Share
Heeft uw kleine onderneming een werknemershandboek nodig??
Voor veel ondernemers lijkt een medewerkershandboek misschien het soort bureaucratische rompslomp waar alleen grote bedrijven zich zorgen over moeten maken. En sommigen weten misschien niet wat het is of hebben er zelfs maar over nagedacht. Maar in feite kan een handboek zeer waardevol zijn als u eenmaal meer dan een handvol werknemers gaat tewerkstellen.
In deze zelfstudie leert u hoe u een medewerkershandboek schrijft. Ontdek precies wat een medewerkershandboek is, waarom uw kleine bedrijf er misschien een nodig heeft en wat erin moet. We zullen ook enkele handige sjablonen en voorbeelden bekijken om u te helpen aan de slag met het maken van uw eigen handboek voor kleine werknemers.
Ben je klaar om je handboek voor kleine bedrijven te schrijven? (Fotobron)Een medewerkershandboek, soms ook een medewerkershandleiding of een handleiding voor beleid en procedures genoemd, is een document dat uw medewerkers vertelt wat ze kunnen verwachten wanneer ze voor u werken.
Hoewel het vaak praktische details behandelt zoals vakantietijd, voordelen, disciplinaire procedures, enzovoort, kan het ook een geweldige plek zijn om uw werknemers op andere manieren kennis te laten maken met het bedrijf. U kunt de waarden van uw bedrijf en het soort werkplek dat u daarin heeft, toelichten. U kunt werknemers laten weten met wie zij contact kunnen opnemen als ze vragen of problemen hebben. Er is nog veel meer dat je kunt bedekken - we zullen later in de tutorial meer in detail ingaan op de inhoud.
Er is geen vaste indeling voor het schrijven van een werknemershandboek. Dit is uw document en u kunt kiezen hoe u met uw werknemers wilt communiceren - sterker nog, de toon en indeling die u gebruikt, kunnen zelf iets communiceren over de waarden van uw bedrijf. Het handboek kan speels of formeel, eigentijds of traditioneel, grafisch beladen of tekstzwaar zijn. We zullen later in de zelfstudie enkele voorbeelden en sjablonen bekijken, zodat u kunt zien hoe andere bedrijven het hebben afgehandeld.
Traditioneel was het een gedrukt boek en veel bedrijven gebruiken dat formaat nog steeds. Maar u kunt het ook beschikbaar maken in digitale vorm, misschien toegankelijk op een bedrijfsintranet of gedeelde bestandsserver. Dat is met name handig als uw werknemers vaak reizen of op afstand werken - en vervolgens overal vandaan kunnen werken.
Het basisdoel van een werknemershandboek is om verwachtingen te stellen. Het laat uw werknemers weten welke voordelen en ondersteuning zij van u kunnen verwachten, en ook welke normen of werk en gedrag u in ruil daarvoor van hen verwacht. Het biedt aan beide zijden duidelijkheid.
Als je net begint en maar één of twee personeelsleden hebt, heb je misschien nog geen medewerkershandboek nodig. Informele communicatie werkt misschien prima op die schaal. Maar terwijl u begint uit te breiden, zult u echt de voordelen zien van het hebben van die duidelijke documentatie. We zullen enkele van die voordelen bekijken in de volgende sectie.
Als u niet overtuigd bent van de noodzaak van een handleiding of handboek in uw bedrijf, lees dan dit gedeelte om enkele voordelen te ontdekken.
Het belangrijkste punt van een werknemershandboek is het documenteren van alles wat een medewerker nodig heeft om zijn of haar werk te doen. Maar soms zal juist het documenteren van al deze dingen je helpen betere manieren te vinden om dingen te doen.
U schrijft misschien het gedeelte over het aanwezigheidsbeleid, bijvoorbeeld wanneer u zich realiseert dat het voor sommige functies niet uitmaakt of iemand te laat komt, zolang ze het werk maar gedaan hebben (terwijl anderen op een bepaald moment wachten) de tijd kan heel belangrijk zijn). Dus je bedenkt een flexibelere formule dan degene die je eerder gebruikte.
Je weet waarschijnlijk hoe het is om een nieuwe baan te beginnen. Zoveel nieuwe gezichten, een onbekend kantoor, verschillende processen en jargon van degenen die je gewend bent aan je oude baan. En je hebt meestal duizend vragen te stellen, en je hebt er geen zin in om ze te vragen, omdat iedereen in de buurt het zo druk heeft met hun eigen werk.
Een goed geschreven medewerkershandboek is perfect om nieuwe werknemers te helpen sneller hun weg te vinden. Hoewel ze misschien niet de hele boekomslag lezen om te bedekken, kunnen ze het gebruiken als snel naslagwerk om veel van hun vragen eenvoudig te beantwoorden.
Als u geen personeelshandboek hebt, kunt u constante vragen verwachten, niet alleen van nieuwe werknemers, maar ook van bestaande werknemers. Hoeveel vakantiedagen krijgen we? Op welke nationale feestdagen worden we betaald? Wat zijn de regels over belangenconflicten of werken op andere plaatsen?
Er zijn genoeg dingen op de werkplek die voor verwarring kunnen zorgen, en u zou uiteindelijk veel tijd kunnen besteden aan het beantwoorden van dezelfde vragen - of erger nog, werknemers hebben die het verkeerde beleid volgen omdat ze niet hebben gevraagd.
Soms hebben bedrijven hun beleid gedocumenteerd, maar op een gefragmenteerde manier. Sommige dingen worden geregistreerd op het intranet, maar op verschillende plaatsen, terwijl andere dingen alleen via e-mail worden gecommuniceerd. Wanneer werknemers iets moeten opzoeken, moeten ze een uitgebreide speurtocht ondernemen.
Dit kan irriterend zijn voor uw personeel en het is duidelijk geen efficiënte manier van werken. Een medewerkershandboek verzamelt alles samen op één plek, zodat u snel en eenvoudig informatie kunt vinden.
Hoewel het gemakkelijk is vast te lopen in de kern van beleid en procedures, is een medewerkershandboek ook uw kans om het verhaal van uw bedrijf te vertellen en uw medewerkers op de hoogte te houden van de waarden. Waarom bestaat uw bedrijf? Waar werken jullie allemaal naartoe? Hoe staat u tegenover zaken als diversiteit en sociale verantwoordelijkheid? Dit kan een geweldige manier zijn om uw werknemers gemotiveerd en energiek te maken en om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina komt over de waarden van het bedrijf.
Ik noemde in het eerste deel dat het basisdoel van het werknemershandboek is om duidelijke verwachtingen te stellen aan beide kanten. Die duidelijkheid kan u ook juridische bescherming bieden.
Laten we zeggen dat u bijvoorbeeld een van uw werknemers moet ontslaan wegens slechte aanwezigheid of het lastig vallen van een collega. De werknemer zou kunnen proberen je te dagvaarden voor onredelijk ontslag en beweren dat het nooit duidelijk werd gemaakt dat die dingen reden waren om ontslagen te worden. Als je dat beleid in je handboek hebt vastgelegd en hebt gedocumenteerd dat alle medewerkers daarvan kopieën krijgen, dan heb je een sterkere verdediging.
Zoals ik eerder al zei, is er geen vereiste indeling voor het schrijven van een werknemershandboek, maar er zijn enkele algemene secties die veel bedrijven en kleine bedrijven bevatten. In dit gedeelte bekijken we die gedeelten en wat u mogelijk wilt opnemen. Maar onthoud dat u hier altijd aan kunt toevoegen of het document kunt aanpassen om te beschrijven wat belangrijk is voor uw bedrijf.
Belangrijke notitie: In sommige rechtsgebieden zijn er arbeidswetgeving die bepaalde zaken voorschrijft die u in werknemershandboeken moet opnemen. Envato Tuts + heeft een wereldwijd publiek, dus we kunnen hier niet alle lokale variaties bespreken. Zorg ervoor dat u de lokale regelgeving die van toepassing is, onderzoekt. Het is ook een goed idee om een werknemershandboek te laten beoordelen door een advocaat, zodat u zeker weet dat u voldoet aan alle relevante wetten en uzelf niet kwetsbaar maakt voor toekomstige geschillen..
OK, laten we nu kijken naar de gemeenschappelijke secties die moeten worden opgenomen in een handboek voor kleine bedrijven.
Werknemershandboeken beginnen vaak met een algemene introductie en overzicht van het bedrijf. U kunt een korte geschiedenis van het bedrijf opnemen, een tijdlijn met belangrijke gebeurtenissen en een verklaring van belangrijke waarden en doelen.
Uw werknemers brengen veel tijd door op hun werk en hun veiligheid is het belangrijkste. Dit gedeelte vertelt mensen wat ze moeten doen in geval van een noodsituatie of een ongeluk op het werk, hoe ze toegang krijgen tot eerste hulp, brandveiligheidsprocedures, enzovoort.
Dit is jouw kans om je inzet voor gelijke kansen op de werkplek te laten zien en om te verklaren dat je geen discriminatie of intimidatie tolereert op basis van leeftijd, ras, religie, geslacht of seksuele geaardheid, handicap, enz..
U kunt ook meer informatie geven over wat discriminatie en intimidatie inhoudt, zodat mensen duidelijk zijn over wat er onder valt en werknemers een procedure geven die ze kunnen volgen als ze denken dat ze worden lastiggevallen of gediscrimineerd op de werkplek. Meer informatie over diversiteit vindt u in onze serie over diversiteit op de werkplek.
Geef de details op van wanneer en hoe werknemers kunnen verwachten te worden betaald, hoe belasting en andere aftrekken worden afgesloten en of ze in aanmerking komen voor overwerk (als sommige werknemers overuren krijgen en anderen niet, of als sommige zijn fulltime en anderen parttime, maken die classificaties heel duidelijk). U kunt ook details van andere soorten vergoedingen zoals bonussen en aandelenopties opnemen, indien van toepassing.
Geef vervolgens een gedetailleerd overzicht van alle bedrijfsvoordelen die u biedt, zoals ziektekostenverzekering, pensioenen enzovoort. U kunt hier ook informatie toevoegen over betaald verlofbeleid, zoals ouderschapsverlof, ziekteverlof, vakantietoeslag, enzovoort. Zie de vorige zelfstudie in deze serie voor meer informatie over voordelen:
Welke normen verwacht u van uw werknemers? Hier kunt u alles opgeven, van een dresscode tot het verwachte aanwezigheidsniveau en punctualiteit. Je kunt ook omgaan met zaken als internetgebruik en sociale media, als je daar beperkingen op wilt stellen.
Het is echter aan jou om te bepalen in hoeveel details je komt. Sommige bedrijven geven hier niet de voorkeur aan een punitief klinkende lijst met regels, maar geven algemene richtlijnen en laten werknemers over aan hun discretie. Je ziet later enkele voorbeelden. Er kunnen nog steeds enkele dingen zijn waarover u strikt en duidelijk moet zijn met uw handboek voor kleine werknemers, zoals de noodzaak om bedrijfs- en klantgegevens vertrouwelijk te houden.
Geef werknemers een duidelijk beeld van wat de reden voor disciplinaire maatregelen is en wat voor soort actie zal worden ondernomen. Laat hen ook weten wat ze kunnen doen als ze zich oneerlijk behandeld voelen. Vervolgens kunt u het beleid uiteenzetten van wat er gebeurt in geval van beëindiging.
Houd er rekening mee dat disciplinaire procedures die u in deze sectie uiteenzet, mogelijk bindend zijn, dus wees voorzichtig met het plegen van alles wat u niet in elk afzonderlijk geval wilt volgen. Als u bijvoorbeeld in het handboek zegt dat u een reeks verbale en schriftelijke waarschuwingen voor disciplinaire kwesties geeft, kunt u in de problemen komen als u later een medewerker ontslaat zonder al die waarschuwingen te hebben gegeven.
Het is belangrijk om te documenteren dat elke medewerker een exemplaar van het handboek heeft gekregen. Elke medewerker ondertekent dus een ontvangstbevestiging van het handboek - dit staat meestal aan het einde van het boek, zodat de werknemer kan tekenen en onthechten, zodat u de kopie in zijn personeelsdossier kunt bewaren. Als er later een geschil is, voorkomt dit dat mensen zich niet bewust zijn van het beleid.
Wanneer u een juristenbeoordeling hebt van uw werknemershandboek, kunnen zij u adviseren om extra bewoordingen op te nemen, bijvoorbeeld door te stellen dat het handboek een gids is en geen contract, en dat toekomstige banen niet gegarandeerd zijn. De formulering is afhankelijk van waar u zich bevindt en uw specifieke situatie, dus zorg ervoor dat u individueel juridisch advies inwint.
Hoewel een werknemershandboek voor elk bedrijf een afzonderlijk document is dat u waarschijnlijk zelf wilt opstellen, kan het zeker helpen om met een sjabloon te beginnen. Dus in deze sectie zal ik een paar nuttige bronnen voor sjablonen voor medewerkershandboeken linken. We zullen ook enkele voorbeelden uit de praktijk bekijken. Deze kunnen u helpen bij het schrijven van uw eigen handboek voor kleine bedrijven of werknemers.
Er zijn nogal wat websites waar sjablonen voor medewerkershandboeken kunnen worden gevonden. Human Resource Solutions in het Verenigd Koninkrijk biedt bijvoorbeeld een gratis medewerkershandboeksjabloon op zijn website. Het document is 40 pagina's lang en vrij gedetailleerd, dus het zou een goed beginpunt zijn voor het maken van uw eigen document.
Of, voor iets persoonlijks, probeer deze webgebaseerde tool van Rocket Lawyer. In plaats van een sjabloon aan te bieden, kunt u uw eigen document online bouwen door informatie te verstrekken over uw bedrijf en het beleid dat u wilt opnemen. Je moet je aanmelden voor een gratis proefperiode van het Rocket Lawyer-lidmaatschap om toegang te krijgen tot het eindresultaat.
Er zijn nog veel meer sjablonen en documentbouwers beschikbaar. Probeer FitSmallBusiness bijvoorbeeld of FormSwift. Houd er rekening mee dat sommige sjablonen die u online vindt, zijn afgestemd op de regels in bepaalde landen, dus u moet ze misschien wijzigen en / of juridisch advies krijgen als u ergens anders bent gevestigd.
Onthoud ook dat hoe meer personalisatie u kunt doen, hoe beter. Gebruik de sjablonen als startpunten, niet als afgewerkte producten. Zoals u in een oogwenk ziet, kan een echt persoonlijk handboek een zeer effectieve manier zijn om met uw werknemers te communiceren.
Laten we nu eens kijken naar enkele echte handboeken van echte bedrijven. Kijk eerst eens naar het werknemershandboek van Rock Spring Farm, met dank aan Practical Farmers of Iowa. Het is een eenvoudig handboek voor kleine bedrijven dat een beetje uitleg geeft over het bedrijf en vervolgens door veel van de secties gaat die we zojuist hebben besproken. Het is slechts 12 pagina's lang en redelijk leesbaar, en er zijn ook enkele leuke persoonlijke details - bekijk de pagina "Teamgeheimen" aan het eind.
Sommige bedrijven kiezen er ook voor om iets verder te gaan. Dit artikel van Nasdaq somt een aantal gave voorbeelden op om als inspiratie te nemen.
Het handboek van ontwikkelaar Valve Corporation heeft bijvoorbeeld de beste ondertitels ooit:
"Een onverschrokken avontuur waarbij je weet wat je moet doen als niemand je vertelt wat je moet doen"
Vervolgens gaat het op een wonderbaarlijk gemoedelijke manier door je heen om je te laten zien hoe het is om bij Valve te werken. Er zijn wat beleid en procedures hier, maar het voelt echt niet alsof je een beleidsdocument leest. Het voelt alsof je een vriendelijke kennismaking krijgt met een plek waar het leuk is om te werken.
Valve Corporation werknemershandboek.Financiële website De Motley Fool gaat daarentegen voor een interactieve, op het web gebaseerde 'Fool's Rules', een soort diavoorstelling waarin je video's kunt bekijken, op meer informatie kunt klikken in bepaalde gebieden, enzovoort. Nogmaals, het heeft betrekking op een aantal van dezelfde grond als een traditioneel handboek, maar op een meer creatieve manier, met een zware nadruk op bedrijfswaarden.
Motley Fool online medewerkershandboek.In deze zelfstudie hebt u alles geleerd over handleidingen voor kleine bedrijven. Je hebt gezien wat ze zijn en de voordelen om ze te hebben. U hebt kennis genomen van enkele veelvoorkomende soorten informatie die bedrijven opnemen in hun werknemershandboeken. En je hebt enkele geweldige voorbeelden gezien van echte werknemershandboeken, en enkele sjablonen die je kunt gebruiken om je eigen handleidingen te maken.
Je bent nu in topvorm en kunt beginnen met het schrijven van een medewerkershandboek voor je eigen bedrijf. Als u deze tutorial nuttig vond, moet u ook enkele van de anderen uit deze serie bekijken, waarin we dieper ingaan op HR-functies voor kleine bedrijven. In de vorige tutorial hebben we gekeken naar beloningen en voordelen, en in de volgende tutorial gaan we over training en ontwikkeling.
Meld je aan voor onze Tuts + Zakelijk nieuwsbrief met behulp van het formulier in de zijbalk en u zult wekelijks horen over toekomstige afleveringen in deze serie en meer nieuwe zakelijke artikelen.
Accentsconagua