Wanneer het project voorbij is - geordend worden

Als het project voorbij is, is het dat echt niet.

Je kunt opgelucht ademhalen, maar er valt nog veel te doen. We horen veel over het landen van klanten, het schatten en beheren van projecten, maar de follow-up lijkt vergeten te worden en dat is waar dit serie over gaat.

In de volgende verschillende berichten zal ik ingaan op de organisatie van uw follow-up, de follow-up-bijeenkomst, facturering en enkele technieken voor het verzamelen van verwijzingen en getuigenissen. Dit geeft je een aantal ideeën, dus je merkt niet dat je je haar eruit trekt.

Projectorganisatie door de nummers

Projectopvolging begint bij de start van het project. Hopelijk heb je een soort van taaknummer-systeem op zijn plaats. Mijn taaknummers zijn bijvoorbeeld ingesteld, dus ik weet de datum waarop het project is gestart, waar het in het rooster van de maand viel en de klant.

Een typisch projectnummer voor mijn werk is 1110-12 AB. De eerste twee nummers zijn het jaar. Volgende komt de maand. Daarna is het roosternummer gevolgd door de klant. Dus 1110-12 AB vertelt me ​​dat de klus is begonnen in oktober 2011 en het was het twaalfde project die maand. En ik weet dat het voor Acme Bells & Whistles is gedaan.

Met een systeem hoeft u alleen uw projectrooster-spreadsheet op te starten, het taaknummer te vinden en de map uit de archiefkast te trekken. Alles is er.

Wanneer een project binnenkomt en wordt bevestigd, wordt het toegevoegd aan mijn projectrooster, wat een eenvoudige spreadsheet is. Vervolgens wordt een fysieke taakmap gemaakt met een handig afgedrukte label. Het heeft het taaknummer, de client- en projecttitel erop.

Ik gebruik zakmappen van de lokale kantoorbenodigdheden, maar niet zomaar een map met mappen. Degenen die ik gebruik, hebben een heleboel informatie erop gedrukt - projecttitel, beschrijving, takenlijst met een spot voor datums, een gebied voor klantcontacten, telefoonnummers, e-mailadressen, notities en welke documenten zijn ingesloten. Natuurlijk, ze zijn een beetje duurder, maar de moeite waard. Ze sparen me potentiële hoofdpijn op de weg.

In de projectmap gaan alle papierbits die gerelateerd zijn aan de taak. Deze omvatten de schattingsvorm, het voorstel of de raming, het contract, goedkeuringsformulieren, tijdregistraties, facturen, ontvangstbewijzen en dergelijke. Ik heb een dossierrek voor actieve projecten. Voltooide projecten worden chronologisch in de goede 'ole archiefkast' geplaatst.

Waarom heb je een systeem nodig? Dit is wat vaak gebeurt. Een paar jaar gaan voorbij en de klant belt. Ze hebben een vraag over hun optreden, hebben een verandering nodig of hebben een soortgelijk project. Zonder een systeem kun je een beetje gek worden door jezelf te proberen retro-engineeren en erachter te komen wat je hebt gedaan.

Met een systeem hoeft u alleen uw projectrooster-spreadsheet op te starten, het taaknummer te vinden en de map uit de archiefkast te trekken. Alles is er. Natuurlijk, mijn Afdeling Afdeling Ontslag vereist dat er ook een digitale map wordt bewaard en dat er een back-up van wordt gemaakt.

Een andere reden voor het hebben van een systeem is dat je in de loop van de tijd verzoeken voor soortgelijke projecten zult ontvangen. Een goed onderhouden systeem biedt u de mogelijkheid om eerdere projecten met vergelijkbare specificaties op te zoeken. U kunt eenvoudig zien hoeveel tijd het kost, wat u heeft gefactureerd en eventuele andere bijzonderheden. Dit geeft je de mogelijkheid om actie te ondernemen op basis van feiten en geen nummers uit de lucht te trekken.

Ik doe dit al een hele tijd, dus ik heb veel gegevens om in te tikken voor een verscheidenheid aan projecttypen. Mijn schattingen zijn redelijk goed. De jouwe zal dat ook zijn.

Met uw projectnummer-systeem is het tijd om daar weg te gaan en wat werk te vinden om al die mappen te vullen met contracten, inkooporders en andere projectinformatie. Wanneer het project is voltooid en je klant de gelukkige dans doet, is het tijd om je follow-up te starten. Dit begint met een vervolgvergadering, ofwel offline voor lokale klanten of online voor externe klanten.

Het afhandelen van de vervolgvergadering is het onderwerp van de volgende aflevering in deze serie.