Share
"We gaan papierloos!" lijkt de verklaring van onze tijd te zijn. Banken en telefoonmaatschappijen herinneren ons daaraan, terwijl ze tegelijkertijd een extra vergoeding voor papieren afschriften toevoegen. Bedrijven plaatsen interne memo's over papierloos gaan, en je hebt waarschijnlijk besloten om dit zelf te doen wanneer je kijkt naar de prijzen van archiefkasten voor je thuiskantoor.
Papierloos gaan klinkt als een geweldig idee op papier - geen woordspeling bedoeld. Maar wat doet het eigenlijk? met zich meebrengen? Welke aspecten van je leven kun je papierloos gebruiken en welke hulpmiddelen heb je nodig om dat te doen? En welke voordelen zult u zien?
In deze zelfstudie laat ik je zien hoe je papierloos kunt gaan, echt, en je leven in het proces kunt vereenvoudigen. Dit zijn de manieren waarop u kunt beginnen met het verminderen van de hoeveelheid papier die u gebruikt, en ervoor zorgen dat u gemakkelijk de documenten kunt vinden die u tegelijkertijd nodig hebt.
Heb je te veel papier? Zo kun je stoppen met het verspillen van bomen.Papierloos worden klinkt intimiderend. Het is een overweldigende verklaring die papier voor altijd van je leven verbant. Behalve dat u niet hoeft te stoppen met het gebruik van papier om papierloos te gaan werken. U kunt de meeste voordelen halen van papierloos gaan terwijl u nog steeds kopieën bijhoudt van de documenten die u het belangrijkst vindt.
Dus wat gaat er papierloos? Over het algemeen gebruikt u eenvoudig digitale documenten in plaats van papieren documenten. Dat zou inhouden dat u elk stuk papier dat u hebt, kunt scannen, maar het kan eenvoudigweg enkele basisstappen zijn - waarvan u sommige nu waarschijnlijk al doet. Hier zijn twee eenvoudige manieren om vandaag "papierloos" te gaan doen:
Tegenwoordig bieden de meeste banken e-verklaringen - elektronische versies van uw rekeningafschriften. Wat voorheen vellen papier zou hebben genomen, kan nu elektronisch worden gedownload en gelezen, meestal in PDF-formaat.
In het verleden moest u uw papieren afschriften ergens opslaan, bijvoorbeeld in een archiefkast of in een la. Na een paar maanden of zelfs een heel jaar eindig je met een enorme stapel papier die ergens naartoe moet. En dan zijn er de onvermijdelijke vragen: hoe lang bewaar je de documenten, en komt het uiteindelijk niet allemaal in de prullenbak terecht? Het voelt eenvoudigweg onnodig en verspillend.
Bekijk in plaats daarvan hoe u eenvoudig digitale overzichten in PDF-vorm kunt catalogiseren en opslaan. Het enige dat u hoeft te doen, is de e-verklaring downloaden van de website van uw bank en deze wegschrijven in een map op uw harde schijf - of deze mogelijk automatisch laten bezorgen in uw e-mailinbox. Eenvoudig, gemakkelijk, efficiënt.
Organiseer eenvoudig uw e-zinnen op uw computer en u hoeft zich nooit meer zorgen te maken over het papier.Dankzij papierloos te gaan, hebben we een veel duurzamere methode om informatie zoals deze lange termijn te verwerken. Je e-statements kunnen zich tientallen jaren als het ware opstapelen op je harde schijf en ze zullen je weinig tot geen gedoe of frustratie bezorgen. Oh, en vergeet niet dat e-verklaringen zijn werkelijk eenvoudig te doorzoeken. U kunt gebruikmaken van de ingebouwde zoekfunctionaliteit van uw computer, zodat u individuele uitspraken snel kunt richten. Ik durf te wedden dat dat makkelijker is dan door je archiefkast te zoeken.
Hoewel e-statements alleen al een fantastische besparing zijn, combineer ze met online factuurbetalingen en je begint echt papierloos te worden. In plaats van elke maand een legioen papieren facturen per post te ontvangen, komen elektronische factuurafschriften in uw e-mailinbox en zijn ze meestal direct betaalbaar via de website van uw bank. Als u zich aanmeldt voor online factuurbetaling, kunt u nog een stapel papier uit uw leven verwijderen.
Samen met elektronische facturen hebt u waarschijnlijk gewoon controles - een ander gebruik van papier - geëlimineerd uit uw maandelijkse routine? In plaats van een cheque uit te schrijven voor elke factuur, kunt u eenvoudig uw facturen online betalen na ontvangst van een e-mailoverzicht en twee stukjes papier en de bijbehorende enveloppen zijn niet meer nodig. De volgende keer dat je iemand nodig hebt om je te betalen, bijvoorbeeld bij een garage sale of in je kleine bedrijf, kun je voorkomen dat ze papier gebruiken door creditcardbetalingen te accepteren bij Square en ze zelfs hun kwitantie mailen in plaats van ze uit te printen.
Het is niet alleen op het gebied van bankieren dat papierloze vooruitgang al wordt gemaakt. Kijk naar de populariteit van eBooks. Amazon's brede reeks Kindle-apparaten, Barnes en Noble's Nook, en zelfs de iPad van Apple met zijn uitgebreide reeks van ereading-apps zijn allemaal successen geweest bij het integreren van eBooks. In de meeste gevallen zijn eBoeken handiger en betaalbaarder dan hun papieren tegenhangers. U kunt elk boek op de Best Seller's List van New York Times rond dragen zonder uw rug te breken, en kunt door de boeken bladeren om die passage te vinden die u wilde citeren - beide voordelen van tijd- en tijdwinst besparen die u zult vinden als de belangrijkste voordeel van het op geen enkele manier papierloos gaan.
Lezen is een gebied waar u mogelijk al onbedoeld papierloos bent gegaan. Krijgt u nog steeds elke ochtend een krant bij uw voordeur of leest u het nieuws online? Krijgt u nog steeds tijdschriften per post of abonneert u zich op hen via apps die u op een tablet leest? Of hebben blogs, Twitter, Pintrest en andere online equivalenten de plaats ingenomen van tijdschriften in uw leven? Hoe zit het met strips? Als je een hardcore fan bent, wil je misschien nog steeds dat de papieren strips die verzameling van je ongerepte houden. Maar nu kunnen zowel gewone als indie-strips digitaal worden gelezen. Alles wat we plachten te lezen op papier is nu gemakkelijker te lezen op een scherm.
De overgang naar een papierloze wereld gebeurt zonder dat we het zelfs maar proberen.
Papierloos gaan hoeft niet eng te zijn. Maar zoals het gezegde luidt: "kennis is macht". Dus om je de kracht te geven om papierloos te gaan werken, hier zijn de voorwaarden die je het vaakst noemt als ze papierloos gaan, en wat ze voor jou betekenen:
We moeten meteen PDF-bestanden bespreken. Ze zullen steeds opnieuw opkomen. Veel van de hulpmiddelen die zijn ontworpen om te helpen bij een papierloze levensstijl zullen het hebben over het beheer en de manipulatie van PDF-bestanden. Dus, wat zijn ze?
PDF staat voor Draagbaar documentformaat. PDF, als bestandsformaat, is ontworpen om onafhankelijk van bepaalde hardware, software of zelfs besturingssysteem te worden gebruikt. Het is op zichzelf staand. Alles wat nodig is om de inhoud van de PDF weer te geven, is hierin ingesloten, inclusief de tekst, lettertypen en afbeeldingen. Het eindresultaat komt het dichtst in de buurt van een digitale weergave van een eerder papieren document. Voor documenten waar paginalay-out bijzonder belangrijk is, is PDF de beste manier om te gaan.
PDF-bestanden zijn een open standaard en worden ondersteund door veel apps die u al gebruikt, van Microsoft Office en Apple's iWork-apps tot de standaardapp van uw scanner. Adobe's Acrobat is de bekendste app voor het maken en lezen van PDF's, maar het is verre van de enige app die pdf's leest. Over het algemeen moet vrijwel elk computerapparaat een PDF kunnen weergeven en PDF-bestanden zien er altijd exact hetzelfde uit, ongeacht waar u ze bekijkt. Dat maakt PDF precies wat het moest zijn: een echt draagbaar documentformaat.
Dit is een ander ding dat ingewikkeld en duur klinkt, maar in werkelijkheid is het helemaal niet. In de eenvoudigste vorm is een digitaal archief iets dat u al hebt: een systeem waarmee u digitale bestanden in digitale mappen kunt opslaan. Elk modern besturingssysteem heeft deze ingebouwde, het wordt vaak een bestandssysteem genoemd. Je hebt het waarschijnlijk al eerder gebruikt zonder er in deze context aan te denken.
Vergeet niet dat onze digitale hulpmiddelen van vandaag gemodelleerd zijn naar hun analoge tegenhangers van gisteren. U kunt het bestandssysteem van uw computer op dezelfde manier gebruiken als uw fysieke archiefkasten: om digitale bestanden op te slaan in digitale mappen. Dit is waar PDF-bestanden echt van pas komen. Natuurlijk bent u niet beperkt tot het opslaan van PDF-bestanden in deze digitale mappen. Het is een computer, hefboom die. U kunt beeldbestanden, audiobestanden en zelfs videobestanden opslaan in dezelfde mappen als uw PDF-documenten. Moeilijk om dat te doen met een archiefkast, is het niet?
Als de gedachte aan het samenstellen van je eigen digitale archief nog steeds intimiderend is, bekijk dan eens een paar andere artikelen hier op Computertuts +. Ze helpen u te begrijpen hoe u bestanden op een Mac beheert en hoe u optimaal gebruik kunt maken van Finder.
Net als 'PDF', is OCR een acroniem dat het papierloze rijk omgeeft. Je ziet het op functielijsten, je zult het aangemoedigd vinden in tutorials zoals deze. Maar wat is het? OCR staat voor Optische karakter erkenning. Het is een soort software waarmee de computer documenten kan 'lezen' en converteren naar computertekst. In plaats van statische pixels kunt u uw gescande documenten doorzoeken in doorzoekbare, bewerkbare computertekst. Dit breidt echt het nut en de flexibiliteit van uw papierloze systeem uit. Het betekent dat alle belangrijke papieren documenten die u al hebt, een digitale toekomst kunnen hebben.
Als u meer wilt weten over OCR-software en deze voor u wilt laten werken, bekijk dan onze blik op de beste apps voor OCR-documenten en de bijbehorende tutorial over het gebruik van de nieuwe Doxie-scanner en de bijbehorende app voor uw OCR-behoeften.
Deze termen worden vaak aangeprezen als belangrijke voordelen bij het vervangen van papieren oplossingen door digitale, maar elk van deze functies kan een beetje verwarrend zijn zonder een goede introductie. "Samenwerking", "delen", zelfs "synchronisatie" betekent allemaal vergelijkbare dingen. Ze benadrukken de flexibiliteit die digitale bestanden hebben ten opzichte van hun papieren tegenhangers.
Wanneer iets is samenwerkend het betekent dat meer dan één persoon het kan bewerken, vaak op hetzelfde moment. Een functie als deze is met name handig in kantooromgevingen waar meer dan één medewerker hetzelfde document of dezelfde set documenten moet bewerken. Het delen van is vergelijkbaar, maar bevat meestal niet de real-time bewerkingsfuncties die samenwerkende software heeft. Wanneer u een document kunt delen, geeft dit eenvoudigweg de portabiliteit van het document, en software met gedeelde mogelijkheden helpt om bewegende documenten en bestanden gemakkelijker te maken. Wanneer iets omvat synchronisatie hoewel dit betekent dat de portabiliteit van het document automatisch gebeurt. Bestanden en documenten worden automatisch naar een andere bestemming gekopieerd. Die bestemming kan ergens anders op uw eigen computer zijn of helemaal op een andere computer. Het kan zelfs ergens op een server zijn die toegankelijk is via internet.
Als u bijvoorbeeld een document tegelijkertijd met iemand anders in Google Documenten bewerkt, is dat samenwerkend. Het bestand e-mailen zodat ze het zelf kunnen zien of bewerken delen. En het opslaan van het bestand naar een gedeelde map in Dropbox is synchronisatie omdat het bestand automatisch wordt opgeslagen op alle apparaten die u gebruikt.
Samenwerken, synchroniseren en delen van uw documenten, en in staat zijn om ze te doorzoeken en eenvoudig te archiveren zonder een nieuwe archiefkast te hoeven kopen, zijn allemaal grote voordelen om papierloos te worden. Maar dat is echt slechts het topje van de ijsberg.
Er zijn ook de voordelen voor het milieu om bomen niet te kappen, hoewel computers en e-waste daar niet de beste tegen zijn. Op zijn minst zijn er de ruimtebesparingen in uw kantoor en de kostenbesparingen omdat u niet alles hoeft uit te printen, omdat u al een computer hebt. Dan is er het voordeel dat u eenvoudig en automatisch een back-up kunt maken van al uw documenten, iets dat nooit mogelijk zou zijn met papieren documenten, tenzij u fotokopieën maakt van elk document dat u hebt.
En misschien is het beste voordeel dat je papierloos hoeft te gaan, je hoeft niet echt te stoppen met het gebruik van 100% papier. U kunt beginnen met het gebruik van e-statements, eBooks en gescande PDF-kopieën van uw oude documenten terwijl u toch de belangrijkste papieren kopieën behoudt waarvan u zich niet op uw gemak voelt om op te geven. Zodra u eraan gewend raakt dat u gemakkelijk elk papieren document kunt vinden en er doorheen kunt zoeken op uw computer, zult u snel merken dat u dat bent willen om te stoppen met alles op papier te houden.
Ik heb je een uitleg gegeven over wat het betekent om 'papierloos te gaan', je door de technologieën geleid die werden gebruikt om papierloos te gaan, liet je een paar eenvoudige manieren zien om te beginnen en gaf je een paar voordelen om papierloos te worden. Nu is het aan jou. Zet de eerste stap, en terwijl u dit jaar uw belastingen voorbereidt en de documenten van vorig jaar opruimt, probeert u wat van uw papierwerk in te nemen papierloos. Tegen die tijd volgend jaar, wil het houden van kopieën op papier van alles een verre herinnering zijn.
Om meer uit uw nieuw papierloze levensstijl te halen, bekijk dan onze andere Tuts + tutorials die u zullen helpen papierloos te worden:
Middelen
Grafisch krediet: papierloos pictogram ontworpen door Baruch Moskovits van het Noun-project.
Accentsconagua