Share
Het gebeurt eindelijk - je hebt je nieuwe bedrijf of freelance-onderneming gelanceerd en hebt uiteindelijk je eerste klant gekregen! De projectopdracht zit erin, de ideeën klinken geweldig, en de dingen gaan goed, maar hoe zit het met betaald krijgen? Of u nu akkoord bent gegaan met een vaste prijs of een uurtarief, u moet formeel een betaling voor uw werk aanvragen zodra uw project is voltooid, met een factuur. En terwijl de gedachte aan het maken van facturen voor beginnende mensen misschien intimiderend lijkt, is het eigenlijk vrij eenvoudig en hebt u alleen een eenvoudige desktop- of webgebaseerde tekstverwerker nodig om aan de slag te gaan.
Net zoals u een rekening verwacht na het kopen van een artikel in een winkel, verwacht een klant ook een factuur met gedetailleerde informatie over de geleverde services na het werken met u. Dit document stelt klanten niet alleen in staat om u te betalen, maar helpt u ook om uw rekeningen op orde te houden. Trouwens, als je eenmaal je eerste factuur hebt aangemaakt, kun je het basisdocument gewoon hergebruiken als sjabloon voor al je toekomstige projecten.
In deze zelfstudie laat ik u zien wat een factuur nodig heeft en hoe u professionele, aangepaste facturen kunt maken die indruk op uw klanten maken en uw betalingen snel krijgen - met alleen Word of een andere tekstverwerker die u al hebt.
Een factuur geeft de geleverde diensten of producten die door de ene partij aan de andere zijn geleverd, weer en geeft de aan de leverancier verschuldigde betaling weer. Zonder dat geld kan geen geld worden uitgewisseld tussen de leverancier en de klant, en het is belangrijk dat u er rekening mee houdt wanneer u moet bepalen hoeveel uw bedrijf opbrengt en hoeveel u wordt belast. Bovendien kunnen uw klanten boekhoudteams hebben waar u mogelijk niet direct mee communiceert, en zij moeten weten waarvoor zij moeten betalen, wie zij verschuldigd zijn en hoeveel.
Met een factuur is al deze informatie direct beschikbaar, waardoor transacties sneller en gemakkelijker worden. Ze zijn een van de kleine benodigdheden voor het bedrijfsleven.
Laten we eens kijken naar een voorbeeldfactuur - gepresenteerd door een fotografiedienst aan een kledingbedrijf voor productfoto's - en alle informatie begrijpen die deze bevat:
Een voorbeeldfactuur.1) Uw bedrijfsidentiteit
Dit maakt het eenvoudig om uw factuur te identificeren en stelt u in staat om uzelf professioneel te presenteren bij het aanvragen van een betaling.
2) Het adres en de contactgegevens van uw bedrijf
Zo weet uw klant waar hij cheques en correspondentie kan verzenden en waar hij terecht kan voor vragen en feedback.
3) Factuurtitel, referentienummer en factuurdatum
De factuurtitel geeft aan voor welk project de klant wordt gefactureerd en maakt het eenvoudig om onderscheid te maken tussen andere facturen die u van uw bedrijf hebt ontvangen. Het referentienummer maakt de factuur later eenvoudig terug te vinden in de databases van zowel de klant als de leverancier. De datum van uitgifte van de factuur is vooral belangrijk omdat het helpt bepalen wanneer de betaling naar verwachting zal worden gedaan.
4) Bedrijfsnaam en adres van de klant
Hiermee weet de klant naar welk filiaal of kantoor de factuur is geadresseerd.
5) vervaldag van de betaling
Deze datum is gebaseerd op de overeenkomst tussen de leverancier en de klant en laat accountants weten hoe snel de betaling gepland moet worden. Betalingen worden over het algemeen gevraagd na ontvangst van de factuur, binnen een week of binnen een maand, en dit veld kan dat weerspiegelen.
6) Opmerkingen
U kunt dit veld gebruiken om het project kort te beschrijven, contactpersonen in het bedrijf van de klant te vermelden of om het even welke voorwaarden met betrekking tot het project op te nemen. In dit voorbeeld voor een fotoreportage vermelden de aantekeningen dat de digitale fotobestanden online worden afgeleverd in verschillende formaten die geschikt zijn voor gebruik op papier en op het internet..
7) Regelitems
Hier kunt u een gespecificeerde uitsplitsing geven van waarvoor u uw klant factureert en details opnemen zoals de hoeveelheid te leveren producten, gemaakte projectkosten, declarabele uren of zelfs mijlpaalbetalingen voor projecten met langere tijdlijnen. Het is belangrijk dat deze items beschrijvend en ingedeeld zijn, zodat ze gemakkelijk te lezen zijn (vooral het totale verschuldigde bedrag), zodat uw klanten minimale problemen hebben met het verwerken van uw betaling.
8) Opmerkingen
Dit omvat details over hoe u betalingen wilt ontvangen, evenals informatie zoals uw belastingregistratienummer. In sommige rechtsgebieden moet u het nummer naast het belastingbedrag hebben. Raadpleeg daarom uw lokale bureau voordat u uw factuur ontwerpt..
9) Bedankt
Alleen omdat je zaken doet, wil nog niet zeggen dat je klinisch moet zijn. Bedank uw klanten voor hun bedrijf - het kost slechts een zin in uw factureringsvoettekst!
Eenvoudig, toch? U kunt deze factuur in slechts vijf minuten vanuit het niets samenstellen, of versnellen door een sjabloon te gebruiken.
In plaats van elke keer een complete factuur te maken, is het veel beter om een sjabloon te maken die u opnieuw kunt gebruiken door uw klantnaam te wijzigen en regelitems in te vullen. Laten we beginnen met het maken van een nieuw document en de noodzakelijke elementen toevoegen die worden getoond in onze voorbeeldfactuur, te beginnen bij de top:
Een voorbeeldfactuur in Word.Gebruik consistente typografie en complementaire professionele kleuren op uw factuur, zodat het lijkt op een doorlopend document en niet op een willekeurige indeling van verschillende elementen.
Dat is het! Bewaar dit document als uw factuurtemplate en maak hiervan kopieën om telkens nieuwe facturen aan te maken, waarbij u de noodzakelijke details (naam van klant, factuur, factuurdatum, factuurreferentienummer en vervaldatum van betaling) voor uw nieuwe projecten wijzigt. Wanneer uw nieuwe factuur is voltooid, slaat u deze op als een alleen-lezen-PDF door te kiezen het dossier > Opslaan als en selecteren PDF in het bestandstype (Microsoft Word) of het dossier > Downloaden als > PDF (Google documenten). Het enige dat overblijft is om het te hechten aan een hoffelijke e-mail aan uw klant.
Als u zichzelf wat tijd wilt besparen, kunt u doorgaan en onze gratis, eenvoudig aan te passen factuursjablonen voor Microsoft Word of Google Docs gebruiken, beschikbaar in het bijlagebox rechtsboven in de afbeelding - wijzig gewoon de benodigde gegevens en je bent klaar om te gaan!
Nu u hebt geleerd om een factuur te maken, kunt u net zo gemakkelijk een schatting maken, omdat deze dezelfde lay-out gebruikt. Het enige verschil is dat een schatting het woord "Schatting" in de titel bevat en mogelijk meer voorwaarden bevat in de sectie Opmerkingen, waarin wordt uitgelegd dat de inbegrepen kosten indicatief zijn en niet definitief..
Hoewel het gemakkelijk genoeg is om een factuur te maken met behulp van onze gids of onze sjablonen, kunt u er ook voor kiezen om een web-app voor de taak te gebruiken. Invoiceable is een geweldige gratis keuze die eenvoudig te gebruiken is en een geweldige combinatie van functies bevat. Meld u aan, voeg uw bedrijfsgegevens en logo toe, voeg klantgegevens toe en begin met het maken van facturen door een paar velden in te vullen die al voor u zijn opgesteld. Met de app kunt u ook schattingen maken, schattingen omzetten in facturen met één klik, uw bedrijfsinkomsten bijhouden met eenvoudige grafieken, een database met klantcontacten bijhouden, PDF's van uw facturen downloaden en ze zelfs rechtstreeks vanuit de app naar uw clients.
Facturering opnemen in uw workflow helpt uw klanten u op tijd te betalen, uw accounts netjes te houden en uw accounts te houden, en zorgt voor een professionele manier om de lus te sluiten bij het voltooien van een project - en het is ook doodeenvoudig, of u ervoor kiest om te gebruiken een app of uw eigen aangepaste sjablonen. In plaats van dat u zich zorgen hoeft te maken over het vinden van de perfecte factureringsapp, kunt u gewoon een aangepaste sjabloon gebruiken in de stappen in deze zelfstudie, met behulp van de tekstverwerker die u al gebruikt.
.
Accentsconagua