Share
Wil je productiever zijn? Wil je het meeste uit je dagen halen?
Dit zijn onnozele vragen, natuurlijk. Natuurlijk doe je dat. Maar als het net zo eenvoudig was als alleen maar zeggen dat u het wilt, dan zijn we allemaal productiviteitsmachines.
In de loop van mijn carrière ben ik van freelance-ontwerper helemaal overgegaan op een leiderschapsrol als regisseur. Ongeacht de verschillende vaardigheden en verantwoordelijkheden in deze rollen, presenteert zich een rode draad: het is mogelijk om deadlines te missen, het budget te overschrijden of een compromis te sluiten wat betreft kwaliteit en reikwijdte..
Deze uitkomsten leveren ongelukkige klanten, medewerkers en individuen op. Klinkt nog bekend?
Interessant genoeg begon ik dezelfde valkuilen op te merken in mijn persoonlijke tijd; mijn avonden en weekends balanceerden sociale verplichtingen, klusjes thuis, en hobby's waren stressvol, en vaak liet ik me af waar al mijn tijd was gebleven.
Zowel op de werkplek als in mijn persoonlijke leven waren er drie dingen die altijd met elkaar wedijverden:
Het leek op elk moment dat ik me concentreerde op het optimaliseren van een van deze drie dingen, een andere zou in de war raken. Ik was vastbesloten om een meer aanpasbaar, productief en succesvol proces te vinden.
Als de dingen uit de hand lopenHet blijkt dat ik niet de eerste persoon ben die deze problemen ervaart. In feite, tijdens dit ontdekkingsproces, realiseerde ik me dat iemand die heel dicht bij mij was hetzelfde ontdekkingsproces doormaakte: mijn vader.
In de loop van een paar late-night gesprekken en koffie, mijn vader uiteengezet op de woorden die ik had gehoord voor jaren aan de eettafel. Dit is hoe ik werd voorgesteld aan het concept "Agile."
Op het meest basale niveau is 'agile' precies hoe het klinkt: in staat zijn om te veranderen wanneer dat nodig is. We moeten worden behendig om do behendig. Agile begint met een mentaliteit van hoe u projecten benadert en uw tijd beheert. De specifieke technieken en ceremonies komen later.
We bestaan in een wereld waar verandering onvermijdelijk is.
"Onze processen moeten de realiteit van verandering niet negeren; integendeel, ze zouden verandering moeten (en moeten) omarmen. "
De agile filosofie kwam voort uit dit respect voor verandering in de manier waarop we tijd, werk en middelen in evenwicht brengen om iets gedaan te krijgen. Maak gebruik van de filosofie die in het Agile Manifest wordt geschetst, en je zult agile doen. Vanuit dit kernidee heb ik de waarden afgeleid die een revolutie hebben teweeggebracht in de manier waarop ik mijn tijd doorbreng, en de manier waarop ik teams coach om hun tijd door te brengen. Ik wil je vandaag die dingen leren.
Laten we dat toepassen op het dagelijkse leven van jou. Door een paar eenvoudige agile tactieken aan te nemen, kunt u uw tijd beter beheren, prioriteiten stellen en uw dagelijkse taken uitvoeren, en zowel productiviteit als tevredenheid ervaren.
Dat is beterKlinkt als een zilveren kogel, toch? Niet zo snel.
Behendig zijn vereist nog steeds hard werken, toewijding aan uitmuntendheid en focus. Dus als je hier bent voor een eenvoudige oplossing voor je complexe problemen, zit je op de verkeerde plek. In plaats daarvan gaat het om het nemen van je toewijding, het maximaliseren ervan en het in de juiste richting wijzen.
We hebben allemaal dingen die we willen en moeten bereiken. We hebben ook allemaal een beperking die we nooit zullen ontlopen: tijd. Tijd is een enkelvoudig, continu spectrum dat we niet kunnen ontvluchten. Hier is een pro-tip: de manier waarop u uw tijd bekijkt, houdt u waarschijnlijk tegen.
Het menselijk brein heeft de neiging om de realiteiten van de tijd te vermijden. We hebben de neiging om onze tijd als gecompartimenteerd te beschouwen, waarbij we conceptueel onze werk-, gezins-, hobby- en sociale tijd in onze gedachten scheiden. We nemen beslissingen op basis van compartimenten alsof ze geen deel uitmaken van een geheel.
In werkelijkheid respecteert de tijd de grenzen van onze planningen niet, hoe we het ook proberen te verdelen.
Vanaf het moment dat u wakker wordt tot de tijd dat u naar bed gaat, kunt u kiezen hoe u uw tijd doorbrengt. Denk aan alle 24 uur van uw dag als één geheel.
Dus als de tijd continu is, wat is dan de beste manier om onze tijd te beheren zonder deze als een structureloze klodder te beschouwen? In plaats van je tijd te beschouwen als een grote brok met compartimenten, maak je normale, korte tijdsegmenten met een herhaalbaar patroon.
In agile worden deze segmenten een "sprint" genoemd.
De lengte van de sprint is kort genoeg om te onthouden welke dingen goed gaan (en de dingen die slecht gaan).
Begin klein, met één dag als uw normale, herhaalbare werkcyclus. Begin je sprint als je 's morgens wakker wordt en beschouw het als je klaar bent als je gaat liggen om naar bed te gaan.
Sprints hebben drie hoofdfasen:
Als u op een agile dag itereert, kunt u ervoor kiezen om uw idee van een sprint opnieuw te configureren van één dag naar één week, of zelfs twee dagen. Ik zal je precies laten zien hoe je je eerste Agile Day kunt bouwen.
Het beheren van taken kan (en eigenlijk) behoorlijk saai klinken. Maak je echter geen zorgen; het voordeel van een agile dag is dat je meer van je dingen bereikt hebben naar, en hebben meer tijd om de dingen die je doet willen naar. De saaie taken worden minder saai en lonender. Hoe productiever je bent, hoe meer je zult presteren en hoe je die gewoonten herhaalt, waardoor je uiteindelijk tijd vrijmaakt voor leuke "taken"..
Een agile dagsprint correleert met drie tijdstippen van de dag: ochtend, middag en avond.
Goedemorgen! Het eerste dat u in de planningsfase moet doen, is een fysiek of digitaal bord om uw vorderingen zichtbaar te documenteren en bij te houden tijdens sprints. Je bord zou vier kolommen moeten hebben:
De sleutel tot deze planningsfase is dat je het zichtbaar maakt. De waarde ligt in het zichtbaar registreren van uw taken en het rangschikken op prioriteit. Hiermee kunt u het belang in één oogopslag kennen en de status van hun voortgang op elk moment bekijken.
Tip: Probeer een gratis, digitaal hulpmiddel, zoals Trello, als uw bord te gebruiken. Hiermee kunt u het gebruiken waar u ook heen gaat gedurende uw dag terwijl u taken uitvoert.
Noteer alle taken die u wilt en moet doen, van huis naar werk tot na sluitingstijd, en plaats ze in de kolom "Planning".
Sorteer vervolgens uw taken van boven naar beneden van de laagste naar de laagste prioriteit.
Als ze eenmaal in orde zijn, voegt u een schatting toe van hoe lang deze taken u op de kaart zullen meenemen. Denk in termen van een dag - duurt dit een uur, een paar uur of een halve dag? Maak vergelijkingen om vertrouwd te raken met het schatten. Is de eerste taak bijvoorbeeld groter of kleiner dan de tweede? Gaat deze taak langer duren dan die taak??
Nadat u klaar bent met het opstellen van een planningslijst met taken in prioriteitsvolgorde, met schattingen, bepaalt u wat u uit Planning moet halen in de kolom "Doen". Stel deze vragen om te weten welke en hoeveel:
Bereken, op basis van uw schattingen, zoveel mogelijk kaarten die tot één dag zijn opgeteld in de kolom Do. De truc is om alleen de taken over te nemen die je het meest wilt bereiken en genoeg tijd hebt om in een dag af te ronden.
Wees realistisch met je schattingen. Overschat hoe lang de taak zal duren en onderschat wat u denkt dat u vandaag kunt doen. Het mooie van dit kader is dat het voldoende aanpasbaar is. Als je sneller klaar bent dan gepland, kun je een andere taak uit Planning halen zonder bang te zijn tijd te verspillen aan onbelangrijke dingen..
U bent klaar om te "doen" na uw planningsfase vanmorgen. Tijdens de dag van uw sprint voert u de uitvoeringsfase uit.
Voer uw taken uit in de kolom Do. Begin met een. Kies vanaf de top van Do door één taak in de kolom Doing te slepen en te beginnen met "doen" die taak. Uw Doing-kolom moet precies weergeven hoe het klinkt; de enige taak die u op dit moment actief uitvoert.
"De sleutel tot de uitvoeringsfase is niet alleen het uitvoeren, maar hoe je uitvoert - door je lopende werk te beperken. "
Eén taak tegelijk doen is absoluut de sleutel. Richt je op het ene totdat het helemaal af is, voordat je aan het volgende begint. Door je huidige taken te beperken, kun je je richten en eindigen. Hoe minder je je gedachten vertroebelt (en je kolom Doet) met, hoe productiever je zult zijn. Voor meer informatie over waarom dit zo effectief is, bekijk dit onderzoek over multi-tasking (hint: multi-tasking is slecht voor u).
Een deel van de uitvoeringsfase is niet alleen doen, maar ook afronden. Zodra een taak in Doing is voltooid, verplaatst u de taak naar de kolom 'Gereed'. De definitie van "klaar" betekent dat de taak is voltooid, gerepareerd, voltooid, bij de hand is bij de klant of op een plank ligt.
Elke middag tijdens de uitvoeringsfase, zou u een vergadering in uw agenda moeten hebben met één deelnemer: uzelf.
Iedereen hier? Goed, laten we beginnen.Tijdens deze korte vergadering, beantwoord deze drie vragen:
Hierdoor kun je zowel het bewustzijn als de tijd hebben om te corrigeren voordat de sprint voorbij is. Onthoud dat wendbaarheid draait om flexibiliteit om te veranderen!
Tegen de tijd dat de avond op je agile dag komt, is het doel voor de taken die je hebt binnengehaald om het gedaan te hebben in de kolom Klaar. Denk eraan, kies de taken die het meest waardevol en haalbaar zijn en focus op Eén voor één doen.
Mensen zijn geen machines. We werken niet altijd op volle capaciteit. Met het agile raamwerk kun je je concentreren op het belangrijkste in het moment, maar vergeet niet dat het belangrijkste soms rust is.
De manier waarop ik mijn dagen structureer, is mezelf een rustgevende beloning te geven voor het afronden van een bepaalde taak of reeks taken. Je kunt deze beloning zelfs op de taakkaart zetten, zodat je precies weet wat je krijgt als je die taak voltooit. Bonuspunten: maak de grotere taken grotere beloningen! Een andere populaire methode om rust te brengen in uw proces is de Pomodoro-techniek. Wat je ook doet, zorg dat je jezelf niet uitbrandt!
Wanneer u op een agile dag itereert, kunt u ervoor kiezen de kolommen van uw bord te hernoemen van Gepland, Doen, Doen en Gedaan in "Achterstand", "Gepland", "Bezig" en "Voltooid" ... of iets anders waarmee u zich identificeert. Zoek taal en documentatie die voor u werkt; bouw vanaf hier en maak het je eigen!
Goedenavond! Hoe ziet uw voltooide kolom eruit? Hopelijk is het vanmorgen vol met de taken die in de kolom Do waren.
Aan het einde van de sprint van je agile dag is de beoordelingsfase. Neem even de tijd om te bekijken wat u zei dat u zou doen, wat u werkelijk deed en alles wat nog moest gebeuren. Als er iets overblijft, laat het dan voor je tweede agile dag. Het wordt het eerste wat je doet en eindigt morgen.
De sleutel tot de beoordelingsfase is het goede in evenwicht brengen met het slechte omwille van de verfijning.
Eerst en vooral, vier het goede. Wat ging goed? Kijk naar wat je hebt bereikt, en geniet ervan! Misschien neemt u zelfs de tijd om elk van de taken die het van Do to Done hebben gemaakt, te vieren. Herdenk de positieve uitkomsten van je agile dag.
Controleer tijdens het tweede deel van de beoordelingsfase het slechte. Wat is er niet gedaan? Wat ging niet goed vandaag? Waarom gebeurde dat? Kun jij eventuele oorzaken achterhalen? Als je vastlegt wat niet goed ging, kun je je bewust worden van die aspecten in je volgende sprint. Het is veel moeilijker om je te herinneren wat niet goed ging op een later tijdstip, dus het is van cruciaal belang om dit meteen na je sprint te doen.
Stel jezelf deze vragen:
Het is eenvoudig maar krachtig. Dit is de wetenschappelijke methode in de praktijk! We leren en ontwikkelen vooruitgang wanneer we onze ideeën testen. Experimenteer, inspecteer en pas aan.
Goedemorgen! Het is een nieuwe agile dag en het is tijd om weer te sprinten. Neem het bord dat je in je eerste Agile Day hebt gemaakt en begin vandaag met Agile Day 2.0.
Het is jouw beslissing hoe je het vandaag aanpakt. Grijp deze kans als een licentie om te beslissen wat het belangrijkste is voor u om uw tijd in vandaag te investeren. In de ochtend, plan. In de namiddag, uitvoeren. In de avond, review. En onthoud, vergeet niet te vieren!
Accentsconagua