Share
In deze zelfstudie laat ik u zien waarom e-mail niet voor u werkt en biedt u een oplossing voor samenwerking met anderen in teams om efficiënter en effectiever te werken.
Foto door: Matthew Henry (gelicentieerd voor gebruik)De groei van het internet, in de afgelopen 25 jaar, heeft nieuwe manieren van werken, nieuwe industrieën en nieuwe kansen geopend op een manier die weinigen zich in het begin van de jaren negentig hadden kunnen voorstellen..
Envato helpt mensen bijvoorbeeld om te slagen.
Blader door meer dan negen miljoen digitale items op Envato Market, huur ontwerpers en ontwikkelaars in via Envato Studio, download onbeperkte grafische elementen met Envato Elements, start eenvoudige websites op Envato Sites en leer nieuwe vaardigheden met zelfstudies en cursussen - op een aantal onderwerpen - met Envato Tuts+.
Foto door: Matthew Henry (gelicentieerd voor gebruik)Naarmate moderne, vaak op internet gebaseerde of ingeschakelde bedrijven groeien, neemt ook het communicatieprobleem toe. De toename van collega's, medewerkers, klanten en leveranciers resulteert in toenemende eisen aan iemands tijd.
Er zijn een aantal uitdagingen voor teams, waaronder:
E-mail is niet altijd de beste tool voor effectieve communicatie (gelicentieerd voor gebruik)E-mail is bij ons geweest sinds ieder van ons voor het eerst internet gebruikte. Voor velen was het bijna wonderbaarlijk dat een boodschap overal ter wereld binnen enkele seconden kon worden verzonden en ontvangen.
Het is iets dat we tegenwoordig als vanzelfsprekend beschouwen.
E-mailpostvakken overlopen met marketing-e-mails van PR-bedrijven, nieuwsbriefabonnementen, correspondentie van vrienden, correspondentie van collega's, vereisten van de baas, informatie van de organisatie, vragen van klanten en spam.
Een vreselijke puinhoop waar de afleiding constant op tijd afloopt.
Er zijn veel voorstanders van inbox nul, maar laten we wel wezen, het is waarschijnlijk beter om de oorzaak aan te pakken dan het symptoom.
Foto door Alok Sharma (gelicentieerd voor gebruik)Gefrustreerd en gedesillusioneerd met e-mail, schakelen velen naar instant messaging-systemen om de dingen bij te houden die er echt toe doen.
Dit betekent de acceptatie van iMessage, Telegram, WhatsApp of iets dergelijks. Naarmate instant messaging-contacten groeien, neemt ook de uitdaging toe om te volgen wat belangrijk is.
En dan is er de collega die weigert dezelfde berichten-app te gebruiken als iedereen.
Geografisch gespreide teams (afbeelding waarvoor een licentie is afgegeven) De organisatie waarvoor ik werk, Envato, is trots om met mensen te werken, niet alleen op het hoofdkantoor in Melbourne, Australië. Medewerkers werken vanuit kantoren en thuiskantoren in verschillende tijdzones over de hele wereld.
Binnen de zelfstudievakken die ik beheer - Computervaardigheden, 3D- & computergraphics en Muziek en audio - werk ik met teams van mensen in het VK, Europa, de Verenigde Staten, India, Australië en elders.
Deze moderne manier van werken betekent vaak dat teammedewerkers niet altijd op hetzelfde moment beschikbaar zijn.
Foto door: Nicole De Khors (gelicentieerd voor gebruik)In plaats van het nooit eindigende doel van inbox zero na te streven - dat zul je nooit lang bereiken - is het veel verstandiger om een team collaboration-tool te gebruiken.
Team Collaboration-software scheidt teamcommunicatie van e-mail en integreert deze zelfs in andere platforms, zoals Dropbox of Google Drive, voor het naadloos delen van informatie.
Een team met kudde opzettenVoor dit voorbeeld heb ik ervoor gekozen om een team in Flock op te zetten, omdat het een kosteneffectieve manier is om te testen of de oplossing voor mij werkt.
Flock is niet de enige oplossing, maar het is er een waarmee je gemakkelijk kunt beginnen en met collega's aan de slag kunt gaan.
BeginGa naar flock.com om je aan te melden voor Flock. Het is net zo eenvoudig als het invoeren van uw e-mailadres om aan de slag te gaan.
Als het e-mailadres dat u gebruikt, wordt weergegeven in Google Apps, biedt Flock u de mogelijkheid om verbinding te maken.
Dit betekent dat u wordt geverifieerd via de gebruikersreferenties van Gmail en u bespaart u nog een gebruikersnaam en unieke wachtwoordcombinatie voor de service.
Creëer een teamMaak vervolgens een team.
Voer persoonlijke gegevens inVoer uw eigen profielgegevens in wanneer hierom wordt gevraagd. Voer desgewenst een telefoonnummer in, vooral als u en uw collega's af en toe een telefoongesprek aannemen. Het is waarschijnlijk een goede failsafe, voor het geval er in de toekomst problemen met de internetverbinding zijn.
Een kop-en-schouderfoto toevoegen aan uw eigen profiel helpt bij teamcommunicatie; het is sneller om iemand te herkennen en te herkennen dan om zijn naam te lezen. Je collega's zouden hetzelfde moeten doen.
Nodig teamleden uitElk team is alleen zo goed als zijn leden. Flock maakt het gemakkelijk om collega's uit te nodigen om via het platform samen te werken. Flock e-mailt je zelfs een paar dagen later met vorderingen op degenen die zich hebben aangemeld en degenen die dat niet hebben gedaan.
Start een communicatiekanaalHet is goed mogelijk dat het team werkt aan een aantal verschillende projecten waarbij subsets van mensen bij elk team betrokken zijn. Als dit het geval is, kunt u meerdere kanalen instellen en beperken tot alleen de deelnemers die nodig zijn voor die samenwerking.
Definieer kanaalinstellingen: openbaar of privéVoer een betekenisvolle beschrijving in voor het kanaal. Een afbeelding helpt mensen om snel te differentiëren tussen kanalen.
De instelling omschakelen of het kanaal openbaar moet zijn (open voor alle leden van het team) of privé (alleen toegankelijk voor leden die een uitnodiging accepteren).
Succesvolle samenwerking vereist dat alle teamleden de tool gebruiken; het zal je niet veel tijd besparen als sommige zich aan e-mail houden, omdat je tijd zult besteden aan het onderhouden van twee verschillende hulpmiddelen.
Communiceer via kanalenFlock stelt collega's in staat om via specifieke kanalen deel te nemen, deze kunnen nuttig zijn voor het hele team om op de hoogte te blijven van bepaalde projecten.
Communiceer via Direct MessagingEr zijn momenten dat u iets in detail wilt bespreken, of iets wilt bespreken dat privé is, zoals tarieven of facturering. Hiervoor kunt u rechtstreeks met elk teamlid communiceren.
Hiervoor kunt u rechtstreeks met elk teamlid communiceren.
In deze tutorial heb ik geïllustreerd waarom e-mail niet de oplossing is om in teams te werken, met name op verschillende locaties en / of tijdzones.
Er zijn voordelen te behalen door communicatie te consolideren en informatie te delen binnen een gekozen platform, waar mensen hun tijd efficiënt kunnen beheren en effectief kunnen werken.
Accentsconagua