Review). Online videobellen kan helpen bij het oplossen van communicatieproblemen en het verlichten van gevoelens van losbandigheid. Online videoconferenties kunnen ook een middel zijn voor teams op afstand om contact te houden en om ervoor te zorgen dat het team op schema ligt om doelen en deadlines te halen.
In deze zelfstudie delen we wat u moet weten om aan de slag te gaan met online videobellen voor zakelijke conferenties. We beginnen met de tools die je nodig hebt om deel te nemen aan een videogesprek. Daarna bespreken we hoe u zich kunt voorbereiden op een videoconferentie en wat u moet doen terwijl u deelneemt aan een live conf. noemen. Ten slotte gaan we in op wat u moet doen als uw videogesprek voorbij is.
De hulpmiddelen die u nodig hebt voor uw online videogesprek variëren, maar hoogstwaarschijnlijk begint u met software voor webvideoconferenties. Bekijk dit artikel voor een overzicht van enkele van de verschillende beste beschikbare software-opties voor videoconferenties:
De meeste software voor videoconferentiesessies is afhankelijk van internet, dus zorg dat u een verbinding tot uw beschikking heeft. Je hebt ook een aantal hardwaretools nodig voor je videogesprek, inclusief een:
Zorg ervoor dat u de hardwareaanbevelingen bekijkt voor de videoconferentiesoftware die u hebt gekozen. U kunt ook enkele richtlijnen vinden voor het kiezen van goede hardware in dit artikel over het opzetten van een professionele webinar:
Misschien vindt u deze cursus ook nuttig:
Nadat u de juiste gereedschappen en apparatuur hebt geselecteerd, is het tijd om u voor te bereiden op uw online gesprek.
Als u wilt dat uw facetime-conferentiegesprek of ander live videogesprek succesvol is, moet u voorbereid zijn. In deze sectie bespreken we vier gebieden waar u op moet letten:
Laten we elk gebied apart bekijken.
Het eerste gebied waar je aandacht aan wilt schenken, is hoe je eruit ziet. Je werkt mogelijk thuis, maar als je deelneemt aan een live videogesprek, moet je er representatief uitzien. Dat betekent hetzelfde soort kleding dragen dat je op kantoor zou dragen (als je erin ging) voor je videoconference. bellen, maar kies voor een comfortabele versie ervan, rekening houdend met de temperatuur. Hier is een korte video waarin het uiterlijk van de camera wordt besproken.
Sommige van deze richtlijnen in deze tutorial zijn ook van toepassing op telefonische vergaderingen:
Overweeg ook wat er in de oproep direct achter je zal verschijnen. Is het een rommelig kantoor? Een rommelig prikbord? Een muur vol met posters? Al deze kunnen van invloed zijn op hoe je wordt waargenomen. Neem even de tijd om een deel van het kantoor op te fleuren dat zichtbaar is voor de deelnemers aan uw online gesprek.
Er is meer nodig om een succesvolle conference call te hebben dan gewoon de juiste outfit te kiezen. U moet er ook voor zorgen dat de omgeving zich vlak voor de conferentie bevindt.
Zorg ervoor dat de kamer die u zult gebruiken voor de telefonische vergadering goed verlicht is. Zacht, natuurlijk licht is het beste. Maar vermijd tegenlicht, wat kan gebeuren als u voor een raam zit. Idealiter zou de lichtbron achter uw computerscherm worden geplaatst.
Je zult ook willen zorgen dat je ruimte afleidingsvrij is. Dat kan betekenen dat familieleden weten dat u in gesprek bent (en niet beschikbaar), zodat ze niet per ongeluk onderbreken. Zorg er ook voor dat de beltoon op je telefoon tot zwijgen wordt gebracht gedurende de duur van het gesprek en schakel alle meldingen uit die je hebt ingesteld op je computer of smart-apparaten.
Als je regelmatig conf. Hebt. gesprekken gepland met uw team, kunnen ze min of meer informeel zijn. Helaas kunnen ongeplande oproepen soms lastig en tijdrovend worden, wat bijdraagt aan uw productiviteit en productiviteit van uw team.
U kunt tijd besparen door te plannen wat van tevoren zal worden besproken. Als u de telefonische vergadering organiseert, stuurt u een agenda. Maar zelfs als u de vergadering niet host, kunt u nog steeds een persoonlijke lijst met onderwerpen maken waarvan u de teamleden wilt laten weten. Het hebben van een dergelijke lijst kan de vergadering op schema houden.
Een presentatie, zoals een PowerPoint-presentatie, is ook een goede manier om informatie snel en efficiënt aan teamleden te presenteren. En met veel tools voor webconferenties kunt u een presentatie integreren in uw videogesprek. Een toegevoegde bonus van het gebruik van een presentatie is dat je naar teamleden kunt sturen die de conf. bel evengoed als naar deelnemers nadat de vergadering voorbij is.
Als u besluit een presentatie te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat deze er professioneel uitziet. De snelste manier om dat te doen, is door een vooraf gemaakte presentatiesjabloon te gebruiken zoals die beschikbaar is via Envato Elements of GraphicRiver.
Als u een van de honderden presentatiesjablonen gebruikt die beschikbaar zijn via Envato Elements, kan uw live videogesprek professioneler lijken.Envato Elements is een all-you-can-download-service die u toegang biedt tot hoogwaardige creatieve middelen, zoals presentatiesjablonen, WordPress-thema's, stockfoto's en meer. Met GraphicRiver kunt u voor elk activum betalen wanneer u het nodig hebt.
Wilt u meer weten over het maken van een geweldige presentatie, download dan ons eBook over presentaties: De complete handleiding voor het maken van geweldige presentaties. Het is gratis wanneer u zich abonneert op de Envato Tuts + Business-nieuwsbrief.
Zodra u uw apparatuur hebt en gepland voor uw webconferentie, is het tijd om te bellen. Hier zijn enkele richtlijnen die moeten worden gevolgd op de dag van de oproep:
U hebt net geleerd hoe u de software en hardware selecteert die u nodig hebt om deel te nemen aan of een live videogesprek te houden, en hoe u die oproep plant en eraan deelneemt. Maar als het gesprek voorbij is, ben je nog niet klaar. Er zijn een aantal vervolgtaken die u moet uitvoeren. Hier zijn er een paar:
Als uw vergadering geen routinebijeenkomst was, overweeg dan om een bedankbriefje te sturen. Een bedankbriefje is vooral belangrijk na een interview, zelfs tijdens een webinterview. Volgens een onderzoek van Robert Half stuurt minder dan een kwart van alle interviewdeelnemers een bedankbriefje na een interview. Toch bleek uit dezelfde studie dat meer dan de helft van de HR-professionals een bedankbriefje nuttig vindt.
Maar zelfs als uw videogesprek geen interview was, kan een bedankbriefje nog steeds een goede manier zijn om een positieve indruk te maken als het gesprek een persoon betreft die extra inspanningen levert in uw naam. Voor instructies over het schrijven van een goede bedankmail, bestudeer deze tutorial:
Nadat uw live videogesprek is beëindigd, neemt u even de tijd om uw vergadernotities echt te bestuderen. Besteed aandacht aan items die u niet begreep en aan items die actie vereisen van uw kant. Voor items die u niet begrijpt, neemt u zo snel mogelijk contact op met de presentator of de vergaderingorganisator om een opheldering te krijgen. Gebruik de tips in deze zelfstudie om een professionele e-mail te schrijven:
Voor die taken waarvoor je moet handelen, moet je doorgaan met de vereiste acties. Als u de organisator van de vergadering bent en vindt dat de deelnemers aan de vergadering hun toegewezen taken niet voltooien, kunt u met de onderstaande handleiding een herinneringsmail schrijven:
We hebben de hardware en software besproken die u nodig hebt voor een live videogesprek. We hebben ook besproken hoe je je kunt voorbereiden op een video-conferentiegesprek. Bovendien hebben we gesproken over wat u moet doen tijdens een weboproep en hoe u daarna kunt doorgaan.
Met de richtlijnen die u in deze zelfstudie hebt geleerd, weet u hoe u videogesprekken kunt opzetten. Waarom begin je er vandaag geen te plannen? (En vergeet niet om een premium presentatiesjabloon van Envato Elements of GraphicRiver te downloaden om tijd te besparen.)
Accentsconagua