Project Management Kickstart Hoe grote projecten aan te pakken

Hoe groter het project, hoe groter de kans dat een freelancer overweldigd raakt. Als je een groot project niet goed uitvoert, mis je zelfs je deadline. Een verloren deadline kan betekenen dat u uw klant en misschien zelfs uw reputatie verliest.

Er is een betere manier. Projectmanagementprincipes helpen u bij het organiseren van uw grote projecten, zodat deze soepel verlopen.

Laten we eerst het projectbeheer definiëren. Volgens de Association for Project Management,

Projectmanagement is de toepassing van processen, methoden, kennis, vaardigheden en ervaring om de projectdoelstellingen te bereiken.

De meeste freelancers begrijpen waarom kennis, vaardigheden en ervaring belangrijk zijn voor het voltooien van hun projecten. Maar sommigen hinderen bij het idee om processen en methoden te gebruiken. Creatieve freelancers vinden soms dat te veel structuur afstand neemt van hun creativiteit.

Freelancers zouden processen en methodologie moeten verwelkomen. In plaats van de creativiteit te onderdrukken, kunt u meer doen. Voor de meesten van ons betekent meer werk meer inkomen. Dat is een goed ding. En dankzij goede projectmanagementvaardigheden kunt u grotere freelancerprojecten aanpakken. Met projectmanagementvaardigheden kunt u andere freelance-professionals beheren en meer werk doen.  

Grotere projecten hebben de neiging om meer te betalen. Als u grote projecten aankan, bent u meer waard voor uw klanten. Je zult ook meer kans hebben om herhalingszaken aan te trekken. Projectmanagers hebben zelfs behoefte aan projecten van bedrijven en overheden. Volgens een enquête van Payscale.com varieerde de mediane beloning voor een projectmanager in de VS in augustus 2015 van $ 65.062 tot $ 85.971.

In deze zelfstudie geef ik u een kort overzicht van projectbeheer. Ik begin met het vergelijken van de Agile en traditionele methoden. Vervolgens geef ik praktische methoden die u kunt toepassen op uw eigen freelance-projecten.

  Processen vergelijken

Het is belangrijk om te begrijpen dat projectmanagement een enorm veld is. Er zijn veel verschillende projectmanagementmethoden, waarvan sommige zijn gepatenteerd. Hier zijn slechts enkele van de verschillende methodieken die er zijn:

1. Agile methoden
2. Lean (een Agile-methode)
3. Scrum (een Agile-methode)
4. Six Sigma
5. Watervalmethoden (ook wel Traditioneel genoemd)
6. PRINCE2 (populair in het VK)

Elk van deze methodologieën heeft variaties en sub-methodologieën. Laat de namen van al deze methoden je niet in verwarring brengen. Bedrijfsprojectmanagers moeten hen goed begrijpen. Als freelancer gebruik je waarschijnlijk maar een van de twee methoden: Agile of Waterfall (ook wel Traditional genoemd).

Bedrijfsprojectmanagers gebruiken ook een aantal zeer specifieke termen. TechRepublic heeft een geweldige lijst met projectbeheertermen gepubliceerd waarnaar u kunt verwijzen als u een term tegenkomt waarvan u niet bekend bent. Voor deze zelfstudie concentreren we ons op twee definities die u misschien niet kent:

scope:

... de manier waarop je de grenzen van het project beschrijft; het bepaalt wat het project zal opleveren en wat het niet zal opleveren ...
(TechRepublic)

deliverable:

... elke tastbare uitkomst die door het project wordt geproduceerd ...
(TechRepublic)

Andere termen spreken voor zichzelf of worden gedefinieerd in deze tutorial.

Een van de eerste beslissingen die u als freelance-projectmanager neemt, is of u een Agile of een Traditioneel projectbeheerproces wilt gebruiken. In deze sectie worden de twee soorten projectbeheerprocessen vergeleken. Het zal u helpen beslissen welke methode het beste werkt voor uw project.

Een behendig proces kiezen

Agile projectmanagement is gebaseerd op de twaalf principes van het Agile Manifest. Het wordt vaak gebruikt voor softwareontwikkelingsprojecten. Hier zijn enkele kenmerken van projecten die zeer geschikt zijn voor Agile projectmanagement:

• Het project deliverable is niet goed gedefinieerd of zal waarschijnlijk veranderen.
• Het project heeft meerdere of gefaseerde deliverables.
• Het project heeft een bepaald aantal bronnen.
• De klant is gedurende het hele proces beschikbaar.
• Het schema is erg flexibel.

Een voorbeeld van een goed Agile-project is de uitrol van een nieuwe software-app. De app wordt in fasen vrijgegeven. De kenmerken van de eerste fase zijn bekend. De kenmerken van de laatste fase zijn niet goed gedefinieerd en kunnen in de loop van de tijd veranderen. De klant wil ook regelmatig brainstormen.

Voor meer informatie over het Agile-projectproces, bekijk de volgende gratis tutorials van Tuts +:

• Introductie van een ontwerper op "Agile" -methodologie 
• De lean, agile manier om je eerste product te bouwen
• De principes van Agile Development

Agile is een geweldige methodologie voor veel projecten. Maar sommige projecten worden beter beheerd volgens een meer traditioneel proces.

Een traditioneel proces kiezen

In deze tutorial concentreer ik me op hoe Traditional (of Waterfall) projectmanagement u helpt bij het beheren van een freelance project.

Hoewel Agile populair is, zijn er tijden dat een Traditioneel proces logischer is. Hier zijn de kenmerken van een project dat zeer geschikt is voor traditioneel projectbeheer:

• De reikwijdte van het project is goed gedefinieerd en zal waarschijnlijk niet veranderen.
• Het project heeft een enkele deliverable.
• Middelen voor het project kunnen worden aangepast.
• De betrokkenheid van de klant bij het project is beperkt nadat de reikwijdte is overeengekomen.
• De deadline of leverdatum is vast en vast.
• De klant vereist Traditioneel projectbeheer.

Een voorbeeld van een Traditioneel project is de uitrol van een e-commercesite voor een bedrijf met slechts een handvol producten. Het heeft geen zin om het project gefaseerd uit te rollen, omdat het eindresultaat bekend is en waarschijnlijk niet zal veranderen. De klant geeft je de vereisten, maar wil dat je het vanaf daar aanpakt. De beschikbaarheid van de klant tijdens het project zal in feite beperkt zijn.

Traditioneel projectbeheer

Deze sectie identificeert de vijf fasen van een project in het kader van een traditioneel projectbeheerproces. Verschillende methodieken gebruiken verschillende termen, maar wat er in elke fase gebeurt, is vergelijkbaar.

Roli Pathak, writing at PM project-management.com, biedt een goede beschrijving van traditionele projectfasen:

1. ingewijde
2. Plan  
3. uitvoeren
4. Controle
5. Dichtbij

Ik zal uitleggen hoe je elke fase van je project in het volgende gedeelte kunt toepassen. Laten we voorlopig eens kijken naar de voor- en nadelen van traditioneel projectbeheer.

Voordelen van het traditionele proces

• Traditioneel projectbeheer stelt het team in staat te werken met minder klanttoezicht.
• Er zijn minder wijzigingen in het project.
• Traditioneel projectbeheer omvat een welomschreven scope.

Nadelen van het traditionele proces

• Het is moeilijk om wijzigingen te verwerken.
• De klant is minder betrokken.

Nu u een overzicht van projectbeheer hebt, bent u klaar om het te gebruiken.

 Projectbeheer gebruiken

U kunt een traditioneel projectbeheerproces toepassen op uw freelancing-project. Ik heb de traditionele projectmanagementfasen voor freelancers aangepast. Hier zijn de vijf fasen van projectmanagement opnieuw en een beschrijving van wat er tijdens elke fase voor u gebeurt, de freelancer:

1. Vereisen (initiëren). De klant heeft er belang bij om samen met u een project te doen. Controleer of u over de basisresources (inclusief onderaannemers) beschikt om het project uit te voeren. Vraag om een ​​gedetailleerde scope van het project. Bevestig ook dat uw begrip van de omvang klopt met de klant.
2. Plan. Schat de hoeveelheid inspanningen die het project vereist en plan het werk. Breek het project in kleinere delen (vaak een uitsplitsingsstructuur genoemd) om een ​​beheersbaar plan te maken. Stel uw interne doelen in en zorg ervoor dat uw plan voldoet aan de doelstellingen van de klant. Ontvang een ondertekend contract of een overeenkomst van de klant en verzamel de eerste betaling.
3. Ontwikkeling (uitvoeren). Jij (en eventuele freelancers die je hebt ingehuurd) doen de hoofdtaken van het project. Als u een webontwikkelaar bent, kunt u hier webpagina's maken. Als u een schrijver bent, maakt u hier de ruwe schets.
4. Beoordeling / testen (controle). Vergelijk in de loop van het project uw voortgang met het plan. Als u achterloopt, neemt u stappen om ervoor te zorgen dat u teruggaat naar het geplande schema. Controleer uw werk tijdens deze fase om zeker te zijn dat er geen fouten zijn en of deze aan de projectomvang voldoen. Als je een team hebt, bekijk elkaars werk. Zo niet, kijk goed na over je eigen werk. Het overslaan van deze fase kan resulteren in een ongelukkige klant en veel herwerken. Voor grote projecten heeft u mogelijk een onafhankelijke materiedeskundige nodig voor beoordeling of testen.
5. Conclusie / onderhoud (Sluiten).Verander het project naar de klant. Reken voor de rest van de projectkosten. Als het project voortdurende ondersteuning en onderhoud vereist, maak dan afspraken om deze te gebruiken (tegen meerprijs). Als freelancer is het een goed idee om op dit moment om meer werk te vragen.

Naarmate je de projectmanagementstappen doorloopt, heb je tools nodig om je te helpen. Maak voor kleine tot middelgrote projecten aangepaste projectspreadsheets met tools zoals Google Spreadsheets (gratis) of Microsoft Excel. Voor grotere projecten heeft u mogelijk een complexere tool zoals Microsoft Project of Jira nodig.

Als u het projectbeheerproces hebt gevolgd, hebt u waarschijnlijk veel algemene projectproblemen vermeden.

Vermijden van valkuilen van projectbeheer

Voor grotere projecten helpt het projectbeheerproces om veel voorkomende valkuilen voor freelancen te voorkomen. Hier zijn zeven problemen waarmee freelancers vaak worden geconfronteerd en een uitleg van hoe het projectbeheerproces bij elk helpt:

1. Niet begrijpen wat de klant wil. In het projectbeheerproces gaat de klant akkoord met de vereisten (ook bekend als scope) tijdens de eerste fase. De scope wordt onderdeel van het contract.
2. Onderschat de tijd voor het project. Met projectbeheer is uw schatting nauwkeuriger omdat u deze baseert op een meer gedetailleerd bereik.
3. Onderbelasting voor het project. Je hebt minder kans om te onderladen voor het project omdat je een meer nauwkeurige schatting hebt.
   
4. Achterop raken bij taken en uiteindelijk te laat bezorgen. Met een projectbeheerproces weet u altijd hoe uw voortgang zich verhoudt tot het schema.
5. Een project inschakelen met problemen. Projectmanagement vereist dat je je werk test (of beheert). Je bent minder snel geneigd om fouten in te zetten in een project.
6. Misverstanden nadat het project is voltooid. Omdat de scope vanaf het begin duidelijk is gedefinieerd, weet de klant precies wat u ermee heeft ingestemd.
7. Geen terugkerende zaken van de klant ontvangen. Vraag de klant in de laatste fase of je met zijn ondersteuning of onderhoudsbehoeften kunt omgaan.

Na het project

Zelfs nadat je freelance-project is voltooid, ben je nog niet klaar. De beste projectmanagers analyseren hun projectsuccessen en -mislukkingen. Je zou hetzelfde moeten doen.

Hier zijn enkele vragen wanneer uw project eindigt:

• Was de klant blij? Zo nee, waarom niet? (Misschien moet je het vragen.)
• Is het project op schema gebleven? Zo niet, op welk moment ging het volgens schema? Wat zorgde ervoor dat het schema afliep?
• Waren de tijdsramingen nauwkeurig voor elke taak? Als dat niet het geval was, was er veel meer tijd nodig?
• Wat heb je van dit project geleerd? Wat wou je dat je anders had gedaan??
• Op basis van dit project moet u investeren in meer tools of training?

Noteer uw antwoorden op deze vragen en bewaar ze op een veilige plaats. Bespreek uw antwoorden met uw projectteamleden. Bekijk uw antwoorden voordat u uw volgende freelance-project start om te voorkomen dat u dezelfde fouten maakt voor een nieuw project.

Vraag na een succesvol project je klant om een ​​aanbeveling te doen terwijl je werk nog vers in gedachten is. Bedrijfsprojectmanagers slaan deze stap meestal over, maar het is van vitaal belang voor freelance projectmanagers.

Hier zijn enkele Tuts + tutorials die u zullen helpen om klantreacties te vragen:

• Wanneer het project voorbij is - Getuigenissen verzamelen
• De 5-stappenaanpak voor het verzamelen en gebruiken van getuigenissen van klanten

Conclusie

Deze zelfstudie behandelt een complex onderwerp, traditioneel projectbeheer en maakt het toegankelijk voor freelancers. Het is niet bedoeld als een uitputtende bron voor projectbeheer. Evenmin pleit het voor traditionele projectmanagementmethodologie voor alle freelance-projecten.

Projectmanagement is een gebied waar ervaring en meningen verschillen. Enkele belangrijke punten om te onthouden, zijn dat u uw freelance-projecten moet plannen en organiseren en dat er beproefde methoden zijn om u daarbij te helpen.

Ook het beheren van freelance projecten verhoogt uw waarde als freelancer en maakt u beter verkoopbaar.

Middelen

Graphic Credit: Project Management icon ontworpen door Matthew Roberts van het Noun Project.